存貨管理流程圖
存貨管理流程圖範本：收貨驗收與上架、存貨紀錄更新、按再訂貨點補貨、循環盤點與差異調查、存貨調整以及呆滯品的報廢撇帳。
甚麼是存貨管理流程
存貨管理是一個環，而不是一條線。貨物到達、上架、被記錄，再被生產或客戶需求消耗掉，而存貨紀錄必須跟上其中每一次移動。本範本由頭到尾覆蓋整個環：收貨與上架、存貨紀錄更新、消耗、觸發補貨的再訂貨點判斷、循環盤點，以及對已經不值得再存放的物料的檢視與報廢撇帳。
多數存貨問題其實是紀錄問題。帳面存貨之所以偏離實物存貨，是因為上架過帳太遲、領用要到週末才成批過帳，又或者一筆收貨對錯了訂單。紀錄一旦偏離，再訂貨點就會在錯誤的時刻觸發：要麼把資金壓在沒有人需要的存貨上，要麼為了一個系統以為仍然放在倉位裡的零件而停線。
有兩個決策撐起整個流程。「是否低於再訂貨點？」決定要不要向採購發出補貨請購單。「差異是否在容差之內？」決定一筆盤點差異是作為例行調整過帳，還是先行調查。這兩個門檻都需要一個數字和一位指名的負責人。欠了它們，這張圖描述的只是一個意向，而不是一項控制。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（倉庫、存貨管理員、生產、採購、財務）橫跨五個階段：收貨、存貨紀錄、補貨、循環盤點，以及檢視與報廢撇帳
- 倉庫泳道中的入倉流向：在收貨區接收送貨、對照訂單驗收，並把貨物上架到指定倉位，隨後以文件步驟更新存貨紀錄和倉位數量
- 需求一方的消耗：生產按生產工單消耗存貨，存貨管理員把領用過帳回存貨紀錄，令帳面存貨在判斷再訂貨點之前保持最新
- 「是否低於再訂貨點？」決策：要麼提出補貨請購單，由採購向合格供應商落單，要麼直接進入盤點；收貨按未結訂單過帳並回到上架環節，從而閉合補貨循環
- 按 ABC 分類編排並在指定倉位上執行的循環盤點，其中「差異是否在容差之內？」決策把超出容差的結果引向倉庫的調查，再由調查觸發重盤或一筆確認後的存貨調整
- 呆滯與慢流動存貨的檢視，終點是財務的「報廢撇帳是否批准？」決策：獲批的報廢撇帳過帳到總帳，被否決的則讓這批存貨繼續留在帳上
何時使用本範本
- 你們正在為 ERP 或 WMS 實施記錄存貨控制，倉庫、存貨管理與採購之間的交接必須在任何配置動工之前議定
- 帳面準確率很差，你們需要看清紀錄在哪裡落後於實物移動——通常是某個過帳點的問題，而不是盤點的問題
- 你們要編寫存貨管理的標準作業程序（SOP），需要一張涵蓋收貨、上架、補貨、盤點和調整的整體圖，而不是五份互不相干的崗位指引
- 你們想同財務議定盤點容差和報廢撇帳權限，令超過門檻的調整要走簽批，而不是靜靜過帳
- 核數師或認證機構要求提供一份現行的、成文的說明，講清楚存貨是如何接收、盤點和調整的
運作方式
把泳道改成你們的角色
把倉庫、存貨管理員、生產、採購和財務換成你們機構中真正存在的角色。如果同一個人既是存貨管理員又是採購員，就把這兩條泳道合併，而不是扮作那次交接確實發生過。
把你們自己的再訂貨點規則寫到圖上
用你們自己的規則取代通用判斷，例如補貨前置期內的預期需求加上安全存貨。註明它是在 ERP 中自動重算，還是人手覆核，以及多久一次。
定義盤點周期和容差
設定 ABC 分類和盤點頻次（例如 A 類每月、B 類每季、C 類每年），並同時以數量和金額說明差異容差。正是這個數字把例行調整和調查區分開來。
寫明審批門檻
記下誰可以過帳一筆存貨調整、超過多少金額需要第二個簽名，以及誰批准報廢撇帳。財務那個決策點正是這項授權真正被行使的地方，所以門檻應該寫在那裡。
把步驟對應到真實的系統交易
在每一步上註明人們在你們的 ERP 或 WMS 裡按下的交易：收貨、上架確認、領用過帳、盤點輸入、調整、報廢撇帳。一張同畫面對不上的圖，最後沒有人看。
拿真實的移動行一次
用最近兩三筆收貨和一次已完成的盤點把這張圖行一次。凡是人們講得出、圖上卻沒有的步驟，或者圖上畫了、實際卻被略過的步驟，都是值得處理的發現。
常見問題
存貨管理流程的主要步驟有哪些？
接收貨物並對照訂單驗收，上架到指定倉位，然後更新存貨紀錄。隨後存貨按需求被消耗，領用過帳回系統，帳面存貨與再訂貨點比對，低於再訂貨點的就觸發補貨請購單，由採購轉成訂單。與此並行，存貨被循環盤點，差異要麼調整要麼先行調查，呆滯或慢流動的存貨則經過檢視並在獲批後報廢撇帳。上面這張圖把這一切分在五條泳道裡呈現。
甚麼是再訂貨點，它在流程中的位置在哪裡？
再訂貨點是必須啟動補貨的帳面數量，以確保在新訂單到貨之前存貨不會用盡。它通常等於補貨前置期內的預期需求加上安全存貨。在本流程中，它緊接在消耗過帳之後被判斷，因為拿一個過時的帳面數量去比對，正是某項物料明明技術上已經低於再訂貨點兩個星期、卻仍然斷貨的最常見原因。
盤點差異應該如何處理？
把盤點數同系統數量比對，並套用事先議定的容差。在容差之內，帶原因代碼過帳調整。超出容差，先調查再調整：常見原因是上架過帳到了錯誤的倉位、領用沒有過帳、計量單位錯誤、未記錄的廢品，或者數錯了——當中好幾種靠重盤而不是靠調整來解決。把原因記錄下來，正是令這些調整資料日後有用的關鍵。
循環盤點和全面盤點有甚麼分別？
循環盤點持續地清點一部分物料，通常按 ABC 分類排優先次序，令高價值或快流動的貨品被更頻密地清點，而且它不需要停下運作。全面盤點在同一個時點清點全部物料，通常需要凍結存貨移動。有些機構用一套可以證明有效的循環盤點方案來取代一年一次的全面盤點，但這取決於他們能拿出多高的準確率證據，以及核數師是否認可。