Cómo visualizar un CSV como flujo de trabajo

Cómo funciona

1. Reordena la exportación al orden del proceso

   Las exportaciones de sistemas salen en orden de marca de tiempo o de ticket, que es el orden en que ocurrieron las cosas y no el orden en que corre el proceso. Ordena las filas en la secuencia que recorre un solo caso antes de escribir un único valor de Línea a, porque esos valores son posiciones de fila y reordenar el archivo después los invalida todos.

2. Comprueba que la fila de encabezado sobrevivió a la exportación

   Las columnas se emparejan por nombre de encabezado, así que la fila de encabezado es la única parte del archivo que tiene que estar exacta. Confirma que dice Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea. Una marca de orden de bytes de una exportación UTF-8 se pega al primer nombre de encabezado, y una exportación delimitada por punto y coma de un sistema europeo mete la línea entera en una sola celda: en los dos casos la columna no se reconoce y viaja como un extra sin usar en lugar de fallar en voz alta.

3. Escribe primero el camino hacia delante

   Rellena Línea a solo para el caso que sale recto, donde todos los números son mayores que la fila en la que están. Deja el flujo de trabajo corriendo de punta a punta sin ningún retrabajo. Los bucles añadidos sobre un camino que aún no has verificado son casi imposibles de releer, porque no puedes distinguir una conexión de retorno de un número equivocado cuando los dos apuntan a una fila de la que no estás seguro.

4. Añade una fila de retrabajo y apunta hacia ella la conexión de retorno

   Dale a la revisión su propia fila («Revisar el descuento, el precio o las condiciones») y manda a esa única fila todas las Decisiones que rechazan, en lugar de duplicar un paso de retrabajo bajo cada aprobador. Escribe después la conexión de salida del bloque de retrabajo, apuntando a la fila donde se vuelve a evaluar el dato que ha cambiado. En el ejemplo esa es la fila 3, el cálculo del margen, y no la fila 1.

5. Pon tope al reintento

   Un bucle sin tope es un flujo de trabajo que puede correr para siempre, y en un proceso real eso no ocurre. Añade después de la fila de retrabajo una Decisión que pregunte cuántas veces ha vuelto esto (la fila 16, «¿Segunda devolución del mismo aprobador?») con un Línea a de 3,17: una vuelta al bucle, escalado en la segunda pasada. Entrecomilla esa celda para que la coma se quede dentro.

6. Suelta el archivo y lee las flechas hacia atrás

   Arrastra el .csv al área de la hoja de cálculo de un diagrama nuevo, o pega el texto dentro, y el diagrama se dibuja. Lee después cada flecha que corre hacia atrás. Cada una debería ser un caso que sepas nombrar en voz alta: una revisión, un escalado, una contraoferta. Una flecha que no puedas nombrar es un número de fila transpuesto, y esta es la única vista en la que resulta evidente.

Preguntas frecuentes

¿Puede un valor de Línea a apuntar a una fila anterior?

Sí, y ese es el mecanismo entero del retrabajo. Línea a toma la posición en base 1 de la fila de destino y nada la obliga a ser mayor que la fila en la que está, así que un 3 en la celda de la fila 16 dibuja una flecha de la 16 de vuelta a la 3. El trazado la enruta alrededor de las cajas; tú no la colocas. Como no hay ningún marcador de bucle aparte, leer un CSV en busca de sus bucles significa buscar números menores que su propia fila: esa es la única señal que hay en el archivo.

¿Cómo evito que un bucle de retrabajo dé vueltas para siempre?

Pon en el camino de retorno una Decisión que cuente el intento. En el ejemplo, la fila 16 pregunta «¿Segunda devolución del mismo aprobador?» y lleva un Línea a de 3,17 con un Texto de línea de Primera revisión,Segunda revisión, así que la primera pasada da la vuelta y la segunda sale del bucle hacia la fila 17, «¿Mantener el descuento o dejar la operación?». La cuenta no se guarda en ningún sitio: el diagrama documenta la regla, y la regla es lo que sigue la gente. Lo que importa es que el bucle tenga una salida etiquetada en el diagrama y no una implícita en la cabeza de alguien.

¿Cómo distingo un bucle real de un número de fila equivocado en el archivo de otra persona?

Tres pruebas. ¿La fila de destino rehace un trabajo que el retrabajo ha cambiado de verdad? Un bucle que vuelve a un paso cuyo resultado no puede ser distinto esta vez es un error. ¿La conexión hacia atrás sale de una Decisión? Una fila de Proceso cuyo único Línea a apunta hacia atrás, sin salida hacia delante, deja inalcanzable el resto del archivo y es casi siempre una transposición. ¿Y está etiquetada la rama? Los bucles reales llevan un Texto de línea que nombra el caso; las erratas nunca, porque nadie etiqueta una conexión que no quería dibujar.

Mi exportación tiene una fila por evento de aprobación, no una por paso. ¿Qué hago?

Contráela. Una tabla de auditoría repite el mismo paso una vez por ocurrencia, así que una operación revisada dos veces aparece como dos filas de «devuelta al solicitante», e importarla directamente produce el diagrama de un caso y no la definición del proceso. Saca los pasos distintos, quédate con una fila de cada uno, y deja que la referencia hacia atrás cargue con la repetición: esa sustitución es justamente para lo que existe el bucle. Si solo quieres ver primero el archivo dibujado, el generador de flujos de trabajo desde CSV tiene la versión corta de esto.

¿Sigue siendo legible el diagrama cuando los bucles cruzan los carriles?

El trazado se calcula en lugar de dibujarse, así que una conexión de retorno de la columna Revisión a la columna Oferta se enruta alrededor de las cajas sin que muevas nada. Lo que hace ilegible un flujo de trabajo con bucles no son las flechas sino el orden de las filas: mantén juntas las filas de retrabajo, como están las filas 15 a 17 del ejemplo, en lugar de repartir un paso de revisión bajo cada aprobador. Tres aprobadores con una fila de retrabajo cada uno producen tres bucles que en realidad son uno.