Cómo crear un organigrama desde un CSV

Cómo funciona

1. Exporta las columnas de las que depende el enrutamiento

   Necesitas employee_id, manager_id y un nombre legible por persona. Añade el puesto, el centro de coste, el límite de aprobación y cualquier columna de suplente, porque son las que deciden dónde deja de subir una solicitud. Deja fuera todo lo que el diagrama no vaya a enseñar nunca (salario, dirección, fecha de alta), porque un archivo más estrecho es mucho más fácil de revisar a ojo y una columna no reconocida viaja con el pegado y se ignora de todas formas.

2. Lee el archivo como texto antes de que lo haga una hoja de cálculo

   Abre la exportación primero en un editor de texto. Comprueba que el delimitador es una coma y no un punto y coma, que los nombres que llevan una coma van envueltos en comillas dobles, que el archivo es UTF-8 para que sobrevivan los nombres acentuados, y que el primer encabezado es de verdad employee_id y no una marca de orden de bytes seguida de employee_id. Todo esto falla en silencio: las columnas se emparejan por nombre de encabezado, así que un encabezado que no es exactamente lo que crees no se empareja con nada.

3. Decide cuál de los dos diagramas estás construyendo

   Una caja por persona, ordenadas por quién depende de quién, es un árbol y va en el editor de organigramas. Un camino que recorre una solicitud a través de la línea jerárquica es un diagrama de flujo y va aquí: una fila por paso en lugar de una fila por persona, con la exportación aportando los niveles, los límites y los suplentes. Decide esto antes de empezar a numerar filas, porque las dos formas no se convierten la una en la otra.

4. Invierte manager_id en números de fila

   Ordena primero las filas en el orden en que las quieres numeradas, porque Línea a se refiere a posiciones y renumerar después lo recablea todo. Después, para cada persona, reúne los números de fila de todos aquellos cuyo manager_id sea igual a su employee_id y mételos en su Línea a, separados por comas. Los reportes se convierten en flechas de salida; manager_id es solo la clave de búsqueda y no se pega nunca dentro de Línea a.

5. Resuelve los huérfanos y los ciclos dentro del archivo

   Ordena por manager_id y confirma que todos los valores aparecen como employee_id en algún punto del mismo archivo. Los que no aparecen son huérfanos, normalmente porque la exportación estaba acotada a un departamento o solo al personal activo. Recorre después cada cadena hacia arriba y detente si vuelves a pasar por una fila: un par de filas que se nombran entre sí es un ciclo, y es o una suplencia que nadie cerró o dos filas editadas el mismo día por personas distintas.

6. Pégalo, y añade después formas y carriles

   Suelta el .csv sobre el área de la hoja de cálculo de un diagrama nuevo, o pega dentro el texto del CSV. Pon Forma en Decisión en las filas que formulan una pregunta e Inicio, Éxito y Rechazo en los terminadores, mete las respuestas en Texto de línea en el mismo orden que los números de Línea a, y mete el nivel de autoridad en la columna Carril horizontal para que cada peldaño de la línea jerárquica tenga su propio carril.

Preguntas frecuentes

¿Puede QueryChart importar directamente un CSV de organigrama?

Las filas entran soltando el .csv sobre el área de la hoja de cálculo o pegando dentro el texto del CSV, y las columnas se emparejan por nombre de encabezado y no por posición, así que el orden en que estén da igual y todo lo que no se reconozca viaja y se ignora. Lo que no va a hacer es deducir una jerarquía por ti: no hay asistente de importación, ni pantalla de emparejamiento de columnas, ni conector a un sistema de RR. HH. El archivo tiene que decir ya, en la columna Línea a, a qué números de fila se conecta cada fila.

¿Uso el editor de diagramas de flujo o el de organigramas?

Si el resultado es un árbol de plantilla (una caja por persona, los responsables encima de los reportes, que se lee para contestar quién depende de quién) usa el editor de organigramas dedicado, que está hecho para esa forma y mantiene un único padre por persona. Usa el editor de diagramas de flujo cuando la línea jerárquica sea un recorrido y no un retrato: una aprobación que sube hasta encontrar a alguien con límite suficiente, una vía de escalado, una solicitud que tiene que desviarse por Finanzas. Eso lleva decisiones y excepciones dentro, y una decisión no es algo que un árbol pueda dibujar.

¿Qué pasa si dos personas se reportan mutuamente?

El diagrama lo dibujará (un par de flechas apuntándose entre sí) pero cualquier cosa que recorra la cadena hasta arriba no terminará, y por eso los ciclos se buscan en el archivo y no después de pegar. En la práctica un ciclo es una suplencia que nadie cerró, o dos filas editadas el mismo día por personas distintas. El diagrama de ejemplo se protege de la versión de enrutamiento del mismo problema con la decisión «¿El solicitante está dentro de su propia cadena de aprobación?», que salta un nivel en lugar de dar vueltas.

Mi exportación va delimitada por punto y coma y algunos nombres llevan comas.

Las dos cosas son normales en las exportaciones de RR. HH. y las dos se arreglan dentro del archivo. Una exportación delimitada por punto y coma (habitual cuando el sistema se configuró para una región europea) hay que volver a exportarla o convertirla a comas; pégala tal cual y la fila de encabezado entera cae en una sola columna, que al menos falla de forma evidente en vez de sutil. Un valor con una coma dentro es legal siempre que vaya envuelto en comillas dobles, así que «Nakamura, Yuki» sigue siendo un campo mientras que ese mismo texto sin comillas se convierte en dos.

¿Cómo mantengo el diagrama al día cuando cambia el sistema de RR. HH.?

Volviendo a exportar y a pegar, no conectando los dos: no hay ningún enlace en vivo entre QueryChart y un sistema de RR. HH. Eso importa menos de lo que suena, porque lo que dibujaste es la regla de enrutamiento y no la plantilla: «escalar al jefe de departamento cuando el importe supere el límite del responsable directo» sobrevive a una reorganización que cambia todos los nombres del archivo. Rehaz la exportación cuando cambien los niveles o los límites y déjala en paz cuando solo cambien las personas. La versión corta de la conversión entera está en /es/guides/crear-diagrama-de-flujo-desde-csv.