物料短缺流程
可編輯的物料短缺泳道流程，由「對照生產計劃識別短缺」經「盤點後確認短缺？」，直至有紀錄的結果，附有指定角色、例外路徑及證據。
甚麼是物料短缺流程
工作流程由「對照生產計劃識別短缺」開始。接着的兩步「核實實物庫存、預留及未完成採購單」和「計算覆蓋量及停線日期」，建立了作出站得住腳的決定所需的資料。流程圖把每次交接指派給一個角色，並在結案時保留證據。
主要關卡是「盤點後確認短缺？」和「補給會在關鍵日期前到達？」。第一個分支通往「更正庫存紀錄並釋出分配」；第二個則可能需要「上報替代、分配或生產變更」。當規格要緊時，使用替代物料前應要求工程部批准。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 先「對照生產計劃識別短缺」，再「核實實物庫存、預留及未完成採購單」。
- 「盤點後確認短缺？」，附有「更正庫存紀錄並釋出分配」的路徑。
- 「加急已確認的供應並查核調撥」與「評估已批准的替代物料或替代供應商」，作為獨立的供應商及內部交接。
- 「補給會在關鍵日期前到達？」，決定不通過時，則「上報替代、分配或生產變更」。
- 「優先分配並修訂排程」、「向持份者傳達補給計劃」，並「結案：收貨、根本原因及預防」，作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定誰負責「對照生產計劃識別短缺」，以及下一個角色需要甚麼資料。
- 當「盤點後確認短缺？」的答案不清晰，或決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「結案：收貨、根本原因及預防」在審核或營運檢討中清楚可見。
運作方式
指派決策負責人
把計劃、倉庫、採購員、工程、營運這些泳道，換成貴機構實際的職能。如果授權規則有要求，就把「盤點後確認短缺？」的負責人與申請人分開。
配置關卡
當規格要緊時，使用替代物料前須經工程部批准。界定怎樣的證據足以回答「補給會在關鍵日期前到達？」，以及誰可以批准例外。
連接下游紀錄
把結案：收貨、根本原因及預防，連結到相關的採購單、合約、供應商紀錄或營運個案。並按貴機構的文件政策，訂立保存期限及檢討日期。
常見問題
物料短缺流程範本包含甚麼？
涵蓋對照生產計劃識別短缺、計算覆蓋量及停線日期、評估已批准的替代物料或替代供應商，以及結案：收貨、根本原因及預防，設有兩個標示分支的決策及返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。當規格要緊時，使用替代物料前須經工程部批准。在貴機構使用此流程圖之前，可編輯關卡標籤、泳道及退回路徑。
應保留哪些證據？
應保留「盤點後確認短缺？」的輸入、「補給會在關鍵日期前到達？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「結案：收貨、根本原因及預防」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接供應商延誤管理流程圖之後。
前置流程
- 供應商延誤管理流程圖 — 可編輯的供應商延誤管理泳道流程，由“收到延誤通知或錯過里程碑”，經“延誤影響關鍵承諾？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
- 採購風險管理流程圖 — 可編輯的採購風險管理泳道圖：由找出關鍵物料，到判斷是否屬單一失效點，再到有紀錄的結果。