如何為文件做版本控制

運作方式

1. 訂定你的小數對整數規則

   以書面訂明：仍在審閱中的草稿用小數——0.1、0.2、0.3；已發放的副本用整數——1.0、2.0。方案的具體細節不是重點，重點是每一份文件都用同一套，包括登記冊與每一頁的頁首。

2. 把版本、日期與審批人放在每一頁上

   一個只活在檔案名稱或文件屬性裡的版本號，一旦有人列印那一頁或轉發截圖，就會即時消失。把版本、生效日期與審批人姓名放在文件本身的頁首或頁尾。

3. 在需要之前，先定義甚麼掙得一個整數版本

   在第一份文件走到那一步之前，寫下觸發整數躍升的條件——單是正式審批，還是審批加上內容大幅改寫。一個從未就此達成共識的團隊，最終會有兩份不同文件都叫做版本 2。

4. 按次序把編號步驟輸入圖表

   開一張圖表，把每個階段——草擬、審閱、修改、審批、發布、取代——填進「方框文字」欄，用「連線至」欄把它們連起來。版面是自動生成的，所以唯一真正要決定的，是版本號走過的次序。

5. 指名唯一的權威位置

   選定現行版本存放的那一個地方——一個受控資料夾、一套文件管理系統，或一個即時的 QueryChart 連結——並令其餘所有引用都指向它，而不是各自持有一份副本。如果兩份「現行」副本可以互相矛盾，版本號就毫無意義。

6. 查看變更日誌，而不是四處問誰有最新副本

   打開圖表的版本歷史，用比較版本準確看到兩個版本之間哪一個欄位改了、誰改的、何時改的，而不是另外手動維護一份 changelog。變更日誌與還原如何運作，見 /features/version-control。

常見問題

文件版本控制是甚麼？

文件版本控制，是為文件的每一份草稿與已發放副本，各派一個獨立編號的做法，令任何持有一份副本的人，都能判斷它有多現行，以及它跟曾經存在過的其他副本是甚麼關係。它通常把小數方案配給仍在審閱中的草稿，整數則留給已正式獲批的版本，並且依賴每一頁都帶着那個編號，而不是把它留在檔案名稱或另一本登記冊裡。

文件版本控制的步驟，具體要怎樣做？

在起草任何內容之前，先訂定編號方案——草稿用小數、已發放副本用整數，是常見慣例。把版本、日期與審批人放在每一頁的頁首。令每一份草稿都走同一個審閱審批循環，每次返工遞增小數版本，只在正式簽署時才遞增整數版本。只保留一個權威的現行位置，並且把新版本取代的那一個標示——絕不刪除。

文件的「版本控制」與「修訂控制」有甚麼分別？

實際應用在文件上，兩個詞描述的是同一件事——一套為連續副本編號的方案——大多數品質系統把兩者互換使用。真正出現分別的場合，在於軟件與工程語境：「修訂控制」有時暗示一整套變更集的歷史，而「版本控制」則較鬆散地只指編號標籤本身。選定一個詞並保持一致使用，不要把一個實際上不存在的分別當成有意義；完整比較見 /yue/guides/修訂控制與版本控制的真正分別。

已經有版本號，還需要另外一份變更日誌嗎？

如果你的版本號背後已經有東西在記錄誰改了哪個欄位、何時改的，就不需要。QueryChart 的變更日誌會為每一次修改自動做到這一點，比較版本則把兩個版本並排顯示並標出差異，所以手動維護的 changelog 只是重複平台已經做好的工作。見 /features/version-control。