Versionsstyring af procesdokumentation og procesdiagrammer
Sådan gælder versionsstyring for procesdokumentation (procedurer, arbejdsinstruktioner og procesdiagrammer) og hvorfor et forældet diagram vildleder den, der udfører arbejdet, ikke kun læseren.
Versionsstyring af procesdokumentation betyder at give procedurer, arbejdsinstruktioner og procesdiagrammer samme id, revision, autoritative placering og reviewinterval som ethvert andet styret dokument, plus ét ekstra krav: et forældet diagram skal trækkes tilbage fra selve arbejdsstedet, ikke blot erstattes i en fil.
Kort fortalt
- Et procesdiagram har brug for de samme fire kontroller som en skreven procedure: id og revision, én autoritativ placering, en tilbagetrækning af den erstattede kopi og et dateret reviewinterval.
- Et tilføjet trin, en omfordelt ejer eller en omdøbt beslutningsgren er en revision, selvom intet afsnit ændrede sig, og intet ordantal flyttede sig.
- Et diagram stoles mere på end brødtekst ved selve arbejdsstedet, hvilket er præcis grunden til, at et gammelt, der bliver hængende, leder folk i den forkerte retning frem for blot at vildlede.
- Spor hvem der ændrede hvilken bane, række eller forbindelse, sammenlign to vilkårlige versioner side om side, og gendan en tidligere, samme versionshistorik, et tekstdokument får.
- At trække et erstattet diagram tilbage betyder at finde hver udskrift og hver indlejret kopi, ikke blot at erstatte filen på den autoritative placering.
Vælg værktøj til dokumentation
Et diagram følges, det læses ikke bare
Et afsnit i en procedure bliver læst, derefter fortolket, derefter handlet på: tre separate trin, en læser kan opdage, at de fejler ved. Et flowchart hængt op ved en arbejdsstation springer lige til handlet på. Den, der kigger på et procesdiagram, stoler mere på dets form, end de ville stole på en sætning, fordi et diagram læses som et faktum frem for som nogens gengivelse af ét, og den tillid er præcis dét, der gør et forældet diagram farligt: det vildleder ikke kun den, der læser det, det sender den, der udfører arbejdet, i den forkerte retning, mens de er i gang.
Procesdokumentation (procedurer, arbejdsinstruktioner, procesdiagrammer, RACI-diagrammer) har brug for de samme fire ting, ethvert styret dokument har brug for: et entydigt id og en revision, én autoritativ placering, en tilbagetrækning af den erstattede kopi, og et dateret periodisk review. /da/guides/saadan-laver-du-en-dokumentstyringsproces gennemgår hele livsforløbet, de fire egenskaber sidder inden i. Det, der er specifikt anderledes for et diagram, er mindre og let at overse: et trin tilføjet eller fjernet, en ejer omfordelt, en beslutningsgren omdøbt: ingen af dem rører et ordantal, så ingen af dem læses som en revision, medmindre processen behandler hver layoutændring som én.
Denne side forbliver værktøjsagnostisk: disciplinen holder, uanset om diagrammet lever i et tegneværktøj, en wikiside eller et diagram. /da/guides/versionsstyring-af-flowcharts dækker den snævrere, produktspecifikke version af samme problem: hvad en ændringslog registrerer felt for felt på et faktisk flowchart. Her bruger gennemgangen herunder QueryCharts dokumentstyring-diagram, fordi det er et reelt, fungerende eksempel på de fire egenskaber, sporet automatisk af den versionshistorik, der er beskrevet på /features/version-control.
Ét procesdiagram, gennemgået trin for trin som et styret dokument
Dokumentstyringens livsforløb brugt som et fungerende eksempel på et procesdiagram under versionsstyring, samme diagram, afsløret bane for bane, fra årsagen til en ændring til den reviewdato, der genåbner det.
En revision starter med en årsag, ikke en omtegning
Startrækken, »Behov eller ændring identificeret«, og rækken efter den, »Opret dokumentændringsanmodning«, sker begge, før nogen rører selve diagrammet: for et procesdiagram skal årsagen til ændringen registreres på præcis samme måde som for et afsnit.
At tegne om er at udarbejde et udkast
»Skriv eller revider indholdet« omfatter nu at tegne et trin om, omdirigere en beslutningsgren eller flytte en boks til en anden bane, og »Kommentarer at afklare?« sender den layoutændring tilbage gennem »Gennemfør faglig gennemgang« på samme måde, som en ordlydskommentar ville.
Versionen, der tildeles et diagram
Banen Dokumentansvarlig tildeler en version og en ikrafttrædelsesdato, skriver den til »Opdater dokumentregistret«, publicerer den og kører derefter »Træk forældede kopier tilbage«: for et diagram betyder det tilbagetrækningstrin det printede flowchart, der hænger ved maskinen, ikke kun filen på det fælles drev.
Et diagram i brug har stadig en reviewdato
Oplæring eller »Læs og kvitter for ny version« kommer før »Arbejd efter gældende version«, og det planlagte review ved »Er dokumentet stadig gyldigt?« giver diagrammet de samme tre udfald som ethvert styret dokument: »Gyldigt« logger datoen, »Revider« løkker tilbage til ændringsanmodningen, »Udfas« slutter ved »Dokument tilbagetrukket og udfaset«.
Sådan fungerer det
Behandl en layoutændring som en revision
En flyttet beslutningsgren, en omfordelt bane eller et omdøbt trin ændrer, hvad en læser gør som det næste, lige så meget som et omskrevet afsnit gør. Giv jeres procesdiagrammer samme revisionsudløser som jeres procedurer: enhver ændring, der ændrer, hvad der sker, ikke kun en ændring, der ændrer, hvad der står skrevet.
Sæt version og dato på selve diagrammet
Tryk id'et, revisionsnummeret og ikrafttrædelsesdatoen på diagrammet, ikke kun i filnavnet eller det register, der henviser til det. Den, der ser diagrammet på en skærm eller en udskrift, bør ikke skulle finde en separat registrering for at vide, om det er gældende.
Hold ét autoritativt diagram, overalt ellers et link
Hver indlejret kopi i en wiki, et oplæringsoplæg eller en leverandørmappe bør linke til den autoritative version frem for at rumme en indsat eksport af den. Et indsat billede holder op med at opdatere sig, i det øjeblik nogen eksporterer det.
Log hvem der ændrede hvilken række, ikke kun at noget blev ændret
En brugbar diagramhistorik navngiver feltet: denne boks' etiket, denne forbindelses mål, denne banes rækkefølge, ændret af denne person på denne dato. QueryCharts ændringslog registrerer præcis det på hvert diagram automatisk, og Sammenlign versioner sætter to revisioner side om side. Se /features/version-control.
Træk den printede kopi tilbage, ikke kun den gamle fil
Et flowchart hængt op ved en arbejdsstation overlever den fil, det blev printet fra. Gennemgå anvendelsesstederne (opslagstavler, maskinstationer, introduktionsmapper) på samme måde, som I ville for en tekstprocedure, og erstat eller fjern hver af dem, når en revision udstedes.
Faldgruber du skal undgå
Den opsatte udskrift
Et flowchart tapet op ved siden af en maskine er diagrammets modstykke til en ustyret udskrift, og det er som regel den, en auditor finder først. List anvendelsesstederne, før I udsteder den næste revision, og erstat den printede kopi i det samme tilbagetrækningstrin: hele livsforløbet fra anmodning til udfasning omkring det er gennemgået fuldt ud på /da/templates/dokumentstyring-proces.
En omdøbt beslutningsgren uden changelog
At omdøbe »Godkendt« til »Godkendt med betingelser«, eller flytte en Beslutning-rækkes Ja-gren til et andet efterfølgende trin, ændrer processen uden at ændre en eneste sætning noget sted. Hvis jeres versionshistorik kun sporer filgemninger, er den revision usynlig.
Én eksport, mange forældede kopier
En PNG eller PDF indsat i en wikiside eller et oplæringsoplæg er et øjebliksbillede, ikke et link: det opdaterer sig ikke, når kildediagrammet gør. Hvert sted, der henviser til procesdiagrammet, bør pege på den autoritative version, ikke på en fil, nogen eksporterede fra en gammel én.
Ingen ejer af diagrammet, kun af processen
En proces kan have en navngiven ejer, mens diagrammet, der viser den, ikke tilhører nogen bestemt, hvilket er, hvordan det overlever tre omorganiseringer uden at blive rørt. Giv selve diagrammet en reviewer og en reviewdato, ikke kun procedureteksten ved siden af det.
Byg jeres eget versionsstyrede procesdiagram
Åbn dokumentstyringseksemplet som jeres eget diagram, og hver række, bane og forbindelse, I ændrer herfra, spores i dets versionshistorik.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Er et procesdiagram et styret dokument?
Ja, hvis det bærer de forpligtelser, et styret dokument bærer: et id og en revision, en godkendelsesregistrering, én autoritativ placering og et reviewinterval. Formatet afgør ikke spørgsmålet: et flowchart, et RACI-diagram og en skreven procedure kan alle være styrede dokumenter, og et diagram, der springer versionsstyring over, mens procedureteksten ved siden af det har det, er ikke reelt styret, det ser bare pænt ud.
Hvad tæller som en versionsændring på et procesdiagram, hvis ingen tekst ændrede sig?
Et trin tilføjet eller fjernet, en ejer omfordelt til en anden bane, en beslutningsgren omdøbt eller omdirigeret, eller rækkefølgen af to trin byttet om er alle versionsændringer, selvom ingen sætning blev omskrevet. Testen er, om ændringen ændrer, hvad den, der læser diagrammet, ville gøre som det næste, hvis den gør, er det en revision, ikke en formateringsjustering.
Hvordan adskiller dette sig fra versionsstyring af flowcharts?
Denne side dækker den versioneringsdisciplin, ethvert procesdiagram har brug for, uafhængigt af det værktøj, der bruges til at tegne det. /da/guides/versionsstyring-af-flowcharts dækker samme problem indefra et specifikt produkt: hvad en ændringslog registrerer felt for felt på et faktisk flowchart, og hvordan Sammenlign versioner og gendannelse fungerer i praksis.
Har procesdokumentation brug for samme versionsstyring som en tekst-SOP?
Ja, de fire egenskaber, id og revision, én autoritativ placering, tilbagetrækning af den erstattede kopi og et dateret review, gælder uanset format. Det, der er forskelligt, er kun fejltilstanden: et forældet afsnit vildleder en læser, der skal fortolke det, mens et forældet diagram følges direkte, hvilket er grunden til, at tilbagetrækningstrinnet betyder endnu mere for et procesdiagram end for en side brødtekst.