Sådan konverterer du en CSV til et proceskort
Sådan bliver en CSV-eksport til et proceskort: find den fasekolonne og den ejerkolonne, dit system allerede eksporterer, kopiér dem over i Vandret bane og Lodret bane, og lad hvert trin lande, hvor det hører hjemme.
Et proceskort er et flowchart med en akse mere (hvert trin ligger også under den fase af arbejdet, det tilhører), og i en CSV er den akse én kolonne mere, som regel en, eksporten allerede indeholder under et andet navn.
Kort fortalt
- Vandret bane rummer fasen, Lodret bane rummer den ansvarlige: to kolonner mere i den samme CSV.
- Din eksport har allerede begge, under navne som Status, Milepæl, Afdeling eller Tildelt til.
- De særskilte værdier i fasekolonnen bliver til banenavnene, i den rækkefølge rækkerne står i.
- Banenavne matches som nøjagtig tekst, så et mellemrum til sidst eller et andet bogstavtilfælde giver i stilhed en bane mere.
- Sæt anførselstegn om ethvert banenavn med skilletegnet i, ellers ankommer "Økonomi, kreditor" som to kolonner.
Hvad et proceskort lægger oven på et flowchart
Et flowchart svarer på ét spørgsmål: hvad sker der nu. Et proceskort svarer på det og ét til: hvor i arbejdet dette trin ligger. Det andet svar er fasen, og det er den, der lader dig se på et diagram og sige, at seks af de seksogtyve trin sker, før ordren overhovedet er bekræftet, eller at ordren skifter hænder fire gange mellem modtagelse og betaling. I QueryChart er begge svar kolonner i det samme ark. Vandret bane rummer fasen, Lodret bane rummer den ansvarlige, og et flowchart er simpelthen et proceskort med de to celler ladt tomme.
For en CSV er det en mindre opgave, end det lyder, for eksporten bærer næsten helt sikkert begge kolonner i forvejen. Uanset hvad der producerede filen (et ERP-system, et sagssystem, et sagsbehandlingsværktøj) havde det brug for at filtrere og rapportere på sine poster, så det gemmer en grov position i arbejdet og en part, der er ansvarlig for den. Positionen hedder Status, Ordrestatus, Dokumenttype, Milepæl, Fase eller Trin. Parten hedder Ansvarlig, Tildelt til, Ejer, Afdeling, Omkostningssted, Arbejdscenter, Team eller Kø. Ingen tilføjede de kolonner for at tegne et diagram. De er alligevel de to akser i et proceskort.
Det ene, eksporten ikke giver dig, er rækkerne. En CSV ud af et system har én række pr. post (én ordrelinje, én sag, én statusændring), og et proceskort har én række pr. bevægelse. Tusind ordrelinjer er to hundrede ordrer, der passerer gennem omkring tyve trin, og ingen mængde gruppering laver den første liste om til den anden. Så konverteringen er to gennemløb: tag de særskilte værdier i fasekolonnen som dine banenavne, og skriv derefter selv trinnene og mærk hvert af dem med en fase og en ansvarlig. Det er de ti minutter værd først at få filen i en form, der importeres rent: /da/guides/strukturer-csv-til-flowcharts dækker den del.
Eksemplet herunder er et kort fra ordre til levering bygget ud fra en ERP-eksport: seks faser hen over toppen, fem baner ned ad siden, seksogtyve trin og fire forskellige slutpunkter. Det udfyldes én gruppe kolonner ad gangen, og banekolonnerne kommer bevidst til sidst, så du kan se præcis, hvad de tilføjer. Det færdige diagram ligger på /da/templates/csv-til-proceskort, hvis du vil åbne det og indsætte dine egne rækker over.
En eksports egne kolonner som de to baneakser
Fra ordre til levering i fire gennemløb. Åbn regnearkspanelet for at se, hvilke kolonner der udfyldes ved hvert: de to banekolonner kommer til sidst.
Kun trin og figurer
Række 1 til 6 tilhører alle én og samme fase. "Kunden sender en indkøbsordre", "Indtast ordrelinjerne i ERP-systemet", kontrollen "Stemmer de bestilte linjer med tilbuddet?" og de to måder, den kontrol kan ende på: en bekræftelse, eller "Ordre annulleret før afsendelse". Seks trin under én værdi i eksportens statuskolonne, hvilket er grunden til, at en liste af statusser aldrig kan være et kort.
Forbindelser som rækkenumre
Linje til udfyldes, og kreditfasen hægter sig på den forreste halvdel. "Er ordren inden for kreditmaksimum?" sender tilfældet inden for maksimum til række 11 og tilfældet over maksimum til række 9, som enten når "Frigiv ordren til lageret" eller stopper ved "Ordre lukket som kreditafvisning". De tal er rækkeplaceringer, ikke de dokumentnumre, din eksport bruger som nøgler.
Navne på grenene og sløjferne
Linjetekst navngiver hver udgang, og to sløjfer bliver synlige. "Sende de tilgængelige linjer nu?" bærer 15,12 i Linje til og "Dellevering med restordre,Vent på hele ordren" i Linjetekst, så den anden udgang løber bagud til række 12, "Reservér varer på hver ordrelinje". En afvigelse ved pakkekontrollen vender tilbage til plukket på samme måde. Begge sløjfer er grunden til, at én ordre kan optræde to gange i den samme eksport under to dokumentnumre.
De to banekolonner
De sidste to kolonner kommer ind, og flowchartet bliver til et kort. Vandret bane rummer Ordremodtagelse, Kreditkontrol, Reservation, Pluk og pak, Afsendelse og transport samt Fakturering og lukning; Lodret bane rummer Kunde, Salg, Lager, Økonomi og Fragtfører. Læs det færdige diagram på tværs, og ordren skifter hænder fire gange, to af dem ved en fasegrænse uden en defineret udløser, hvilket ingen kolonne med statuskoder nogensinde kunne have vist dig.
Sådan fungerer det
Åbn filen som tekst, og læs overskriftsrækken
Se først og fremmest på de to første linjer i en teksteditor. Du har brug for skilletegnet, som er et semikolon frem for et komma i de fleste europæiske eksporter, fordi listeadskilleren følger den regionale indstilling, og du har brug for de faktiske kolonnenavne. Skriv overskriftsrækken ned på papir; du er ved at vælge to af de kolonner, og alt andet følger af det valg.
Vælg fasekolonnen
Fasekolonnen er den, hvis særskilte værdier er få og ordnede: Status, Ordrestatus, Dokumenttype, Milepæl, Fase, Procestrin. Tæl dem: sortér kolonnen, og tag de unikke værdier. Fem eller seks er et sæt faser. Tredive er en liste af statuskoder, og den skal grupperes, før den bliver til en akse, for tredive baner er ikke et diagram, nogen kan læse.
Vælg ejerkolonnen, og foretræk roller frem for personer
Ansvarlig, Tildelt til, Ejer, Afdeling, Omkostningssted, Arbejdscenter, Team, Kø, Sælger, Indkøber. Hvilken som helst af dem kan være Lodret bane. Rummer kolonnen personer frem for roller, så kortlæg navnene til roller først: en bane pr. medarbejder er ulæselig ved tyve personer og forkert, første gang nogen skifter job, hvorimod Lager og Økonomi holder i årevis.
Skriv én række pr. trin, ikke én række pr. post
Det er det gennemløb, intet værktøj kan lave for dig. Din eksport har én række pr. ordrelinje eller pr. sag; kortet har brug for én række pr. bevægelse: de øjeblikke, hvor arbejdet skiftede hænder, eller hvor der blev truffet en beslutning. Udled dem af dokumenttyperne og statusovergangene, læg så trinnet i Bokstekst med den fase og den ansvarlige, du allerede har valgt, ved siden af. Tyve til tredive trin er en hel proces; flere end det, og du beskriver to.
Kald de to kolonner præcis Vandret bane og Lodret bane
Importen matcher overskriftsnavne, ikke kolonneplaceringer, og kolonner, den ikke genkender, tages med og ignoreres. Så du skal ikke slette eller flytte noget: lad Status og Tildelt til blive, hvor de er, tilføj to kolonner mere med overskrifterne Vandret bane og Lodret bane, og kopiér de grupperede værdier over. De oprindelige kolonner følger urørt med, og du beholder dokumentationen for, hvor hver bane kom fra.
Træk filen over på regnearksområdet, og læs det, banerne blotlægger
Træk .csv-filen over på editorens regnearksområde, eller indsæt teksten direkte i det, så tegner kortet sig selv: der er ingen guide og ingen kolonnekobler at arbejde sig igennem. Læs så hen over faserne. En fase med ét trin er ikke en fase; en fase, ingen ejer, er en kø; og en overlevering mellem to baner uden en beslutning foran sig er der, hvor forsinkelsen i jeres proces reelt bor.
Faldgruber du skal undgå
En celle med skilletegnet i og uden anførselstegn
"Økonomi, kreditor" som banenavn, "4,5" i Linje til og "Ja,Nej" i Linjetekst er hver især ét felt, der tilfældigvis indeholder et komma, så hvert af dem skal omsluttes af dobbelte anførselstegn. Uden anførselstegn deler de sig i to felter og forskyder hver kolonne efter dem med én, og det er derfor, symptomet aldrig er den celle, du ødelagde, men banekolonnen, der ankommer fuld af forbindelsestekster.
At sortere filen, efter du har nummereret den
Linje til rummer rækkeplaceringer, så at sortere CSV-filen efter status eller dato, når målene først er skrevet, nummererer hver række om og omkobler i stilhed diagrammet. Beslut rækkefølgen først, nummerér bagefter, og lav enhver yderligere omrokering i editoren, hvor forbindelserne flytter med rækkerne.
Faser, der i virkeligheden er statusser
Åben, I gang, Afventer og Lukket er tilstande, en post hviler i, ikke afsnit af arbejdet. En fase er et spænd med trin inde i sig: Ordremodtagelse, Kreditkontrol, Reservation. Læser din fasekolonne som en tilstandsmaskine, så gruppér dens værdier i fire til seks spænd, før de bliver til banenavne.
At stole på, at eksporten indeholder undtagelserne
En eksport registrerer, hvad der skete med de poster, der er i den, så en gren, ingen gik ad sidste kvartal, er simpelthen fraværende i filen. Kreditafvisningen og reklamationen i eksemplet herover er præcis de veje, et datadrevet kort udelader, og de er dem, det er værd at tegne, for det er der, processen reelt går i stykker.
Byg et proceskort ud fra din eksport
Åbn eksemplet fra ordre til levering for at se begge banekolonner udfyldt, og erstat derefter rækkerne med dine egne trin.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Har jeg brug for et proceskort, eller er et flowchart nok?
Handler diskussionen om, hvad der sker nu, er et flowchart nok, og /da/guides/lav-flowchart-fra-csv er den kortere opgave. Tilføj faseaksen, når diskussionen handler om, hvor tiden går hen, eller hvem der står til ansvar, for de spørgsmål besvares af position frem for af rækkefølge. Prøven er, om nogen kan sige, hvilken fase arbejdet er i lige nu. Giver to personer forskellige svar, gør fasekolonnen et reelt stykke arbejde, og kortet er værd at bygge; er processen ti lineære trin i ét team, er faserækken hen over toppen pynt.
Hvilken kolonne i eksporten skal blive til Vandret bane?
Den, hvis særskilte værdier er få og ordnede og beskriver, hvor i arbejdet en post er nået til, ikke hvilken slags post det er, og ikke hvem der har rørt den. Dokumenttype er ofte den bedste kandidat i en ERP-eksport, fordi hvert dokument oprettes på et bestemt punkt i kæden: ordre, følgeseddel, faktura, kreditnota. Status er den næstbedste, når du først har grupperet dens koder. Pas på kolonner, der ser ordnede ud uden at være det, som prioritet eller kundesegment; lægger du en af dem hen over toppen, får du et diagram, der læses som et proceskort og ikke besvarer noget spørgsmål.
Min eksport har ingen fasekolonne. Kan jeg stadig bygge et kort?
Ja, og det er almindeligt: masser af eksporter bærer datoer og beløb og intet, der beskriver position. To veje virker. Udled faserne af datokolonnerne, for en eksport med en ordredato, en bekræftelsesdato, en plukdato og en fakturadato beskriver fire faser i kolonneoverskrifterne frem for i værdierne. Eller navngiv selv faserne ud fra, hvordan arbejdet reelt køres, og mærk hvert trin i hånden; kortet behøver ikke at være udledt af filen, og fire til seks ærlige fasenavne slår en kolonne af koder, som ingen er enige om.
Hvorfor kom mine banenavne ud som Procédure eller Køb?
Filen er ikke UTF-8 og bliver læst, som om den var det. De fleste ældre eksporter er Windows-1252 eller Latin-1, som er enige med UTF-8 om almindeligt engelsk og skilles i samme øjeblik en accent, en omlyd eller et dansk bogstav optræder i et afdelingsnavn. Eksportér igen som UTF-8, hvis systemet giver valget, eller åbn filen i en teksteditor og gem den som UTF-8. Det beslægtede symptom er et byte order mark foran den første overskrift: kolonnen læses så som noget andet end det navn, du skrev, så den første kolonne matcher ingenting og tages med som en ukendt ekstra.
Kan jeg beholde de øvrige kolonner fra eksporten?
Ja. Importen matcher overskriftsnavne, så enhver kolonne, den ikke genkender, tages med og ignoreres: du kan lade dokumentnumre, mængder og datoer blive i filen uden at ødelægge noget. Vil du have noget af den detalje synlig på diagrammet frem for blot til stede i det, så flyt den over i kolonnen Noter, der rummer fritekst på et trin, eller kolonnen Link, der peger et trin hen på den post, det kom fra. Alt andet bliver stående som dokumentation, hvilket er nyttigt, næste gang nogen spørger, hvor et fasenavn kom fra.
