Flujo de aprobación de documentos (árbol de decisión) — Excel

En resumen

• Ocho decisiones forman la columna vertebral: documento nuevo o revisión, cambio editorial o sustantivo, tipo de documento regulado, comentarios de revisión resueltos, si el autor puede resolverlos ahora, aprobar para publicación, segundo aprobador requerido y leído y entendido requerido.
• Las etiquetas de las ramas son respuestas y no tareas siguientes: Revisión o Nuevo, Editorial o Sustantivo, Regulado o De negocio, Resueltos o Abiertos, Aprobado, A revisión o Rechazado, Requerido o No requerido.
• Cinco finales con nombre en lugar de una única meta: publicado como cambio editorial menor, publicado tras la aprobación completa, publicado con formación asignada, devuelto al autor para su revisión, y rechazado y cerrado.

La tabla de origen: Flujo de aprobación de documentos (árbol de decisión)

Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Un flujo de aprobación de documentos es el enrutado de revisión y aprobación que se sitúa entre un borrador terminado y un documento publicado. Responde a unas pocas preguntas: ¿es un documento nuevo o una revisión?, ¿el cambio altera de verdad lo que la gente debe hacer?, ¿quién tiene que revisarlo?, ¿queda algo abierto?, ¿hace falta un segundo aprobador o uno regulatorio?, y ¿publicarlo obliga a alguien a leerlo y acusar recibo? Es deliberadamente más estrecho que el control de documentos, que además cubre la numeración de versiones, la emisión, la distribución, la retirada de copias obsoletas y la revisión periódica. Si quieres ese ciclo de vida completo con un carril de responsable de documentación, usa el diagrama del proceso de control de documentos; esta página es el árbol de decisión que vive dentro de él.

Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Los dos diagramas responden a preguntas distintas, y conviene ser claro sobre cuál necesitas. Un mapa de procesos interfuncional responde a qué pasa después y quién lo hace: una cadena de tareas que avanza de izquierda a derecha por los carriles de cada departamento y termina en una única meta compartida. Este diagrama responde a qué ruta toma este documento y quién decide: una cadena de ocho preguntas cuyas ramas terminan en cinco resultados distintos con nombre. Una corrección editorial, una aprobación completa, una devolución para revisión, un rechazo y una publicación con formación asignada son destinos separados aquí, a los que se llega respondiendo a las preguntas que tienen encima, no etapas de un único camino feliz. Compruebe todas las ramas y responsabilidades del diagrama frente a la hoja. Consulte también /es/guides/como-estructurar-datos-de-excel-para-un-diagrama-de-flujo.

Cómo funciona

1. Renombra los carriles con tus derechos de decisión reales

   Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Los cuatro carriles nombran a quien responde a cada pregunta: Autor, Propietario del documento, Revisores y Aprobador. Sustitúyelos por tus roles, nombrados por rol y no por persona, para que el diagrama sobreviva a las bajas y a las reorganizaciones. Si tu responsable de calidad es a la vez propietario del documento y aprobador, fusiona esos carriles en lugar de fingir que la decisión está repartida. Si la revisión técnica y la regulatoria las responden personas distintas, divide el carril de Revisores en dos.

2. Escribe la prueba de lo editorial en una frase

   Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. La decisión «¿Cambio editorial o sustantivo?» es de la que más se abusa, porque es la única ruta que se salta la revisión y la aprobación. Escribe una prueba que cualquiera pueda aplicar: si un lector haría algo distinto como consecuencia del cambio, es sustantivo. Después enumera los casos editoriales aceptados de forma explícita (erratas, formato, un departamento renombrado, referencias cruzadas corregidas) y deja claro que decide el propietario del documento, no el autor.

3. Fija el conjunto de revisores obligatorios por tipo de documento

   Recorra la ruta normal, los rechazos y los bucles en el diagrama antes de compartirlo. Convierte «¿Tipo de documento regulado?» en una tabla breve que tu registro documental pueda responder desde un campo y no de memoria. Para cada tipo, nombra los revisores que deben firmar y los que son opcionales. Regulado suele significar que el documento está dentro del alcance de un sistema de gestión, una licencia o un expediente de seguridad; si no puedes decidir el tipo de un documento desde su ficha de registro, la decisión se tomará de forma inconsistente.

Errores que debes evitar

• Conexiones ausentes

  Una lista de tareas solo se convierte en mapa de proceso cuando cada paso tiene destino y cada decisión tiene resultados identificados. Tu procedimiento de control de documentos enumera los pasos pero nunca dice qué cambios pueden saltarse la revisión completa, así que corregir un número de teléfono tarda las mismas seis semanas que una instrucción nueva crítica para la seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar mi archivo Excel?

Sí. Adapte las columnas al editor de hojas de QueryChart y revise los destinos si cambia el orden de las filas. Es el enrutado que sigue un borrador entre que se escribe y se publica: clasificar el cambio, seleccionar los revisores que deben verlo, resolver sus comentarios, obtener la aprobación y decidir a qué obliga la publicación a otras personas. Es una estructura de decisión más que una lista de tareas, porque lo interesante no es que haya una revisión, sino qué revisión hay y quién está facultado para decidirlo. Un flujo que aplica siempre la misma ruta a todos los documentos no es un flujo: es una cola.

¿En qué se diferencia esto de un diagrama del proceso de control de documentos?

En el alcance y en la forma. El diagrama del proceso de control de documentos es un mapa de procesos interfuncional que cubre todo el ciclo de vida, incluidas la numeración de versiones, la emisión a una ubicación controlada, la retirada de copias obsoletas y la revisión periódica programada, y responde a qué pasa después y quién lo hace. Esta página es el árbol de decisión solo del tramo de revisión y aprobación, y responde a qué ruta toma un documento y quién decide. Si estás escribiendo un procedimiento, probablemente quieras los dos: el mapa de procesos para el ciclo de vida y este diagrama como las reglas de enrutado dentro de su fase de aprobación.

¿Cuándo puede aprobarse un cambio como editorial y saltarse la revisión completa?

Solo cuando el significado no cambia. Las erratas, el formato, un departamento renombrado y una referencia cruzada corregida sirven; cualquier cosa que cambie qué debe hacer una persona, en qué orden, con qué límites o contra qué criterios de aceptación, no, por pequeña que parezca la edición. Dos salvaguardas mantienen honesta la ruta: solo una revisión de un documento existente puede clasificarse como editorial, y decide el propietario del documento y no el autor. Registra la clasificación, porque es lo primero que va a comprobar un auditor.