Comment structurer un fichier CSV pour les organigrammes

En bref

• La ligne d'en-tête doit être la première ligne du fichier, et non la troisième, sous le titre d'un rapport.
• Les noms d'en-tête correspondent, pas les positions de colonnes ; les colonnes non reconnues sont conservées et ignorées.
• Une ligne par étape, pas une ligne par enregistrement. Une exportation est généralement un journal et non une définition.
• UTF-8 délimité par des virgules. Un fichier point-virgule provenant d'un paramètre régional européen arrive sous la forme d'une seule colonne.
• Citez n'importe quel champ contenant une virgule, une citation ou une nouvelle ligne ; écrivez une citation littérale sous forme de deux guillemets.

Le fichier est l'interface, donc le fichier doit être correct

CSV n'est pas une feuille de calcul. Il s'agit d'un fichier texte brut avec une ligne par ligne et un délimiteur entre les champs, et il ne contient aucun type de cellule, aucun formatage, aucune formule et aucun deuxième onglet. C’est pourquoi chaque système l’exporte : un helpdesk, un ERP, un système RH et une console de base de données en produisent tous un, et aucun d’entre eux ne s’accorde sur bien au-delà des virgules. C’est également la raison pour laquelle une importation fonctionne immédiatement ou échoue d’une manière qui donne l’impression que rien ne s’est passé.

QueryChart lit le fichier par nom d'en-tête. La première ligne doit être la ligne d'en-tête, et les noms qui y figurent sont comparés aux propres colonnes de l'éditeur (#, Forme, Texte de la zone, Ligne vers, Texte de la ligne, Voie horizontale, Voie verticale) plutôt qu'aux positions, donc l'ordre de vos colonnes n'a pas d'importance et une colonne que QueryChart ne reconnaît pas est conservée et ignorée. Déposez le fichier .csv dans la zone de feuille de calcul d'un graphique ou collez les lignes. Il n'y a pas d'assistant d'importation ni d'écran de mappage de colonnes à parcourir, ce qui est le métier : le mappage se trouve dans votre ligne d'en-tête plutôt que dans une boîte de dialogue.

Le reste est la partie à laquelle les gens perdent un après-midi, et rien de tout cela n'est une question de diagrammes. Un fichier enregistré sur une machine dont le séparateur de liste est un point-virgule n'est pas un fichier séparé par des virgules. Un champ contenant une virgule doit être cité, sinon il devient deux champs. Une marque d'ordre d'octet est invisible dans chaque éditeur et accompagne toujours le premier nom d'en-tête. Une référence d'étape 007 revient d'un aller-retour dans une feuille de calcul sous la forme 7. Ce sont des problèmes de fichiers, et ils méritent d'être résolus avant de penser aux formes ; /fr/guides/comment-definir-des-connexions-d-organigramme-en-csv couvre ce qui se passe dans les colonnes de connexion une fois le fichier lui-même analysé.

L'exemple ci-dessous est un tri de ticket de support exporté dans le bon sens : dix-huit lignes, une par étape, construites colonne par colonne. Lisez-le sous forme de fichier plutôt que sous forme d'image : le diagramme est ce que vous obtenez lorsque les colonnes sont correctes, pas ce sur quoi vous devez travailler. Si vous souhaitez copier la structure à partir d'un fichier déjà correct, prenez-en un dans csv.

Comment cela fonctionne

1. Exporter une table simple

   Quel que soit le système d'où proviennent les données, exportez la grille et rien d'autre. Les titres de rapport, un horodatage, une ligne de logo, des titres fusionnés, des lignes de sous-totaux et une ligne vide de fin finissent tous comme des lignes dans le fichier, et chacun d'entre eux est lu comme une étape. Si l'export comporte une option « données brutes » ou « non formatées », c'est celle-là.

2. Faire en sorte que la ligne d'en-tête soit la première

   Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte plutôt que dans une feuille de calcul et regardez la première ligne. Ce doit être l'en-tête. Les exportations qui commencent par deux ou trois lignes de métadonnées sont suffisamment courantes pour que ce soit la première chose à vérifier, et la suppression de ces lignes constitue la solution complète.

3. Renommez les en-têtes en noms de colonnes de QueryChart

   Définissez les cellules d'en-tête sur Forme, Zone de texte, Ligne vers, Texte de ligne, Voie horizontale et Voie verticale. La correspondance s'effectue par nom, les colonnes peuvent donc être dans n'importe quel ordre et vous pouvez laisser vos propres colonnes (identifiant du ticket, système, temps de cycle) dans le fichier intactes ; ils sont adoptés et ignorés plutôt que rejetés.

4. Réduire les lignes à une par étape

   Un export est normalement un journal : une ligne par ticket, par commande, par caisse. Un organigramme nécessite une ligne par étape distincte, alors faites d'abord pivoter ou dédupliquer et conservez les volumes pour une analyse ultérieure. Un fichier de quatre mille lignes est un ensemble de données, pas un processus, et son importation produit quatre mille boîtes.

5. Numérotez les étapes et remplissez Ligne à

   Line to contient la position de base 1 de la ligne de destination, en comptant uniquement les lignes de données, donc la première étape sous l'en-tête est 1. Il ne s'agit pas de l'identifiant du ticket, du code d'étape ou de quoi que ce soit du système source. Lorsqu'une étape mène à deux places, placez les deux nombres dans un champ séparé par une virgule et citez le champ.

6. Corrigez le délimiteur et l'encodage, puis déposez le fichier dedans

   Enregistrez au format UTF-8 délimité par des virgules, puis déposez le .csv dans la zone de feuille de calcul d'un nouveau graphique. Lisez le premier rendu pour vérifier le fichier : le nombre de lignes doit correspondre à votre nombre de pas et chaque colonne doit avoir atterri là où vous le souhaitez. Un fichier qui arrive sous la forme d'une large colonne est un problème de délimiteur et non un échec d'importation.

Erreurs à éviter

• Un fichier point-virgule avec une extension .csv

  Sur une machine dont le séparateur de liste régionale est un point-virgule, "Enregistrer au format CSV" écrit des points-virgules et le fichier se termine toujours par .csv. Il arrive sous la forme d’une colonne contenant chaque valeur. Réexportez avec des virgules ou remplacez les séparateurs dans un éditeur de texte avant d'importer.

• La ligne d'en-tête n'est pas la première ligne

  Les exportations de rapports placent généralement un titre, une plage de dates et une ligne vide au-dessus des données. QueryChart lit la première ligne comme en-tête, donc ces lignes deviennent les noms de colonnes et votre véritable en-tête devient une étape. Supprimez tout ce qui se trouve au-dessus de l'en-tête.

• Une virgule à l'intérieur d'une étiquette de branche

  Les citations protègent un champ de l'analyseur CSV, mais le texte de la ligne est lui-même divisé en virgules afin d'associer les étiquettes aux destinations. Une branche labellisée « Oui, avec approbation » devient donc deux labels quelle que soit la manière dont elle est citée. Renommez plutôt la branche : les étiquettes courtes sont de toute façon préférables sur un diagramme.

• Zéros non significatifs et nombres longs après un aller-retour

  CSV n'a pas de type, donc ce dans quoi vous l'ouvrez décide. Ouvrez et réenregistrez dans une feuille de calcul et 007 devient 7, une référence à seize chiffres devient 4.12346E+15 et 3/4 devient une date. Modifiez le fichier dans un éditeur de texte ou importez la colonne sous forme de texte et vérifiez les valeurs qui étaient des codes plutôt que des chiffres.

Questions fréquentes

L’ordre des colonnes dans mon CSV est-il important ?

Non. La correspondance se fait sur le nom de l'en-tête, le texte de la zone peut donc être la quatrième colonne et Shape la dernière. Ce qui compte, c'est que les noms soient ceux utilisés par l'éditeur (Forme, Zone de texte, Ligne vers, Texte de ligne, Voie horizontale, Voie verticale) et qu'ils se trouvent sur la première ligne du fichier. Les colonnes que QueryChart ne reconnaît pas sont conservées et ignorées, il n'est donc pas nécessaire de supprimer au préalable vos identifiants de ticket, vos systèmes ou vos délais.

Quel délimiteur et quel encodage le fichier doit-il utiliser ?

Virgules et UTF-8. Les points-virgules sont l'échec habituel : sur une machine dotée d'un séparateur de liste européen, le "CSV" d'Excel est délimité par des points-virgules et le fichier est ensuite importé sous la forme d'une seule colonne. L'encodage apparaît sous forme de caractères accentués mutilés : enregistrez-le au format "CSV UTF-8" plutôt qu'au format CSV simple. Si toutes les colonnes mappent sauf la première, suspectez une marque d'ordre d'octet : elle est invisible dans un éditeur mais elle est attachée au premier nom d'en-tête, de sorte que ce nom ne correspond plus.

Comment écrire un champ contenant une virgule ?

Enveloppez tout le champ entre guillemets : "Corrigé ou contourné le problème ?". Un guillemet littéral à l’intérieur d’un champ entre guillemets est écrit sous forme de deux guillemets. Les sauts de ligne à l'intérieur d'un champ cité sont également légaux, bien qu'une étiquette de boîte en ait rarement besoin. Les deux colonnes de connexion nécessitent presque toujours des guillemets, car "6,18" et "Réponse reçue, Pas de réponse" contiennent toutes deux le délimiteur de par leur conception : c'est ce qui associe les étiquettes aux destinations.

Mon exportation comporte une ligne par ticket, pas une ligne par étape. Puis-je l'utiliser ?

Pas directement. Un journal de transactions décrit ce qui s'est produit des milliers de fois ; un organigramme décrit ce qui est censé se produire une fois. Réduisez-le d'abord aux étapes distinctes (un pivot sur la colonne d'activité ou de statut suffit généralement) et conservez les volumes séparément, car ils constituent la moitié intéressante d'une analyse de processus. /fr/guides/comment-convertir-un-csv-en-carte-de-processus parcourt cette réduction sur une exportation de cette forme exactement.

Quelles colonnes sont réellement obligatoires ?

Seul le texte de la zone sera importé : vous obtenez une colonne de zones non connectées. Ajoutez une ligne et cela devient un organigramme, car c'est la colonne contenant les relations. La forme, le texte de la ligne et les deux colonnes de voies sont des améliorations : décisions rendues sous forme de losanges, branches étiquetées, étapes attribuées aux phases et aux propriétaires. Si vous préférez partir d'un fichier déjà correctement structuré, les ensembles sur csv sont des CSV téléchargeables de graphiques de travail.