流程文件與流程圖的版本控制
版本控制如何應用在流程文件——程序、作業指引與流程圖——之上，以及一張過時的圖表為何不只誤導讀者，還會誤導正在動手做的人。
流程文件的版本控制，即是為程序、作業指引與流程圖，配上跟任何其他受控文件一樣的識別碼、修訂、權威位置與檢討周期，再加一項額外要求：過時的圖表必須從作業現場撤走，不能只在檔案裡被替換。
簡而言之
- 流程圖需要跟一份成文程序一樣的四項管制：識別碼與修訂、一個權威位置、一次被取代副本的撤回，加一個有日期的檢討周期。
- 加一個步驟、改派一個負責人、幫決策分支改標籤，都是一次修訂，即使沒有一段文字改動、字數也沒有變。
- 在作業現場，圖表比文字更受信任，這正是為甚麼一張留在原位的舊圖表，帶來的是誤導行動，而不只是誤導理解。
- 追蹤是誰改了哪一條泳道、哪一列或哪一條連線，把任何兩個版本並排比較，並還原較早的一個——跟一份文字文件得到的是同一套版本歷史。
- 撤回一張已被取代的圖表，代表要找出每一份列印本與每一份嵌入的副本，不只是替換權威位置上的那個檔案。
揀流程文件工具
圖表是用來跟從的，不只是用來讀的
程序裡的一段文字，要先被讀、再被詮釋、然後才被執行——三個獨立步驟，讀者可以在中途發現自己出錯。貼在工位上的流程圖，卻直接跳到執行那一步。掃一眼流程圖的人，對它形狀的信任程度，高於對一句話的信任，因為一張圖表讀起來像事實本身，不像某人對事實的轉述，而這份信任正正令一張過時的圖表變得危險：它不只誤導看着它的人，還會在動手的當下，誤導正在做這件工作的人。
流程文件——程序、作業指引、流程圖、RACI 圖——需要任何受控文件都需要的同一組四件事：一個獨立的識別碼與修訂、一個權威位置、一次被取代副本的撤回，以及一個有日期的定期檢討。這四項屬性坐落在其中的完整生命周期，見 /yue/guides/如何建立文件管制流程。專屬於圖表的改變較小，也容易被忽略：加一個步驟、減一個步驟、改派一個負責人、幫一條決策分支改標籤——沒有一項會動到字數，所以除非流程把每一次版面改動都當成修訂，否則沒有一項讀起來像修訂。
本頁與工具無關：無論地圖活在一個繪圖工具、一個維基頁面，還是一張圖表裡，這套紀律都成立。/yue/guides/流程圖版本控制實際運作方式 覆蓋同一個問題較窄、以特定產品為本的版本——變更日誌在一張實際流程圖上，逐個欄位記錄了甚麼。這裡下面的示例走一遍，用的是 QueryChart 的 document-control-process 圖表，因為它是這四項屬性的真實、可運作範例，並由 /features/version-control 所描述的版本歷史自動追蹤。
一張流程圖，當成受控文件逐階段走一遍
以文件管制生命周期，作為一張受版本控制的流程圖的實際範例——同一張圖表，逐條泳道展開，由變更原因一直到令它重開的檢討日期。
修訂由原因開始，不是由重畫開始
起點列「識別文件需求或變更」，與其後的「提出文件變更申請」，兩者都在任何人動手改動圖表本身之前發生——對流程圖來說，變更原因必須以跟一段文字完全相同的方式記錄下來。
重畫就是起草
「草擬或修訂內容」現在也包括重畫一個步驟、更改一條決策分支的去向，或者把一個方框搬到另一條泳道，而「有待處理的意見？」會把這種版面改動，像處理一則措辭意見一樣，送回「進行技術審閱」。
配給一張圖表的版本
文件管理員泳道訂定版本與生效日期，寫進「更新文件總清單」，把它發佈，然後執行「回收已作廢的副本」——對一張圖表來說，這一步的回收，指的是貼在機台旁邊的流程圖列印本，不只是共用磁碟上的那個檔案。
在用的圖表，仍然有檢討日期
培訓或「閱讀並確認新版本」發生在「使用現行受控版本」之前，而「文件是否仍然有效？」的既定檢討，給予圖表跟任何受控文件一樣的三個結果：「有效」記下日期，「修訂」循環返回變更申請，「廢止」以「文件已回收並廢止」結束。
運作方式
把版面改動當成一次修訂
一條被搬動的決策分支、一條改派的泳道，或者一個改了標籤的步驟，改變讀者接下來要做的事，程度不亞於一段被重寫的文字。給你的流程圖跟程序一樣的修訂觸發點：任何改變了會發生甚麼的變更，而不只是改變了寫了甚麼的變更。
把版本與日期放在圖表本身上
把識別碼、修訂編號與生效日期印在圖表上，不要只放在檔案名稱或引用它的登記冊裡。有人在螢幕或列印本上看着這張圖表時，不應該要另外去找一份紀錄，才知道它是否現行。
只保留一張權威圖表，其餘地方只放連結
維基頁面、培訓簡報或供應商資料包裡的每一份嵌入副本，都應該連結到權威版本，而不是貼上一份匯出的圖片。一張貼上的圖片，一被匯出就停止更新。
記錄誰改了哪一列，而不只是有東西改了
一份有用的圖表歷史，會點名那個欄位：這個方框的標籤、這條連線的目標、這條泳道的次序，由這個人在這一天改動。QueryChart 的變更日誌會為每一張圖表自動做到這一點，比較版本則把兩個版本並排顯示——見 /features/version-control。
撤回列印本，不只是舊檔案
貼在工位上的流程圖，壽命比它印出來所依據的那個檔案長。像處理一份文字程序一樣，逐一走訪使用點——告示板、機台工位、入職資料包——並在每一次修訂發放時，替換或撤走每一份。
應避免的錯誤
貼在牆上的列印本
貼在機台旁邊的流程圖，是不受控列印本在圖表世界的對應物，通常也是審核員最先找到的那一份。在發放下一次修訂之前，先列出所有使用點，並在同一個回收步驟裡替換列印本——由申請到退役的完整生命周期，見 /yue/templates/文件管制流程。
改了決策分支標籤，卻沒有變更紀錄
把「批准」改名為「有條件批准」，或者把一列「決策」的「是」分支改指向另一個下游步驟，會改變流程本身，卻沒有動到任何一句文字。如果你的版本歷史只追蹤檔案儲存，這次修訂就會隱形。
一次匯出，多份過時副本
貼進維基頁面或培訓簡報的一張 PNG 或 PDF，是一張快照，不是連結——來源圖表更新時，它不會跟着更新。每一個引用流程圖的地方，都應該指向權威版本，而不是某人從舊版本匯出的一個檔案。
流程有負責人，圖表卻沒有
一個流程可以有一位具名負責人，而描繪它的地圖卻不屬於任何具體的人——這正是它經歷三次重組都沒有人碰過的原因。給圖表本身一位審閱人與一個檢討日期，不只是給它旁邊的程序文字。
建立你自己的版本受控流程圖
把文件管制示例開成你自己的圖表，從此你改動的每一列、每一條泳道與每一條連線，都會被記錄在它的版本歷史裡。
相關指南
常見問題
流程圖算是受控文件嗎？
如果它帶有受控文件應有的義務，就算：識別碼與修訂、一份審批紀錄、一個權威位置，以及一個檢討周期。格式不是決定因素——流程圖、RACI 圖與一份成文程序都可以是受控文件；而一張略過版本控制、旁邊的程序文字卻有版本控制的圖表，其實並不受控，只是看起來整齊而已。
如果沒有文字改動，甚麼才算是流程圖上的一次版本變更？
加一個步驟、減一個步驟、把負責人改派到另一條泳道、幫一條決策分支改標籤或改去向，或者對調兩個步驟的次序，即使沒有一句話被重寫，都算是一次版本變更。判斷準則是：這次改動有沒有改變讀圖的人接下來會做的事——如果有，那就是一次修訂，不是排版微調。
這跟流程圖的版本控制有甚麼不同？
本頁覆蓋的是任何流程圖都需要的版本紀律，與畫圖所用的工具無關。/yue/guides/流程圖版本控制實際運作方式 則從一套特定產品內部覆蓋同一個問題——變更日誌在一張實際流程圖上，逐個欄位記錄了甚麼，以及比較版本與還原實際上如何運作。
流程文件需要跟一份文字 SOP 一樣的版本控制嗎？
需要——那四項屬性，識別碼與修訂、一個權威位置、被取代副本的撤回，以及一個有日期的檢討，無論格式為何都適用。分別只在於失效模式：一段過時的文字，誤導的是要去詮釋它的讀者；而一張過時的圖表，卻會被直接跟從——這正是為甚麼撤回這一步，對流程圖來說，比對一頁文字更加要緊。