Sådan konverterer du en CSV til et proceskort

Sådan fungerer det

1. Åbn filen som tekst, og læs overskriftsrækken

   Se først og fremmest på de to første linjer i en teksteditor. Du har brug for skilletegnet, som er et semikolon frem for et komma i de fleste europæiske eksporter, fordi listeadskilleren følger den regionale indstilling, og du har brug for de faktiske kolonnenavne. Skriv overskriftsrækken ned på papir; du er ved at vælge to af de kolonner, og alt andet følger af det valg.

2. Vælg fasekolonnen

   Fasekolonnen er den, hvis særskilte værdier er få og ordnede: Status, Ordrestatus, Dokumenttype, Milepæl, Fase, Procestrin. Tæl dem: sortér kolonnen, og tag de unikke værdier. Fem eller seks er et sæt faser. Tredive er en liste af statuskoder, og den skal grupperes, før den bliver til en akse, for tredive baner er ikke et diagram, nogen kan læse.

3. Vælg ejerkolonnen, og foretræk roller frem for personer

   Ansvarlig, Tildelt til, Ejer, Afdeling, Omkostningssted, Arbejdscenter, Team, Kø, Sælger, Indkøber. Hvilken som helst af dem kan være Lodret bane. Rummer kolonnen personer frem for roller, så kortlæg navnene til roller først: en bane pr. medarbejder er ulæselig ved tyve personer og forkert, første gang nogen skifter job, hvorimod Lager og Økonomi holder i årevis.

4. Skriv én række pr. trin, ikke én række pr. post

   Det er det gennemløb, intet værktøj kan lave for dig. Din eksport har én række pr. ordrelinje eller pr. sag; kortet har brug for én række pr. bevægelse: de øjeblikke, hvor arbejdet skiftede hænder, eller hvor der blev truffet en beslutning. Udled dem af dokumenttyperne og statusovergangene, læg så trinnet i Bokstekst med den fase og den ansvarlige, du allerede har valgt, ved siden af. Tyve til tredive trin er en hel proces; flere end det, og du beskriver to.

5. Kald de to kolonner præcis Vandret bane og Lodret bane

   Importen matcher overskriftsnavne, ikke kolonneplaceringer, og kolonner, den ikke genkender, tages med og ignoreres. Så du skal ikke slette eller flytte noget: lad Status og Tildelt til blive, hvor de er, tilføj to kolonner mere med overskrifterne Vandret bane og Lodret bane, og kopiér de grupperede værdier over. De oprindelige kolonner følger urørt med, og du beholder dokumentationen for, hvor hver bane kom fra.

6. Træk filen over på regnearksområdet, og læs det, banerne blotlægger

   Træk .csv-filen over på editorens regnearksområde, eller indsæt teksten direkte i det, så tegner kortet sig selv: der er ingen guide og ingen kolonnekobler at arbejde sig igennem. Læs så hen over faserne. En fase med ét trin er ikke en fase; en fase, ingen ejer, er en kø; og en overlevering mellem to baner uden en beslutning foran sig er der, hvor forsinkelsen i jeres proces reelt bor.

Ofte stillede spørgsmål

Har jeg brug for et proceskort, eller er et flowchart nok?

Handler diskussionen om, hvad der sker nu, er et flowchart nok, og /da/guides/lav-flowchart-fra-csv er den kortere opgave. Tilføj faseaksen, når diskussionen handler om, hvor tiden går hen, eller hvem der står til ansvar, for de spørgsmål besvares af position frem for af rækkefølge. Prøven er, om nogen kan sige, hvilken fase arbejdet er i lige nu. Giver to personer forskellige svar, gør fasekolonnen et reelt stykke arbejde, og kortet er værd at bygge; er processen ti lineære trin i ét team, er faserækken hen over toppen pynt.

Hvilken kolonne i eksporten skal blive til Vandret bane?

Den, hvis særskilte værdier er få og ordnede og beskriver, hvor i arbejdet en post er nået til, ikke hvilken slags post det er, og ikke hvem der har rørt den. Dokumenttype er ofte den bedste kandidat i en ERP-eksport, fordi hvert dokument oprettes på et bestemt punkt i kæden: ordre, følgeseddel, faktura, kreditnota. Status er den næstbedste, når du først har grupperet dens koder. Pas på kolonner, der ser ordnede ud uden at være det, som prioritet eller kundesegment; lægger du en af dem hen over toppen, får du et diagram, der læses som et proceskort og ikke besvarer noget spørgsmål.

Min eksport har ingen fasekolonne. Kan jeg stadig bygge et kort?

Ja, og det er almindeligt: masser af eksporter bærer datoer og beløb og intet, der beskriver position. To veje virker. Udled faserne af datokolonnerne, for en eksport med en ordredato, en bekræftelsesdato, en plukdato og en fakturadato beskriver fire faser i kolonneoverskrifterne frem for i værdierne. Eller navngiv selv faserne ud fra, hvordan arbejdet reelt køres, og mærk hvert trin i hånden; kortet behøver ikke at være udledt af filen, og fire til seks ærlige fasenavne slår en kolonne af koder, som ingen er enige om.

Hvorfor kom mine banenavne ud som Procédure eller Køb?

Filen er ikke UTF-8 og bliver læst, som om den var det. De fleste ældre eksporter er Windows-1252 eller Latin-1, som er enige med UTF-8 om almindeligt engelsk og skilles i samme øjeblik en accent, en omlyd eller et dansk bogstav optræder i et afdelingsnavn. Eksportér igen som UTF-8, hvis systemet giver valget, eller åbn filen i en teksteditor og gem den som UTF-8. Det beslægtede symptom er et byte order mark foran den første overskrift: kolonnen læses så som noget andet end det navn, du skrev, så den første kolonne matcher ingenting og tages med som en ukendt ekstra.

Kan jeg beholde de øvrige kolonner fra eksporten?

Ja. Importen matcher overskriftsnavne, så enhver kolonne, den ikke genkender, tages med og ignoreres: du kan lade dokumentnumre, mængder og datoer blive i filen uden at ødelægge noget. Vil du have noget af den detalje synlig på diagrammet frem for blot til stede i det, så flyt den over i kolonnen Noter, der rummer fritekst på et trin, eller kolonnen Link, der peger et trin hen på den post, det kom fra. Alt andet bliver stående som dokumentation, hvilket er nyttigt, næste gang nogen spørger, hvor et fasenavn kom fra.