採購審批工作流程
可編輯的採購審批泳道工作流程，由「申請採購」經「預算及編碼有效？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。
甚麼是採購審批工作流程
工作流程由「申請採購」開始。接着的兩步「記錄金額、類別及成本中心」和「查核已承諾預算」，建立了作出站得住腳的決定所需的資料。流程圖把每次交接指派給一個角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「預算及編碼有效？」和「授權及政策條件已符合？」。第一個分支通往「更正成本中心或取得資金」；第二個則可能需要「上報高金額、資本開支或例外個案」。請界定機構的授權級別、類別管控及獨立批准人。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 先「申請採購」，再「記錄金額、類別及成本中心」。
- 「預算及編碼有效？」，附有「更正成本中心或取得資金」的路徑。
- 「按授權層級分流」與「審視供應商及合約狀況」，作為獨立的供應商及內部交接。
- 「授權及政策條件已符合？」，決定不通過時，則「上報高金額、資本開支或例外個案」。
- 「批准商業承諾」、「發放已批准的申請」，並「儲存決定及例外證據」，作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定誰負責「申請採購」，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當「預算及編碼有效？」的答案不清晰，或決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「儲存決定及例外證據」在審核或營運檢討中清楚可見。
運作方式
指派決策負責人
把申請人、經理、財務、採購、批准人這些泳道，換成貴機構實際的職能。如果授權規則有要求，就把「預算及編碼有效？」的負責人與申請人分開。
配置關卡
界定機構的授權級別、類別管控及獨立批准人。界定怎樣的證據足以回答「授權及政策條件已符合？」，以及誰可以批准例外。
連接下游紀錄
把儲存決定及例外證據，連結到相關的採購單、合約、供應商紀錄或營運個案。並按貴機構的文件政策，訂立保存期限及檢討日期。
常見問題
採購審批工作流程範本包含甚麼？
涵蓋申請採購、查核已承諾預算、審視供應商及合約狀況，以及儲存決定及例外證據，設有兩個標示分支的決策及返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請界定機構的授權級別、類別管控及獨立批准人。在貴機構使用此流程圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及退回路徑。
應保留哪些證據？
應保留「預算及編碼有效？」的輸入、「授權及政策條件已符合？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「儲存決定及例外證據」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接請購與審批流程圖之後，並交接給採購訂單流程圖（採購到付款）。
前置流程
- 請購與審批流程圖 — 請購流程圖：規格說明與科目填寫、預算檢查、直屬經理與門檻以上審批、採購覆核，以及一條界定清楚的緊急快速通道。
後續流程
- 採購訂單流程圖（採購到付款） — 採購訂單流程圖：請購、預算檢查、審批權限門檻、供應商比價、開立採購訂單、收貨登記、三方核對與付款放行。