Cómo crear un sistema de numeración de documentos
Un sistema de numeración de documentos proporciona a cada elemento controlado un identificador estable y a cada emisión aprobada una revisión separada, de modo que la identidad nunca cambia cuando lo hace el contenido.
Un sistema de numeración de documentos proporciona a cada elemento controlado un identificador estable y a cada emisión aprobada una revisión separada, de modo que la identidad nunca cambia cuando lo hace el contenido.
En resumen
- Elija la regla de identidad: defina un formato de identificación único que sobreviva a los cambios de título y propietario; documento que podrá expedir el siguiente número.
- Separe las revisiones de borrador y problema: marque las iteraciones del borrador por separado y luego asigne una revisión aprobada solo después de la decisión del problema.
- Pruebe colisiones y recuperación: pruebe solicitudes duplicadas, borradores retirados y documentos renombrados; confirme que cada uno se resuelva en una entrada de registro.
Cómo crear un sistema de numeración de documentos en la práctica.
No codifique cada equipo, sitio y categoría de política en un número frágil. Un ID de documento identifica el objeto; una revisión identifica un estado de ese objeto. Mantenga la identificación estable cuando cambie la propiedad o el título y permita que los metadatos del registro lleven las categorías.
Elija un prefijo corto, un número único secuencial y una regla de revisión publicada. Reserve identificaciones de forma centralizada, marque las identificaciones abandonadas como nulas y muestre la identificación, la revisión y la fecha de vigencia en cada página y en el registro maestro.
Cómo funciona
Elige la regla de identidad
Definir un formato de identificación único que sobreviva a los cambios de título y propietario; documento que podrá expedir el siguiente número.
Revisiones separadas de borradores y números
Marque las iteraciones del borrador por separado y luego asigne una revisión aprobada solo después de la decisión del problema.
Prueba de colisiones y recuperación.
Pruebe solicitudes duplicadas, borradores retirados y documentos renombrados; confirme que cada uno se resuelva en una entrada de registro.
Errores que debes evitar
Identificadores sobrecargados
Cuando un código incorpora propietarios y carpetas, una reorganización lo vuelve incorrecto. Mantenga la identidad estable y actualice los metadatos.
Preguntas frecuentes
¿Deben aparecer los códigos de departamento en cada número?
Sólo si se mantienen estables; Mantenga categorías modificables en los metadatos del registro.
¿Se puede reutilizar un número abandonado?
Evite la reutilización. Márquelo como nulo para que una referencia antigua no pueda apuntar silenciosamente a un documento diferente.
¿Es lo mismo una revisión que un documento de identidad?
No. El documento de identidad nombra el documento a lo largo de su vida; la revisión nombra un estado aprobado.