CSV til organisationsdiagram: skabelon (godkendelsesbeføjelser)

Den CSV-fil, der giver dette diagram

Én række pr. trin. Tallene i Linje til er rækkenumre — det er dem, der tegner forbindelserne, og det er den kolonne, de fleste filer mangler.

#,Figur,Bokstekst,Linje til,Linjetekst,Vandret bane,Lodret bane
1,Start,Opret en anmodning på et omkostningssted,2,,Medarbejder,Anmodende enhed
2,Process,Læs anmoderens række fra HR-eksporten,3,,Medarbejder,Anmodende enhed
3,Decision,Navngiver rækken en leder?,"6, 4","Ja, Nej",Medarbejder,Anmodende enhed
4,Process,Bed HR om at rette referencelinjen,5,,Medarbejder,HR
5,Decision,Er referencelinjen rettet inden fristen?,"6, 22","Ja, Nej",Medarbejder,HR
6,Process,Følg manager_id opad for at bygge godkendelseskæden,7,,Nærmeste leder,Anmodende enhed
7,Decision,Ligger anmoderen inde i sin egen godkendelseskæde?,"8, 12","Nej, Ja: spring et niveau over",Nærmeste leder,Anmodende enhed
8,Decision,Er den navngivne godkender til stede?,"10, 9","Til stede, På orlov",Nærmeste leder,Anmodende enhed
9,Process,"Send videre til den stedfortræder, der står på godkenderens række",10,,Nærmeste leder,HR
10,Decision,Inden for den nærmeste leders godkendelsesgrænse?,"11, 12","Inden for grænsen, Over grænsen",Nærmeste leder,Anmodende enhed
11,Process,Den nærmeste leder underskriver anmodningen,19,,Nærmeste leder,Anmodende enhed
12,Process,Eskalér til afdelingschefen,13,,Afdelingschef,Anmodende enhed
13,Decision,Inden for afdelingschefens godkendelsesgrænse?,"14, 15","Inden for grænsen, Over grænsen",Afdelingschef,Anmodende enhed
14,Process,Afdelingschefen underskriver anmodningen,19,,Afdelingschef,Anmodende enhed
15,Process,Eskalér til direktøren for området,16,,Direktør,Anmodende enhed
16,Decision,Inden for direktørens godkendelsesgrænse?,"17, 18","Inden for grænsen, Over grænsen",Direktør,Anmodende enhed
17,Process,Direktøren underskriver anmodningen,19,,Direktør,Anmodende enhed
18,Decision,Tage den til direktionen eller trække den tilbage?,"20, 25","Tag den op, Træk tilbage",Direktør,Anmodende enhed
19,Decision,Ligger forbruget på en anden enheds omkostningssted?,"21, 23","Ja, Nej",Direktion,Økonomi
20,Decision,Godkender direktionen?,"19, 24","Godkendt, Afvist",Direktion,Direktionssekretariat
21,Process,Økonomi medunderskriver for det ejende omkostningssted,23,,Direktion,Økonomi
22,Reject,Returneret: ingen godkender i referencelinjen,,,Medarbejder,HR
23,Success,Godkendt og registreret på omkostningsstedet,,,Direktion,Økonomi
24,Reject,Afvist med begrundelsen registreret,,,Direktion,Direktionssekretariat
25,End,Trukket tilbage af anmoderen,,,Medarbejder,Anmodende enhed

Sådan fungerer det

1. Ret eksporten, før du rører diagrammet

   Åbn CSV-filen i en almindelig teksteditor og ikke i et regneark, og se på den første linje. Er felterne adskilt af semikolon, er den eksporteret under en europæisk lokalitet, og de fleste importfunktioner vil læse hele filen som én kolonne. Ser den første overskriftscelle ud som employee_id med et usynligt tegn foran, er det et UTF-8-byteordensmærke, og det vil forhindre overskriften i at matche. Kontrollér, at ethvert felt med et komma i er omsluttet af dobbelte anførselstegn, og at medarbejder-id'er med foranstillede nuller overlevede: en tur gennem et regneark er der, de sædvanligvis dør.

2. Skær eksporten ned til de fem kolonner, der ruter

   employee_id, full_name, job_title, manager_id og cost_centre. Slet intet i kildefilen; tag en kopi. Kontrollér derefter to ting, en trætegning også ville have brug for: at præcis én række har et tomt manager_id, og at intet manager_id navngiver et employee_id, der ikke findes i filen. En leder, der stoppede i sidste måned, står stadig på tolv rækker og er den mest almindelige grund til, at en kæde stopper på halvvejen.

3. Form den om til editorens kolonner

   QueryChart importerer på overskrift, så de kolonner, du skal frembringe, er Figur, Bokstekst, Linje til, Linjetekst, Vandret bane og Lodret bane. Bokstekst er etiketten i kassen, Figur er Proces, Beslutning, Start, Slut, Succes eller Afvist, og de to banekolonner placerer kassen. Linje til er rækkenummeret på det næste trin, adskilt af kommaer ved en beslutning, med Linjetekst der bærer de tilsvarende grenetiketter i samme rækkefølge. Træk filen over på regnearksområdet i et åbent diagram, eller indsæt CSV-teksten i det.

4. Skriv jeres virkelige beløbsgrænser ind på de tre beslutninger

   "Inden for den nærmeste leders godkendelsesgrænse?" og dens to søskende er bevidst uden tal, for beløbene står ikke i nogen HR-eksport: de kommer fra en politik for uddelegering af beføjelser. Skriv beløbet ind i hver beslutnings bokstekst, og notér i boksens kommentar, hvilken version af politikken det kom fra, og hvornår den sidst blev gennemgået. En trappe uden tal på ruter ingenting.

5. Beslut, hvad en tom stedfortræder betyder

   Orlovsgrenen forudsætter, at godkenderens række bærer en værdi i delegate eller acting_manager. Beslut nu, hvad der sker, når den er tom: eskalér automatisk et niveau, eller hold anmodningen tilbage og orientér HR. Begge dele kan forsvares. At lade det være uafklaret betyder, at anmodningen ligger hos en navngiven ejer, som ikke læser den, og det kan ikke skelnes fra at være væk.

6. Hold det her adskilt fra bemandingens organisationsdiagram

   Den samme eksport kan frembringe to ting, og de besvarer hvert sit spørgsmål. Et træ tegnet i QueryCharts organisationsdiagrameditor viser, hvem der refererer til hvem, og hvor mange der sidder under hver leder. Dette flowchart viser, hvordan en anmodning rejser gennem det træ. Forsøg ikke at få ét dokument til at gøre begge dele: træet får beslutningsromber, det ikke kan forklare, og flowchartet får hver eneste medarbejder, der aldrig godkender noget.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke kolonner har HR-eksporten reelt brug for?

Fem. employee_id, en stabil identifikator for hver person. manager_id, som rummer employee_id på den persons leder, og det er den kolonne, hierarkiet lever i. full_name og job_title, som bliver den tekst, folk læser på kasserne. Og cost_centre, som er det, der overhovedet gør beslutningen om krydsafregning besvarlig. Alt andet i en løn- eller HR-eksport (løntrin, startdato, lokation, ansættelsesform, cpr-nummer) er enten uden betydning for ruten eller data, du ikke bør indsætte i et diagram. Tag en kopi af filen, behold de fem, og lad originalen være.

Hvorfor åbner min CSV som én enkelt kolonne?

Fordi feltadskilleren ikke er et komma. Eksporter genereret under en europæisk lokalitet bruger rutinemæssigt et semikolon, da kommaet er decimaltegn der, og en fil fuld af semikolon læst som kommaadskilt er ét felt pr. linje. To andre almindelige årsager: filen blev gemt som UTF-16 frem for UTF-8, så hvert tegn følges af en nulbyte, og intet matcher, eller den første overskriftscelle bærer et byteordensmærke, der i stilhed gør employee_id til en anden tekststreng end employee_id. Åbn filen i en almindelig teksteditor, og se på linje ét, før du giver importen skylden.

Er det det samme som et organisationsdiagram?

Nej, og det er værd at være præcis om forskellen. Et organisationsdiagram er et træ: det besvarer, hvem der refererer til hvem, hvor dyb strukturen er, og hvor mange der sidder under hver leder, og QueryChart har en dedikeret organisationsdiagrameditor, der tegner netop det ud fra den samme eksport. Denne skabelon er et flowchart. Det besvarer et rutespørgsmål: denne anmodning skal godkendes, hvis underskrift har den brug for, og hvor går den hen, når den person er over sin grænse, fraværende eller selv anmoderen. Træet er inputtet. Flowchartet er det, du gør med det. De fleste organisationer har brug for begge, tegnet hver for sig.

Hvad går i stykker, når filen importeres?

Tre ting, og kun én af dem larmer. Kolonnen Linje til rummer rækkenumre frem for trinnavne, så en kant, der peger på en række, som ikke findes, bliver droppet uden nogen besked overhovedet, og kassen står der ganske enkelt uden forbindelse. At indsætte en række omnummererer hver række nedenunder, og derfor er det sikrere at føje til nederst og pege om end at indsætte. Og et figurnavn, editoren ikke genkender, normaliseres til Proces, så en fejlstavet Beslutning bliver til et rektangel med sine grenetiketter stadig hængende på pilene. Kontrollér romberne efter enhver import; det er der, en tavs fejl viser sig først.

Hvordan fastsætter man godkendelsesgrænserne?

Ud fra en nedskrevet politik for uddelegering af beføjelser, ikke ud fra organisationsdiagrammet. Organisationsdiagrammet fortæller dig rækkefølgen af niveauerne; politikken fortæller dig beløbet på hvert af dem, og de to bliver vedligeholdt af forskellige mennesker. Tre praktiske regler. Giv hvert niveau et formuleret beløb, også det øverste, så der ikke findes et beløb, ingen må godkende. Lad intervallerne være uden overlap, så præcis ét niveau er det laveste, der kan underskrive et givet beløb. Og angiv, om en anmodning må deles op, for en politik med en grænse og uden en bestemmelse mod opdeling er en grænse for papirarbejde frem for for forbrug.