折扣審批流程圖（按區間分級審批）
折扣審批流程圖範本：申請與理由、淨利潤與下限核實、按區間分級路由至主管、總監與財務、還價循環，以及折扣趨勢檢討。
甚麼是折扣審批流程圖（按區間分級審批）流程
折扣審批是一家機構在買方要求更好價格、與那個價格獲得批准之間所做的事。觸發點就是這項要求本身：一封電郵裡的一個百分比、一份投標回覆裡的一行字、一個採購團隊開口時報出的數字。在那之後的一切都是治理，因為一項價格讓步，是永久而靜靜地離開企業的錢——沒有採購訂單，沒有發票，亦沒有一次令它顯形的付款批次。下面這張圖由頭到尾跟隨一筆申請：連同理由一併登記的要求、按所要求的價格重新計算的淨利潤、對照利潤下限的核實、按區間路由到某個審批層級、隨後而來的主管、總監或財務的批准、蓋在報價單上並附有失效日期的已批准百分比、買方的答覆，以及決定這些區間當初有否釐定正確的紀錄與趨勢檢討。
這張圖只處理價格，別無其他。一份同時改動付款條件、服務水平、責任上限或合約結構的申請，是一筆非標準交易，它屬於銷售審批流程，由法務和財務把條款與數字一併審閱；把兩者畫在同一張圖上，只會得出一張沒有人會照著走的流程圖。它也不是開支報銷審批，後者結算的是僱員已經花出去的錢；它亦不是同一個概念的試算表版本，那裡的關注點在於一張審批步驟表如何回指一行需要重做的紀錄。這條界線之所以重要，是因為兩種失效方式並不相同。折扣給得太深，賠掉的是一筆交易的利潤。一項從未被審閱過的條款，賠掉的卻是完全不同的東西，任何折扣區間都攔不住它。請把這張圖當作起點，按你們自己的定價、財務與法務程序去釐定區間、下限與審批。
四個判斷撐起整個流程。「申請是否附有明確理由？」故意放在最前面，因為為一項沒有解釋的要求定價，等同教會買方單靠開口已經足夠。利潤核實放在財務 / 定價台泳道，而不是賣方那一側，因為業績指標繫於答案的那個人，不應該是唯一計算這條數的人，而下限只有在一個團隊擁有它背後的成本依據時才有意義。「適用哪一個折扣區間？」是路由規則，把它放在審批人之前而不是之後，正正是防止一筆交易落到回覆最快那位手上的原因。最後一個判斷屬於買方，圖上承載了它全部三種可能的答覆：接受、一次沿同一條利潤核實回路循環的還價，以及沉默——大部分折扣流程都忘記為它建模的那種結果，亦是令一個已批准的價格在預測數字裡滯留很久、遠超它本應失效的時點的那種結果。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道（銷售代表、銷售主管、銷售總監 / VP、財務 / 定價台與客戶）橫跨六個階段：折扣申請、價格與淨利潤、按層級路由、審批決定、客戶回應，以及紀錄與檢討
- 在做任何定價工作之前先設一道關口：「申請是否附有明確理由？」把沒有解釋的要求退回，讓買方指明競爭報價或背後的採購量，這樣淨利潤才始終只針對一筆有人能夠說清楚的交換來計算
- 利潤核實放在財務泳道，而不是賣方那一側。「淨利潤是否低於下限？」有三個出口：退回代表調整範圍，前進到按區間路由，或者在個案確實屬於戰略性質時，直接進入有人背書的例外
- 分級審批作為一個路由判斷來處理。「適用哪一個折扣區間？」分為代表可自行放行的區間、主管區間，以及高於主管的一切，而主管自己的上報分支，會把個案提交銷售總監以書面背書
- 三道獨立的審批關口，而不是一道：「銷售主管是否批准所要求的折扣？」「銷售總監是否批准更深的折扣？」與「財務是否批准該利潤例外？」，全部匯入「為批准蓋章並設定有效期」
- 一個設有上限的還價循環，以及三種結局。「這次還價是否值得再談一輪？」要麼把交易退回修訂，要麼維持原價，流程最終止於「按已批准的價格登記訂單」「折扣被拒，標價維持不變」或「報價已失效，折扣隨之失效」
何時使用本範本
- 你們正在草擬或重寫一份折扣政策，需要把區間、審批人與利潤下限放在一頁上，而不是分散在三份文件裡
- 折扣靠聊天和電郵敲定，門檻全憑口耳相傳，沒有人講得清最後一次例外是誰簽的、又是為了甚麼給出的
- 你們正在 CPQ 或 CRM 中設定審批路由，希望在任何人搭建規則之前，先把分級、下限與上報路徑談妥
- 平均售價一路走低，你們需要看清漏洞究竟在代表區間、主管區間，還是例外通道
- 審計人員或新上任的財務負責人問起一項折扣是如何獲授權、如何記錄證據，以及如何登記在它所屬的那份報價單上的
運作方式
把泳道改成你們的角色
把銷售代表、銷售主管、銷售總監 / VP、財務 / 定價台與客戶換成你們機構中真正存在的角色。在一個小團隊裡，總監和財務審批人往往是同一個人：請合併這兩條泳道，而不要畫一次從不會發生的交接。如果有一個交易審核台負責定價例外，就把財務這條泳道交給它，並在圖上寫明。
把你們自己的數字填入各個區間
圖中的區間只是佔位數字。請按你們自己的價目表來設定，令最高區間涵蓋大部分報價，並說明這項核實讀取的是折扣百分比，還是最終的淨利潤、以甚麼貨幣計價，以及它看的是單一項目，還是整筆交易。這一點錯了，一筆交易就會拆成三份報價，每一份都剛好壓在限額之下。
定義淨利潤下限，以及利潤的定義
寫清下限背後的成本依據：標準成本還是實際成本、其中計入了哪些內容，以及它是對照哪一版價目表來計算的。指定誰擁有這個數字，誰有權更改它。亦要決定低於下限的交易是直接拒絕，還是轉為一項有人背書的例外，因為這張圖把它當作例外，而不是拒絕。
說清甚麼才算得上是理由
列出理由欄會接受甚麼：一個有證據支持的具名競爭對手、一項已承諾的採購量、更長的合約期、一個可供引用的個案，或者一個戰略性客戶。也列出它不接受甚麼，在大部分機構裡，這意味著季度末這個理由並不算數。審批人如果各自套用不同的準則，同一份申請就會因為落在誰手上而得出不同的答案。
為每一次批准都設一個有效期
決定一個已批准的百分比可以維持有效多久，它繫於甚麼之上（報價單、機會，還是客戶帳戶），以及甚麼樣的變化會迫使重新批准，例如採購量被削減或合約期縮短。沒有這條規則，一次給出的例外就會變成客戶在每次續約時都會期望的價格，而且沒有人講得清這是從甚麼時候開始的。
決定還價循環何時停止
為一筆交易可以被退回的次數設一個上限。指定誰有權維持原價，誰可以選擇放棄這筆交易，以及第二輪或第三輪還價需要帶上甚麼證據。一個沒有上限的循環，會令一份報價在代表和某一位審批人之間來回彈幾個星期，折扣則在此期間一點一點地朝買方那邊爬升。
拿三份真實報價對照檢驗
取一份在代表區間內獲批的報價、一份被上報過的報價，以及一份被拒絕的報價，把每一份都放到圖上走一遍。凡是大家口頭描述、卻沒有畫出來的步驟，或者畫了出來卻在實踐中被跳過的步驟，都是發布之前值得修正的地方。之後請保留這次修訂紀錄，好讓閱讀者知道自己看到的是哪一版區間。
常見問題
折扣審批流程包含哪些步驟？
典型的次序是：客戶提出價格讓步要求，賣方先報出標價和範圍，所要求的折扣連同給出的理由一併登記。沒有附上明確理由的申請，會退回買方，請對方指明競爭報價或背後的採購量。隨後財務或定價台會按所要求的價格計算淨利潤，並對照利潤下限核實，低於下限的交易被退回調整，或者作為一項有人背書的例外繼續向前。審批層級由折扣區間決定：一個代表可自行放行的區間、一個主管區間，或者高於主管、交由銷售總監處理的一切，利潤例外則由財務裁定。已批准的折扣會蓋上失效日期的印記，並寫入報價單。買方接受、還價，或者任由報價失效，而這次批准、它的理由和證據，會被歸檔，並作為一項按區間和按代表統計的趨勢加以檢討。
誰應該批准一項折扣，批准到甚麼層級？
把審批人和讓步的大小掛鈎，而不是和帳戶的大小、或者當下誰有空掛鈎。一份書面的授權委託——寫明每一個區間、簽署它的角色，以及當申請人本人正是那個角色時由誰簽署——才能令這張圖上的路由判斷真正有意義。兩條規則做了大部分的工作。沒有人可以批准自己的申請，這正正是這張圖給代表一個固定區間、並把高於它的一切都送到別人手上的原因。而批准應該落在承擔讓步所出自那份利潤的人手上，這通常也是為何最深的折扣最終落在財務、而不是某位銷售負責人手裡：到了那一點，決定關乎的是損益表，而不是這筆交易。把層級數量控制得少一點。四道每一道都要多耗一天的關口，付出的交易代價，比一個設錯的區間還要高。
折扣審批和銷售審批有甚麼分別？
折扣審批處理的是價格。銷售審批，即是非標準交易審批，處理的是其餘一切被改動的東西：付款條件、度身訂造的服務水平、責任與彌償措辭、不尋常的交付或續約結構，以及任何偏離標準協議的條款。兩者有所重疊，因為一項深折扣經常是用更長的合約期換來的，但它們需要不同的審閱人和不同的證據。價格是一個利潤問題，財務和銷售管理層之間可以商定；一項非標準條款卻是一個法律和交付問題，任何折扣區間都攔不住它。這兩者又都不同於開支報銷審批，後者授權的是僱員已經花出去的錢，透過薪酬或付款批次結算，而不是透過一份報價單。如果你們的機構用同一個委員會處理這三者，也請把它們畫成各自獨立的流程，令交接和證據保持可見。
折扣批准應該如何記錄以備審計？
把批准紀錄留在報價單所在的地方，而不是留在一個收件箱裡。這份紀錄需要包含所要求和已批准的百分比、理由及其證據、由此產生的淨利潤、誰在哪個區間批准了它、日期，以及批准失效的日期。這不僅關乎銷售流程的規範：根據 ASC 606 與 IFRS 15，折扣和價格讓步屬於可變對價，會降低交易價格，所以被確認的數字，必須是當初真正為那份合約批准的數字。在報價單之外另行商定的讓步——附加協議是其中最典型的形式——是導致收入被錯誤列報的一條由來已久的途徑，亦是監管處置中反覆出現的主題，這正正是這張圖把印記蓋在報價單發出之前、而不是發出之後旁邊的原因。請按你們自己的財務與法務程序去釐定保留期限、證據要求與簽署方式；這份範本只是一個起點，而不是一項會計政策。
我們可否向不同客戶提供不同的價格？
通常可以，但不能不加審查，答案取決於你們賣的是甚麼、賣到哪裡。在美國，《羅賓遜-帕特曼法》（Robinson-Patman Act）規定，若價格歧視的效果可能實質上削弱競爭，那麼在不同買方之間實行價格歧視即屬違法。它的適用範圍比乍看之下要窄：它適用於商品而非服務，而且買方之間通常必須在轉售這些商品上彼此構成競爭關係。該法亦承認若干抗辯理由，包括成本正當性——差價反映的是賣方自身在生產或交付上的成本——以及跟隨競爭。其他司法管轄區則按各自的規則監管定價和轉售條件。因此，請把這張圖上的區間當作商業治理來對待，把理由和批准紀錄放在一起保存，因為它正正是成本或競爭抗辯所依賴的證據，並在任何針對相互競爭的經銷商實行差異化定價的做法成為政策之前，先交由你們自己的法務團隊審閱。