Plantilla de organigrama desde CSV (autoridad de aprobación)

¿Qué es plantilla de organigrama desde CSV (autoridad de aprobación)?

Un CSV salido de un sistema de RR. HH. es texto plano y nada más. Una fila de encabezado, una fila por persona, una coma entre los campos, unas comillas alrededor de cualquier campo que contenga una coma, y la codificación de caracteres que eligiera el sistema exportador cuando nadie miraba. No tiene fórmulas dentro, ni una segunda hoja, ni formato de celda, ni encabezados combinados. Es lo que sale de un sistema y no algo con lo que se trabaja, y por eso suele llegar como adjunto de un correo con el nombre export_20260806.csv y se abre una sola vez. Lo que sí lleva es lo único que necesita una jerarquía: una columna employee_id, y una columna manager_id cuyo valor es el employee_id de otra fila.

Dibujado como árbol, ese archivo es una foto de la plantilla. QueryChart tiene un editor de organigramas dedicado exactamente a eso y, si lo que quieres son cajas, nombres y tamaños de equipo, úsalo: esta plantilla no lo sustituye ni pretende hacerlo. La pregunta que responde esta página es otra, y es la que la gente le trae a un organigrama mucho más a menudo: se ha abierto una solicitud, quién la firma, y qué pasa cuando el importe está por encima del límite de esa persona. Eso es una ruta a través de la jerarquía y no la forma de la jerarquía, así que es un diagrama de flujo. Las relaciones de dependencia se vuelven aristas de escalado, y las decisiones que hay sobre ellas son umbrales de autoridad.

El diagrama de abajo se lee de izquierda a derecha según sube la autoridad: cinco columnas, de Empleado a Comité de dirección, cruzadas con cuatro carriles funcionales, así que la columna de una caja dice quién puede firmar en ese punto y su carril dice qué línea del negocio está actuando. En la vista de hoja de cálculo de QueryChart cada una de esas cajas es una fila, y las columnas son Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea, Carril horizontal y Carril vertical. Línea a guarda números de fila, no nombres: la fila a la que un paso traspasa el trabajo, separados por comas cuando hay más de uno, con Texto de línea llevando las etiquetas de las ramas en el mismo orden. Eso es lo único que hay que hacer bien cuando reorganizas un export a mano: los números son posiciones en la hoja, así que insertar una fila por encima renumera todo lo que hay debajo.

Diez decisiones y cuatro finales. Dos de esas decisiones existen por lo que los exports de RR. HH. contienen de verdad y no por lo que deberían contener: una fila que no nombra a ningún responsable, y un solicitante que resulta estar dentro de su propia cadena de aprobación. Otras dos existen porque una línea jerárquica y un presupuesto son estructuras distintas: un aprobador ausente, y un gasto que cae en un centro de coste que pertenece a otro director. Todas las rutas terminan en algún sitio con nombre: aprobada y registrada, rechazada con motivo, retirada, o devuelta porque el archivo nunca llegó a producir un aprobador.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco columnas de autoridad (Empleado, Responsable directo, Jefe de departamento, Director y Comité de dirección) cruzadas con cuatro carriles funcionales: Área solicitante, Finanzas, Equipo de Personas y Oficina de dirección. La columna de una caja es el nivel que puede firmar en ese punto, no el departamento al que pertenece la persona.
• La unión sobre la que se enruta todo el diagrama: «Leer la fila del solicitante en el export de RR. HH.» toma employee_id, full_name, job_title, manager_id y cost_centre, y «Recorrer manager_id hacia arriba para construir la cadena de aprobación» sigue manager_id de fila en fila hasta llegar a una fila cuyo manager_id está vacío.
• Lo que hace un export cuando una fila queda huérfana. «¿La fila nombra a un responsable?» manda un manager_id vacío a «Pedir al equipo de Personas que corrija la línea jerárquica» y de ahí a «¿Se corrige la línea jerárquica antes del cierre?», que o vuelve a la cadena o termina en «Devuelta: no hay aprobador en la línea jerárquica».
• Dos salvaguardas que el archivo no puede aplicar por ti: «¿El solicitante está dentro de su propia cadena de aprobación?», cuya rama de salto va directa a «Escalar al jefe de departamento», y «¿Está disponible el aprobador nombrado?», cuya rama de ausencia pasa por «Derivar al suplente que figura en la fila del aprobador».
• La escalera de escalado en sí («¿Dentro del límite de aprobación del responsable directo?», «¿Dentro del límite de aprobación del jefe de departamento?» y «¿Dentro del límite de aprobación del director?»), cada una con una rama de exceso hacia el nivel siguiente, terminando en «¿Llevarlo al comité de dirección o retirarlo?» cuando se pasa el límite del director.
• Cuatro finales registrados en lugar de uno: «Aprobada y registrada contra el centro de coste» después de que «¿El gasto cae en el centro de coste de otra área?» haya pasado opcionalmente por «Finanzas firma en nombre del centro de coste propietario», más «Rechazada con el motivo registrado», «Retirada por el solicitante» y el final de devolución al equipo de Personas.

Cuándo usar esta plantilla

• Alguien te ha mandado un CSV de RR. HH. o de nóminas y te ha pedido una matriz de aprobación, y no tienes ningún editor abierto ni idea de cuáles de sus cuarenta columnas importan.
• Tu política de delegación de autoridad enuncia los importes pero no la ruta, así que nadie sabe decir a qué persona llega una solicitud cuando su propio responsable se pasa del límite.
• Las solicitudes se autoaprueban en silencio porque el solicitante es también el responsable que nombra la línea jerárquica, y ningún paso del proceso actual se da cuenta.
• Las aprobaciones se paran cada vez que alguien está ausente, porque el suplente está registrado en el sistema de RR. HH. y en ninguna parte del proceso que lo lee.
• Un auditor te ha pedido evidencia de quién podía aprobar un importe determinado en una fecha determinada, y el único documento que tienes es una hoja de cálculo con nombres.

El CSV que produce este diagrama

Una fila por paso. Los números de Línea a son números de fila: son los que dibujan los conectores, y es la columna que falta en casi todos los archivos.

#,Forma,Texto de la caja,Línea a,Texto de línea,Carril horizontal,Carril vertical
1,Start,Abrir una solicitud contra un centro de coste,2,,Empleado,Área solicitante
2,Process,Leer la fila del solicitante en el export de RR. HH.,3,,Empleado,Área solicitante
3,Decision,¿La fila nombra a un responsable?,"6, 4","Sí, No",Empleado,Área solicitante
4,Process,Pedir al equipo de Personas que corrija la línea jerárquica,5,,Empleado,Equipo de Personas
5,Decision,¿Se corrige la línea jerárquica antes del cierre?,"6, 22","Sí, No",Empleado,Equipo de Personas
6,Process,Recorrer manager_id hacia arriba para construir la cadena de aprobación,7,,Responsable directo,Área solicitante
7,Decision,¿El solicitante está dentro de su propia cadena de aprobación?,"8, 12","No, Sí: saltar un nivel",Responsable directo,Área solicitante
8,Decision,¿Está disponible el aprobador nombrado?,"10, 9","Disponible, Ausente",Responsable directo,Área solicitante
9,Process,Derivar al suplente que figura en la fila del aprobador,10,,Responsable directo,Equipo de Personas
10,Decision,¿Dentro del límite de aprobación del responsable directo?,"11, 12","Dentro del límite, Por encima del límite",Responsable directo,Área solicitante
11,Approval,El responsable directo firma la solicitud,19,,Responsable directo,Área solicitante
12,Process,Escalar al jefe de departamento,13,,Jefe de departamento,Área solicitante
13,Decision,¿Dentro del límite de aprobación del jefe de departamento?,"14, 15","Dentro del límite, Por encima del límite",Jefe de departamento,Área solicitante
14,Approval,El jefe de departamento firma la solicitud,19,,Jefe de departamento,Área solicitante
15,Process,Escalar al director del área,16,,Director,Área solicitante
16,Decision,¿Dentro del límite de aprobación del director?,"17, 18","Dentro del límite, Por encima del límite",Director,Área solicitante
17,Approval,El director firma la solicitud,19,,Director,Área solicitante
18,Decision,¿Llevarlo al comité de dirección o retirarlo?,"20, 25","Llevarlo arriba, Retirar",Director,Área solicitante
19,Decision,¿El gasto cae en el centro de coste de otra área?,"21, 23","Sí, No",Comité de dirección,Finanzas
20,Decision,¿Aprueba el comité de dirección?,"19, 24","Aprobado, Rechazado",Comité de dirección,Oficina de dirección
21,Approval,Finanzas firma en nombre del centro de coste propietario,23,,Comité de dirección,Finanzas
22,Reject,Devuelta: no hay aprobador en la línea jerárquica,,,Empleado,Equipo de Personas
23,Success,Aprobada y registrada contra el centro de coste,,,Comité de dirección,Finanzas
24,Reject,Rechazada con el motivo registrado,,,Comité de dirección,Oficina de dirección
25,End,Retirada por el solicitante,,,Empleado,Área solicitante

Cómo funciona

1. Arregla el export antes de tocar el diagrama

   Abre el CSV en un editor de texto plano, no en una hoja de cálculo, y mira la primera línea. Si los campos van separados por punto y coma, lo exportó una configuración regional europea y la mayoría de los importadores leerán el archivo entero como una sola columna. Si la primera celda de encabezado parece employee_id con un carácter invisible delante, eso es una marca de orden de bytes UTF-8 y va a impedir que el encabezado empareje. Comprueba que todo campo que contenga una coma va entre comillas dobles, y que los ids de empleado con ceros a la izquierda han sobrevivido: un viaje de ida y vuelta por una hoja de cálculo es donde suelen morir.

2. Reduce el export a las cinco columnas que enrutan

   employee_id, full_name, job_title, manager_id y cost_centre. No borres nada en el archivo original: haz una copia. Después comprueba dos cosas que también necesitaría un árbol: que exactamente una fila tiene el manager_id vacío, y que ningún manager_id nombra un employee_id que no está en el archivo. Un responsable que se fue el mes pasado sigue nombrado en doce filas y es el motivo más habitual de que una cadena se pare a mitad de camino.

3. Dale la forma de las columnas del editor

   QueryChart importa por nombre de encabezado, así que las columnas que hay que producir son Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea, Carril horizontal y Carril vertical. Texto de la caja es la etiqueta de dentro de la caja, Forma es Proceso, Decisión, Inicio, Fin, Éxito o Rechazo, y las dos columnas de carril colocan la caja. Línea a es el número de fila del paso siguiente, separado por comas en una decisión, con Texto de línea llevando las etiquetas de rama correspondientes en el mismo orden. Suelta el archivo sobre el área de hoja de cálculo de un diagrama abierto, o pega ahí el texto CSV.

4. Escribe tus límites de aprobación reales en las tres decisiones

   «¿Dentro del límite de aprobación del responsable directo?» y sus dos hermanas van deliberadamente sin cifra, porque los importes no están en ningún export de RR. HH.: salen de una política de delegación de autoridad. Escribe la cifra en dinero en el texto de caja de cada decisión, y anota en el comentario de la caja de qué versión de la política salió y cuándo se revisó por última vez. Una escalera sin números encima no enruta nada.

5. Decide qué significa un suplente vacío

   La rama de ausencia da por hecho que la fila del aprobador lleva un valor de suplente o de responsable en funciones. Decide ya qué pasa cuando está vacío: escalar un nivel automáticamente, o retener la solicitud y avisar al equipo de Personas. Las dos son defendibles. Dejarlo sin decidir significa que la solicitud se queda con un dueño con nombre que no la está leyendo, algo indistinguible de haberla perdido.

6. Mantén esto separado del organigrama de plantilla

   El mismo export puede producir dos documentos, y responden a preguntas distintas. Un árbol dibujado en el editor de organigramas de QueryChart enseña quién depende de quién y cuánta gente hay bajo cada responsable. Este diagrama de flujo enseña cómo viaja una solicitud por ese árbol. No intentes que un solo documento haga las dos cosas: al árbol le crecerán rombos de decisión que no puede explicar, y al diagrama de flujo le crecerán todos los empleados que no aprueban nada nunca.

Preguntas frecuentes

¿Qué columnas necesita de verdad el export de RR. HH.?

Cinco. employee_id, un identificador estable de cada persona. manager_id, que guarda el employee_id del responsable de esa persona, y que es la columna donde vive la jerarquía. full_name y job_title, que se convierten en el texto que la gente lee en las cajas. Y cost_centre, que es lo que hace que la decisión de cargo cruzado se pueda responder siquiera. Todo lo demás de un export de nóminas o de RR. HH. (banda salarial, fecha de alta, ubicación, tipo de contrato, número de la seguridad social) o es irrelevante para el enrutado o son datos que no deberías estar pegando en un diagrama. Haz una copia del archivo, quédate con esas cinco y deja el original en paz.

¿Por qué mi CSV se abre como una sola columna?

Porque el delimitador no es una coma. Los exports generados con una configuración regional europea usan habitualmente un punto y coma, ya que allí la coma es el separador decimal, y un archivo lleno de punto y coma leído como separado por comas es un campo por línea. Otras dos causas frecuentes: el archivo se guardó como UTF-16 y no como UTF-8, así que cada carácter va seguido de un byte nulo y nada empareja, o la primera celda de encabezado lleva una marca de orden de bytes que convierte employee_id en una cadena distinta de employee_id sin que se vea. Abre el archivo en un editor de texto plano y mira la línea uno antes de echarle la culpa al importador.

¿Esto es lo mismo que un organigrama?

No, y merece la pena ser preciso con la diferencia. Un organigrama es un árbol: responde a quién depende de quién, a cuánta profundidad llega la estructura y a cuánta gente hay bajo cada responsable, y QueryChart tiene un editor de organigramas dedicado que dibuja exactamente eso desde el mismo export. Esta plantilla es un diagrama de flujo. Responde a una pregunta de enrutado: hay que aprobar esta solicitud, qué firma necesita, y adónde va cuando esa persona está por encima de su límite, ausente, o es el propio solicitante. El árbol es la entrada. El diagrama de flujo es lo que haces con él. La mayoría de las organizaciones necesitan los dos, dibujados por separado.

¿Qué se rompe al importar el archivo?

Tres cosas, y solo una hace ruido. La columna Línea a guarda números de fila y no nombres de paso, así que una arista que apunta a una fila inexistente se descarta sin ningún mensaje y la caja se queda ahí, sin conectar. Insertar una fila renumera todas las de debajo, y por eso es más seguro añadir al final y reapuntar que insertar. Y un nombre de forma que el editor no reconoce se normaliza a Proceso, así que una Decisión mal escrita se convierte en un rectángulo con sus etiquetas de rama todavía enganchadas a las flechas. Revisa los rombos después de cada importación: es donde antes se nota un fallo silencioso.

¿Cómo se fijan los límites de aprobación?

Desde una política escrita de delegación de autoridad, no desde el organigrama. El organigrama te dice el orden de los niveles; la política te dice el importe de cada uno, y las dos cosas las mantiene gente distinta. Tres reglas prácticas. Dale a cada nivel una cifra declarada, incluido el de arriba, para que no exista un importe que no pueda aprobar nadie. Haz que las bandas no se solapen, de modo que haya exactamente un nivel que sea el más bajo capaz de firmar un importe dado. Y declara si una solicitud se puede partir, porque una política con un límite y sin cláusula antifraccionamiento es un límite al papeleo y no al gasto.

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Funciones de QueryChart para este proceso

• Importación de CSV
• Flujo de aprobación