Gantt de consultation publique : étape de relecture et période d'ouverture
Un diagramme de Gantt de consultation publique modifiable : rédaction, relecture juridique et politique, publication, période d'ouverture, analyse des réponses, examen par le décideur et publication du résultat, avec dépendances.
Qu'est-ce que le processus gantt de consultation publique : étape de relecture et période d'ouverture ?
Une consultation publique n'est pas un projet ordinaire, car son milieu appartient à d'autres. Une fois le document publié, la période d'ouverture dure le temps qu'elle dure, et rien de ce que fait votre équipe ne peut la raccourcir. Ce que vous maîtrisez, c'est tout ce qui l'entoure : le temps que met le document à être approuvé, et la part d'analyse et de réponse déjà faite à la clôture de la période. Un calendrier montre laquelle de ces deux parts fixe la date.
Ce modèle compte cinq groupes, « Proposition et rédaction », « Relecture et approbation », « Consultation ouverte », « Analyse et réponse » et « Décision et résultat », avec 21 tâches et quatre jalons. « Définir la proposition et les questions » (4 jours ouvrés) est la seule tâche de départ. « Rédiger le document de consultation » (7) et « Planifier la mobilisation et les publics cibles » (4) la suivent toutes deux. Les questions viennent d'abord parce que tout ce qui suit s'appuie sur elles : le document, le formulaire de réponse et les catégories d'analyse. Une question modifiée tard est la modification la plus coûteuse du plan.
La relecture est le premier point de passage. « Relire le projet en interne » (5) mène à « Mener la relecture juridique et politique » (6) et à « Préparer les versions en langage clair et accessibles » (5), qui avancent côte à côte. Les deux doivent être terminées avant le jalon « Approuvé pour publication ». Ce chevauchement n'est sûr que tant que le texte ne bouge pas : si la relecture juridique change la rédaction, les versions en langage clair et accessibles sont à refaire. « Créer et tester le formulaire de réponse » (5) suit le plan de mobilisation, et non le document approuvé ; il est donc terminé 9 jours ouvrés avant l'approbation. Utilisez cet écart pour vérifier le formulaire par rapport aux questions approuvées, car un formulaire qui ne correspond plus à elles doit être refait alors que la consultation est déjà publiée.
« Consultation publiée » attend à la fois l'approbation et le formulaire. Ensuite, « Période d'ouverture de la consultation » (20) est une simple tâche d'attente. Réglez sa durée sur ce qu'exigent vos propres règles ou les personnes qui mènent la consultation, et remplacez notre chiffre. « Aller à la rencontre des publics cibles » (12) avance à côté, et « Enregistrer les réponses à mesure qu'elles arrivent » (15) démarre 5 jours ouvrés après le début de la période par un lien début-début : elle se termine donc le jour de « Clôture de la consultation ». L'analyse peut alors commencer aussitôt. Sans ce chevauchement, l'enregistrement ajouterait 15 jours après la clôture. Les chiffres sont indicatifs : ils donnent 66 jours ouvrés jusqu'à « Décision enregistrée » et 70 jusqu'à « Informer les répondants du résultat ».
Après la clôture, la date est fixée par la chaîne de relectures : « Analyser les réponses » (8), « Rédiger le document de réponse » (7), « Relecture juridique du document de réponse » (4) et « Examen par le décideur » (5) attendent chacune la précédente. Le dernier point de passage est une personne avec un agenda : vérifiez quand elle peut réellement relire. Un calendrier organise le travail. Il ne rend pas une consultation licite ni son résultat contraignant, et ne remplace ni vos propres règles ni l'obligation de tenir compte de ce que disent les répondants. Pour des plans voisins, voyez le modèle de dossier réglementaire, un autre plan avec une attente externe, et l'organigramme du processus d'approbation des politiques pour les étapes d'approbation. Pour la façon de dessiner chevauchements et points de passage, voyez le guide sur les tâches qui se chevauchent et celui sur les dépendances.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq groupes, « Proposition et rédaction », « Relecture et approbation », « Consultation ouverte », « Analyse et réponse » et « Décision et résultat », avec 21 tâches et quatre jalons : « Approuvé pour publication », « Consultation publiée », « Clôture de la consultation » et « Décision enregistrée ».
- Un point de passage de relecture avant publication : « Mener la relecture juridique et politique » et « Préparer les versions en langage clair et accessibles » mènent toutes deux à « Approuvé pour publication », et le texte doit rester fixe pendant qu'elles se chevauchent.
- Une simple attente pour la période d'ouverture : « Période d'ouverture de la consultation » est une tâche de 20 jours ouvrés que vous remplacez par la durée que vous devez ou avez choisi de tenir.
- Du travail à côté de la période d'ouverture : « Aller à la rencontre des publics cibles » et « Enregistrer les réponses à mesure qu'elles arrivent », qui démarre 5 jours ouvrés après le début pour que l'analyse commence le jour de « Clôture de la consultation ».
- Une chaîne de réponse à deux relectures : « Rédiger le document de réponse », « Relecture juridique du document de réponse » et « Examen par le décideur » avant « Décision enregistrée », puis « Publier le résultat et la réponse » et « Informer les répondants du résultat ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous consultez sur une politique, une proposition ou une évolution de service et voulez voir combien de temps il faut d'un premier projet à un résultat publié.
- Vous voulez savoir si c'est l'approbation avant publication ou la période d'ouverture qui décide de votre date, et ce qu'on peut faire pendant l'attente.
- La décision a une date fixe, comme la réunion d'une commission, et vous voulez voir si la période d'ouverture et la chaîne de relectures tiennent avant elle.
- Vous menez régulièrement des consultations et voulez un plan type à redimensionner pour chacune.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Définir la proposition et les questions | Proposition et rédaction | 4 | |
| 2 | Rédiger le document de consultation | Proposition et rédaction | 7 | 1 |
| 3 | Planifier la mobilisation et les publics cibles | Proposition et rédaction | 4 | 1 |
| 4 | Relire le projet en interne | Relecture et approbation | 5 | 2 |
| 5 | Mener la relecture juridique et politique | Relecture et approbation | 6 | 4 |
| 6 | Préparer les versions en langage clair et accessibles | Relecture et approbation | 5 | 4 |
| 7 | Approuvé pour publication | Relecture et approbation | Jalon | 5, 6 |
| 8 | Créer et tester le formulaire de réponse | Consultation ouverte | 5 | 3 |
| 9 | Consultation publiée | Consultation ouverte | Jalon | 7, 8 |
| 10 | Aller à la rencontre des publics cibles | Consultation ouverte | 12 | 9 |
| 11 | Période d'ouverture de la consultation | Consultation ouverte | 20 | 9 |
| 12 | Clôture de la consultation | Consultation ouverte | Jalon | 10, 11 |
| 13 | Enregistrer les réponses à mesure qu'elles arrivent | Analyse et réponse | 15 | 11SS+5 |
| 14 | Analyser les réponses | Analyse et réponse | 8 | 12, 13 |
| 15 | Rédiger le document de réponse | Analyse et réponse | 7 | 14 |
| 16 | Relecture juridique du document de réponse | Analyse et réponse | 4 | 15 |
| 17 | Examen par le décideur | Décision et résultat | 5 | 16 |
| 18 | Décision enregistrée | Décision et résultat | Jalon | 17 |
| 19 | Publier le résultat et la réponse | Décision et résultat | 2 | 18 |
| 20 | Archiver les réponses et clore le dossier | Décision et résultat | 3 | 18 |
| 21 | Informer les répondants du résultat | Décision et résultat | 2 | 19 |
Comment cela fonctionne
Arrêter d'abord les questions
Gardez « Définir la proposition et les questions » comme début du plan. Si la proposition et les questions sont déjà arrêtées, ramenez-la à quelques jours ; ne la sautez pas si le formulaire et l'analyse sont construits à partir d'elles.
Régler la période d'ouverture
Remplacez les 20 jours ouvrés de « Période d'ouverture de la consultation » par la durée qu'exigent vos propres règles ou le groupe qui mène la consultation. Vérifiez ensuite que « Enregistrer les réponses à mesure qu'elles arrivent » démarre toujours 5 jours après le début et se termine toujours avec la période.
Dimensionner l'étape de relecture
Réglez « Relire le projet en interne » et « Mener la relecture juridique et politique » d'après le temps dont ces équipes ont réellement besoin. Si un relecteur n'est disponible que certains jours, allongez la tâche pour couvrir l'attente.
Protéger les versions accessibles
« Préparer les versions en langage clair et accessibles » avance à côté de la relecture juridique. Ajoutez-lui quelques jours, ou placez-la après la relecture, si vous prévoyez des changements de rédaction.
Fixer les dates qui ne peuvent pas bouger
Donnez à « Définir la proposition et les questions » un Début fixe le jour où vous commencez, et un Début fixe aussi à la tâche ou au jalon lié à une vraie date. Le plan démarre au plus ancien Début fixe et est planifié vers l'avant : lisez tout indicateur de conflit et comparez la fin à la date dont vous avez besoin.
Ajouter les responsables, partager et exporter
Indiquez dans Personnes le responsable de chaque tâche, partagez le diagramme par lien avec les relecteurs, et exportez un PDF ou un PNG pour la commission.
Questions fréquentes
Combien de temps la consultation doit-elle rester ouverte ?
C'est fixé par vos propres règles ou par le groupe qui mène la consultation, non par ce diagramme. Le modèle prend 20 jours ouvrés pour « Période d'ouverture de la consultation » à titre d'illustration. Remplacez-les par la durée qu'on vous indique ou que vous avez décidée, et les dates qui suivent se décalent.
Le diagramme vérifie-t-il que ma consultation respecte les règles ?
Non. Il planifie le travail et montre la durée de chaque étape. Il ne rend pas une consultation licite, complète ou contraignante, et ne remplace pas vos propres règles. Gardez cette vérification comme tâche avec un responsable, par exemple dans « Mener la relecture juridique et politique ».
Ma date de décision est fixe. Le diagramme peut-il la vérifier ?
Oui. Donnez à « Définir la proposition et les questions » un Début fixe et à « Décision enregistrée » un Début fixe à la date de la décision. Le plan est planifié vers l'avant à partir du plus ancien Début fixe : si la chaîne de relectures et la période d'ouverture ne peuvent pas se terminer d'ici là, le jalon est signalé par un conflit. Comparez la date de fin affichée à celle dont vous avez besoin.
Pourquoi l'enregistrement des réponses commence-t-il avant la clôture ?
Parce que les réponses arrivent pendant la période d'ouverture et peuvent être enregistrées au fur et à mesure. Un lien début-début avec un décalage de 5 jours ouvrés permet à « Enregistrer les réponses à mesure qu'elles arrivent » de commencer tôt, pour que l'analyse démarre le jour de « Clôture de la consultation ». Le guide sur les tâches qui se chevauchent explique comment le dessiner.
Puis-je coller ma propre liste de tâches ?
Oui. Copiez des lignes depuis un tableur et collez-les dans la feuille. Si la première ligne nomme les colonnes, par exemple Tâche, Durée et Dépend de, chaque colonne est reconnue par son nom. Il n'existe pas encore d'import de fichier pour les diagrammes de Gantt. Le guide sur les responsables explique comment associer une personne à chaque tâche.