Cómo convertir un CSV en un mapa de procesos

Cómo funciona

1. Abre el archivo como texto y lee la fila de encabezado

   Antes que nada, mira las dos primeras líneas en un editor de texto. Necesitas el delimitador, que en la mayoría de las exportaciones europeas es un punto y coma en lugar de una coma porque el separador de listas sigue a la configuración regional, y necesitas los nombres reales de las columnas. Escribe la fila de encabezado en un papel: estás a punto de elegir dos de esas columnas y todo lo demás se deriva de esa elección.

2. Elige la columna de fase

   La columna de fase es aquella cuyos valores distintos son pocos y están ordenados: Estado, Estado del pedido, Tipo de documento, Hito, Fase, Paso del proceso. Cuéntalos: ordena la columna y quédate con los valores únicos. Cinco o seis son un conjunto de fases. Treinta son una lista de códigos de estado y tendrás que agruparla antes de que sea un eje, porque treinta carriles no son un diagrama que nadie pueda leer.

3. Elige la columna de responsable, y prefiere roles a personas

   Responsable, Asignado a, Propietario, Departamento, Centro de coste, Centro de trabajo, Equipo, Cola, Comercial, Comprador. Cualquiera de estas puede ser el Carril vertical. Si la columna guarda personas en lugar de roles, mapea antes los nombres a roles: un carril por empleado es ilegible con veinte personas y queda mal la primera vez que alguien cambia de puesto, mientras que Almacén y Finanzas siguen siendo ciertos durante años.

4. Escribe una fila por paso, no una fila por registro

   Esta es la pasada que ninguna herramienta puede hacer por ti. Tu exportación tiene una fila por línea de pedido o por ticket; el mapa necesita una fila por movimiento: los momentos en que el trabajo cambió de manos o se tomó una decisión. Dedúcelos de los tipos de documento y de las transiciones de estado, y pon después el paso en Texto de la caja con la fase y el responsable que ya elegiste al lado. De veinte a treinta pasos son un proceso entero; más que eso y estás describiendo dos.

5. Llama a las dos columnas exactamente Carril horizontal y Carril vertical

   La importación empareja nombres de encabezado y no posiciones de columna, y las columnas que no reconoce viajan y se ignoran. Así que no tienes que borrar ni reordenar nada: deja Estado y Asignado a donde están, añade dos columnas más tituladas Carril horizontal y Carril vertical, y copia dentro los valores agrupados. Las columnas originales viajan intactas y te queda constancia de dónde salió cada carril.

6. Suelta el archivo y lee lo que destapan los carriles

   Arrastra el .csv al área de la hoja de cálculo del editor, o pega el texto dentro, y el mapa se dibuja solo: no hay asistente ni emparejador de columnas que recorrer. Después lee a lo ancho de las fases. Una fase con un solo paso no es una fase; una fase que no es de nadie es una cola; y un traspaso entre dos carriles sin ninguna decisión delante es donde vive de verdad el retraso de tu proceso.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un mapa de procesos, o me basta con un diagrama de flujo?

Si la discusión es sobre qué pasa después, basta con un diagrama de flujo, y /es/guides/crear-diagrama-de-flujo-desde-csv es el trabajo más corto. Añade el eje de fase cuando la discusión sea sobre a dónde se va el tiempo o quién responde de qué, porque esas preguntas se contestan por posición y no por secuencia. La prueba es si alguien puede decir en qué fase está el trabajo ahora mismo. Si dos personas dan respuestas distintas, la columna de fase está haciendo trabajo real y el mapa merece la pena; si el proceso son diez pasos lineales dentro de un equipo, la fila de fases de arriba es decoración.

¿Qué columna de la exportación debería ser el Carril horizontal?

Aquella cuyos valores distintos son pocos, están ordenados y describen hasta dónde ha llegado un registro dentro del trabajo; no qué clase de registro es ni quién lo tocó. El tipo de documento suele ser el mejor candidato en una exportación de ERP porque cada documento se crea en un punto concreto de la cadena: pedido, albarán, factura, abono. El estado es el siguiente mejor, una vez agrupados sus códigos. Ojo con las columnas que parecen ordenadas y no lo están, como la prioridad o el segmento de cliente: poner una de esas a lo ancho produce un diagrama que se lee como un mapa de procesos y no contesta a ninguna pregunta.

Mi exportación no tiene columna de fase. ¿Puedo hacer un mapa igualmente?

Sí, y es habitual: hay muchas exportaciones con fechas e importes y nada que describa la posición. Funcionan dos caminos. Deriva las fases de las columnas de fecha, ya que una exportación con fecha de pedido, fecha de confirmación, fecha de preparación y fecha de factura está describiendo cuatro fases en los encabezados en lugar de en los valores. O nombra tú las fases a partir de cómo se ejecuta el trabajo de verdad y etiqueta cada paso a mano: el mapa no tiene por qué derivarse del archivo, y de cuatro a seis nombres de fase honestos valen más que una columna de códigos con la que nadie está de acuerdo.

¿Por qué salieron mis nombres de carril como Procédure o Køb?

El archivo no es UTF-8 y se está leyendo como si lo fuera. La mayoría de las exportaciones antiguas son Windows-1252 o Latin-1, que coinciden con UTF-8 en el inglés simple y divergen en cuanto aparece un acento, una diéresis o una letra danesa en el nombre de un departamento. Vuelve a exportar como UTF-8 si el sistema te deja elegir, o abre el archivo en un editor de texto y guárdalo como UTF-8. El síntoma emparentado es una marca de orden de bytes delante del primer encabezado: la columna se lee entonces como algo distinto del nombre que escribiste, así que esa primera columna no se empareja con nada y entra como un extra no reconocido.

¿Puedo conservar las demás columnas de la exportación?

Sí. La importación empareja nombres de encabezado, así que cualquier columna que no reconozca viaja y se ignora: puedes dejar números de documento, cantidades y fechas dentro del archivo sin romper nada. Si quieres que parte de ese detalle se vea en el diagrama y no solo esté presente, muévelo a la columna Notas, que guarda texto libre contra un paso, o a la columna Enlace, que apunta un paso al registro del que salió. Todo lo demás se queda como procedencia, que es útil la próxima vez que alguien pregunte de dónde salió el nombre de una fase.