採購節省追蹤流程圖
可編輯的採購節省追蹤泳道圖：由訂定基線，到檢視基線是否有數據支持，再到有紀錄的結果。
甚麼是採購節省追蹤流程
流程由「訂定基線用量、價格與範圍」開始。接着的兩步，「記錄採購結果與生效日期」和「計算可比較的議價差額」，先建立足以支持有理據決定的資料。圖中每一次交接都指派給一個職位，並在結案時保留證據。
主要關卡是「基線是否有實際數據支持？」和「財務部是否接納計算與時間？」。第一個分支的「否」會走到「重建可比較的基線」；第二個分支的「否」則可能要「重新分類效益或修訂假設」。請把議價節省與實際落實的預算或損益影響區分開來。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 「訂定基線用量、價格與範圍」，之後是「記錄採購結果與生效日期」。
- 「基線是否有實際數據支持？」，附有走向「重建可比較的基線」的路徑。
- 「調整實施安排與用量變動的影響」與「與財務部核實計算方法及基線」，作為供應商與內部之間各自獨立的交接。
- 「財務部是否接納計算與時間？」，決定不通過時走向「重新分類效益或修訂假設」。
- 「批准節省申報及負責人」、「對照合約追蹤實際支出」，以及以「保存計算、批准及差異紀錄」作為受控的結案。
何時使用本範本
- 用來議定由誰負責「訂定基線用量、價格與範圍」，以及下一個職位需要甚麼資料。
- 當「基線是否有實際數據支持？」的答案不清晰，或者決定在紀錄之外作出時使用。
- 用來令「保存計算、批准及差異紀錄」在審計或營運檢討中看得見。
運作方式
指派決策負責人
把品類經理、業務負責人、財務部、合約負責人這幾條泳道換成你們實際的職能。如果授權規則有要求，就讓「基線是否有實際數據支持？」的負責人與提出方分開。
設定各個關卡
把議價節省與實際落實的預算或損益影響區分開來。訂明「財務部是否接納計算與時間？」要有甚麼證據才足夠，以及誰有權批准例外。
連接下游紀錄
把「保存計算、批准及差異紀錄」連結到相關的採購訂單、合約、供應商紀錄或營運個案，並按你們的文件政策設定保存期限與檢討日期。
常見問題
採購節省追蹤流程範本包含甚麼？
涵蓋「訂定基線用量、價格與範圍」、「計算可比較的議價差額」、「與財務部核實計算方法及基線」和「保存計算、批准及差異紀錄」，並有兩個附標籤的判斷與返工路徑。
決策規則可以更改嗎？
可以。請把議價節省與實際落實的預算或損益影響區分開來。在機構內使用這張圖之前，先修改關卡標籤、泳道與返回路徑。
應該保留哪些證據？
保留「基線是否有實際數據支持？」的輸入資料、「財務部是否接納計算與時間？」背後的證據、批准或例外決定，以及結案紀錄：「保存計算、批准及差異紀錄」。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接策略採購流程圖之後。
前置流程
- 策略採購流程圖 — 可編輯的策略採購泳道流程，由“識別開支或即將出現的需求”，經“採購方式及競爭理據充分？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。