Sådan laver du et organisationsdiagram ud fra en CSV

Sådan fungerer det

1. Eksportér de kolonner, routingen afhænger af

   Du har brug for employee_id, manager_id og et læsbart navn på hver person. Tilføj stillingsbetegnelse, omkostningssted, godkendelsesgrænse og enhver kolonne med stedfortrædere, for det er dem, der afgør, hvor en anmodning holder op med at klatre. Udelad alt, diagrammet aldrig kommer til at vise (løn, adresse, ansættelsesdato), for en smallere fil er langt lettere at kontrollere med øjnene, og en ukendt kolonne tages alligevel med gennem indsættelsen og ignoreres.

2. Læs filen som tekst, før et regneark gør det

   Åbn eksporten i en teksteditor først. Kontrollér, at skilletegnet er et komma og ikke et semikolon, at navne med et komma i er omsluttet af dobbelte anførselstegn, at filen er UTF-8, så navne med accenter overlever, og at den første overskrift virkelig er employee_id frem for et byte order mark efterfulgt af employee_id. Hver af de ting fejler lydløst: kolonner matches på overskriftsnavn, så en overskrift, der ikke er præcis det, du tror, matcher ingenting.

3. Beslut, hvilket af de to diagrammer du bygger

   En kasse pr. person, arrangeret efter hvem der refererer til hvem, er et træ og hører hjemme i organisationsdiagram-editoren. En vej, en anmodning rejser gennem referencelinjen, er et flowchart og hører hjemme her: én række pr. trin frem for én række pr. person, med eksporten som leverandør af niveauer, grænser og stedfortrædere. Beslut det, før du begynder at nummerere rækker, for de to former kan ikke konverteres til hinanden.

4. Vend manager_id om til rækkenumre

   Sortér rækkerne ind i den rækkefølge, du vil nummerere dem i, først, for Linje til henviser til placeringer, og at nummerere om bagefter omkobler alt. Saml derefter for hver person rækkenumrene på alle dem, hvis manager_id svarer til den persons employee_id, og læg dem i den persons Linje til adskilt af kommaer. Medarbejdere bliver til udgående pile; manager_id er kun opslagsnøglen og bliver aldrig indsat i Linje til selv.

5. Opløs de forældreløse rækker og cyklusserne i filen

   Sortér efter manager_id, og bekræft, at hver værdi optræder som et employee_id et sted i den samme fil. De, der ikke gør, er forældreløse, som regel fordi eksporten var afgrænset til én afdeling eller til aktive medarbejdere. Gå derefter hver kæde opad, og stop, hvis du kommer forbi den samme række igen: et par rækker, der navngiver hinanden, er en cyklus, og det er enten en konstitueringsordning, ingen fik lukket, eller to rækker redigeret samme dag af hver sin person.

6. Indsæt den, og tilføj så figurer og baner

   Træk .csv-filen over på et nyt diagrams regnearksområde, eller indsæt CSV-teksten i det. Sæt Figur til Beslutning på de rækker, der stiller et spørgsmål, og til Start, Succes og Afvist på slutpunkterne, læg svarene i Linjetekst i samme rækkefølge som tallene i Linje til, og læg beføjelsesniveauet i kolonnen Vandret bane, så hvert trin på referencelinjen får sin egen bane.

Ofte stillede spørgsmål

Kan QueryChart importere en CSV med et organisationsdiagram direkte?

Du får rækkerne ind ved at trække .csv-filen over på regnearksområdet eller ved at indsætte CSV-teksten i det, og kolonner matches på overskriftsnavn frem for på placering, så den rækkefølge, de står i, er uden betydning, og alt ukendt tages med og ignoreres. Det, den ikke gør, er at udlede et hierarki for dig: der er ingen importguide, intet skærmbillede til kolonnekobling og ingen forbindelse til et HR-system. Filen skal allerede sige i kolonnen Linje til, hvilke rækkenumre hver række forbinder til.

Skal jeg bruge flowchart-editoren eller organisationsdiagram-editoren?

Er resultatet et bemandingstræ (en kasse pr. person, ledere over medarbejdere, læst for at besvare hvem der refererer til hvem), så brug den dedikerede organisationsdiagram-editor, som er bygget til den form og holder én forælder pr. person. Brug flowchart-editoren, når referencelinjen er en rute frem for et billede: en godkendelse, der klatrer, indtil den møder nogen med en høj nok grænse, en eskaleringsvej, en anmodning, der skal en tur omkring Økonomi. De har beslutninger og undtagelser i sig, og en beslutning er ikke noget, et træ kan tegne.

Hvad sker der, hvis to personer refererer til hinanden?

Diagrammet tegner det (et par pile, der peger på hinanden), men alt, der går kæden opad til toppen, afsluttes ikke, og det er derfor, du kontrollerer for cyklusser i filen frem for efter indsættelsen. I praksis er en cyklus en konstitueringsordning, ingen fik lukket, eller to rækker redigeret samme dag af hver sin person. Eksempeldiagrammet beskytter mod routing-udgaven af det samme problem med beslutningen "Ligger anmoderen inde i sin egen godkendelseskæde?", som springer et niveau over i stedet for at gå i ring.

Min eksport er semikolonadskilt, og nogle navne indeholder kommaer.

Begge dele er normale for HR-eksporter, og begge kan rettes i filen. En semikolonadskilt eksport (almindelig når systemet er sat op til en europæisk lokalitet) bør eksporteres igen eller konverteres til kommaer; indsæt den, som den er, og hele overskriftsrækken lander i én kolonne, hvilket i det mindste fejler tydeligt frem for skjult. En værdi med et komma i er lovlig, så længe den er omsluttet af dobbelte anførselstegn, så "Nakamura, Yuki" forbliver ét felt, mens den samme tekst uden anførselstegn bliver til to.

Hvordan holder jeg diagrammet aktuelt, når HR-systemet ændrer sig?

Ved at eksportere og indsætte igen, ikke ved at forbinde de to: der er ingen levende forbindelse mellem QueryChart og et HR-system. Det betyder mindre, end det lyder, for det, du tegnede, er routingreglen frem for navnelisten: eskalér til afdelingschefen, når beløbet er over den nærmeste leders grænse, overlever en omorganisering, der ændrer hvert eneste navn i filen. Lav eksporten om, når niveauerne eller grænserne ændrer sig, og lad den være, når det kun er personerne, der gør.