Modèle de workflow d'approbation CSV (approbation de remise par marge)
Un workflow d'approbation de remise que vous pouvez coller au format CSV : trois bandes de marge, quatre voies d'approbateur et des boucles de retouche dont les valeurs Ligne vers pointent vers l'arrière du fichier vers un numéro de…
Qu'est-ce que le processus modèle de workflow d'approbation csv (approbation de remise par marge) ?
Vous n’avez certainement pas écrit ce fichier. Un CSV des étapes d'approbation du devis provient de quelque chose : un rapport CPQ, une exportation CRM, une requête exécutée par quelqu'un sur l'ERP et enregistrée, ou un onglet d'un classeur de tarification enregistré au format .csv car c'était le seul format que l'autre système prendrait. C'est le fait déterminant d'un CSV et la raison pour laquelle il se comporte différemment du classeur dont il est issu. Il n'a pas de formules, seulement les valeurs produites par ces formules au moment de l'exportation. Il n'a pas de deuxième feuille, pas de couleurs de cellules, pas d'en-têtes fusionnés et pas de largeurs de colonnes. Il s'agit de lignes de texte, une par ligne, la première ligne nommant les colonnes. Tout ce dont un lecteur a besoin pour reconstruire le processus doit être dans ces personnages, sinon il n'est pas là du tout.
QueryChart lit un petit ensemble de noms de colonnes. La forme est le type de boîte : Début, Processus, Décision, Fin, Succès, Rejet et le reste. Le texte de la boîte est l'étiquette à l'intérieur de la boîte. La ligne à laquelle est la ligne à laquelle cette ligne se connecte, écrite sous la forme d'un numéro de ligne. Le texte de la ligne est l'étiquette de ce connecteur. Le style de ligne, la voie horizontale et la voie verticale portent le style de connecteur et les deux axes de couloir, et Parallèle avec, Notes et Lien sont là si vous en avez besoin. La correspondance s'effectue par nom d'en-tête plutôt que par position de colonne, donc l'ordre de vos colonnes n'a pas d'importance et toutes les colonnes supplémentaires apportées par votre exportation (identifiant de devis, compte, propriétaire, date de création) sont prises en compte et ignorées. Déposez le .csv dans la zone de feuille de calcul de l'éditeur ou collez le texte CSV directement dedans.
Une ligne correspond à une case et la position d'une ligne dans le fichier est son numéro : la première ligne de données est 1, la seconde est 2 et une ligne vers de 7 signifie la septième ligne de données. C’est là qu’un flux de travail d’approbation sépare l’entreprise d’une procédure simple. Une procédure parcourt le fichier et chaque ligne est plus grande que la ligne sur laquelle elle se trouve. Ce n’est pas le cas d’une chaîne d’approbation. Un devis renvoyé pour révision doit revenir à une étape qui a déjà eu lieu, donc sa valeur Ligne vers est plus petite que son propre numéro de ligne et la flèche pointe vers le haut du fichier. Trois bords dans le tableau ci-dessous font exactement cela : la ligne 16 pointe vers 3, la ligne 17 vers 13 et la ligne 20 vers 15. Se tromper sur l'un d'entre eux est la façon la plus courante d'importer un CSV d'approbation numéroté à la main sous la forme d'un champ de cases avec une flèche manquante, car rien ne se plaint : une ligne pour nommer une ligne qui n'existe pas est supprimée sans message.
Le graphique lui-même est une approbation de remise effectuée par marge plutôt que par pourcentage de remise. Cinq étapes sur la page, quatre rôles en bas et trois seuils déterminant qui doit examiner : à 40 % ou plus, le représentant approuve, 30 à 40 vont au directeur commercial, 20 à 30 vont aux finances et en dessous de 20 vont au directeur commercial. Deux approbateurs peuvent renvoyer un devis, tous deux à la même étape de révision, et cette étape revient au calcul de la marge car un prix modifié est une marge modifiée et peut atterrir dans une fourchette différente. La boucle est bouchée au deuxième retour. Quatre fins couvrent la manière dont un devis s'arrête réellement : réservé, refusé, abandonné pour des raisons de marge et expiré sans réponse.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq colonnes d'étape (Devis, Contrôle de marge, Approbation, Retravail et Émission) croisées avec quatre voies de rôle : Représentant commercial, Directeur commercial, Directeur financier et commercial. Dans le fichier, il s'agit des colonnes Voie horizontale et Voie verticale, une valeur par ligne, orthographiée de manière identique sur chaque ligne appartenant à une voie.
- Une échelle de marge en trois étapes au lieu d'une seule porte d'approbation : "Marge égale ou supérieure à **40 %** ?" s'efface au niveau de la répétition, « Marge égale ou supérieure à 30 % ? » » réveille le directeur commercial : « Marge égale ou supérieure à 20 % ? réveille Finances, et tout ce qui est inférieur à 20 % va à « Préparer le résumé de la transaction pour le directeur commercial ».
- Deux itinéraires de renvoi en une seule étape de retouche. Les deux « Le directeur commercial approuve ? » et « Les finances approuvent ? » comporte une branche vers "Réviser la remise, le prix ou les conditions", de sorte que le fichier contient une étape de révision au lieu d'une par approbateur, et deux lignes distinctes dont la Ligne à valeur le nomme.
- Le bord arrière pour lequel ce cluster continue d'avertir. "**Deuxième fois** de retour du même approbateur ?" est la ligne 16, et sa branche de première révision a une ligne to de 3 : pointant vers le haut du fichier vers "Calculer la marge brute après remise", car un prix révisé est une nouvelle marge et peut tomber dans une bande différente.
- Une boucle plafonnée plutôt qu’ouverte. "**Deuxième fois** de retour du même approbateur ?" achemine un deuxième retour hors du cycle vers « Conserver la remise ou s'en aller ? », où la transaction soit transmise au directeur, soit s'arrête, de sorte que rien ne puisse rebondir indéfiniment entre le représentant et un approbateur.
- Une boucle côté client et quatre fins distinctes. « Le client accepte avant l'expiration du devis ? » peut renvoyer le devis pour révision, et le processus se termine par « Commande enregistrée avec la marge approuvée », « Remise refusée, devis clôturé », « Transaction abandonnée pour des raisons de marge » ou « Devis expiré sans commande ».
Quand utiliser ce modèle
- Votre CRM ou CPQ exporte les approbations de devis au format CSV, et quelqu'un vous a demandé quel était réellement le processus d'approbation.
- Les réductions sont approuvées par chat et par courrier électronique, les seuils sont du folklore et personne ne peut produire l'échelle par écrit.
- Vous disposez d'un tableau des étapes d'approbation dans un fichier, et chaque tentative de le redessiner à la main fait perdre les itinéraires de rejet car ils fonctionnent à rebours.
- Un CSV que vous avez importé dessine des cases mais pas toutes les flèches, et vous soupçonnez les lignes qui renvoient le travail.
- Vous rédigez la politique de remise pour un audit ou un dossier de conseil et vous avez besoin des tranches, des approbateurs et de l'escalade sur une seule page.
Le CSV qui produit ce diagramme
Une ligne par étape. Les nombres de Ligne vers sont des numéros de ligne : ils dessinent les connecteurs et c'est la colonne qui manque le plus souvent aux fichiers.
| N° | Forme | Texte de la boîte | Ligne vers | Texte de la ligne | Couloir horizontal | Couloir vertical |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Start | Recevoir une demande de réduction du client | 2 | Citation | Représentant des ventes | |
| 2 | Process | Saisissez les éléments de campagne, le prix catalogue et la remise demandée. | 3 | Citation | Représentant des ventes | |
| 3 | Process | Calculer la marge brute après remise | 4 | Citation | Représentant des ventes | |
| 4 | Process | Écrivez la raison pour laquelle la réduction est demandée | 5 | Citation | Représentant des ventes | |
| 5 | Decision | Marge égale ou supérieure à **40 %** ? | 6, 7 | 40 % ou plus, En dessous de 40 % | Contrôle de marge | Représentant des ventes |
| 6 | Approval | Approuver au niveau du représentant et tamponner la marge | 19 | Approbation | Représentant des ventes | |
| 7 | Decision | Marge égale ou supérieure à **30 %** ? | 8, 10 | 30% à 40%, En dessous de 30 % | Contrôle de marge | Directeur des ventes |
| 8 | Process | Le responsable commercial vérifie la raison et l'engagement de volume | 9 | Approbation | Directeur des ventes | |
| 9 | Decision | Le directeur commercial approuve ? | 19, 15, 22 | Approuvé, Renvoyer pour révision, Refuser la remise | Approbation | Directeur des ventes |
| 10 | Decision | Marge égale ou supérieure à **20 %** ? | 11, 13 | 20% à 30%, En dessous de 20 % | Contrôle de marge | Finances |
| 11 | Process | Finance vérifie la marge par rapport à l'historique du compte | 12 | Approbation | Finances | |
| 12 | Decision | Les finances approuvent-elles ? | 19, 15, 13 | Approuvé, Renvoyer pour révision, Référez-vous au directeur | Approbation | Finances |
| 13 | Process | Préparer le résumé de la transaction pour le directeur commercial | 14 | Approbation | Directeur commercial | |
| 14 | Decision | Le directeur commercial approuve ? | 19, 18, 22 | Approuvé, Approuvé sous conditions, Refuser la remise | Approbation | Directeur commercial |
| 15 | Process | Réviser la remise, le prix ou les conditions | 16 | Retravailler | Représentant des ventes | |
| 16 | Decision | **Deuxième fois** de retour du même approbateur ? | 3, 17 | Première révision, Deuxième révision | Retravailler | Directeur des ventes |
| 17 | Decision | Conserver la réduction ou s'en aller ? | 13, 23 | Tenez et apportez-le au directeur, Éloignez-vous pour des raisons de marge | Retravailler | Directeur commercial |
| 18 | Process | Consigner les conditions du directeur sur le devis | 19 | Approbation | Directeur commercial | |
| 19 | Process | Émettre le devis approuvé au client | 20 | Problème | Représentant des ventes | |
| 20 | Decision | Le client accepte avant l'expiration du devis ? | 21, 15, 24 | Accepté, Demande une réduction plus importante, Pas de réponse avant expiration | Problème | Représentant des ventes |
| 21 | Success | Commande enregistrée avec la marge approuvée | Problème | Représentant des ventes | ||
| 22 | Reject | Remise refusée, devis clôturé | Problème | Directeur des ventes | ||
| 23 | End | Transaction abandonnée pour des raisons de marge | Problème | Directeur commercial | ||
| 24 | End | Devis expiré sans commande | Problème | Représentant des ventes |
N°,Forme,Texte de la boîte,Ligne vers,Texte de la ligne,Couloir horizontal,Couloir vertical
1,Start,Recevoir une demande de réduction du client,2,,Citation,Représentant des ventes
2,Process,"Saisissez les éléments de campagne, le prix catalogue et la remise demandée.",3,,Citation,Représentant des ventes
3,Process,Calculer la marge brute après remise,4,,Citation,Représentant des ventes
4,Process,Écrivez la raison pour laquelle la réduction est demandée,5,,Citation,Représentant des ventes
5,Decision,Marge égale ou supérieure à **40 %** ?,"6, 7","40 % ou plus, En dessous de 40 %",Contrôle de marge,Représentant des ventes
6,Approval,Approuver au niveau du représentant et tamponner la marge,19,,Approbation,Représentant des ventes
7,Decision,Marge égale ou supérieure à **30 %** ?,"8, 10","30% à 40%, En dessous de 30 %",Contrôle de marge,Directeur des ventes
8,Process,Le responsable commercial vérifie la raison et l'engagement de volume,9,,Approbation,Directeur des ventes
9,Decision,Le directeur commercial approuve ?,"19, 15, 22","Approuvé, Renvoyer pour révision, Refuser la remise",Approbation,Directeur des ventes
10,Decision,Marge égale ou supérieure à **20 %** ?,"11, 13","20% à 30%, En dessous de 20 %",Contrôle de marge,Finances
11,Process,Finance vérifie la marge par rapport à l'historique du compte,12,,Approbation,Finances
12,Decision,Les finances approuvent-elles ?,"19, 15, 13","Approuvé, Renvoyer pour révision, Référez-vous au directeur",Approbation,Finances
13,Process,Préparer le résumé de la transaction pour le directeur commercial,14,,Approbation,Directeur commercial
14,Decision,Le directeur commercial approuve ?,"19, 18, 22","Approuvé, Approuvé sous conditions, Refuser la remise",Approbation,Directeur commercial
15,Process,"Réviser la remise, le prix ou les conditions",16,,Retravailler,Représentant des ventes
16,Decision,**Deuxième fois** de retour du même approbateur ?,"3, 17","Première révision, Deuxième révision",Retravailler,Directeur des ventes
17,Decision,Conserver la réduction ou s'en aller ?,"13, 23","Tenez et apportez-le au directeur, Éloignez-vous pour des raisons de marge",Retravailler,Directeur commercial
18,Process,Consigner les conditions du directeur sur le devis,19,,Approbation,Directeur commercial
19,Process,Émettre le devis approuvé au client,20,,Problème,Représentant des ventes
20,Decision,Le client accepte avant l'expiration du devis ?,"21, 15, 24","Accepté, Demande une réduction plus importante, Pas de réponse avant expiration",Problème,Représentant des ventes
21,Success,Commande enregistrée avec la marge approuvée,,,Problème,Représentant des ventes
22,Reject,"Remise refusée, devis clôturé",,,Problème,Directeur des ventes
23,End,Transaction abandonnée pour des raisons de marge,,,Problème,Directeur commercial
24,End,Devis expiré sans commande,,,Problème,Représentant des ventesComment cela fonctionne
Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte avant de l'importer
Regardez d'abord les personnages bruts. Le séparateur est-il une virgule ou un point-virgule ? Excel écrit des points-virgules partout où le séparateur de liste système est un point-virgule, ce qui est le cas dans la plupart des pays d'Europe continentale, car la virgule y est déjà le séparateur décimal. Un fichier point-virgule lu sous forme de fichier virgule vous donne une colonne avec la ligne entière à l'intérieur. Vérifiez également les caractères accentués : s'ils arrivent sous forme de mojibake, le fichier n'est pas l'encodage sous lequel il est lu. Et si la première colonne est la seule à ne pas s'aligner, la marque invisible de l'ordre des octets que l'exportation CSV UTF-8 d'Excel écrit devant le premier en-tête est la raison habituelle : retapez cet en-tête ou enregistrez-le au format CSV brut.
Donnez au fichier les noms d'en-tête que l'éditeur lit
La première ligne doit nommer les colonnes : Forme, Texte de la zone, Ligne vers, Texte de la ligne, Style de ligne, Voie horizontale, Voie verticale. La correspondance se fait sur le nom, donc l'ordre des colonnes est gratuit et chaque colonne supplémentaire produite par votre exportation suit et est ignorée. Supprimez tous les titres ou lignes de filtre situés au-dessus des en-têtes : un CSV n'a pas de concept de bloc d'en-tête, donc un titre de rapport sur la ligne 1 transforme vos véritables en-têtes en données ordinaires. Un en-tête mal orthographié n’est pas non plus une erreur ; c'est simplement une colonne qui ne fait rien, alors confirmez que chacune de celles que vous vouliez utiliser est arrivée.
Numérotez les lignes avant d'écrire une seule ligne dans
Le numéro d'une ligne est sa position dans les données : première ligne de données 1, seconde 2, et ainsi de suite. Notez les chiffres sur le côté avant de connecter quoi que ce soit, puis écrivez les connexions. L'insertion d'une ligne par la suite renumérote chaque ligne en dessous et redirige chaque ligne vers celle qui y fait référence, terminez donc la liste des lignes avant de commencer sur les flèches.
Écrivez les bords arrière en dernier et lisez chacun d'entre eux à haute voix.
Chaque renvoi est une ligne plus petite que sa propre ligne. Ici « Deuxième retour du même approbateur ? est la ligne 16 et sa ligne de première révision est 3 ; la rangée 17 pointe vers 13 ; la ligne 20 pointe vers 15. Dites chacun sous forme de phrase : la ligne 16 revient à la ligne 3, qui est "Calculer la marge brute après remise", car un nombre en arrière qui est décalé de un semble toujours tout à fait raisonnable dans le fichier, et il dessine une flèche dans la mauvaise case plutôt qu'aucune.
Gardez les virgules en dehors des lignes de texte et de ligne.
Ces deux colonnes sont des listes séparées par des virgules et lues dans l'ordre correspondant, donc la ligne de la ligne 20 indique 21,15,24 tandis que le texte de sa ligne indique Accepté, demande une remise plus importante, pas de réponse avant l'expiration : trois cibles, trois étiquettes, alignées par position. Une virgule à l’intérieur d’une étiquette de branche serait lue comme une autre branche, c’est pourquoi aucune étiquette de connecteur dans ce graphique n’en contient. Le texte de la zone est une valeur unique, donc une virgule convient à condition que le champ soit cité : "Entrez les éléments de ligne, le prix catalogue et la remise demandée" survit à l'aller-retour, et le même texte sans guillemet devient deux colonnes.
Mettez vos propres numéros dans les groupes
40, 30 et 20 sont des espaces réservés. Définissez-les à partir de votre propre catalogue de prix afin que la bande supérieure couvre la plupart des devis ; si la majorité de vos transactions tombent en dessous du premier seuil, chaque devis devient une approbation et la file d'attente devient le processus. Définissez ce que signifie la marge pendant que vous y êtes (marge brute après remise, mesurée par rapport à quel coût) car un seuil n'est aussi fiable que le nombre auquel il est comparé, et dans un CSV, ce nombre est un instantané sans formule derrière lui.
Questions fréquentes
Comment écrire une boucle de retravail dans un CSV ?
Avec une valeur Line to inférieure à la ligne sur laquelle elle se trouve. Un CSV ne contient pas de flèches ; la seule chose qui crée une arête est un numéro de ligne dans la colonne Ligne vers, et rien n'exige que ce nombre soit plus grand que la ligne actuelle. Une route de rejet est écrite exactement comme n'importe quelle autre connexion, et la seule différence est qu'elle pointe vers le haut du fichier plutôt que vers le bas. Dans ce graphique, l'étape de révision est la ligne 15 et les lignes 9, 12 et 20 la nomment toutes : les deux premières sont des références en avant des approbateurs, la troisième est une référence en arrière de l'étape client. La rangée 16 renvoie ensuite à la rangée 3. Deux choses à surveiller. Une boucle sans sortie s'importe joyeusement et se lit comme un processus qui ne peut jamais se terminer, alors terminez-la par une décision : ici « Deuxième retour du même approbateur ? Et une ligne pour nommer une ligne qui n'existe pas est supprimée sans message, donc un décalage sur un bord arrière apparaît comme une flèche manquante plutôt que comme une erreur.
Quelles colonnes un CSV doit-il importer sous forme d'organigramme ?
Sept font le travail. Shape définit le type de boîte : Début, Processus, Décision, Fin, Succès, Rejet et les autres formes connues de l'éditeur. Le texte de la zone est l’étiquette. La ligne vers contient le ou les numéros de ligne auxquels cette ligne se connecte, séparés par des virgules. Le texte en ligne contient les étiquettes des connecteurs dans le même ordre, c'est pourquoi les deux colonnes doivent être lues ensemble. Le style de ligne prend une description telle que Pointillés verts. Les couloirs horizontal et vertical placent la rangée sur les deux axes des couloirs. Parallèlement, Notes et Link existent également. Les colonnes sont mises en correspondance par nom d'en-tête plutôt que par position, et toute autre colonne produite par votre exportation est prise en compte et ignorée. Ainsi, un fichier CSV provenant directement d'un CRM avec quinze colonnes est importé correctement et seules les sept colonnes importantes sont lues.
Pourquoi mon CSV a-t-il été importé avec des cases mais pas de flèches ?
Quatre causes, par ordre approximatif de fréquence. La colonne Ligne vers contient les noms d'étape au lieu des numéros de ligne, et une étiquette n'est pas une référence. La ligne d'en-tête est manquante, mal orthographiée ou se trouve sous le titre d'un rapport, de sorte que la colonne n'a jamais trouvé de correspondance. Le fichier est délimité par des points-virgules et a été lu comme délimité par des virgules, ce qui place la ligne entière dans la première colonne, donnant à chaque ligne une forme et rien d'autre. Ou bien les numéros sont tout simplement erronés, généralement parce qu'une ligne a été insérée et que rien n'a été renuméroté. Le dernier est le plus difficile à repérer, car un bord nommant une ligne qui n'existe pas est ignoré silencieusement : la carte est toujours dessinée, semble terminée et il manque un itinéraire.
Quels seuils un workflow d'approbation de remise doit-il utiliser ?
Des bandes de marge plutôt que des bandes de pourcentage de remise, et suffisamment peu pour que les gens s'en souviennent. Le pourcentage de remise n’est pas le bon axe, car les mêmes 15 % de réduction sont confortables sur un produit et inférieurs au coût sur un autre ; la marge après remise est comparable sur l’ensemble d’un catalogue de prix. Trois tranches et quatre niveaux d'approbateur sont une forme courante et celle dessinée ici : le représentant approuve tout ce qui est égal ou supérieur à 40 %, le directeur commercial en prend 30 à 40, les finances en prennent 20 à 30 et en dessous de 20, il va au directeur commercial. C’est à vous de définir les chiffres. Le test d'un bon ensemble est la proportion de devis qui sont clairs au premier niveau : si la plupart d'entre eux nécessitent que quelqu'un d'autre les examine, soit le catalogue de prix, soit les seuils sont erronés, et le processus d'approbation sera blâmé pour les deux.
En quoi un fichier CSV est-il différent d'un fichier Excel pour cela ?
Un CSV est la sortie d'un système plutôt que d'un endroit dans lequel vous travaillez. Il contient des valeurs et non des formules, donc une colonne de marge exportée à dix heures du matin contient le nombre produit par la formule à dix heures du matin, et la réexportation après un changement de coût donne un fichier différent ne contenant rien pour dire quoi que ce soit déplacé. Il comporte un tableau et pas de deuxième feuille, donc la recherche sur laquelle votre formule de marge a pointé ne l'accompagne pas. Il n'a aucun formatage, ce qui est important ici pour une raison : un niveau d'approbation affiché sous forme de couleur de cellule dans un classeur ne transmet rien dans un CSV, et si le niveau est important, il a besoin d'une colonne qui lui est propre. Par contre, un CSV est du texte brut : vous pouvez le lire, le comparer et voir exactement ce que le système vous a remis, y compris les numéros de ligne dans la colonne Ligne à.