Modèle d'organigramme CSV (autorité de validation par ligne hiérarchique)

Qu'est-ce que le processus modèle d'organigramme csv (autorité de validation par ligne hiérarchique) ?

Un CSV issu d'un SIRH est du texte brut et rien de plus. Une ligne d'en-tête, une ligne par personne, une virgule entre les champs, une citation autour de tout champ contenant une virgule et le caractère de codage choisi par le système d'exportation lorsque personne ne regardait. Il ne contient aucune formule, pas de deuxième feuille, pas de formatage de cellule, pas d'en-têtes fusionnés. Il s'agit de ce qui sort d'un système plutôt que de quelque chose dans lequel vous travaillez, c'est pourquoi il arrive généralement dans une pièce jointe à un e-mail nommée export_20260806.csv et est ouvert une seule fois. Ce qu'il contient est la seule chose dont une hiérarchie a besoin : une colonne Employé_id et une colonne manager_id dont la valeur est l'employé_id d'une autre ligne.

Dessiné sous la forme d'un arbre, ce fichier est une image d'effectif. QueryChart dispose d'un éditeur d'organigramme dédié exactement à cela, et si vous voulez des cases, des noms et des tailles d'équipe, utilisez-le : ce modèle ne le remplace pas et ne prétend pas l'être. La question à laquelle cette page répond est différente, et c'est celle que les gens posent beaucoup plus souvent à un organigramme : une demande a été formulée, qui la signe et que se passe-t-il lorsque le montant dépasse la limite de cette personne. Il s'agit d'un itinéraire à travers la hiérarchie plutôt que d'une forme de celle-ci, c'est donc un organigramme. Les relations hiérarchiques deviennent des limites d’escalade, et les décisions qui les concernent constituent des seuils d’autorité.

Le graphique ci-dessous se lit de gauche à droite à mesure que l'autorité augmente : cinq colonnes allant de l'employé au comité exécutif, traversées par quatre voies fonctionnelles, de sorte que la colonne d'une case indique qui peut signer à ce stade et sa voie indique quel secteur d'activité agit. Dans la feuille de calcul de QueryChart, chacune de ces zones correspond à une ligne et les colonnes sont Forme, Texte de la zone, Ligne vers, Texte de la ligne, Voie horizontale et Voie verticale. La ligne vers contient les numéros de ligne, pas les noms : la ligne à laquelle une étape est transférée, séparée par des virgules lorsqu'il y en a plusieurs, le texte de la ligne portant les étiquettes de branche dans l'ordre correspondant. C'est la seule chose à faire lorsque vous remodelez manuellement une exportation : les nombres sont des positions dans la feuille, donc insérer une ligne au-dessus renumérote tout ce qui se trouve en dessous.

Dix décisions et quatre fins. Deux de ces décisions existent en raison de ce que les exportations SIRH contiennent réellement plutôt que de ce qu'elles devraient : une ligne sans aucun responsable nommé et un demandeur qui s'avère se trouver à l'intérieur de sa propre chaîne d'approbation. Il en existe deux autres car une ligne hiérarchique et un budget sont des structures différentes : un approbateur en congé et une dépense qui atterrit sur un centre de coûts appartenant à un autre directeur. Chaque itinéraire se termine quelque part nommé : approuvé et enregistré, rejeté avec un motif, retiré ou renvoyé parce que le fichier n'a jamais produit d'approbateur.

Ce que couvre cet organigramme

Dans ce modèle

• Cinq colonnes d'autorité (Employé, Responsable hiérarchique, Chef de service, Directeur et Comité exécutif) croisées avec quatre voies fonctionnelles : Ligne demandeuse, Finances, Equipe RH et Bureau exécutif. La colonne d'une case correspond au niveau qui peut signer à ce stade, et non au service auquel appartient la personne.
• La jointure de l'ensemble du graphique est effectuée sur : "Lire la ligne du demandeur à partir de l'exportation SIRH" prend Employé_id, full_name, job_title, manager_id et cost_centre, et "Monter manager_id pour construire la chaîne d'approbation" suit manager_id de ligne en ligne jusqu'à ce qu'il atteigne une ligne dont manager_id est vide.
• Que fait une exportation lorsqu'une ligne est orpheline. "La ligne nomme-t-elle un manager ?" envoie un manager_id vide à "Demander à l'équipe People de corriger la ligne de reporting", puis à "Ligne de reporting corrigée avant la **limite** ?", qui soit rejoint la chaîne, soit se termine par "Revenu : aucun approbateur dans la ligne de reporting".
• Deux gardes que le fichier ne peut pas appliquer pour vous : "Le demandeur est-il à l’intérieur de sa propre chaîne d’approbation ?", dont la branche de saut passe directement à "Transmettre au chef de service", et "L'approbateur nommé est-il disponible ?", dont la branche en congé passe par "Route vers le délégué nommé sur la ligne de l'approbateur".
• L'échelle d'escalade elle-même (« Dans la limite d'approbation du supérieur hiérarchique ? », « Dans la limite d'approbation du chef de service ? » et « Dans la limite d'approbation du directeur ? »), chacune avec une branche de dépassement de limite au niveau suivant, se terminant par « L'amener au comité exécutif ou le retirer ? lorsque la limite du directeur est dépassée.
• Quatre fins enregistrées au lieu d'une : « Approuvé et enregistré par rapport au centre de coûts » après « La dépense se trouve-t-elle sur le centre de coûts d'une autre ligne ? a éventuellement été acheminé via « Contresignes financiers pour le centre de coûts propriétaire », plus « Rejeté avec le motif enregistré », « Retiré par le demandeur » et la fin de retour à l'équipe Personnes.

Quand utiliser ce modèle

• Quelqu'un vous a envoyé un CSV SIRH ou de paie et vous a demandé une matrice d'approbation, et vous n'avez aucun éditeur ouvert et aucune idée laquelle de ses quarante colonnes est importante.
• Votre politique de délégation d'autorité indique les montants mais pas l'itinéraire, de sorte que personne ne peut dire à quelle personne une demande parvient une fois que son propre responsable a dépassé la limite.
• Les demandes sont discrètement auto-approuvées car le demandeur est également le gestionnaire des noms de ligne hiérarchique, et aucune étape du processus actuel ne le remarque.
• Les approbations bloquent chaque fois qu'une personne est en congé, car le délégué est enregistré dans le SIRH et nulle part dans le processus qui le lit.
• Un auditeur vous a demandé de prouver qui pourrait approuver un montant donné à une date donnée, et le seul artefact dont vous disposez est une feuille de calcul de noms.

Le CSV qui produit ce diagramme

Une ligne par étape. Les nombres de Ligne vers sont des numéros de ligne : ils dessinent les connecteurs et c'est la colonne qui manque le plus souvent aux fichiers.

N°,Forme,Texte de la boîte,Ligne vers,Texte de la ligne,Couloir horizontal,Couloir vertical
1,Start,Soumettre une demande auprès d'un centre de coûts,2,,Employé,Ligne de demande
2,Process,Lire la ligne du demandeur depuis l'export SIRH,3,,Employé,Ligne de demande
3,Decision,La ligne nomme-t-elle un manager ?,"6, 4","Oui, Non",Employé,Ligne de demande
4,Process,Demander à l'équipe People de corriger la ligne hiérarchique,5,,Employé,Équipe de personnes
5,Decision,Ligne de reporting corrigée avant la **limite** ?,"6, 22","Oui, Non",Employé,Équipe de personnes
6,Process,Remontez *manager_id* pour construire la chaîne d'approbation,7,,Responsable hiérarchique,Ligne de demande
7,Decision,Le demandeur est-il à l’intérieur de sa propre chaîne d’approbation ?,"8, 12","Non, Oui - sauter un niveau",Responsable hiérarchique,Ligne de demande
8,Decision,L'approbateur nommé est-il disponible ?,"10, 9","Disponible, En congé",Responsable hiérarchique,Ligne de demande
9,Process,Itinéraire vers le délégué nommé sur la ligne de l'approbateur,10,,Responsable hiérarchique,Équipe de personnes
10,Decision,Dans la **limite d'approbation** du supérieur hiérarchique ?,"11, 12","Dans la limite, Au-delà de la limite",Responsable hiérarchique,Ligne de demande
11,Approval,Le supérieur hiérarchique signe la demande,19,,Responsable hiérarchique,Ligne de demande
12,Process,Transmettre au chef de service,13,,Chef de département,Ligne de demande
13,Decision,Dans la **limite d'approbation** du chef de service ?,"14, 15","Dans la limite, Au-delà de la limite",Chef de département,Ligne de demande
14,Approval,Le chef de service signe la demande,19,,Chef de département,Ligne de demande
15,Process,Transmettre au directeur pour la fonction,16,,Directeur,Ligne de demande
16,Decision,Dans la **limite d'approbation** du directeur ?,"17, 18","Dans la limite, Au-delà de la limite",Directeur,Ligne de demande
17,Approval,Le directeur signe la demande,19,,Directeur,Ligne de demande
18,Decision,Le porter au comité exécutif ou le retirer ?,"20, 25","Prends-le, Se retirer",Directeur,Ligne de demande
19,Decision,Les dépenses se situent-elles sur le centre de coûts d'**une autre ligne** ?,"21, 23","Oui, Non",Comité exécutif,Finances
20,Decision,Le comité exécutif approuve-t-il ?,"19, 24","Approuvé, Rejeté",Comité exécutif,Bureau exécutif
21,Approval,Contresignes financiers pour le centre de coûts propriétaire,23,,Comité exécutif,Finances
22,Reject,Renvoyé : aucun approbateur dans la ligne hiérarchique,,,Employé,Équipe de personnes
23,Success,Approuvé et enregistré par rapport au centre de coûts,,,Comité exécutif,Finances
24,Reject,Rejeté avec le motif enregistré,,,Comité exécutif,Bureau exécutif
25,End,Retiré par le demandeur,,,Employé,Ligne de demande

Comment cela fonctionne

1. Corrigez l'exportation avant de toucher le graphique

   Ouvrez le CSV dans un éditeur de texte brut, pas dans une feuille de calcul, et regardez la première ligne. Si les champs sont séparés par des points-virgules, cela signifie qu'un paramètre régional européen l'a exporté et la plupart des importateurs liront l'intégralité du fichier dans une seule colonne. Si la première cellule d'en-tête ressemble à Employé_id avec un caractère invisible devant elle, il s'agit d'une marque d'ordre d'octet UTF-8 et cela arrêtera la correspondance d'en-tête. Vérifiez que tout champ contenant une virgule est entouré de guillemets doubles et que les identifiants des employés avec des zéros non significatifs ont survécu : un aller-retour dans une feuille de calcul est généralement l'endroit où ceux-ci meurent.

2. Réduisez l'exportation aux cinq colonnes qui acheminent

   Employé_id, full_name, job_title, manager_id et cost_centre. Ne supprimez rien dans le fichier source ; prends une copie. Vérifiez ensuite deux choses dont un dessin d'arborescence aurait également besoin : qu'exactement une ligne ait un manager_id vide et qu'aucun manager_id ne nomme un Employé_id absent du fichier. Un manager qui a quitté le mois dernier est toujours nommé sur douze lignes et constitue la raison la plus courante pour laquelle une chaîne s'arrête à mi-chemin.

3. Remodelez-le dans les colonnes de l'éditeur

   QueryChart importe par nom d'en-tête, de sorte que les colonnes à produire sont Forme, Texte de la zone, Ligne vers, Texte de la ligne, Voie horizontale et Voie verticale. Le texte de la boîte est l'étiquette de la boîte, la forme est Processus, Décision, Début, Fin, Succès ou Rejet, et les deux colonnes de voies placent la boîte. La ligne vers est le numéro de ligne de l'étape suivante, séparé par des virgules pour une décision, le texte de la ligne portant les étiquettes de branche correspondantes dans le même ordre. Déposez le fichier dans la zone de feuille de calcul d'un graphique ouvert ou collez-y le texte CSV.

4. Tapez vos véritables limites d’approbation sur les trois décisions

   "Dans la limite d'approbation du supérieur hiérarchique ?" et ses deux frères sont volontairement non numérotés, car les montants ne figurent dans aucun export SIRH : ils sont issus d'une politique de délégation de pouvoirs. Écrivez le chiffre monétaire dans le texte de la case de chaque décision et notez dans le commentaire de la version de la politique d'où il provient et quand elle a été révisée pour la dernière fois. Une échelle sans numéro n’achemine rien.

5. Décidez de ce que signifie un délégué vide

   La branche en congé suppose que la ligne de l'approbateur porte une valeur délégué ou agissant_manager. Décidez maintenant de ce qui se passe lorsqu'il est vide : augmentez automatiquement un niveau ou suspendez la demande et informez l'équipe People. Les deux sont défendables. La laisser indécise signifie que la demande est confiée à un propriétaire nommé qui ne la lit pas, ce qui est impossible à distinguer d'une perte.

6. Gardez cela à l'écart de l'organigramme des effectifs

   La même exportation peut produire deux artefacts, qui répondent à des questions différentes. Un arbre dessiné dans l'éditeur d'organigramme de QueryChart montre qui rend compte à qui et combien de personnes siègent sous chaque responsable. Cet organigramme montre comment une requête circule dans cette arborescence. N'essayez pas de faire en sorte qu'un seul document fasse les deux : l'arbre fera pousser des diamants de décision qu'il ne peut pas expliquer, et l'organigramme fera grandir chaque employé qui n'approuve jamais rien.

Questions fréquentes

De quelles colonnes l’export SIRH a-t-il réellement besoin ?

Cinq. employe_id, un identifiant stable pour chaque personne. manager_id, contenant l'employé_id du manager de cette personne, qui est la colonne dans laquelle réside la hiérarchie. full_name et job_title, qui deviennent le texte que les gens lisent sur les cases. Et cost_centre, qui est ce qui rend la décision de facturation croisée responsable. Tout le reste dans une exportation de paie ou de SIRH (tranche salariale, date de début, lieu, type de contrat, numéro de sécurité sociale) n'est pas pertinent pour le routage ou constitue des données que vous ne devriez pas coller dans un diagramme. Prenez une copie du dossier, conservez ces cinq éléments et laissez l'original tranquille.

Pourquoi mon CSV s'ouvre-t-il sous la forme d'une seule colonne ?

Parce que le délimiteur n'est pas une virgule. Les exportations générées dans des paramètres régionaux européens utilisent généralement un point-virgule, car la virgule y est le séparateur décimal, et un fichier rempli de points-virgules lus comme séparés par des virgules représente un champ par ligne. Deux autres causes courantes : le fichier a été enregistré au format UTF-16 plutôt qu'UTF-8, donc chaque caractère est suivi d'un octet nul et rien ne correspond, ou la première cellule d'en-tête porte une marque d'ordre d'octet qui fait silencieusement de l'employé_id une chaîne différente de l'employé_id. Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte brut et regardez la première ligne avant de blâmer l'importateur.

Est-ce la même chose qu'un organigramme ?

Non, et il vaut la peine d’être précis sur la différence. Un organigramme est un arbre : il répond à qui rend compte à qui, quelle est la profondeur de la structure et combien de personnes siègent sous chaque responsable, et QueryChart dispose d'un éditeur d'organigramme dédié qui tire exactement cela de la même exportation. Ce modèle est un organigramme. Il répond à une question de routage : cette demande doit être approuvée, de quelle signature a-t-elle besoin et où va-t-elle lorsque cette personne dépasse sa limite, est absente ou est le demandeur lui-même. L'arbre est l'entrée. L'organigramme est ce que vous en faites. La plupart des organisations ont besoin des deux, dessinés séparément.

Qu'est-ce qui se casse lorsque le fichier est importé ?

Trois choses, et une seule d’entre elles est bruyante. La colonne Ligne vers contient les numéros de ligne plutôt que les noms d'étape, de sorte qu'un bord pointant vers une ligne qui n'existe pas est supprimé sans aucun message et la boîte reste simplement là, sans connexion. L'insertion d'une ligne renumérote chaque ligne située en dessous, c'est pourquoi il est plus sûr d'ajouter et de repointer que d'insérer. Et un nom de forme que l'éditeur ne reconnaît pas se normalise en Processus, donc une décision mal saisie devient un rectangle avec ses étiquettes de branche toujours attachées à ses flèches. Vérifiez les diamants après toute importation ; c’est là qu’un échec silencieux apparaît en premier.

Comment fixez-vous les limites d’approbation ?

À partir d’une politique écrite de délégation d’autorité, et non de l’organigramme. L'organigramme vous indique l'ordre des niveaux ; la police vous indique le montant de chacun, et les deux sont gérés par des personnes différentes. Trois règles pratiques. Donnez à chaque niveau un chiffre indiqué, y compris celui du haut, afin qu'il n'y ait aucun montant que personne ne puisse approuver. Faites en sorte que les bandes ne se chevauchent pas, de sorte qu'exactement un niveau soit le plus bas pouvant signer un montant donné. Et indiquez si une demande peut être fractionnée, car une politique avec une limite et aucune clause anti-fractionnement est une limite sur la paperasse plutôt que sur les dépenses.

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Fonctionnalités QueryChart pour ce processus

• Import CSV
• Workflow d'approbation