文件版本控制範本

運作方式

1. 定下你們的小數與整數慣例

   決定並寫低：草稿版本用小數，已發放版本用整數，又或者如果你們有另一套慣例，就採用那一套。具體方案是甚麼其實不太重要，重要的是它只需訂明一次，並且在版本號出現的每一處——包括頁首、頁尾與登記冊——都一致採用。

2. 決定甚麼才算一次新的審閱循環

   定下「遞增小數版本」背後的規則：是每一次標記意見都令編號上升，還是只有在完成修改、重新發出草稿時才上升？每一串留言都遞增一次的團隊，最終會見到二十幾版的草稿；只在重新發出時才遞增的團隊，編號才能保持有意義。

3. 定下甚麼情況才配得上整數版本

   正式審批是這張圖在「訂定整數版本 1.0」所用的觸發條件，但有些機構亦會在內容大幅重寫時調升整數編號，即使未經完整的重新審批。選定一條規則並貫徹採用，因為規則混用正是令版本號變得毫無意義的原因。

4. 定義一個版本被取代之後會怎樣

   在「把上一版本標示為作廢」這一步，決定那個舊版本此後存放在哪裡：連同作廢日期一併存檔在登記冊裡，還是從受控位置移除、但保留一段固定期限。兩種做法都站得住腳；沒有寫明答案才是問題。

5. 決定發布後的變更如何編號

   在「以下一個版本重新開啟文件」這一步，固定一條規則：生效中的文件一旦有變更，是在下一個整數的基礎上重新展開小數的草擬周期，還是接續上一個整數繼續用小數。這正是大部分團隊直到第二次修訂已經在進行中，才想起還沒寫低的規則。

常見問題

小數版本與整數版本有甚麼分別？

小數版本，即寫成 0.1 或 0.2 這樣的小數，標示一份仍在內部審閱、尚未獲批使用的草稿。整數版本，即寫成 1.0 或 2.0 這樣的整數，標示一個已經由審批人真正簽署、並已發布到受控位置的版本。這個分別存在的原因，是要令「第 2 版」這種說法，永遠指向一份已發放的文件，而不是一份剛好走到第二次審閱循環的草稿。

是不是每一輪審閱意見都會產生一個新的版本號？

這是由你們機構自行訂定的規則，而不是編號機制本身決定的事。許多團隊只在草稿重新發出、再進入一輪審閱時才遞增小數版本，而不是每一條個別意見都遞增，這樣編號才能保持為草擬循環次數的有意義計數，而不是編輯次數的計數。

一個版本被取代之後會怎樣，會被刪除嗎？

不會。一個被取代的版本會在版本歷史登記冊裡標示為作廢，並通常保留一段訂明的保存期限，因為它就是某個特定日期曾經生效的紀錄。它會從受控位置撤出，以免有人誤用，但直接刪除會抹走日後審核員或事故調查可能需要的證據。

這與文件管制流程或修訂記錄冊有甚麼分別？

/yue/templates/文件管制流程 那張文件管制流程圖，是一份文件所走的完整生命周期：申請、起草、審閱、審批、簽發、分發與定期檢討，本範本假定那套生命周期已經存在。修訂記錄冊則是一份平面的登記冊，記錄個別變更——誰在何時改了甚麼。這張圖介乎兩者之間：它只是那個機制，決定一份文件在生命周期的每一個時點，有資格帶哪一個編號，小數還是整數。