文件审批工作流决策树 — Excel

简而言之

• 八道判断构成主干：新文件还是修订、编辑性修改还是实质性修改、是否属于受监管的文件类型、评审意见是否全部了结、起草人能否当场解决、是否批准发布、是否需要第二审批人，以及是否要求已读并理解。
• 分支标签是答案而不是下一项任务：修订或新建、编辑性或实质性、受监管或业务、已了结或未了结、已批准、返工或否决、需要或不需要。
• 五个具名终点，而不是一条共同的终点线：作为轻微编辑性更新发布、经完整审批后发布、发布并同时指派培训、退回起草人返工，以及否决并结案。

源数据表: 文件审批工作流决策树

在 Excel 中每行记录一个步骤，并填写唯一编号、说明、下一步和负责人。 文件审批工作流，就是介于一份写好的草稿和一份正式发布的文件之间的那段评审与审批路径。它回答的问题数量不多：这是一份新文件还是一次修订，这次修改是否真的改变了别人必须做的事，谁必须评审，是否还有未了结的意见，是否需要第二审批人或法规审批人，以及发布之后是否要求有人阅读并签认。它刻意比文件控制更窄：文件控制还要涵盖版本编号、发放、分发、收回已作废的副本以及定期审查。如果你们要的是带文件管理员泳道的完整生命周期，请使用文件控制流程图；本页是嵌在那个流程内部的那棵决策树。

将说明映射到 Box text，将目标映射到 Line to，将分支名称映射到 Line text，将负责人映射到 Vertical lane。 这两张图回答的是不同的问题，值得把你们到底需要哪一张说清楚。跨职能流程图回答的是接下来会发生什么、由谁来做：一串任务自左向右穿过各条部门泳道，最后汇合到同一条终点线。本图回答的是这份文件走哪条路、由谁作决定：一串八道问题，它们的分支通向五个各不相同的具名结果。一次编辑性更正、一次完整审批、一次退回返工、一次否决，以及一次附带培训任务的发布，在这里是彼此独立的终点——由它们上方那些问题的答案决定去向，而不是同一条顺利路径上的几个阶段。 对照数据表检查图中的所有分支和责任人。 另请参阅 /zh/guides/如何整理-excel-流程图数据.

运作方式

1. 把泳道改成你们真实的决策权

   在 Excel 中每行记录一个步骤，并填写唯一编号、说明、下一步和负责人。 这四条泳道命名的是谁来回答每一道问题：起草人、文件负责人、评审人与审批人。把它们换成你们自己的角色，按角色而不是按人名命名，这样图才经得住人员离职和组织调整。如果你们的质量经理既是文件负责人又是审批人，就把这两条泳道合并，而不是假装这个决定是分开作的。如果技术评审和法规评审由不同的人回答，就把评审人这条泳道一分为二。

2. 用一句话写清编辑性的判定标准

   将说明映射到 Box text，将目标映射到 Line to，将分支名称映射到 Line text，将负责人映射到 Vertical lane。 编辑性修改还是实质性修改？是最容易被滥用的一道判断，因为它是唯一一条跳过评审与审批的路径。写一条谁都能套用的标准：如果读者会因为这次修改而做出任何不同的动作，它就是实质性的。然后把可以接受的编辑性情形逐一列明，例如改正错别字、调整排版、部门更名以及修正交叉引用，并写明由文件负责人而不是起草人来作这个判定。

3. 按文件类型固定必审的评审人

   分享前，沿着正常路径、拒绝路径和回环逐一检查图表。 把是否属于受监管的文件类型？做成一张短表，让你们的文件登记册可以凭一个字段而不是凭记忆来回答。对每一种类型，写明哪些评审人必须签署、哪些是可选的。受监管通常意味着该文件落在某个管理体系、某项许可或某份安全论证的范围之内；如果你们没办法从登记册的条目里判断一份文件属于哪一类，这道判断就一定会被不一致地作出。

应避免的错误

• 缺少连接

  只有明确每一步的目标，并为每个决策结果命名，任务清单才会成为流程图。 你们的文件控制程序列出了步骤，却从来没有说明哪些修改可以跳过完整评审，于是改一个电话号码和发布一条新的安全关键作业指导书一样要走六个星期

常见问题

可以使用自己的 Excel 文件吗？

可以。将列映射到 QueryChart 工作表编辑器，调整行后再次核对目标位置。 它是一份草稿从写完到发布之间所走的路径：给这次修改归类、选定必须过目的评审人、了结他们的意见、取得审批，并决定这次发布要求别人做什么。它是一个决策结构，而不是一张任务清单，因为真正值得关心的不是有没有评审，而是进行的是哪一种评审、谁有权作决定。一个对每份文件都套用同一条路径的工作流，不是工作流，那是排队。

它与文件控制流程图有什么区别？

区别在范围和形态。文件控制流程图是一张跨职能流程图，涵盖完整生命周期，包括版本编号、向受控位置发放、收回已作废的副本以及按计划开展的定期审查，它回答的是接下来会发生什么、由谁来做。本页只是评审与审批这一段的决策树，它回答的是一份文件走哪条路、由谁作决定。如果你们正在编写一份程序文件，多半两者都需要：用流程图描述生命周期，用本图作为其审批阶段内部的路由规则。

一次修改在什么情况下可以按编辑性批准并跳过完整评审？

只有在含义没有改变时。改正错别字、调整排版、部门更名以及修正交叉引用是合格的；任何改变了一个人必须做什么、按什么顺序做、受什么限值约束或对照什么验收准则的修改都不合格，无论那处改动看上去多小。有两道防线让这条路径保持诚实：只有对现有文件的修订才可以被归类为编辑性，而且由文件负责人而不是起草人来作这个判定。要把归类结果记录下来，因为那是审计人员最先要查的东西。