Cómo crear un sistema de numeración de documentos
Un sistema de numeración de documentos proporciona a cada elemento controlado un identificador estable y a cada emisión aprobada una revisión separada, de modo que la identidad nunca cambia cuando lo hace el contenido.
Un sistema de numeración de documentos proporciona a cada elemento controlado un identificador estable y a cada emisión aprobada una revisión separada, de modo que la identidad nunca cambia cuando lo hace el contenido.
En resumen
- Elija la regla de identidad: defina un formato de identificación único que sobreviva a los cambios de título y propietario; documento que podrá expedir el siguiente número.
- Separe las revisiones de borrador y problema: marque las iteraciones del borrador por separado y luego asigne una revisión aprobada solo después de la decisión del problema.
- Pruebe colisiones y recuperación: pruebe solicitudes duplicadas, borradores retirados y documentos renombrados; confirme que cada uno se resuelva en una entrada de registro.
Cómo crear un sistema de numeración de documentos en la práctica.
No codifique cada equipo, sitio y categoría de política en un número frágil. Un ID de documento identifica el objeto; una revisión identifica un estado de ese objeto. Mantenga la identificación estable cuando cambie la propiedad o el título y permita que los metadatos del registro lleven las categorías.
Elija un prefijo corto, un número único secuencial y una regla de revisión publicada. Reserve identificaciones de forma centralizada, marque las identificaciones abandonadas como nulas y muestre la identificación, la revisión y la fecha de vigencia en cada página y en el registro maestro.
Ver dónde un documento recibe su identificador
Siga la transferencia donde una identificación de documento estable y una revisión emitida ingresan al registro de control.
Elige la regla de identidad
El nuevo borrador recibe una versión preliminar mientras la identidad del documento subyacente permanece estable.
Revisiones separadas de borradores y números
Los comentarios de los revisores incrementan las revisiones de los borradores sin que ninguna de ellas sea efectiva para su uso.
Prueba de colisiones y recuperación.
La aprobación asigna una revisión emitida, actualiza el registro histórico y publica la copia actual.
Cómo funciona
Elige la regla de identidad
Definir un formato de identificación único que sobreviva a los cambios de título y propietario; documento que podrá expedir el siguiente número.
Revisiones separadas de borradores y números
Marque las iteraciones del borrador por separado y luego asigne una revisión aprobada solo después de la decisión del problema.
Prueba de colisiones y recuperación.
Pruebe solicitudes duplicadas, borradores retirados y documentos renombrados; confirme que cada uno se resuelva en una entrada de registro.
Errores que debes evitar
Identificadores sobrecargados
Cuando un código incorpora propietarios y carpetas, una reorganización lo vuelve incorrecto. Mantenga la identidad estable y actualice los metadatos.
Abrir el flujo de trabajo trabajado
Adapte el ejemplo de control de versiones del documento a su convención de numeración y ruta de aprobación.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Deben aparecer los códigos de departamento en cada número?
Sólo si se mantienen estables; Mantenga categorías modificables en los metadatos del registro.
¿Se puede reutilizar un número abandonado?
Evite la reutilización. Márquelo como nulo para que una referencia antigua no pueda apuntar silenciosamente a un documento diferente.
¿Es lo mismo una revisión que un documento de identidad?
No. El documento de identidad nombra el documento a lo largo de su vida; la revisión nombra un estado aprobado.
