存貨差異調查流程

甚麼是存貨差異調查流程

此存貨差異調查把現場操作、系統紀錄和責任交接放在同一條受控路徑中。團隊應先核對輸入資料和實物狀態，再按既定規則執行：覆盤、存貨和訂單凍結、移動追蹤、經理審批後調整及核實放行。

存貨差異調查關鍵不只是完成正常步驟，更要令差異有明確的凍結、覆核、升級和恢復路徑。每一次掃描、判斷和交接都應留下可追溯紀錄。

本流程圖涵蓋的內容

本範本包含

• 涵蓋由觸發、核對、執行至結束的職責分工和交接紀錄，令存貨差異調查的結果可被追溯和覆核。
• 設定資料、數量、狀態和掃描結果的核實點，令存貨差異調查的結果可被追溯和覆核。
• 為不相符、短缺、損壞、延誤或資料缺失建立處置和回退路徑，令存貨差異調查的結果可被追溯和覆核。
• 清楚界定凍結、更正、批准、通知和升級的授權範圍，令存貨差異調查的結果可被追溯和覆核。
• 在結束前覆核實物、系統紀錄及相關訂單或單據，令存貨差異調查的結果可被追溯和覆核。

何時使用本範本

• 需要為現場團隊建立可執行的標準作業程序，並讓不同更次使用同一套控制；存貨差異調查可把相關團隊帶回同一條受控路徑。
• 例外經常靠口頭處理，令存貨、訂單、單據或客戶承諾不能保持一致；存貨差異調查可把相關團隊帶回同一條受控路徑。
• 正在設定倉儲或業務系統，需要先確定狀態、掃描、凍結和授權規則；存貨差異調查可把相關團隊帶回同一條受控路徑。
• 需要把作業證據、審批紀錄和責任界線納入審計或客戶服務要求；存貨差異調查可把相關團隊帶回同一條受控路徑。

運作方式

1. 確認角色與權限

   把存貨差異調查第1項控制寫成現場可執行的規則，列明輸入、負責人、系統狀態和所需證據。遇到差異時先保留事實，再按授權路徑處理，不以臨時口頭決定替代紀錄。

2. 設定狀態和掃描規則

   把存貨差異調查第2項控制寫成現場可執行的規則，列明輸入、負責人、系統狀態和所需證據。遇到差異時先保留事實，再按授權路徑處理，不以臨時口頭決定替代紀錄。

3. 界定例外證據

   把存貨差異調查第3項控制寫成現場可執行的規則，列明輸入、負責人、系統狀態和所需證據。遇到差異時先保留事實，再按授權路徑處理，不以臨時口頭決定替代紀錄。

4. 訂定升級時限

   把存貨差異調查第4項控制寫成現場可執行的規則，列明輸入、負責人、系統狀態和所需證據。遇到差異時先保留事實，再按授權路徑處理，不以臨時口頭決定替代紀錄。

5. 用真實個案演練

   把存貨差異調查第5項控制寫成現場可執行的規則，列明輸入、負責人、系統狀態和所需證據。遇到差異時先保留事實，再按授權路徑處理，不以臨時口頭決定替代紀錄。

常見問題

存貨差異調查核心控制是甚麼？

存貨差異調查應把實物操作、掃描或單據核對、責任交接和系統狀態更新連在一起。正常及例外路徑都要有負責人、時限與可追溯證據。

存貨差異調查發生例外時應怎樣處理？

先停止會擴大影響的動作，凍結相關存貨、訂單或紀錄，核對實物和交易資料，再由指定角色決定更正、補充、升級或結束。處理結果必須回寫系統並保留證據。

存貨差異調查如何確認流程已經完成？

只有實物結果、系統紀錄、相關單據和必要通知互相一致，且未解決事項已有明確負責人時，存貨差異調查才可結束。應定期覆盤重複差異，更新規則和培訓。