Sådan laver du et organisationsdiagram ud fra en CSV

Kort fortalt

• employee_id og manager_id er id'er; Linje til tager rækkenumre, hvor den første datarække er 1. Konverteringen er et opslag.
• manager_id peger opad i træet, Linje til peger nedad i forløbet: vend den, ellers løber hver pil baglæns.
• Et manager_id uden et matchende employee_id betyder, at eksporten var filtreret, ikke at personen ingen chef har.
• To rækker, der navngiver hinanden, er en cyklus: turen opad afsluttes aldrig. Find den i filen, ikke på lærredet.
• Dybden i referencelinjen lægger sig på kolonnen Vandret bane, så hvert niveau af beføjelse får sin egen bane.

Hvad en kolonne manager_id egentlig giver dig

En HR-eksport er en almindelig tekstfil med én række pr. person: employee_id, manager_id, et navn, en stillingsbetegnelse, et omkostningssted og som regel en kolonne eller to, der beskriver, hvad den person må godkende. Hierarkiet ligger derinde, men det er gemt som en henvisning. Hver række navngiver sin leder, og ingen række navngiver sine medarbejdere, hvilket er den rigtige måde at holde et træ i en tabel på, og grunden til at filen ikke bliver til et diagram ved at blive indsat.

Der er to forskellige diagrammer, folk mener med et organisationsdiagram ud fra en CSV. Det ene er træet: en kasse pr. person, ledere over deres medarbejdere, læst for at besvare hvem der refererer til hvem. QueryChart har en dedikeret organisationsdiagram-editor til den form, og den er det bedre værktøj til det. Det andet er referencelinjen som en rute (den vej, en anmodning tager, mens den klatrer fra den, der oprettede den, til den, der må skrive under), og det er et flowchart, hvilket er, hvad denne side handler om.

Konverteringen er to operationer på eksporten. Den første er et opslag: kolonnen Linje til tager rækkenumre, hvor den første datarække tælles som 1, ikke id'er, så E1042 i en celle forbinder ingenting. Den anden er en vending: manager_id peger opad i træet, fra et barn til dets forælder, mens Linje til peger nedad i forløbet, fra en række til de rækker, den fører til. At få filen i en form, der overlever indsættelsen, er dækket i /da/guides/strukturer-csv-til-flowcharts, og den rene forælder-barn-udgave af de samme data ligger på /da/templates/csv-foraelder-barn-hierarki.

Eksemplet herunder er en godkendelseskæde bygget ud fra en eksport af netop den slags. Den bærer de tre ting, der gør virkelige HR-data besværlige: en række uden en leder på, en beskyttelse mod at en anmoder ligger inde i sin egen godkendelseskæde, og en godkender på orlov med en stedfortræder navngivet på sin række. Åbn regnearkspanelet nedenunder, og læs kolonnen Linje til ved siden af lærredet.

En referencelinje som en rute, ikke som et træ

Godkendelseskæden fra en HR-eksport i fire faser af færdighed. Åbn regnearkspanelet for at se, hvilke kolonner der er udfyldt.

1. Læs rækken, kontrollér for en leder

   De første rækker gør intet andet end at læse filen: "Opret en anmodning på et omkostningssted", derefter "Læs anmoderens række fra HR-eksporten" og så romben "Navngiver rækken en leder?". Dens nej-vej fører til "Bed HR om at rette referencelinjen", for et tomt manager_id er et dataproblem, før det er et routingproblem. Kun kolonnen Figur er udfyldt på dette stadie, så rækkerne er stadig en liste.

2. Følg manager_id opad gennem filen

   "Følg manager_id opad for at bygge godkendelseskæden" er den række, der gør arbejdet, og de tre romber efter den er de kontroller, den tur har brug for. "Ligger anmoderen inde i sin egen godkendelseskæde?" fanger cyklussen, "Er den navngivne godkender til stede?" leder over til en stedfortræder, og "Inden for den nærmeste leders godkendelsesgrænse?" afgør, om én underskrift afslutter det. Linje til rummer nu rækkenumre, så pilene findes, men intet siger endnu, hvilken udgang der er hvilken.

3. Sæt navne på eskaleringsgrenene

   Linjetekst parres med Linje til efter placering, så "Inden for grænsen,Over grænsen" sender det første tal til en underskrift og det andet til "Eskalér til afdelingschefen". Det samme par gentager sig hos afdelingschefen og igen hos direktøren, og det er den eskaleringsstige, jeres kolonne med godkendelsesgrænser allerede indeholder. Række 18 lukker det af med "Tage den til direktionen eller trække den tilbage?".

4. Tilføj de to banekolonner

   Kolonnen Vandret bane bærer niveauet i referencelinjen (Medarbejder, Nærmeste leder, Afdelingschef, Direktør, Direktion), så dybden i organisationstræet bliver til afstand hen over lærredet. Kolonnen Lodret bane bærer funktionen: Anmodende enhed, Økonomi, HR, Direktionssekretariat. Med begge udfyldt kan du læse af, at HR kun optræder, når eksporten var forkert, og Økonomi kun, når forbruget ligger på en anden enheds omkostningssted.

Sådan fungerer det

1. Eksportér de kolonner, routingen afhænger af

   Du har brug for employee_id, manager_id og et læsbart navn på hver person. Tilføj stillingsbetegnelse, omkostningssted, godkendelsesgrænse og enhver kolonne med stedfortrædere, for det er dem, der afgør, hvor en anmodning holder op med at klatre. Udelad alt, diagrammet aldrig kommer til at vise (løn, adresse, ansættelsesdato), for en smallere fil er langt lettere at kontrollere med øjnene, og en ukendt kolonne tages alligevel med gennem indsættelsen og ignoreres.

2. Læs filen som tekst, før et regneark gør det

   Åbn eksporten i en teksteditor først. Kontrollér, at skilletegnet er et komma og ikke et semikolon, at navne med et komma i er omsluttet af dobbelte anførselstegn, at filen er UTF-8, så navne med accenter overlever, og at den første overskrift virkelig er employee_id frem for et byte order mark efterfulgt af employee_id. Hver af de ting fejler lydløst: kolonner matches på overskriftsnavn, så en overskrift, der ikke er præcis det, du tror, matcher ingenting.

3. Beslut, hvilket af de to diagrammer du bygger

   En kasse pr. person, arrangeret efter hvem der refererer til hvem, er et træ og hører hjemme i organisationsdiagram-editoren. En vej, en anmodning rejser gennem referencelinjen, er et flowchart og hører hjemme her: én række pr. trin frem for én række pr. person, med eksporten som leverandør af niveauer, grænser og stedfortrædere. Beslut det, før du begynder at nummerere rækker, for de to former kan ikke konverteres til hinanden.

4. Vend manager_id om til rækkenumre

   Sortér rækkerne ind i den rækkefølge, du vil nummerere dem i, først, for Linje til henviser til placeringer, og at nummerere om bagefter omkobler alt. Saml derefter for hver person rækkenumrene på alle dem, hvis manager_id svarer til den persons employee_id, og læg dem i den persons Linje til adskilt af kommaer. Medarbejdere bliver til udgående pile; manager_id er kun opslagsnøglen og bliver aldrig indsat i Linje til selv.

5. Opløs de forældreløse rækker og cyklusserne i filen

   Sortér efter manager_id, og bekræft, at hver værdi optræder som et employee_id et sted i den samme fil. De, der ikke gør, er forældreløse, som regel fordi eksporten var afgrænset til én afdeling eller til aktive medarbejdere. Gå derefter hver kæde opad, og stop, hvis du kommer forbi den samme række igen: et par rækker, der navngiver hinanden, er en cyklus, og det er enten en konstitueringsordning, ingen fik lukket, eller to rækker redigeret samme dag af hver sin person.

6. Indsæt den, og tilføj så figurer og baner

   Træk .csv-filen over på et nyt diagrams regnearksområde, eller indsæt CSV-teksten i det. Sæt Figur til Beslutning på de rækker, der stiller et spørgsmål, og til Start, Succes og Afvist på slutpunkterne, læg svarene i Linjetekst i samme rækkefølge som tallene i Linje til, og læg beføjelsesniveauet i kolonnen Vandret bane, så hvert trin på referencelinjen får sin egen bane.

Faldgruber du skal undgå

• manager_id peger opad, Linje til peger nedad

  Lederkolonnen navngiver en forælder; kolonnen Linje til navngiver efterfølgere. Flyt den ene over i den anden uændret, og hver pil løber fra en person til dennes chef. Tegnet er toppen af organisationen: den ender med pile pegende ind i sig fra alle retninger og ingen ud.

• Et employee_id er ikke et rækkenummer

  Linje til læser placeringer i arket (tallene ned ad venstre side i editoren), så en celle med E1042 eller 00147 forbinder ingenting og giver ingen fejl. Lav sammenkørslen i eksporten og erstat id'er med placeringer, før du indsætter. /da/guides/definer-flowchart-forbindelser-i-csv dækker den kolonne i detaljer.

• Ledere, som eksporten ikke indeholder

  Et manager_id uden en matchende employee_id-række er forældreløst, og det betyder næsten aldrig, at personen ingen leder har. Afdelingsafgrænsede eksporter, filtre på kun aktive og en fratrådt, hvis afløser aldrig blev registreret, giver alle det resultat. Det tomme felt allerallerøverst i organisationen er det ene legitime tilfælde.

• Regnearket omskrev i stilhed id'erne

  Medarbejdernumre med foranstillede nuller er det klassiske offer: åbn CSV-filen i et regneark, og 00147 bliver til 147, så halvdelen af sammenkørslerne på manager_id holder op med at matche, og du får en skov af enkeltpersonstræer. Arbejd ud fra den rå tekst, eller importér id-kolonnerne som tekst, og sammenlign antallet af rækker i din sammenkørsel med antallet af rækker i filen.

Åbn eksemplet med referencelinjen

Åbn eksemplet som dit eget diagram for at se kolonnerne udfyldt, og indsæt derefter din egen eksport over rækkerne, når employee_id og manager_id er opløst til rækkenumre.

Åbn eksemplet med referencelinjen

Relaterede guides

• Sådan laver du et organisationsdiagram fra Excel i Visio
• Sådan kortlægger du roller og ansvar i en proces
• Sådan kortlægger du en godkendelsesproces

Ofte stillede spørgsmål

Kan QueryChart importere en CSV med et organisationsdiagram direkte?

Du får rækkerne ind ved at trække .csv-filen over på regnearksområdet eller ved at indsætte CSV-teksten i det, og kolonner matches på overskriftsnavn frem for på placering, så den rækkefølge, de står i, er uden betydning, og alt ukendt tages med og ignoreres. Det, den ikke gør, er at udlede et hierarki for dig: der er ingen importguide, intet skærmbillede til kolonnekobling og ingen forbindelse til et HR-system. Filen skal allerede sige i kolonnen Linje til, hvilke rækkenumre hver række forbinder til.

Skal jeg bruge flowchart-editoren eller organisationsdiagram-editoren?

Er resultatet et bemandingstræ (en kasse pr. person, ledere over medarbejdere, læst for at besvare hvem der refererer til hvem), så brug den dedikerede organisationsdiagram-editor, som er bygget til den form og holder én forælder pr. person. Brug flowchart-editoren, når referencelinjen er en rute frem for et billede: en godkendelse, der klatrer, indtil den møder nogen med en høj nok grænse, en eskaleringsvej, en anmodning, der skal en tur omkring Økonomi. De har beslutninger og undtagelser i sig, og en beslutning er ikke noget, et træ kan tegne.

Hvad sker der, hvis to personer refererer til hinanden?

Diagrammet tegner det (et par pile, der peger på hinanden), men alt, der går kæden opad til toppen, afsluttes ikke, og det er derfor, du kontrollerer for cyklusser i filen frem for efter indsættelsen. I praksis er en cyklus en konstitueringsordning, ingen fik lukket, eller to rækker redigeret samme dag af hver sin person. Eksempeldiagrammet beskytter mod routing-udgaven af det samme problem med beslutningen "Ligger anmoderen inde i sin egen godkendelseskæde?", som springer et niveau over i stedet for at gå i ring.

Min eksport er semikolonadskilt, og nogle navne indeholder kommaer.

Begge dele er normale for HR-eksporter, og begge kan rettes i filen. En semikolonadskilt eksport (almindelig når systemet er sat op til en europæisk lokalitet) bør eksporteres igen eller konverteres til kommaer; indsæt den, som den er, og hele overskriftsrækken lander i én kolonne, hvilket i det mindste fejler tydeligt frem for skjult. En værdi med et komma i er lovlig, så længe den er omsluttet af dobbelte anførselstegn, så "Nakamura, Yuki" forbliver ét felt, mens den samme tekst uden anførselstegn bliver til to.

Hvordan holder jeg diagrammet aktuelt, når HR-systemet ændrer sig?

Ved at eksportere og indsætte igen, ikke ved at forbinde de to: der er ingen levende forbindelse mellem QueryChart og et HR-system. Det betyder mindre, end det lyder, for det, du tegnede, er routingreglen frem for navnelisten: eskalér til afdelingschefen, når beløbet er over den nærmeste leders grænse, overlever en omorganisering, der ændrer hvert eneste navn i filen. Lav eksporten om, når niveauerne eller grænserne ændrer sig, og lad den være, når det kun er personerne, der gør.