Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents — Excel

En bref

• Huit décisions forment la colonne vertébrale : nouveau document ou révision, modification éditoriale ou substantielle, type de document réglementé, tous les commentaires de révision résolus, l'auteur peut-il résoudre maintenant, approuver la publication, deuxième approbateur requis et lecture et compréhension requise.
• Les étiquettes de branche sont des réponses plutôt que des tâches suivantes : révision ou nouveau, éditorial ou de fond, réglementé ou commercial, résolu ou ouvert, approuvé, retravaillé ou rejeté, requis ou non requis.
• Cinq points finaux nommés au lieu d'une ligne d'arrivée : publié sous forme de mise à jour éditoriale mineure, publié après approbation complète, publié avec une formation assignée, renvoyé à l'auteur pour retravailler, puis rejeté et clôturé.

Le tableau source: Modèle d'arbre de décision du workflow d'approbation de documents

Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. Un flux de travail d'approbation de document est le processus de révision et d'approbation qui se situe entre un brouillon terminé et un document publié. Il répond à un petit nombre de questions : s'agit-il d'un nouveau document ou d'une révision, le changement modifie-t-il réellement ce que les gens doivent faire, qui doit le réviser, est-ce que quelque chose est encore ouvert, a-t-il besoin d'un deuxième approbateur ou d'un approbateur réglementaire, et sa publication oblige-t-elle quiconque à le lire et à le reconnaître. Il est délibérément plus restreint que le contrôle des documents, qui couvre également la numérotation des versions, leur édition, leur distribution, le retrait des exemplaires remplacés et leur révision périodique. Si vous souhaitez ce cycle de vie de bout en bout avec un couloir de contrôleur de documents, utilisez l'organigramme du processus de contrôle des documents ; cette page est l’arbre de décision qui s’y trouve.

Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. Les deux graphiques répondent à des questions différentes, et il vaut la peine d’être franc sur celui dont vous avez besoin. Une cartographie des processus interfonctionnels indique ce qui se passe ensuite et qui le fait : une chaîne de tâches s'étendant de gauche à droite à travers les couloirs des services, se terminant par une ligne d'arrivée commune. Ce tableau répond au chemin emprunté par ce document et à qui décide : une chaîne de huit questions dont les branches se terminent par cinq résultats nommés différents. Une correction éditoriale, une approbation complète, un retour de retouche, un rejet et une version avec formation assignée sont ici des destinations distinctes, atteintes en répondant aux questions ci-dessus, et non des étapes d'un chemin heureux. Vérifiez chaque branche et chaque responsable dans le diagramme à partir du tableau. Voir aussi /fr/guides/structurer-des-donnees-excel-pour-un-diagramme-de-flux.

Comment cela fonctionne

1. Renommez les voies selon vos véritables droits de décision

   Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. Les quatre voies nomment qui répond à chaque question : auteur, propriétaire du document, réviseurs et approbateur. Remplacez-les par vos propres rôles, nommés par rôle plutôt que par personne afin que le tableau survive aux départs et aux réorganisations. Si votre responsable qualité est à la fois propriétaire et approbateur du document, fusionnez ces voies plutôt que de prétendre que la décision est partagée. Si des personnes différentes répondent aux examens techniques et réglementaires, divisez la file des évaluateurs en deux.

2. Rédigez le test éditorial en une phrase

   Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. La question « Modification rédactionnelle ou substantielle ? » La décision est celle dont les gens abusent, car c'est la seule voie qui évite l'examen et l'approbation. Écrivez un test que tout le monde peut appliquer : si un lecteur ferait quelque chose différemment à la suite du changement, c'est substantiel. Ensuite, énumérez explicitement les cas éditoriaux acceptés, par exemple les corrections typographiques, le formatage, un département renommé et les références croisées corrigées, et indiquez que c'est le propriétaire du document, et non l'auteur, qui décide.

3. Correction de l'ensemble de réviseurs obligatoires par type de document

   Parcourez le trajet normal, les refus et les boucles dans le diagramme avant de le partager. Activez « Type de document réglementé ? » dans un tableau court, votre registre de documents peut répondre à partir d'un champ plutôt que de la mémoire. Pour chaque type, nommez les réviseurs qui doivent signer et ceux qui sont facultatifs. Réglementé signifie généralement que le document entre dans le cadre d'un système de gestion, d'une licence ou d'un dossier de sécurité ; si vous ne pouvez pas décider du type d'un document à partir de son inscription au registre, la décision sera prise de manière incohérente.

Erreurs à éviter

• Connexions manquantes

  Une liste de tâches ne devient un schéma de processus que lorsque chaque étape a une destination et chaque décision des résultats nommés. Votre procédure de contrôle des documents répertorie les étapes mais ne précise jamais quelles modifications peuvent ignorer un examen complet. Un numéro de téléphone corrigé prend donc les mêmes six semaines qu'une nouvelle instruction critique pour la sécurité.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser mon fichier Excel ?

Oui. Adaptez les colonnes à l’éditeur de feuille QueryChart et vérifiez les destinations après tout changement de ligne. Il s'agit du cheminement qu'un brouillon suit entre sa rédaction et sa publication : classer le changement, sélectionner les réviseurs qui doivent le voir, résoudre leurs commentaires, obtenir l'approbation et décider quelle publication oblige les autres personnes à faire. Il s’agit d’une structure décisionnelle plutôt que d’une liste de tâches, car l’intérêt n’est pas qu’un examen ait lieu, mais quel examen a lieu et qui a le droit de décider. Un flux de travail qui applique toujours le même itinéraire à chaque document n'est pas un flux de travail ; c'est une file d'attente.

En quoi est-ce différent d’un organigramme de processus de contrôle de documents ?

Portée et forme. L'organigramme du processus de contrôle des documents est une cartographie des processus interfonctionnels couvrant l'ensemble du cycle de vie, y compris la numérotation des versions, la délivrance vers un emplacement contrôlé, le retrait des copies remplacées et l'examen périodique programmé, et il indique ce qui se passe ensuite et qui le fait. Cette page est l'arbre de décision pour le segment de révision et d'approbation uniquement, et elle répond au chemin emprunté par un document et à qui décide. Si vous rédigez une procédure, vous souhaitez probablement les deux : la cartographie des processus pour le cycle de vie et ce graphique comme règles de routage lors de sa phase d'approbation.

Quand une modification peut-elle être approuvée en tant que modification éditoriale et ignorer la révision complète ?

Seulement quand le sens ne change pas. Des correctifs typographiques, un formatage, un département renommé et des références croisées corrigées sont admissibles ; tout ce qui change ce qu'une personne doit faire, dans quel ordre, avec quelles limites ou par rapport à quels critères d'acceptation ne change pas, aussi minime soit-elle. Deux gardes veillent à ce que le parcours soit honnête : seule une révision d'un document existant peut être classée comme éditoriale, et c'est le propriétaire du document qui prend la décision plutôt que l'auteur. Enregistrez la classification, car c'est la première chose qu'un auditeur testera.