公眾諮詢甘特圖範本：審核關口及諮詢期
可編輯的公眾諮詢甘特圖：草擬、法律及政策審核、發布、諮詢期、回應分析、決策者審閱，以至發布結果，並設依賴關係和里程碑。
甚麼是公眾諮詢甘特圖範本：審核關口及諮詢期流程
公眾諮詢不是一般項目，因為當中一段時間屬於別人。文件一旦發出，諮詢期要多長就多長，團隊做甚麼也無法縮短。你能控制的是兩端：文件獲批准要花多久，以及諮詢期結束時分析和回應已完成多少。時間線顯示這兩者中哪一個決定日期。
這個範本分五個組別：「建議與草擬」、「審核與批准」、「公開諮詢」、「分析與回應」和「決定與結果」，共 21 項工作和四個里程碑。「界定建議及諮詢問題」（4 個工作日）是唯一的起始工作。「草擬諮詢文件」（7 日）和「規劃參與及目標群組」（4 日）都接在它之後。問題要先定，因為之後的一切都建基於它：文件、回應表格和分析類別。問題在後期更改，是整個計劃中代價最高的改動。
審核是第一道關口。「內部審閱草稿」（5 日）之後是「進行法律及政策審核」（6 日）和「準備淺白及無障礙版本」（5 日），兩者並行，並須在里程碑「已批准發布」之前完成。只有在文字不再改動時，這種重疊才安全：如果法律審核改動措辭，淺白及無障礙版本就要重做。「製作並測試回應表格」（5 日）接在參與規劃之後，而不是已批准的文件之後，所以比批准早 9 個工作日完成。請利用這段空檔，對照已批准的問題檢查表格，因為諮詢已發布後才發現表格與問題不符，就要重做。
「諮詢已發布」要等批准和表格兩者。之後「諮詢期」（20 日）是一項純粹的等候工作，請把工期換成你自己的規則或主辦諮詢的人所要求的長度，取代我們的數字。「向目標群組進行宣傳」（12 日）與它並行，「隨回應送達逐一記錄」（15 日）在諮詢期開始後 5 個工作日以開始到開始連結開始，所以在「諮詢截止」當日完成，分析可隨即展開。若沒有這重疊，記錄工作會在截止後多花 15 日。數字僅為示例：它們讓「決定已記錄」在第 66 個工作日，「通知回應者結果」在第 70 日。
截止後，日期由審閱鏈決定：「分析回應」（8 日）、「草擬回應文件」（7 日）、「回應文件的法律審核」（4 日）和「決策者審閱」（5 日）各自等候前一項。最後一道關口是一位有自己日程的人，所以請確認他們實際何時可以審閱。時間線只為工作排程，不會令諮詢合法或結果具約束力，亦不能取代你自己的規則，或考慮回應者意見的責任。相關計劃方面，另一項設有外部等候的計劃可參考監管提交甘特圖範本，批准步驟的流程圖可參考政策審閱批准流程範本。重疊和關口的畫法，請看甘特圖重疊工作指南和甘特圖依賴關係指南。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五個組別：「建議與草擬」、「審核與批准」、「公開諮詢」、「分析與回應」和「決定與結果」，共 21 項工作和四個里程碑：「已批准發布」、「諮詢已發布」、「諮詢截止」和「決定已記錄」。
- 發布前的審核關口：「進行法律及政策審核」和「準備淺白及無障礙版本」都通向「已批准發布」，兩者重疊期間文字必須保持不變。
- 諮詢期的純粹等候：「諮詢期」是一項 20 個工作日的工作，請換成你規定或選擇的長度。
- 與諮詢期並行的工作：「向目標群組進行宣傳」和在 5 個工作日後開始的「隨回應送達逐一記錄」，讓分析可在「諮詢截止」當日開始。
- 設有兩次審閱的回應鏈：「草擬回應文件」、「回應文件的法律審核」和「決策者審閱」，然後是「決定已記錄」，再到「發布結果及回應」和「通知回應者結果」。
何時使用本範本
- 你就政策、建議或服務變更進行諮詢，想知道由初稿到發布結果需時多久。
- 你想知道是發布前的批准還是諮詢期決定日期，以及等候期間可以做甚麼。
- 決定日期已固定，例如委員會會議，你想確認諮詢期和審閱鏈能否趕及。
- 你定期進行諮詢，想要一個標準計劃，每次調整大小。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 界定建議及諮詢問題 | 建議與草擬 | 4 | |
| 2 | 草擬諮詢文件 | 建議與草擬 | 7 | 1 |
| 3 | 規劃參與及目標群組 | 建議與草擬 | 4 | 1 |
| 4 | 內部審閱草稿 | 審核與批准 | 5 | 2 |
| 5 | 進行法律及政策審核 | 審核與批准 | 6 | 4 |
| 6 | 準備淺白及無障礙版本 | 審核與批准 | 5 | 4 |
| 7 | 已批准發布 | 審核與批准 | 里程碑 | 5, 6 |
| 8 | 製作並測試回應表格 | 公開諮詢 | 5 | 3 |
| 9 | 諮詢已發布 | 公開諮詢 | 里程碑 | 7, 8 |
| 10 | 向目標群組進行宣傳 | 公開諮詢 | 12 | 9 |
| 11 | 諮詢期 | 公開諮詢 | 20 | 9 |
| 12 | 諮詢截止 | 公開諮詢 | 里程碑 | 10, 11 |
| 13 | 隨回應送達逐一記錄 | 分析與回應 | 15 | 11SS+5 |
| 14 | 分析回應 | 分析與回應 | 8 | 12, 13 |
| 15 | 草擬回應文件 | 分析與回應 | 7 | 14 |
| 16 | 回應文件的法律審核 | 分析與回應 | 4 | 15 |
| 17 | 決策者審閱 | 決定與結果 | 5 | 16 |
| 18 | 決定已記錄 | 決定與結果 | 里程碑 | 17 |
| 19 | 發布結果及回應 | 決定與結果 | 2 | 18 |
| 20 | 歸檔回應並結案 | 決定與結果 | 3 | 18 |
| 21 | 通知回應者結果 | 決定與結果 | 2 | 19 |
運作方式
先定問題
保留「界定建議及諮詢問題」作為計劃的起點。如果建議和問題已經落實，可縮短至數日；但如果表格和分析都根據它們建立，請不要略過。
設定諮詢期
把「諮詢期」的 20 個工作日換成你自己的規則或主辦團體所要求的長度。然後確認「隨回應送達逐一記錄」仍然在 5 日後開始，並與諮詢期同日結束。
調整審核關口的大小
按有關團隊實際需要的時間設定「內部審閱草稿」和「進行法律及政策審核」。如果審閱人只在特定日子有空，請把工作加長以涵蓋等候。
保護無障礙版本
「準備淺白及無障礙版本」與法律審核並行。如預期措辭會有改動，請為它多加數日，或移到審核之後。
固定不能移動的日期
為「界定建議及諮詢問題」設定你開始的日子作固定開始日期，並為與真實日期掛鈎的工作或里程碑也設定固定開始日期。計劃由最早的固定開始日期開始並向前排程，請留意衝突標記，並比較完成日期與你需要的日期。
加入負責人、分享及匯出
把每項工作的負責人加入「人員」，以連結與審閱人分享圖表，並匯出 PDF 或 PNG 給委員會。
常見問題
諮詢應該開放多久？
這由你自己的規則或主辦諮詢的團體決定，而不是這個圖表。範本以 20 個工作日作為「諮詢期」的示例。請換成你獲告知或已決定的長度，其後的日期就會移動。
圖表會檢查我的諮詢是否符合規則嗎？
不會。它只為工作排程，並顯示每個步驟需時多久。它不會令諮詢合法、完整或具約束力，亦不能取代你自己的規則。請把該項檢查另列為有負責人的工作，例如納入「進行法律及政策審核」。
我的決定日期已固定，圖表能檢查嗎？
可以。為「界定建議及諮詢問題」設定固定開始日期，並為「決定已記錄」設定決定當日作固定開始日期。計劃由最早的固定開始日期向前排程，所以如果審閱鏈和諮詢期無法在該日前完成，里程碑會出現衝突標記。請比較它顯示的完成日期與你需要的日期。
為甚麼記錄回應在諮詢期結束前就開始？
因為回應在諮詢期內陸續送達，可以隨到隨記。延遲 5 個工作日的開始到開始連結，讓「隨回應送達逐一記錄」提早開始，分析便可在「諮詢截止」當日展開。重疊的畫法請看甘特圖重疊工作指南。
可以貼上自己的工作清單嗎？
可以。從試算表複製各列，貼入表格。如果第一行寫明欄名，例如工作、工期和前置任務，各欄會按名稱配對。甘特圖暫時未有檔案上載。如要為每項工作指派負責人，請看甘特圖負責人指南。