Flussdiagramm Vertriebsfreigabe (Deal Desk und Sonderkonditionen)

Was ist flussdiagramm vertriebsfreigabe (deal desk und sonderkonditionen)?

Vertriebsfreigabe ist das, was mit einem Geschäft geschieht, das nicht in die Preisliste passt. Auslöser ist ein Vertriebsmitarbeiter, der etwas braucht, was das Standardangebot nicht hergibt: einen Rabatt unter der Untergrenze, ein Zahlungsziel von neunzig Tagen, ein maßgeschneidertes Servicelevel, eine Freistellung, die die Vertragsvorlage nicht trägt. Das Diagramm verfolgt genau ein solches Geschäft von Anfang bis Ende: die Einreichung mit ihrer Begründung, eine Vorprüfung, die die Geschäfte, die niemand ansehen muss, von denen trennt, die mehrere Personen brauchen, eine Aufstellung jeder abweichenden Position, die Prüfung durch die Stelle, der diese Art von Ausnahme gehört, die Freigabeentscheidung auf der Stufe, die der Wert verlangt, und am Ende die freigegebenen Konditionen, die im Angebot festgeschrieben und dokumentiert werden, damit sich ein Jahr später noch vergleichen lässt, was freigegeben und was versendet wurde.

Freigegeben werden hier Konditionen, nicht der Verkauf des Geschäfts und nicht die Unterschrift unter den Vertrag. Alles, was eine Opportunity bis zum Angebot trägt, also Bedarfsanalyse, Business Case und Forecast, gehört in die Pipeline- und Opportunity-Prozesse; dieses Diagramm beginnt, sobald der Vertrieb weiß, was der Kunde verlangt. Am anderen Ende endet es beim versendeten Angebot, denn die Kompetenzstufen, die ein ausverhandelter Vertrag durchläuft, die Gegenzeichnung und der Eintrag ins Vertragsregister sind die Vertragsfreigabe, und dieses Diagramm übergibt an sie, statt sie zu wiederholen. Es ist außerdem breiter als die Rabattfreigabe, die eine Stufenleiter mit einer einzigen, an der Marge bemessenen Variablen ist. Hier ist der Rabatt einer von drei Ausnahmetypen neben Zahlungsziel und Vertragstext, und der Sinn dieser Darstellung liegt darin, dass sie gegeneinander getauscht werden. Weil die hier freigegebenen Konditionen zu Eingangsgrößen der Rechnungslegung werden, nutzen Sie das Diagramm als Ausgangspunkt, den Sie an Ihre Kompetenzordnung, Ihre Umsatzrichtlinie und Ihre Finanzprüfung anpassen, und nicht als Kontrolle, die existiert, weil sie gezeichnet wurde.

Vier Entscheidungen tragen den Prozess. ‚Standardpreis und -konditionen?' legt fest, wie viel Arbeit der Rest des Diagramms macht, und sie liegt in der Bahn des Deal Desk, weil der Desk die Definition von Standard besitzt und nicht der Mitarbeiter, der die Ausnahme beantragt. ‚Welche Art von Ausnahme?' weist das Geschäft der Stelle zu, die es wirklich beurteilen kann: Rabatttiefe der Vertriebsleitung gegen eine Margenuntergrenze, Zahlungsziele und Servicelevel den Finanzen, abweichender Vertragstext dem Recht. ‚Über der Freigabegrenze?' trennt das, was eine Führungskraft zeichnen darf, von dem, was die Geschäftsleitung entscheiden muss, und sie liegt beim Desk und nicht bei einer der freigebenden Stellen, damit niemand die eigene Kompetenz benotet. ‚Konditionen seit der Freigabe geändert?' ist die Entscheidung, die die meisten Freigabediagramme weglassen und die in der Praxis am häufigsten scheitert: Sie schickt ein Geschäft, das sich nach der Zeichnung bewegt hat, zurück in die Schleife statt weiter ins Angebot, und genau das unterscheidet einen Freigabenachweis von einem Stempel.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Sechs Swimlanes (Vertriebsmitarbeiter, Deal Desk, Vertriebsleitung, Finanzen, Recht und Geschäftsleitung) über sechs Phasen: Einreichung, Vorprüfung, Zuweisung, Freigabe, Festschreiben und Versand sowie Dokumentation und Auswertung
• Ein Tor in der Vorprüfung, das läuft, bevor eine freigebende Stelle beteiligt ist: „Antrag vollständig genug zur Prüfung?“ gibt eine dünne Einreichung wegen fehlender Angaben zurück, und „Standardpreis und -konditionen?“ schickt alles innerhalb der Preisliste direkt zu „Im Standardrahmen automatisch freigeben“
• ‚Welche Art von Ausnahme?' als dreiwegige Zuweisung statt als Warteschlange: Rabatttiefe an die Vertriebsleitung, Zahlungsziele und Servicelevel an die Finanzen, abweichender Vertragstext an das Recht, und alle drei laufen in „Freigabeunterlage zusammenstellen“ zusammen
• Eine Stufenentscheidung, die getrennt von der Freigabe selbst fällt, damit niemand die eigene Kompetenz benotet: ‚Über der Freigabegrenze?' übergibt das Geschäft entweder an „Gibt die Vertriebsleitung die Ausnahme frei?“ oder unterrichtet zuerst die Geschäftsleitung über das Risiko
• Drei Ausgänge an der Entscheidung der Geschäftsleitung, ‚Freigeben, mit Auflagen oder ablehnen?', wobei Auflagen auf die Freigabe geschrieben werden, bevor irgendetwas angeboten wird, und eine Ablehnung ein dokumentierter Endpunkt ist statt eines Geschäfts, das still auskühlt
• Eine Nachprüfung, die den meisten Freigabediagrammen fehlt: „Konditionen seit der Freigabe geändert?“ schickt ein Geschäft, das sich nach der Zeichnung bewegt hat, zurück zu „Geschäft mit dem Kunden überarbeiten“, sodass nur unveränderte Konditionen bei „Freigabenachweis am Geschäft ablegen“ ankommen

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie bauen einen Deal Desk auf und wollen den Freigabeweg auf Papier abgestimmt haben, bevor ihn jemand in CPQ oder einen CRM-Freigabeprozess baut
• Freigaben sind der langsamste Teil Ihres Vertriebszyklus, und Sie können nicht erkennen, ob die Verzögerung in der Vorprüfung, in der Zuweisung oder bei einer überlasteten Stelle liegt
• Unterschriebene Geschäfte tauchen mit Konditionen auf, an deren Freigabe sich niemand erinnert, und Nachfreigabe und Festschreiben der Konditionen müssen ausdrücklich geregelt und zugeordnet sein
• Finanzen und Recht werden in Geschäfte gezogen, die sie nie hätten erreichen dürfen, also müssen Standardrahmen und Ausnahmeliste schriftlich vorliegen
• Ein Prüfer oder eine neue Umsatzrichtlinie verlangt den Nachweis, wer welche Zugeständnisse freigeben darf und wo diese Entscheidung dokumentiert ist

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen um

   Ersetzen Sie Vertriebsmitarbeiter, Deal Desk, Vertriebsleitung, Finanzen, Recht und Geschäftsleitung durch die Rollen, die es hier wirklich gibt. Viele Organisationen haben gar keinen Deal Desk, und die Arbeit liegt bei den Vertriebsprozessen oder beim Finance Business Partner. Führen Sie diese Bahn dann zusammen, statt eine Übergabe an eine Funktion zu zeichnen, die niemand besetzt.

2. Schreiben Sie auf, was ein Standardgeschäft ist

   Der Standardrahmen ist der ganze Sinn der ersten Entscheidung in der Vorprüfung, also definieren Sie ihn: die Rabattspanne, das Zahlungsziel, die Vertragsvorlage und die Servicelevel, die ein Mitarbeiter ohne Rückfrage anbieten darf. Worüber Sie keinen Satz schreiben können, wird jede Woche neu diskutiert, und der Zweig der automatischen Freigabe hält nicht.

3. Legen Sie die Ausnahmetypen an der Zuweisung fest

   Ersetzen Sie ‚Rabatt', ‚Konditionen oder SLA' und ‚Rechtsklausel' durch die Ausnahmetypen, die Ihre Geschäfte tatsächlich aufwerfen: eigene Servicelevel, abweichende Abrechnungsmodelle, besondere Sicherheitszusagen, ungewöhnliche Währungen. Jeder Typ braucht eine benannte prüfende Person, denn eine Ausnahme mit zwei Zuständigen wartet auf beide und wird von keinem nachgehalten.

4. Setzen Sie die Freigabegrenzen und ihre Basis

   Die Stufengrenzen im Diagramm sind Platzhalter und durch Ihre eigenen zu ersetzen. Sagen Sie ausdrücklich, was die Zahl misst: Gesamtvertragswert, Jahreswert oder die Marge, die auf dem Spiel steht. Der Wert über die gesamte Laufzeit ist die ehrliche Basis; stattdessen den Jahreswert zu nennen ist der übliche Weg, auf dem ein Geschäft eine Stufe zu niedrig freigegeben wird.

5. Klären Sie, was eine Freigabe mit Auflagen bedeutet

   Auflagen lohnen sich nur, wenn jemand sie prüft. Einigen Sie sich darauf, wer sie auf die Freigabe schreibt, wo der Vertrieb sie sieht und was passiert, wenn der Kunde eine davon nicht akzeptiert. Lässt sich eine Auflage nicht ins Angebot oder ins Auftragsformular übertragen, ist sie ein Wunsch, und die freigebende Stelle sollte ablehnen, statt sie anzuhängen.

6. Regeln Sie die Nachfreigabe nach einer Änderung

   Halten Sie genau fest, welche Änderungen eine Freigabe aufheben: ein niedrigerer Preis, eine längere oder kürzere Laufzeit, ein anderes Zahlungsziel, ein getauschtes Produkt, eine neue Vertragspartei. Sagen Sie dann, was das für die Zeit bedeutet, denn ein Geschäft, das am letzten Tag des Quartals noch eine Runde drehen muss, ist genau das Geschäft, bei dem der Schritt am ehesten ganz entfällt.

7. Gehen Sie es an drei abgeschlossenen Geschäften durch

   Nehmen Sie ein Standardgeschäft, ein rabattiertes und eines, das bis zur Geschäftsleitung ging, und verfolgen Sie jedes durch das Diagramm gegen die Spuren, die es tatsächlich hinterlassen hat. Schritte, die beschrieben, aber nicht gezeichnet sind, und Schritte, die gezeichnet sind, aber niemand ausgeführt hat, sind die Feststellungen, die vor der Veröffentlichung gehören.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst eine Vertriebsfreigabe?

Der Vertrieb reicht das Geschäft mit Preis, Konditionen und Begründung ein. Der Deal Desk prüft, ob der Antrag vollständig ist, gibt ihn andernfalls zurück und gleicht ihn dann mit den Standardkonditionen ab: Alles innerhalb des Standardrahmens wird automatisch freigegeben und geht direkt ins Angebot. Bei einem abweichenden Geschäft wird jede Ausnahme aufgelistet und der prüfenden Stelle zugewiesen, der sie gehört: Rabatttiefe der Vertriebsleitung gegen eine Margenuntergrenze, Zahlungsziele und Servicelevel den Finanzen, abweichender Vertragstext dem Recht. Der Desk stellt die Freigabeunterlage zusammen, und der Wert entscheidet über die Stufe: innerhalb der Stufe gibt die Vertriebsleitung frei oder schickt das Geschäft zur Überarbeitung zurück, über der Stufe wird die Geschäftsleitung unterrichtet und gibt frei, hängt Auflagen an oder lehnt ab. Vor dem Versand wird das Geschäft auf Änderungen seit der Zeichnung geprüft, Auflagen werden dokumentiert, die freigegebenen Konditionen im Angebot festgeschrieben, und Freigabenachweis und Ausnahmebericht schließen den Kreis.

Was ist der Unterschied zwischen Vertriebsfreigabe und Rabattfreigabe?

Die Rabattfreigabe behandelt eine einzige Variable: ein Preiszugeständnis, gemessen an einer Margenuntergrenze, das mit zunehmender Rabatttiefe eine Stufenleiter hinaufläuft. Die Vertriebsfreigabe ist das breitere Tor, durch das ein Geschäft mit Sonderkonditionen geht, und der Rabatt ist nur eines der Dinge, die ein Geschäft abweichend machen. Zahlungsziele bewegen Liquidität und können verändern, wann Umsatz realisiert werden darf. Ein maßgeschneidertes Servicelevel schafft eine betriebliche Zusage, die jemand erfüllen muss. Eine gestrichene Freistellung oder eine angehobene Haftungsgrenze ist ein Risiko, das keine Margenrechnung sieht. Der breitere Prozess ist zu zeichnen, weil genau diese Dinge in echten Verhandlungen gegeneinander getauscht werden, und eine Leiter, die nur den Rabatt bepreist, winkt die billigere Hälfte des Zugeständnisses durch. Die Vertragsfreigabe ist noch einmal etwas anderes: Sie beginnt, sobald der Text steht, und beantwortet, wer die Organisation binden darf und wie das unterzeichnete Exemplar abgelegt wird.

Wer sollte den Prozess der Vertriebsfreigabe verantworten?

Verantwortlich ist, wer die Definition eines Standardgeschäfts hält, und das ist in den meisten Organisationen ein Deal Desk, die Vertriebsprozesse oder ein Finance Business Partner und nicht die Vertriebslinie selbst. Diese Trennung ist die Kontrolle: Wer die Ausnahme beantragt, sollte nicht entscheiden, ob es eine Ausnahme ist, und wer die Stufe bestimmt, sollte nicht die Stelle sein, deren Kompetenz geprüft wird. Die einzelnen Freigaben bleiben bei den Funktionen, die die Folgen tragen, also verantwortet die Vertriebsleitung die Marge, die Finanzen verantworten Liquidität und Abrechnungsmodell und das Recht den Vertragstext. Verantwortet wird die Form des Prozesses selbst: der Standardrahmen, die Ausnahmeliste, die Grenzwerttabelle, die Reaktionszeiten und der Ausnahmebericht, der zeigt, ob das Ganze noch kalibriert ist.

Wie lange darf die Freigabe eines Geschäfts dauern?

Setzen Sie eine veröffentlichte Reaktionszeit je Schritt statt einer Zahl für den ganzen Prozess, denn die Teile verhalten sich unterschiedlich. Die Vorprüfung ist eine taggleiche Prüfung gegen einen schriftlichen Standardrahmen. Eine Fachprüfung ist so schnell, wie das Playbook klar ist. Eine Entscheidung der Geschäftsleitung hängt daran, wann sich diese Person das nächste Mal hinsetzt. Veröffentlichen Sie das Ziel, benennen Sie zu jeder freigebenden Stelle eine Vertretung und legen Sie fest, was bei Überschreitung geschieht: automatische Eskalation, eine Standardposition oder schlicht ein sichtbarer Altersbericht. Messen Sie dann, wohin die Zeit wirklich geht: Liegt der größte Teil der Durchlaufzeit darin, dass das Geschäft unvollständig ist oder in der Überarbeitungsschleife kreist, ist keine freigebende Stelle der Engpass, und eine weitere Stufe macht es schlimmer. Das Quartalsende ist die eigentliche Probe, denn dann kommt das Volumen und die Versuchung, den Prozess zu umgehen, ist am größten.

Welche Nachweise sollte eine Vertriebsfreigabe hinterlassen?

Bewahren Sie genug auf, um später drei Fragen zu beantworten: Was wurde beantragt, wer hat es freigegeben, und welchen Stand der Konditionen hat diese Person freigegeben? Das heißt die eingereichte Unterlage, die Antwort jeder prüfenden Stelle, die Entscheidung mit Stufe und etwaigen Auflagen sowie das Angebot, in dem die freigegebenen Konditionen festgeschrieben wurden. Das geht über Vertriebshygiene hinaus, weil die Konditionen Eingangsgrößen der Rechnungslegung sind. Nach IFRS 15 und ASC 606 wird eine Vereinbarung erst dann als Vertrag mit einem Kunden bilanziert, wenn die Parteien ihr zugestimmt haben und zur Erfüllung verpflichtet sind, wenn Rechte und Zahlungsbedingungen identifizierbar sind, wenn die Vereinbarung wirtschaftliche Substanz hat und der Eingang der Gegenleistung wahrscheinlich ist. Hinweise der Mitarbeiter im Office of the Chief Accountant der US-Börsenaufsicht SEC warnen, dass Nebenabreden ein erhebliches Risiko für die korrekte Umsatzrealisierung darstellen und Unternehmen interne Kontrollen haben sollten, die solchen Änderungen die richtige bilanzielle Behandlung sichern.