Diagrama de flujo de aprobación comercial (condiciones no estándar)

¿Qué es diagrama de flujo de aprobación comercial (condiciones no estándar)?

La aprobación comercial es lo que le ocurre a una operación que no cabe en la lista de precios. El disparador es un comercial que necesita algo que la oferta estándar no le da: un descuento por debajo del mínimo, noventa días de plazo de pago, un nivel de servicio a medida, una indemnidad que la plantilla de contrato no lleva. El diagrama sigue una operación así de principio a fin: la presentación y su justificación, un paso de triaje que separa las operaciones que nadie necesita mirar de las que necesitan a varias personas, una lista detallada de cada elemento no estándar, la revisión por parte de quien es dueño de ese tipo de excepción, la decisión de aprobación en el nivel que pide el valor, y las condiciones aprobadas fijándose en la oferta y quedando registradas para que dentro de un año todavía se pueda comparar qué se aprobó y qué se emitió.

Aquí se aprueban condiciones, no se vende la operación ni se firma el contrato. Todo lo que lleva una oportunidad hasta el punto de la oferta, el descubrimiento, el caso de negocio y el forecast, pertenece a los procesos de pipeline y de oportunidades; este diagrama arranca cuando el comercial ya sabe qué está pidiendo el cliente. Por el otro extremo se detiene en la oferta emitida, porque la escalera de facultades que recorre un contrato ya cerrado, la contrafirma y el alta en el registro son la aprobación de contratos, y este diagrama entrega a ese proceso en lugar de repetirlo. También es más amplio que la aprobación de descuentos, que es una escalera de una sola variable medida contra el margen. Aquí el descuento es uno de tres tipos de excepción, junto al plazo de pago y a la redacción legal, y el sentido de dibujarlo así es que se intercambian entre sí. Como las condiciones que se aprueban aquí se convierten en entradas contables, usa el diagrama como punto de partida para adaptarlo a tu propia matriz de facultades, a tu política de ingresos y a la revisión de finanzas, y no como un control que existe porque está dibujado.

Cuatro decisiones sostienen el proceso. '¿Precio y condiciones estándar?' resuelve cuánto trabajo hace el resto del diagrama, y está en el carril del deal desk porque el desk es dueño de la definición de estándar, no el comercial que pide la excepción. '¿Qué tipo de excepción?' deriva la operación a quien puede juzgarla de verdad: la profundidad del descuento al jefe de ventas contra un margen mínimo, el plazo de pago y los niveles de servicio a Finanzas, la redacción no estándar a Jurídico. '¿Por encima del umbral de aprobación?' separa lo que puede firmar un mando de lo que tiene que decidir la dirección, y está en el desk y no en ninguno de los dos aprobadores para que nadie califique su propia facultad. '¿Cambiaron las condiciones tras la aprobación?' es la decisión que la mayoría de los diagramas de aprobación se deja fuera y la que más falla en la práctica: manda de vuelta al bucle una operación que se movió después de la firma en lugar de dejarla pasar a la oferta, y esa es la diferencia entre un registro de aprobación y un sello.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Seis carriles (Comercial, Deal desk / soporte comercial, Jefe de ventas, Finanzas, Jurídico y Dirección) repartidos en seis fases: Presentación, Triaje, Derivación, Aprobación, Fijación y emisión, y Registro y revisión
• Una puerta de triaje que corre antes de implicar a ningún aprobador: «¿La solicitud está completa para revisarla?» devuelve una presentación floja por falta de detalle, y «¿Precio y condiciones estándar?» manda todo lo que cae dentro de la lista de precios directamente a «Aprobar en automático dentro de la banda estándar»
• '¿Qué tipo de excepción?' como derivación a tres bandas y no como una cola: la profundidad del descuento al jefe de ventas, el plazo de pago y los niveles de servicio a Finanzas, la redacción no estándar a Jurídico, y las tres ramas confluyen en «Montar el expediente de aprobación»
• Una decisión de nivel tomada aparte de la aprobación en sí, para que nadie califique su propia facultad: '¿Por encima del umbral de aprobación?' entrega la operación a «¿El jefe de ventas aprueba la excepción?» o informa antes a Dirección del riesgo
• Tres salidas en la decisión de Dirección, '¿Aprobar, con condiciones o rechazar?', donde las condiciones se escriben sobre la aprobación antes de ofertar nada y un rechazo es un final registrado y no una operación que se enfría en silencio
• Una comprobación de reaprobación que a casi ningún diagrama le figura: «¿Cambiaron las condiciones tras la aprobación?» empuja de vuelta a «Rehacer la operación con el cliente» la operación que se movió después de la firma, de modo que solo las condiciones intactas llegan a «Registrar el rastro de aprobación de la operación»

Cuándo usar esta plantilla

• Estás montando un deal desk y quieres la ruta de aprobación acordada sobre papel antes de que nadie la construya en el CPQ o en un proceso de aprobación del CRM
• Las aprobaciones son la parte más lenta de tu ciclo de venta y no sabes si el retraso está en el triaje, en la derivación o en un aprobador saturado
• Aparecen operaciones firmadas con condiciones que nadie recuerda haber aprobado, y la reaprobación y la fijación de condiciones tienen que ser explícitas y tener dueño
• Finanzas y Jurídico acaban metidos en operaciones que nunca deberían haberles llegado, así que hay que poner por escrito la banda estándar y la lista de excepciones
• Un auditor o una nueva política de ingresos te pide demostrar quién está autorizado a aprobar qué concesiones y dónde queda registrada esa decisión

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles

   Sustituye Comercial, Deal desk / soporte comercial, Jefe de ventas, Finanzas, Jurídico y Dirección por los roles que existen de verdad aquí. Muchas organizaciones no tienen deal desk y el trabajo recae en operaciones comerciales o en el business partner de finanzas; fusiona ese carril en lugar de dibujar una entrega a una función que nadie cubre.

2. Escribe qué cuenta como operación estándar

   La banda estándar es el sentido entero de la primera decisión de triaje, así que defínela: el rango de descuento, el plazo de pago, la plantilla de contrato y los niveles de servicio que un comercial puede ofrecer sin preguntar a nadie. Todo lo que no puedas enunciar en una frase se discutirá cada semana, y la rama de aprobación automática no aguantará.

3. Fija la taxonomía de excepciones de la derivación

   Sustituye 'Descuento', 'Condiciones o SLA' y 'Cláusula legal' por los tipos de excepción que de verdad plantean tus operaciones: niveles de servicio a medida, esquemas de facturación no estándar, compromisos de seguridad específicos, divisas poco habituales. Cada tipo necesita un revisor con nombre, porque una excepción con dos dueños espera a los dos y no la reclama ninguno.

4. Define los umbrales de aprobación y su base

   Los límites de nivel del diagrama son marcadores de posición y hay que sustituirlos por los tuyos. Sé explícito sobre qué mide el número: valor total del contrato, valor anual o margen en riesgo. El valor de toda la vida del contrato es la base honesta, y citar la cifra anual en su lugar es la manera habitual de que una operación se apruebe un nivel por debajo.

5. Decide qué significa una aprobación con condiciones

   Las condiciones solo merecen la pena si alguien las comprueba. Acordad quién las escribe sobre la aprobación, dónde las ve el comercial y qué pasa si el cliente no acepta alguna. Si una condición no puede trasladarse a la oferta o a la hoja de pedido, es una preferencia, y el aprobador debería estar rechazando en lugar de añadirla.

6. Fija la regla de reaprobación tras un cambio

   Indica exactamente qué cambios anulan una aprobación: un precio más bajo, un plazo más largo o más corto, otras condiciones de pago, un producto sustituido, una nueva entidad contratante. Di después qué implica eso en tiempos, porque una operación que tiene que dar otra vuelta el último día del trimestre es justo la que más probablemente se saltará el paso entero.

7. Recórrelo contra tres operaciones ya cerradas

   Coge una operación estándar, una con descuento y otra que subiera a dirección, y sigue cada una por el diagrama contra los registros que dejaron de verdad. Los pasos que la gente describe y no están dibujados, y los pasos dibujados que nadie ejecutó, son los hallazgos que merece la pena corregir antes de publicar esto como tu proceso.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de aprobación comercial?

El comercial presenta la operación con su precio, sus condiciones y su justificación. El deal desk comprueba que la solicitud está completa, la devuelve si no lo está y después la contrasta con las condiciones estándar: todo lo que cae dentro de la banda estándar se aprueba en automático y va directo a la oferta. En una operación no estándar se lista cada excepción y se deriva al revisor que es su dueño: la profundidad del descuento al jefe de ventas contra un margen mínimo, el plazo de pago y los niveles de servicio a Finanzas, la redacción no estándar a Jurídico. El desk monta el expediente de aprobación y el valor decide el nivel: dentro del nivel el jefe de ventas aprueba o devuelve la operación para rehacerla; por encima del nivel se informa a dirección, que aprueba, añade condiciones o rechaza. Antes de emitir nada se comprueba si la operación ha cambiado desde la firma, se registran las condiciones, se fijan las condiciones aprobadas en la oferta, y el rastro de aprobación y el informe de excepciones cierran el bucle.

¿Qué diferencia hay entre aprobación comercial y aprobación de descuentos?

La aprobación de descuentos maneja una sola variable: una concesión de precio medida contra un margen mínimo, que escala por una escalera de tramos a medida que el descuento se hace más profundo. La aprobación comercial es la puerta más amplia por la que pasa una operación no estándar, y el descuento es solo una de las cosas que pueden hacerla no estándar. El plazo de pago mueve caja y puede cambiar cuándo se reconoce el ingreso. Un nivel de servicio a medida crea un compromiso operativo que alguien tiene que cumplir. Una indemnidad tachada o un límite de responsabilidad elevado es una exposición que ningún cálculo de margen ve. La razón para dibujar el proceso amplio es que en una negociación real estas cosas se intercambian entre sí, y una escalera que solo pone precio al descuento deja pasar la mitad barata de la concesión. La aprobación de contratos es una tercera cosa: empieza cuando la redacción ya está cerrada y responde a quién puede obligar a la organización y cómo se archiva la copia firmada.

¿Quién debería ser dueño del proceso de aprobación comercial?

El dueño es quien sostiene la definición de operación estándar, que en la mayoría de las organizaciones es un deal desk, operaciones comerciales o un business partner de finanzas, y no la propia línea de ventas. Esa separación es el control: quien pide la excepción no debería ser quien decide si es una excepción, y quien decide el nivel no debería ser el aprobador cuya facultad se está poniendo a prueba. Las aprobaciones individuales siguen perteneciendo a las funciones que cargan con la consecuencia, así que el jefe de ventas es dueño del margen, Finanzas de la caja y del esquema de facturación, y Jurídico de la redacción. De lo que responde el dueño es de la forma del proceso: la banda estándar, la lista de excepciones, la tabla de umbrales, los tiempos de respuesta y el informe de excepciones que dice si el conjunto sigue calibrado.

¿Cuánto debería tardar la aprobación de una operación?

Publica un tiempo de respuesta por paso en vez de una sola cifra para todo el proceso, porque las partes se comportan de forma distinta. El triaje es una comprobación del mismo día contra una banda estándar escrita. Una revisión especializada dura lo que de claro tenga el playbook. Una decisión de dirección dura hasta que esa persona vuelva a sentarse. Publica el objetivo, nombra un suplente para cada aprobador y di qué ocurre cuando se incumple: escalado automático, una posición por defecto o simplemente un informe de antigüedad visible. Mide después dónde se va el tiempo de verdad: si la mayor parte del tiempo transcurrido es la operación esperando incompleta, o dando vueltas por el bucle de rehacer, ningún aprobador es el cuello de botella y añadir otro nivel lo empeora. El cierre de trimestre es la prueba real, porque es cuando llega el volumen y la tentación de saltarse el proceso es máxima.

¿Qué registros debe dejar una aprobación comercial?

Guarda lo suficiente para responder después a tres preguntas: qué se pidió, quién lo aprobó y qué versión de las condiciones aprobó. Es decir, el expediente presentado, la respuesta de cada revisor, la decisión con su nivel y sus condiciones, y la oferta en la que se fijaron las condiciones aprobadas. Esto importa más allá de la higiene comercial porque las condiciones son entradas contables. Bajo la NIIF 15 (IFRS 15) y la ASC 606, un acuerdo solo se contabiliza como contrato con un cliente cuando las partes lo han aprobado y se comprometen a cumplirlo, los derechos y las condiciones de pago son identificables, tiene fundamento comercial y es probable el cobro de la contraprestación. Las orientaciones del personal de la Office of the Chief Accountant de la SEC estadounidense advierten de que los acuerdos paralelos, los llamados side letters, suelen suponer un riesgo significativo para el reconocimiento correcto de ingresos, y de que las compañías deberían tener controles internos que aseguren que esas alteraciones reciben el tratamiento contable adecuado.