Entscheidungsbaum Dokumentenfreigabe: Vorlage für den Workflow — Excel

Kurz gesagt

• Acht Entscheidungen bilden das Rückgrat: neues Dokument oder Revision, redaktionelle oder inhaltliche Änderung, regulierte Dokumentenart, alle Kommentare geklärt, kann der Autor jetzt klären, zur Veröffentlichung freigeben, zweite Freigabe erforderlich und Kenntnisnahme erforderlich
• Die Zweigbeschriftungen sind Antworten statt Folgeaufgaben: Revision oder Neu, Redaktionell oder Inhaltlich, Reguliert oder Geschäftlich, Geklärt oder Offen, Freigegeben, Überarbeiten oder Abgelehnt, Erforderlich oder Nicht erforderlich
• Fünf benannte Endpunkte statt einer Ziellinie: als redaktionelle Aktualisierung veröffentlicht, nach vollständiger Freigabe veröffentlicht, veröffentlicht mit zugewiesener Unterweisung, zur Überarbeitung an den Autor zurück sowie abgelehnt und geschlossen

Die Quelldaten: Entscheidungsbaum Dokumentenfreigabe: Vorlage für den Workflow

Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Ein Workflow zur Dokumentenfreigabe ist der Prüf- und Freigabeweg zwischen einem fertigen Entwurf und einem veröffentlichten Dokument. Er beantwortet eine überschaubare Zahl von Fragen: Ist das ein neues Dokument oder eine Revision, ändert die Änderung tatsächlich, was Menschen tun müssen, wer muss prüfen, ist noch etwas offen, braucht es eine zweite oder eine regulatorische Freigabe, und verpflichtet die Veröffentlichung jemanden dazu, das Dokument zu lesen und die Kenntnisnahme zu bestätigen. Er ist bewusst enger gefasst als die Dokumentenlenkung, die zusätzlich Versionierung, Verteilung, Einzug überholter Exemplare und die turnusmäßige Überprüfung umfasst. Wenn Sie diesen vollständigen Lebenszyklus mit einer eigenen Bahn für die Dokumentenlenkung brauchen, nutzen Sie das Flussdiagramm zum Prozess der Dokumentenlenkung; diese Seite ist der Entscheidungsbaum, der darin steckt.

Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Die beiden Diagramme beantworten verschiedene Fragen, und es lohnt sich, deutlich zu sagen, welches Sie brauchen. Eine bereichsübergreifende Prozesslandkarte beantwortet, was als Nächstes passiert und wer es tut: eine Kette von Aufgaben, die von links nach rechts durch Abteilungsbahnen läuft und in einer gemeinsamen Ziellinie endet. Dieses Diagramm beantwortet, welchen Weg dieses Dokument nimmt und wer entscheidet: eine Kette aus acht Fragen, deren Zweige in fünf verschiedenen benannten Ergebnissen enden. Eine redaktionelle Korrektur, eine vollständige Freigabe, eine Rückgabe zur Überarbeitung, eine Ablehnung und eine Veröffentlichung mit zugewiesener Unterweisung sind hier getrennte Ziele, erreicht durch die Antworten auf die Fragen darüber, und keine Stationen eines einzigen Idealwegs. Prüfen Sie alle Zweige und Zuständigkeiten im Diagramm anhand der Tabelle. Siehe auch /de/guides/excel-daten-fur-ein-flussdiagramm-strukturieren.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren echten Befugnissen

   Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Die vier Bahnen benennen, wer welche Frage beantwortet: Autor, Dokumentenverantwortlicher, Prüfer und Freigebender. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Rollen, benannt nach Rolle statt nach Person, damit das Diagramm Abgänge und Umstrukturierungen übersteht. Wenn Ihr Qualitätsmanager zugleich Dokumentenverantwortlicher und Freigebender ist, führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine geteilte Entscheidung vorzutäuschen. Werden fachliche und regulatorische Prüfung von verschiedenen Personen beantwortet, teilen Sie die Prüferbahn.

2. Formulieren Sie das Kriterium für redaktionell in einem Satz

   Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Die Entscheidung „Redaktionelle oder inhaltliche Änderung? ist die, die missbraucht wird, weil sie als einzige Prüfung und Freigabe überspringt. Schreiben Sie ein Kriterium, das jeder anwenden kann: Wenn ein Leser aufgrund der Änderung irgendetwas anders täte, ist sie inhaltlich. Listen Sie dann die zulässigen redaktionellen Fälle ausdrücklich auf, etwa Tippfehler, Formatierung, eine umbenannte Abteilung und korrigierte Querverweise, und halten Sie fest, dass der Dokumentenverantwortliche entscheidet, nicht der Autor.

3. Legen Sie die Pflichtprüfer je Dokumentenart fest

   Verfolgen Sie den Normalweg, Ablehnungen und Rücksprünge im Diagramm, bevor Sie es weitergeben. Machen Sie aus „Regulierte Dokumentenart? eine kurze Tabelle, die Ihr Dokumentenregister aus einem Feld beantworten kann und nicht aus dem Gedächtnis. Benennen Sie je Art die Prüfer, die zeichnen müssen, und die optionalen. Reguliert heißt üblicherweise, dass das Dokument im Anwendungsbereich eines Managementsystems, einer Zulassung oder eines Sicherheitsnachweises liegt; lässt sich die Art nicht aus dem Registereintrag ablesen, wird die Entscheidung uneinheitlich getroffen.

Häufige Fehler

• Fehlende Verbindungen

  Eine Aufgabenliste ist erst dann ein Prozessdiagramm, wenn jeder Schritt ein klares Ziel und jede Entscheidung benannte Ergebnisse hat. Ihr Verfahren zur Dokumentenlenkung listet die Schritte auf, sagt aber nie, welche Änderungen die vollständige Prüfung überspringen dürfen, sodass eine korrigierte Telefonnummer dieselben sechs Wochen braucht wie eine neue sicherheitskritische Anweisung

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Excel-Datei verwenden?

Ja. Ordnen Sie die Spalten dem QueryChart-Tabelleneditor zu und prüfen Sie die Ziele nach Änderungen der Zeilen. Es ist der Weg, den ein Entwurf zwischen dem Schreiben und der Veröffentlichung nimmt: die Änderung einstufen, die Prüfer auswählen, die ihn sehen müssen, ihre Kommentare klären, die Freigabe einholen und entscheiden, wozu die Veröffentlichung andere verpflichtet. Es ist eine Entscheidungsstruktur und keine Aufgabenliste, denn das Interessante ist nicht, dass eine Prüfung stattfindet, sondern welche Prüfung stattfindet und wer entscheiden darf. Ein Workflow, der auf jedes Dokument denselben Weg anwendet, ist kein Workflow, sondern eine Warteschlange.

Worin unterscheidet sich das vom Flussdiagramm der Dokumentenlenkung?

In Umfang und Form. Das Flussdiagramm zur Dokumentenlenkung ist eine bereichsübergreifende Prozesslandkarte über den vollständigen Lebenszyklus, einschließlich Versionierung, Bereitstellung an einem gelenkten Ort, Einzug überholter Exemplare und turnusmäßiger Überprüfung, und es beantwortet, was als Nächstes passiert und wer es tut. Diese Seite ist der Entscheidungsbaum allein für den Prüf- und Freigabeabschnitt und beantwortet, welchen Weg ein Dokument nimmt und wer entscheidet. Wenn Sie ein Verfahren schreiben, brauchen Sie wahrscheinlich beides: die Prozesslandkarte für den Lebenszyklus und dieses Diagramm als Regelwerk innerhalb der Freigabephase.

Wann darf eine Änderung als redaktionell freigegeben werden?

Nur wenn sich die Bedeutung nicht ändert. Tippfehler, Formatierung, eine umbenannte Abteilung und korrigierte Querverweise qualifizieren sich; alles, was verändert, was eine Person tun muss, in welcher Reihenfolge, mit welchen Grenzwerten oder gegen welche Annahmekriterien, tut es nicht, so klein die Änderung auch aussieht. Zwei Sicherungen halten diesen Weg ehrlich: Nur eine Revision eines bestehenden Dokuments darf als redaktionell eingestuft werden, und der Dokumentenverantwortliche entscheidet, nicht der Autor. Halten Sie die Einstufung fest, denn sie ist das Erste, was ein Auditor prüft.