Vorlage: Änderungsprotokoll für Dokumente
Eine Vorlage für das Dokumenten-Änderungsprotokoll: Verfolgen Sie eine Änderung an jedem gelenkten Dokument vom Antrag über einen offenen Eintrag, die Umsetzung und Verifizierung bis zum geschlossenen, datierten Nachweis.
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach Ihren eigenen Rollen
Ersetzen Sie Antragsteller, Protokollverantwortlicher, Autor, Prüfer und Auditor durch die Rollen, die Sie tatsächlich haben. In einem kleinen Team sind Protokollverantwortlicher und Prüfer oft dieselbe Person; behalten Sie sie als eine Bahn, statt eine Prüfung zu zeichnen, die nie stattfindet. Können mehrere Personen eine Änderung verfassen, behalten Sie Autor als Rolle statt einzelne Namen zu nennen, damit das Diagramm Personalwechsel übersteht.
Legen Sie fest, was eine protokollpflichtige Änderung ist
Nicht jede Bearbeitung braucht einen Eintrag: Ein Tippfehler ist etwas anderes als eine geänderte Kontrollgrenze. Setzen Sie an der Entscheidung „Änderung zur Protokollierung freigegeben?“ eine Schwelle, zum Beispiel: wesentliche Änderungen an Geltungsbereich, Verantwortlichkeit, Zahlen oder Anforderungen werden protokolliert, Formatierungs- oder Rechtschreibkorrekturen nicht – und schreiben Sie die Schwelle auf, denn „wesentlich“ ist das Wort, auf das jede Diskussion um diese Entscheidung zurückkommt.
Legen Sie Ihr Nummerierungsschema für Einträge fest
Entscheiden Sie bei „Eintragsnummer vergeben und Dokument verknüpfen“, ob Eintragsnummern pro Dokument laufen – Änderung Nr. 4 zu dieser Richtlinie – oder als eine durchgehende Folge über das gesamte Protokoll. Eine dokumentbezogene Nummerierung liest sich besser innerhalb der Historie eines einzelnen Dokuments; eine durchgehende Folge lässt sich leichter über das gesamte Register durchsuchen und auswerten.
Schreiben Sie den Vorher-Nachher-Standard fest
„Vorher-Nachher-Beschreibung, Autor und Datum festhalten“ ist nur nützlich, wenn jeder Eintrag denselben Maßstab erfüllt. Verlangen Sie den vorherigen Wortlaut oder Wert, den neuen Wortlaut oder Wert, wer die Änderung vorgenommen hat und das Datum, in dieser Reihenfolge, damit ein Auditor bei stichprobenartiger Prüfung stets dieselbe Form von Nachweis vorfindet, unabhängig davon, wer ihn geschrieben hat.
Legen Sie fest, was Verifizierung tatsächlich prüft
Geben Sie dem Prüfer bei „Protokolleintrag mit umgesetzter Änderung abgleichen“ einen konkreten Test: das Dokument öffnen, die Änderung finden und bestätigen, dass der Vorher-Nachher-Text des Eintrags mit dem tatsächlichen Inhalt übereinstimmt. Eine Prüfung, die nur den Protokolleintrag selbst gegenliest, ist keine Verifizierung gegen das Dokument.
Definieren Sie Ihre Regel für die Audit-Stichprobe
„Geschlossene Einträge im periodischen Audit stichprobenartig prüfen“ braucht eine festgelegte Häufigkeit und Stichprobengröße, zum Beispiel zehn Einträge pro Quartal oder jeden Eintrag oberhalb einer definierten Risikostufe, festgelegt in Ihrem Auditprogramm statt ad hoc entschieden, sobald jemand nach einem Nachweis fragt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Dokumenten-Änderungsprotokoll?
Es ist ein chronologischer Nachweis jeder Änderung an einem gelenkten Dokument, getrennt vom Dokument selbst: wer die Änderung beantragt hat, wer sie umgesetzt hat, eine Vorher-Nachher-Beschreibung der Änderung, das Datum, und ob sie gegen das tatsächliche Dokument verifiziert wurde. Manche Organisationen nennen dasselbe Register auch Änderungsprotokoll; beide Begriffe beschreiben eine laufende Historie der Änderungen, nicht den aktuellen Inhalt des Dokuments.
Ist ein Dokumenten-Änderungsprotokoll dasselbe wie ein Änderungsprotokoll?
Ja, in dem Sinne, dass beide eine laufende Aufzeichnung von Änderungen beschreiben statt des aktuellen Inhalts. „Revisionsprotokoll“ ist in Qualitäts- und Regulierungsumgebungen gebräuchlicher und an ein bestimmtes gelenktes Dokument gebunden; „Änderungsprotokoll“ wird breiter verwendet, von einer einzelnen Richtlinie bis zu einer gemeinsam genutzten Referenztabelle. Diese Vorlage bildet den generischen Lebenszyklus hinter beiden Begriffen ab: Antrag, offener Eintrag, Umsetzung, Verifizierung, geschlossener Eintrag.
Wie unterscheidet sich das von der eigenen Versionshistorie eines Dokuments?
Die Versionshistorie eines Dokuments lebt üblicherweise in der Datei selbst oder ihren Metadaten und zeigt die Abfolge der ausgegebenen, nummerierten Versionen. Ein Änderungsprotokoll ist ein separates Register, das gleichzeitig über viele Dokumente hinweg bestehen kann und die Änderungsaktivität selbst festhält – wer was wann angefasst hat, nicht nur die resultierende Versionsnummer. Viele Organisationen führen beides: Das Dokument trägt seine Versionsnummer und sein Gültigkeitsdatum, und das Protokoll trägt die Erzählung jeder Änderung, die dazu geführt hat.
Wer sollte eine protokollierte Änderung verifizieren?
Jemand anderes als die Person, die sie umgesetzt hat. Der Sinn der Entscheidung „Gegen das Dokument verifiziert?“ ist eine unabhängige Prüfung, ob die Vorher-Nachher-Beschreibung im Eintrag tatsächlich mit der Änderung im Dokument übereinstimmt, nicht eine zweite Meinung derselben Person, die beides geschrieben hat. In einem sehr kleinen Team kann das der Protokollverantwortliche statt eines eigenen Prüfers sein, aber es sollte nicht der Autor sein, der den eigenen Eintrag abnickt.