CSV til proceskort: skabelon (fra ordre til levering)

Hvad er CSV til proceskort: skabelon (fra ordre til levering)?

En CSV er det, der kommer ud af et system, ikke det, du arbejder i. Eksportér ordrelinjer fra SAP, NetSuite eller Business Central, og du får ren tekst: en overskriftsrække med kolonnenavne, derefter én række pr. ordrelinje, felterne adskilt af en feltadskiller og omsluttet af dobbelte anførselstegn overalt, hvor et felt selv indeholder den adskiller. Der er ingen formler, intet andet faneblad, ingen cellefarver og ingen sammenflettede overskrifter, for formatet har ingen steder at lægge dem. Det, der overlever, er det, systemet gemmer: dokumentnumre, varenumre, mængder, datoer gengivet som tekst i det format, eksporten nu var sat op med, og statuskoder. Det, der ikke overlever, er alt det, et menneske lagde oven på: farven der betød spærret, noten i margenen, fanebladet der hed Proces.

Den eksport besvarer, hvor hver linje stoppede. Den besvarer ikke, hvordan den kom dertil, og en liste af statusser kan ikke bringes til at besvare det, for en status er et hvilested, og en proces er de træk, der ligger imellem dem. At læse en er også sværere, end det ser ud: en eksport af tusind ordrelinjer er måske to hundrede ordrer, hvoraf flere optræder to gange, fordi en dellevering skabte en restordre under et andet dokumentnummer. Intet i filen markerer de to som den samme ordre ud over en referencekolonne, som nogen skal vide, de skal kigge i.

Et proceskort er svaret, og det adskiller sig fra et flowchart på ét punkt, der betyder noget her: fasen. Et flowchart over en ordre fortæller dig, hvad der sker som det næste. Et proceskort lægger hvert trin under den fase af ordren, det hører til, så du kan se, at seks af de tyve trin ligger i én fase, og at ordren skifter hænder fire gange på vejen igennem. I QueryCharts regneark bor fasen i kolonnen Vandret bane og rollen i kolonnen Lodret bane, én række pr. trin, med kolonnen Linje til der navngiver de rækkenumre, hvert trin overleverer til. Diagrammet herunder er det kort for en virksomhed med fysiske varer, tegnet fra én start til fire forskellige slutpunkter, og resten af denne side handler om at få din fil i en stand, hvor den vil importere.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Seks fasekolonner (Ordremodtagelse, Kreditkontrol, Reservation, Pluk og pak, Afsendelse og transport samt Fakturering og lukning) krydset med fem baner: Kunde, Salg, Lager, Økonomi og Fragtfører, så en eksports kolonner for ejer og status bliver til en position på siden i stedet for to koder mere.
• Ordremodtagelse, som en eksport faktisk registrerer den: "Indtast ordrelinjerne i ERP-systemet" én linje ad gangen, derefter "Stemmer de bestilte linjer med tilbuddet?", hvis afvigelsesgren løber gennem "Accepterer kunden de rettede linjer?" til enten ordrebekræftelsen eller "Ordre annulleret før afsendelse".
• En kreditfase, der kan standse en ordre helt. "Er ordren inden for kreditmaksimum?" prøver hele den åbne saldo og ikke denne ordre alene, og grenen over maksimum når frem til "Er forudbetalingen modtaget eller maksimum hævet?", som enten frigiver ordren eller afslutter den ved "Ordre lukket som kreditafvisning".
• Beslutningen om dellevering, der gør eksporten forvirrende senere: "Er alle linjer på lager?" giver ordrer med mangler videre til "Sende de tilgængelige linjer nu?", hvor en opdeling af ordren skaber en restordre under et andet dokumentnummer, mens det at vente fører tilbage til "Reservér varer på hver ordrelinje".
• En pluksløjfe med en lagerkorrektion i sig: "Stemmer den pakkede mængde med pluklisten?" sender en afvigelse til "Tæl om, og ret lagerposten" og tilbage til "Pluk og pak efter pluklisten", efterfulgt af overleveringen mellem to baner gennem "Overdrag forsendelsen til fragtføreren".
• Levering og penge som en del af det samme kort: "Blev leveringen modtaget fuldt ud?" i Kunde-banen, en beskadiget eller mangelfuld levering der ender ved "Levering lukket med en reklamation oprettet", og "Er fakturaen betalt inden forfaldsdatoen?", der løber i sløjfe gennem "Ryk for den forfaldne faktura", indtil den når "Ordre leveret og faktura betalt".

Hvornår du skal bruge skabelonen

• Du har en ordreeksport åben, intet diagram nogen steder, og nogen har spurgt, hvad processen fra ordre til levering er, frem for hvad tallene var.
• Ordrer er forsinkede, og hver afdeling kan gøre rede for sin egen fase, så diskussionen handler om overleveringerne imellem dem, og ingen har tegnet en.
• En delleveret ordre optræder to gange i hver eneste eksport under to dokumentnumre, og intet diagram siger, hvornår en opdeling er tilladt, eller hvem der godkender den.
• Økonomi og lageret er uenige om, hvornår en ordre kan faktureres, fordi processen aldrig har angivet, om det er den leverede eller den bestilte mængde, der faktureres.
• I er ved at opsætte eller udskifte et ERP-system og har brug for den nuværende proces på én side, før nogen kortlægger den over på det nye systems dokumentflow.

Den CSV-fil, der giver dette diagram

Én række pr. trin. Tallene i Linje til er rækkenumre — det er dem, der tegner forbindelserne, og det er den kolonne, de fleste filer mangler.

#,Figur,Bokstekst,Linje til,Linjetekst,Vandret bane,Lodret bane
1,Start,Kunden sender en indkøbsordre,2,,Ordremodtagelse,Kunde
2,Manual input,Indtast ordrelinjerne i ERP-systemet,3,,Ordremodtagelse,Salg
3,Decision,Stemmer de bestilte linjer med tilbuddet?,"6, 4","Stemmer, Pris eller mængde afviger",Ordremodtagelse,Salg
4,Decision,Accepterer kunden de rettede linjer?,"6, 5","Rettede linjer accepteret, Ordre trukket tilbage",Ordremodtagelse,Kunde
5,Reject,Ordre annulleret før afsendelse,,,Ordremodtagelse,Salg
6,Process,Bekræft ordren og den ønskede leveringsdato,7,,Ordremodtagelse,Salg
7,Process,Hold kundens saldo op mod kreditmaksimum,8,,Kreditkontrol,Økonomi
8,Decision,Er ordren inden for kreditmaksimum?,"11, 9","Inden for maksimum, Over maksimum",Kreditkontrol,Økonomi
9,Decision,Er forudbetalingen modtaget eller maksimum hævet?,"11, 10","Frigivet, Ingen af delene",Kreditkontrol,Økonomi
10,Reject,Ordre lukket som kreditafvisning,,,Kreditkontrol,Økonomi
11,Process,Frigiv ordren til lageret,12,,Kreditkontrol,Salg
12,Process,Reservér varer på hver ordrelinje,13,,Reservation,Lager
13,Decision,Er alle linjer på lager?,"15, 14","Alle linjer reserveret, Mangler på en eller flere linjer",Reservation,Lager
14,Decision,Sende de tilgængelige linjer nu?,"15, 12","Dellevering med restordre, Vent på hele ordren",Reservation,Salg
15,Process,Pluk og pak efter pluklisten,16,,Pluk og pak,Lager
16,Decision,Stemmer den pakkede mængde med pluklisten?,"18, 17","Stemmer, Afvigelse",Pluk og pak,Lager
17,Process,"Tæl om, og ret lagerposten",15,,Pluk og pak,Lager
18,Process,Overdrag forsendelsen til fragtføreren,19,,Afsendelse og transport,Lager
19,Process,"Transportér forsendelsen, og registrér leveringsbeviset",20,,Afsendelse og transport,Fragtfører
20,Decision,Blev leveringen modtaget fuldt ud?,"23, 21","Modtaget fuldt ud, Beskadiget eller manglende",Afsendelse og transport,Kunde
21,Compensation,"Opret en reklamation, og udsted en kreditnota",22,,Fakturering og lukning,Salg
22,End,Levering lukket med en reklamation oprettet,,,Fakturering og lukning,Salg
23,Process,Bogfør fakturaen på de leverede linjer,24,,Fakturering og lukning,Økonomi
24,Decision,Er fakturaen betalt inden forfaldsdatoen?,"26, 25","Betalt, Forfalden",Fakturering og lukning,Økonomi
25,Process,Ryk for den forfaldne faktura,24,,Fakturering og lukning,Økonomi
26,Success,Ordre leveret og faktura betalt,,,Fakturering og lukning,Økonomi

Sådan fungerer det

1. Åbn filen i en teksteditor, før du åbner nogen editor

   En CSV er tekst, så se på den som tekst først. Kontrollér tre ting på de første to linjer: feltadskilleren, som i de fleste europæiske lokaliteter er et semikolon frem for et komma, fordi listeadskilleren følger den regionale indstilling; om overskriftsrækken virkelig er den første linje, da mange eksporter sætter en rapporttitel og filterkriterierne foran; og om der sidder vildfarne tegn foran det første kolonnenavn, hvilket er, hvordan et byteordensmærke ser ud, når noget har undladt at fjerne det. Slet enhver indledning og enhver totalrække i bunden, og gem som almindelig UTF-8.

2. Saml ordrelinjerne til procestrin

   Eksporten har én række pr. ordrelinje. Kortet skal have én række pr. trin, og de to har intet med hinanden at gøre: halvtreds rækker med varenumre beskriver én ordre, der passerer én fase. Find i stedet dine trin ud fra dokumentnumrene (ordre, kreditspærring, følgeseddel, faktura, kreditnota), for hvert af dem er et øjeblik, hvor ordren skiftede hænder. Behold detaljen på linjeniveau som et antal i kolonnen Noter, hvis du vil have den med på diagrammet.

3. Omnummerér kolonnen Linje til, for jeres nøgler er ikke rækkenumre

   Linje til tager det rækkeNUMMER, et trin forbinder til, adskilt af kommaer, og Linjetekst tager etiketterne på forbindelserne i samme rækkefølge. Jeres eksports nøgler er dokumentnumre, og at indsætte dem giver et diagram helt uden pile: et mål, der ikke navngiver nogen række, bliver droppet i stilhed. Nummerér dine trin 1 til n i den rækkefølge, de optræder, og skriv så målene op mod de numre. At indsætte et trin senere rykker hvert tal nedenunder, så importér først, og tilføj trin i editoren.

4. Læg fasen i Vandret bane og rollen i Lodret bane

   Det er den kolonne, der gør det til et proceskort frem for et flowchart. Vandret bane rummer Ordremodtagelse, Kreditkontrol, Reservation, Pluk og pak, Afsendelse og transport samt Fakturering og lukning, eller hvad jeres seks faser nu er; Lodret bane rummer Kunde, Salg, Lager, Økonomi og Fragtfører. Importen matcher på overskrifter og ikke på kolonnernes placering, så de to overskrifter kan stå hvor som helst i filen, og kolonner, du ikke genkender, tages med og ignoreres.

5. Skriv jeres to grænser ind i beslutningerne

   "Er ordren inden for kreditmaksimum?" og "Sende de tilgængelige linjer nu?" er de to steder, denne proces bøjer, og begge er i dag skønsmæssige. Angiv, hvad kreditprøven måler (den samlede eksponering inklusive åbne fakturaer, eller denne ordre alene), og angiv, hvem der må godkende en dellevering, og over eller under hvilken værdi. En beslutning uden en formuleret grænse bliver besvaret forskelligt af hver person, der når frem til den.

6. Omdøb Fragtfører-banen til den part, I reelt bruger

   Fragtfører-banen findes, for at det ene trin, som ingen i jeres bygning udfører, bliver synligt. Omdøb den til den fragtfører eller det eksterne lager, I bruger, og leverer I på egne biler, så læg den ind i Lager frem for at efterlade en bane, der antyder en ekstern overlevering, I ikke foretager. Det samme gælder Kunde-banen: behold den, for de to kundebeslutninger er der, det meste af forsinkelsen i denne proces reelt ligger.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på et proceskort og et flowchart?

Faserne, og hvad de lader dig se. Et flowchart viser rækkefølgen af trin og beslutningerne imellem dem, og det er komplet, når hver vej ender et sted. Et proceskort beholder alt det og lægger en akse mere til: hvert trin hører også til en fase af arbejdet, så diagrammet viser, hvor indsatsen er koncentreret, og hvor arbejdet skifter hænder. For ordre til levering betyder det noget, for forsinkelsen ligger næsten aldrig inde i en fase. Den ligger imellem dem: en ordre der er frigivet, men ikke reserveret, eller pakket, men ikke afhentet. Tegn én ordre som et flowchart, og du ser trinnene. Tegn processen som et kort, og du ser, at den krydser fire teams, og at to af de overgange slet ikke har nogen defineret udløser.

Hvad står der egentlig i en ERP-ordreeksport?

Én række pr. ordrelinje og et sæt kolonner, der beskriver den linje frem for processen. Typisk: ordrenummeret, linjenummeret, kunden, et varenummer og en beskrivelse, bestilte og leverede mængder, en pris, en ønsket og en bekræftet dato, en statuskode og ofte et lever- eller fakturadokumentnummer, når de findes. Datoer ankommer som tekst i det format, eksportprofilen angav, og det er derfor, den samme fil læst i to lande frembringer to forskellige sæt datoer. Lange numeriske referencer er værd at holde øje med: åbn en CSV i et regneark, og gem den igen, så forsvinder foranstillede nuller, mens et tilstrækkeligt langt ordrenummer kan komme tilbage i videnskabelig notation. Intet af det er eksportens skyld, men det hele står i filen, når den når frem til dig.

Hvorfor importeres min CSV ind i de forkerte kolonner?

Som regel feltadskilleren eller overskriftsrækken. Importen matcher på overskrifter, så filen skal have en rigtig overskriftsrække som sin første linje, og en eksport, der begynder med en rapporttitel, en kørselsdato og filterkriterierne, har sin overskrift på linje fire. Den anden almindelige årsag er en semikolonadskilt fil, der læses som kommaadskilt, eller omvendt, hvilket lander hver række i én enkelt kolonne. Derefter kigger du på anførselstegnene: et felt, der indeholder feltadskilleren, skal omsluttes af dobbelte anførselstegn, og et dobbelt anførselstegn inde i et sådant felt skrives to gange. En adressekolonne med et komma i, eksporteret uden anførselstegn, forskyder hver kolonne til højre for sig med én, men kun for den række.

Kan jeg importere eksporten direkte uden at redigere den?

Ikke til nogen nytte, og ikke på grund af importen. De kolonner, QueryChart læser, er Figur, Bokstekst, Linje til, Linjetekst, Linjestil, Vandret bane, Lodret bane, Noter og Link, og intet ERP-system eksporterer dem. Ekstra kolonner tages med og ignoreres, så du kan lade varenumre og priser blive i filen, men de to kolonner, der laver et diagram (Bokstekst og Linje til), skal skrives af dig. Der er ingen forbindelse og ingen importguide: du trækker .csv-filen over på regnearksområdet eller indsætter CSV-teksten i det, og det, du får, er det, overskrifterne matchede. Eksporten er kilden til kendsgerningerne, ikke kilden til diagrammet.

Skal kortet vise én ordre eller hele processen?

Processen. Én ordre er en sag, og en sag tager altid kun én rute, så et diagram af den viser de grene, netop den ordre tilfældigvis tog, og ingen af dem, den undgik. Det er derfor, diagrammet ovenfor har ni beslutninger og fire slutpunkter: en ordre kan annulleres ved modtagelsen, afvises på kredit, lukkes med en reklamation eller leveres og betales, og en virkelig proces må anerkende alle fire. Brug jeres eksport til at finde ud af, hvilke grene der bærer reel mængde (hvor mange ordrer der blev kreditspærret, hvor mange der blev delleveret, hvor mange der frembragte en kreditnota), og læg de antal i kolonnen Noter ud for den beslutning, de hører til. Det er den ærlige brug af dataene: filen fortæller dig, hvor ofte hver rute tages, og kortet fortæller dig, hvad ruterne er.

Relaterede processer

• Flowchart for ordrebehandling: fra ordre til levering

  Skabelon til ordrebehandling i fem baner: validering, kreditcheck, lagerreservation, pluk og pak, forsendelse, levering samt fakturering og lukning af ordren.

  Relateret

Relaterede guides

• Sådan konverterer du en CSV til et proceskort — Sådan bliver en CSV-eksport til et proceskort: find den fasekolonne og den ejerkolonne, dit system allerede eksporterer, kopiér dem over i Vandret bane og Lodret bane, og lad hvert trin lande, hvor det hører hjemme.
• Sådan konverterer du en CSV til et flowchart uden Visio — Byg et Data Visualizer-proceskort op igen direkte fra den CSV, dit system eksporterer: hvilken Visio-kolonne bliver til hvilken regnearkskolonne, hvorfor guiden aldrig tog en .csv, og hvordan du nummererer Next Step ID om.

QueryChart-funktioner til denne proces

• CSV-import
• Swimlanes