So erstellen Sie ein Organigramm aus einer CSV-Datei
So machen Sie aus einem HRIS-Export im CSV-Format ein Diagramm der Berichtslinie: employee_id und manager_id zu Zeilennummern auflösen, die Richtung der Managerspalte umkehren und mit verwaisten Zeilen und Zyklen umgehen.
So funktioniert es
Exportieren Sie die Spalten, von denen das Routing abhängt
Sie brauchen employee_id, manager_id und einen lesbaren Namen je Person. Ergänzen Sie Stellenbezeichnung, Kostenstelle, Freigabelimit und jede Spalte zur Vertretung, denn diese entscheiden, wo ein Antrag zu klettern aufhört. Lassen Sie alles weg, was das Diagramm nie zeigen wird (Gehalt, Adresse, Eintrittsdatum), denn eine schmalere Datei ist weit leichter mit dem Auge zu prüfen, und eine unbekannte Spalte wird beim Einfügen ohnehin mitgeführt und ignoriert.
Lesen Sie die Datei als Text, bevor es eine Tabellenkalkulation tut
Öffnen Sie den Export zuerst in einem Texteditor. Prüfen Sie, dass das Trennzeichen ein Komma ist und kein Semikolon, dass Namen mit einem Komma in doppelten Anführungszeichen stehen, dass die Datei UTF-8 ist, damit Namen mit Umlauten überleben, und dass die erste Überschrift wirklich employee_id ist und nicht eine Byte-Reihenfolge-Markierung gefolgt von employee_id. Jedes davon scheitert leise: Zugeordnet wird über den Überschriftennamen, eine Überschrift, die nicht genau das ist, was Sie glauben, passt also zu nichts.
Entscheiden Sie, welches der beiden Diagramme Sie bauen
Ein Kasten je Person, angeordnet nach der Frage, wer an wen berichtet, ist ein Baum und gehört in den Organigramm-Editor. Ein Weg, den ein Antrag durch die Berichtslinie nimmt, ist ein Flussdiagramm und gehört hierher: eine Zeile je Schritt statt eine je Person, während der Export die Ebenen, die Limits und die Vertretungen liefert. Entscheiden Sie das, bevor Sie mit dem Nummerieren beginnen, denn die beiden Gestalten lassen sich nicht ineinander umwandeln.
Kehren Sie manager_id in Zeilennummern um
Sortieren Sie die Zeilen zuerst in die Reihenfolge, in der Sie nummerieren wollen, denn Linie zu verweist auf Positionen und ein späteres Umnummerieren verdrahtet alles neu. Sammeln Sie dann je Person die Zeilennummern aller, deren manager_id gleich der employee_id dieser Person ist, und schreiben Sie sie kommagetrennt in deren Linie zu. Aus Mitarbeitenden werden ausgehende Pfeile; manager_id ist nur der Schlüssel zum Nachschlagen und wird nie selbst in Linie zu eingefügt.
Lösen Sie verwaiste Zeilen und Zyklen in der Datei auf
Sortieren Sie nach manager_id und bestätigen Sie, dass jeder Wert irgendwo in derselben Datei als employee_id auftaucht. Die, bei denen das nicht so ist, sind Waisen, meist weil der Export auf eine Abteilung oder auf aktive Beschäftigte begrenzt war. Laufen Sie dann jede Kette nach oben und halten Sie an, wenn Sie eine Zeile erneut besuchen: Ein Paar Zeilen, die einander nennen, ist ein Zyklus, und er ist entweder eine kommissarische Regelung, die niemand beendet hat, oder zwei Zeilen, die am selben Tag von verschiedenen Personen bearbeitet wurden.
Einfügen, dann Formen und Bahnen ergänzen
Ziehen Sie die .csv auf den Tabellenbereich eines neuen Diagramms oder kopieren Sie den CSV-Text hinein. Setzen Sie Form auf Entscheidung in den Zeilen, die eine Frage stellen, und auf Start, Erfolg und Abgelehnt an den Terminatoren, schreiben Sie die Antworten in derselben Reihenfolge wie die Zahlen aus Linie zu in den Linientext und setzen Sie die Ebene der Befugnis in die Spalte Horizontale Bahn, damit jede Stufe der Berichtslinie eine eigene Bahn bekommt.
Häufig gestellte Fragen
Kann QueryChart eine Organigramm-CSV direkt importieren?
Die Zeilen kommen hinein, indem Sie die .csv auf den Tabellenbereich ziehen oder den CSV-Text hineinkopieren, und Spalten werden über den Überschriftennamen zugeordnet statt über die Position, die Reihenfolge spielt also keine Rolle und alles Unbekannte wird mitgeführt und ignoriert. Was nicht geschieht, ist, dass eine Hierarchie für Sie erschlossen wird: Es gibt keinen Importassistenten, keinen Bildschirm zum Zuordnen von Spalten und keinen Konnektor zu einem Personalsystem. Die Datei muss in der Spalte Linie zu bereits sagen, mit welchen Zeilennummern jede Zeile verbunden ist.
Soll ich den Flussdiagramm-Editor oder den Organigramm-Editor verwenden?
Ist das Ergebnis ein Personalbaum (ein Kasten je Person, Führungskräfte über Mitarbeitenden, gelesen, um zu beantworten, wer an wen berichtet), nehmen Sie den eigenen Organigramm-Editor, der für diese Gestalt gebaut ist und je Person genau ein Elternteil hält. Nehmen Sie den Flussdiagramm-Editor, wenn die Berichtslinie eine Route ist und kein Bild: eine Freigabe, die klettert, bis sie jemanden mit ausreichendem Limit trifft, ein Eskalationspfad, ein Antrag, der einen Umweg über Finanzen nehmen muss. Darin stecken Entscheidungen und Ausnahmen, und eine Entscheidung kann ein Baum nicht zeichnen.
Was passiert, wenn zwei Personen einander unterstellt sind?
Das Diagramm zeichnet es (ein Paar Pfeile, die aufeinander zeigen), aber alles, was die Kette bis zur Spitze abläuft, endet nicht, und deshalb prüfen Sie auf Zyklen in der Datei und nicht nach dem Einfügen. In der Praxis ist ein Zyklus eine kommissarische Regelung, die niemand beendet hat, oder zwei Zeilen, die am selben Tag von verschiedenen Personen bearbeitet wurden. Das Beispieldiagramm sichert die Routing-Fassung desselben Problems mit der Entscheidung „Steht der Antragsteller in seiner eigenen Freigabekette?“ ab, die eine Ebene überspringt, statt zu kreisen.
Mein Export ist semikolongetrennt und manche Namen enthalten Kommas.
Beides ist für HRIS-Exporte normal und beides lässt sich in der Datei beheben. Einen semikolongetrennten Export (häufig, wenn das System auf eine europäische Ländereinstellung konfiguriert war) exportieren oder wandeln Sie auf Kommas um; fügen Sie ihn unverändert ein, landet die ganze Kopfzeile in einer einzigen Spalte, was immerhin offensichtlich scheitert statt unauffällig. Ein Wert mit einem Komma ist zulässig, solange er in doppelten Anführungszeichen steht, „Nakamura, Yuki“ bleibt also ein Feld, während derselbe Text ungeschützt zu zweien wird.
Wie halte ich das Diagramm aktuell, wenn sich das HRIS ändert?
Durch erneutes Exportieren und Einfügen und nicht durch eine Verbindung der beiden: Es gibt keine Live-Kopplung zwischen QueryChart und einem Personalsystem. Das zählt weniger, als es klingt, denn gezeichnet haben Sie die Routing-Regel und nicht die Namensliste: „bei einem Betrag über dem Limit der Führungskraft an die Abteilungsleitung eskalieren“ überlebt eine Umorganisation, die jeden Namen in der Datei ändert. Exportieren Sie neu, wenn sich die Ebenen oder die Limits ändern, und lassen Sie es in Ruhe, wenn sich nur die Personen ändern. Die kurze Fassung der ganzen Umwandlung steht im Leitfaden zum Flussdiagramm aus CSV.