Cómo controlar versiones de un documento
Cómo controlar versiones de un documento en la práctica: elige un esquema decimal frente a entero, imprime versión, fecha y aprobador en cada página, define qué cuenta como cambio mayor y mantén exactamente una copia vigente.
Cómo funciona
Elige tu regla de decimal frente a número entero
Decide por escrito que un borrador en revisión lleva un decimal (0.1, 0.2, 0.3) y una copia emitida lleva un número entero (1.0, 2.0). El esquema exacto importa menos que el que todos los documentos usen el mismo, incluidos el registro y todos los encabezados de página.
Pon versión, fecha y aprobador en cada página
Un número de versión que solo vive en un nombre de archivo o en las propiedades del documento se vuelve invisible en el momento en que alguien imprime la página o reenvía una captura de pantalla. Pon la versión, la fecha de entrada en vigor y el nombre del aprobador en el encabezado o pie del propio documento.
Define qué se gana una versión mayor antes de necesitarlo
Escribe el disparador del salto de número entero (solo la aprobación formal, o la aprobación más una reescritura sustancial del contenido) antes de que el primer documento lo alcance. Un equipo que nunca acuerda esto acaba con dos documentos distintos, ambos llamados versión 2.
Teclea los pasos de numeración en un diagrama, en orden
Abre un diagrama y pon cada etapa (borrador, revisión, corrección, aprobación, publicación, sustitución) en la columna «Box text», uniéndolas con la columna «Line to». La disposición se genera sola, así que la única decisión real es el orden en que se mueve el número de versión.
Nombra la única ubicación autorizada
Elige el único sitio donde vive la versión vigente (una carpeta controlada, un gestor documental o un enlace en vivo de QueryChart) y haz que cualquier otra referencia apunte a él en lugar de guardar una copia. Un número de versión no significa nada si dos copias «vigentes» pueden discrepar.
Lee el registro de cambios en vez de preguntar quién tiene la última copia
Abre el historial de versiones del diagrama y usa Comparar versiones para ver exactamente qué campo cambió entre dos revisiones, quién lo cambió y cuándo, en lugar de llevar un registro de cambios paralelo a mano. Ver /features/version-control para cómo funcionan el registro de cambios y la restauración.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el control de versiones de un documento?
El control de versiones de un documento es la práctica de asignar un número distinto a cada borrador y a cada copia emitida de un documento, de modo que quien tenga una copia pueda saber lo vigente que es y cómo se relaciona con cada otra copia que haya existido. Normalmente combina un esquema decimal para borradores en revisión con números enteros para versiones aprobadas formalmente, y depende de que cada página lleve ese número en lugar de dejarlo en un nombre de archivo o en un registro aparte.
¿Cómo controlo versiones de un documento, paso a paso?
Fija un esquema de numeración antes de redactar nada (decimales para borradores, números enteros para copias emitidas es la convención habitual). Pon la versión, la fecha y el aprobador en el encabezado de cada página. Enruta cada borrador por el mismo ciclo de revisión y aprobación, incrementando la versión menor en cada corrección y la versión mayor solo en el visto bueno formal. Mantén exactamente una ubicación vigente y autorizada, y marca (nunca elimines) la versión que una nueva sustituye.
¿Cuál es la diferencia entre control de versiones y control de revisiones para un documento?
En la práctica los dos términos describen lo mismo para un documento (un esquema para numerar copias sucesivas) y la mayoría de sistemas de calidad los usan indistintamente. Donde aparece una distinción real es en contextos de software e ingeniería, donde «control de revisiones» a veces implica un historial completo de cambios mientras que «control de versiones» se usa de forma más laxa solo para la etiqueta numérica. Elige un término y úsalo con coherencia en lugar de tratar como significativa una diferencia que no existe; ver /es/guides/control-de-revisiones-frente-a-control-de-versiones para la comparación completa.
¿Necesito un registro de cambios aparte si ya tengo números de versión?
No si tus números de versión están respaldados por algo que ya registra quién cambió qué campo y cuándo. El registro de cambios de QueryChart hace eso automáticamente en cada edición, y Comparar versiones pone dos revisiones una junto a otra y marca la diferencia, así que un registro de cambios llevado a mano duplica un trabajo que la plataforma ya hace. Ver /features/version-control.