流程文档与流程图的版本控制
版本控制如何应用于流程文档——程序、作业指导书和流程图——以及为什么一张过时的图误导的是干活的人,而不只是读它的人。
运作方式
把版面改动当成一次修订
移动一个判断分支、重新指派一条泳道、给一个步骤改标签,改变读者接下来要做什么的程度,不亚于重写一段文字。给你的流程图和你的程序设置同一个触发修订的标准:任何改变了会发生什么的改动,而不只是改变了写了什么的改动。
把版本和日期印在图本身上
把标识符、修订号和生效日期印在图表上,而不只是留在文件名或引用它的登记册里。有人在屏幕上或打印件上看这张图时,不应该还要另外去查一份记录才能知道它是不是当前版本。
只保留一张权威的图,其他地方都是链接
维基、培训材料或供应商资料包里内嵌的每一份副本,都应该链接到权威版本,而不是持有一份粘贴导出的图像。粘贴的图像,一旦被导出,就不会再更新。
记录谁改了哪一行,而不只是记录“有改动”
一份有用的图表历史要点名具体字段:这个方框的文字、这根连线的目标、这条泳道的顺序,由谁、在哪一天改动。QueryChart 的变更日志在每张图表上都自动做到这一点,比较版本把两个版本并排展示——见 /features/version-control。
撤回打印件,而不只是旧文件
钉在工位上的流程图,寿命往往超过打印它时用的那个文件。像对待一份文字程序一样,走一遍所有使用点——告示板、机台工位、入职资料包——在发布新修订版时逐一替换或撤下。
常见问题
流程图算受控文件吗?
如果它承担着受控文件承担的义务——标识符和修订号、审批记录、一个权威位置、审查周期——那它就是。格式不决定这个问题:流程图、RACI 表和一段书面程序都可以是受控文件,而如果一张图跳过了版本控制,旁边的程序文字却有,那这张图其实并没有真正受控,只是看起来整洁而已。
如果没有文字变化,流程图上什么样的改动算是版本变更?
新增或删除一个步骤、把负责人重新指派到另一条泳道、给一个判断分支改标签或改指向,或者交换两个步骤的先后顺序——即使没有一句话被重写,这些都是版本变更。判断标准是:这个改动会不会改变看图的人接下来会做什么。如果会,那就是一次修订,而不只是排版调整。
这和流程图的版本控制有什么不同?
本文讲的是任何流程图都需要的版本化原则,与画图用的工具无关。/zh/guides/流程图版本控制 从一款具体产品内部讲同一个问题——变更日志在一张真实的流程图上会逐字段记录什么,比较版本和还原在实践中是怎样运作的。
流程文档需要和一份文字 SOP 一样的版本控制吗?
需要——标识符和修订号、一个权威位置、旧版本撤回、带日期的审查这四项属性,与格式无关。真正不同的只是失败方式:一段过时的文字误导的是必须去解读它的读者,而一张过时的图会被直接照着执行,这正是为什么撤回这一步对流程图比对一页文字更重要。