Beslutningstræ for dokumentgodkendelse — Excel

Kort fortalt

• Otte beslutninger udgør rygraden: nyt dokument eller revision, redaktionel eller indholdsmæssig ændring, reguleret dokumenttype, alle kommentarer afklaret, kan forfatteren løse det nu, godkendes til frigivelse, kræves der en ekstra godkender, og kræves læst-og-forstået
• Grenlabels er svar frem for næste opgave: Revision eller Nyt, Redaktionel eller Indholdsmæssig, Reguleret eller Forretning, Afklaret eller Åbne, Godkendt, Omarbejdning eller Afvist, Kræves eller Kræves ikke
• Fem navngivne slutpunkter i stedet for én fælles målstreg: udgivet som mindre redaktionel rettelse, udgivet efter fuld godkendelse, udgivet med oplæring tildelt, returneret til forfatteren til omarbejdning, og afvist og lukket

Kildetabellen: Beslutningstræ for dokumentgodkendelse

Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Et workflow for dokumentgodkendelse er den vej gennem gennemgang og godkendelse, der ligger mellem et færdigt udkast og et frigivet dokument. Det besvarer et lille antal spørgsmål: er det et nyt dokument eller en revision, ændrer ændringen reelt det, folk skal gøre, hvem skal gennemgå det, er der noget uafklaret, kræves der en ekstra eller regulatorisk godkender, og forpligter frigivelsen nogen til at læse og kvittere. Det er bevidst smallere end dokumentstyring, som også dækker versionsnumre, udstedelse, distribution, tilbagetrækning af erstattede kopier og periodisk revurdering. Vil I have hele livscyklussen med en bane til den dokumentansvarlige, så brug flowchartet for dokumentstyring; denne side er beslutningstræet, der ligger inde i det.

Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. De to diagrammer besvarer forskellige spørgsmål, og det er værd at være helt klar om, hvilket ét I har brug for. Et tværfunktionelt procesdiagram besvarer, hvad der sker nu, og hvem der gør det: en kæde af opgaver, der løber fra venstre mod højre gennem afdelingsbaner og ender ved én fælles målstreg. Dette diagram besvarer, hvilken vej dette dokument tager, og hvem der bestemmer: en kæde af otte spørgsmål, hvis grene ender i fem forskellige navngivne udfald. En redaktionel rettelse, en fuld godkendelse, en returnering til omarbejdning, en afvisning og en frigivelse med oplæring er selvstændige destinationer her, nået ved at besvare spørgsmålene over dem, ikke etaper på én lykkelig sti. Kontrollér alle grene og ansvarlige i diagrammet mod regnearket. Se også /da/guides/sadan-struktureres-excel-data-til-et-rutediagram.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres reelle beslutningsrettigheder

   Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. De fire baner navngiver, hvem der besvarer hvert spørgsmål: Forfatter, Dokumentejer, Reviewere og Godkender. Erstat dem med jeres egne roller, navngivet efter rolle frem for person, så diagrammet overlever opsigelser og omorganiseringer. Er jeres kvalitetschef både dokumentejer og godkender, så slå de baner sammen frem for at lade som om beslutningen er delt. Besvares faglig og regulatorisk gennemgang af forskellige personer, så del banen Reviewere i to.

2. Skriv kriteriet for redaktionel i én sætning

   Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Beslutningen 'Redaktionel eller indholdsmæssig ændring?' er den, folk misbruger, fordi det er den eneste vej, der springer gennemgang og godkendelse over. Skriv et kriterium, alle kan anvende: hvis en læser ville gøre noget anderledes på grund af ændringen, er den indholdsmæssig. Lav derefter en eksplicit liste over de accepterede redaktionelle tilfælde (for eksempel stavefejl, formatering, en omdøbt afdeling og rettede krydshenvisninger), og fastslå, at det er dokumentejeren og ikke forfatteren, der afgør det.

3. Fastlæg de obligatoriske reviewere per dokumenttype

   Følg både normalforløb, afvisninger og tilbagekoblinger i det viste diagram, før du deler det. Lav 'Reguleret dokumenttype?' om til en kort tabel, jeres dokumentregister kan svare på ud fra et felt frem for ud fra hukommelsen. Angiv for hver type, hvilke reviewere der skal skrive under, og hvilke der er valgfrie. Reguleret betyder typisk, at dokumentet ligger inden for et ledelsessystem, en tilladelse eller en sikkerhedsdokumentation; kan I ikke afgøre et dokuments type ud fra dets post i registret, bliver beslutningen truffet inkonsistent.

Faldgruber du skal undgå

• Manglende forbindelser

  En opgaveliste er ikke et procesdiagram, før hvert trin har en tydelig destination og beslutningerne har navngivne udfald. Jeres procedure for dokumentstyring lister trinnene, men siger aldrig, hvilke ændringer der må springe fuld gennemgang over, så et rettet telefonnummer tager de samme seks uger som en ny sikkerhedskritisk instruktion

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge min egen Excel-fil?

Ja. Tilpas kolonnerne til QueryCharts arkindtastning, og kontrollér destinationerne, når rækkerne ændres. Det er den vej, et udkast følger mellem at være skrevet og at være frigivet: klassificering af ændringen, valg af de reviewere, der skal se den, afklaring af deres kommentarer, indhentning af godkendelse og beslutning om, hvad frigivelsen forpligter andre til. Det er en beslutningsstruktur frem for en opgaveliste, fordi det interessante ikke er, at der sker en gennemgang, men hvilken gennemgang der sker, og hvem der har ret til at bestemme. Et workflow, der altid sender ethvert dokument samme vej, er ikke et workflow. Det er en kø.

Hvordan adskiller det sig fra et flowchart for dokumentstyring?

På omfang og form. Flowchartet for dokumentstyring er et tværfunktionelt procesdiagram, der dækker hele livscyklussen, inklusive versionsnumre, udstedelse til en styret placering, tilbagetrækning af erstattede kopier og planlagt periodisk revurdering, og det besvarer, hvad der sker nu, og hvem der gør det. Denne side er beslutningstræet for gennemgangs- og godkendelsesdelen alene, og den besvarer, hvilken vej et dokument tager, og hvem der bestemmer. Skriver I en procedure, får I formentlig brug for begge: procesdiagrammet til livscyklussen og dette diagram som routingreglerne inde i dens godkendelsesfase.

Hvornår kan en ændring godkendes som redaktionel og springe fuld gennemgang over?

Kun når meningen ikke ændrer sig. Stavefejl, formatering, en omdøbt afdeling og rettede krydshenvisninger kvalificerer; alt, der ændrer hvad en person skal gøre, i hvilken rækkefølge, med hvilke grænser eller mod hvilke acceptkriterier, gør ikke, uanset hvor lille rettelsen ser ud. To værn holder vejen ærlig: kun en revision af et eksisterende dokument kan klassificeres som redaktionel, og det er dokumentejeren og ikke forfatteren, der træffer afgørelsen. Registrer klassificeringen, for det er det første, en auditor tester.