Diagrama de Gantt de consulta pública: revisión previa y plazo abierto
Diagrama de Gantt editable de una consulta pública: borrador, revisión jurídica y de políticas, publicación, plazo abierto, análisis de respuestas, revisión por quien decide y publicación del resultado, con dependencias e hitos.
¿Qué es diagrama de gantt de consulta pública: revisión previa y plazo abierto?
Una consulta pública no es un proyecto corriente, porque la parte central pertenece a otras personas. Una vez publicado el documento, el plazo abierto dura lo que dura y nada de lo que haga tu equipo puede acortarlo. Lo que controlas es todo lo que hay a cada lado: cuánto tarda en aprobarse el documento y cuánto del análisis y de la respuesta está hecho cuando se cierra el plazo. Un cronograma muestra cuál de las dos cosas fija la fecha.
La plantilla tiene cinco grupos: «Propuesta y redacción», «Revisión y aprobación», «Consulta abierta», «Análisis y respuesta» y «Decisión y resultado». Tiene 21 tareas y cuatro hitos. «Definir la propuesta y las preguntas» (4 días laborables) es la única tarea inicial. «Redactar el documento de consulta» (7) y «Planificar la participación y los grupos destinatarios» (4) la siguen. Las preguntas van primero porque todo lo posterior se construye sobre ellas: el documento, el formulario de respuesta y las categorías de análisis. Una pregunta cambiada tarde es el cambio más caro del plan.
La revisión es la primera puerta. «Revisar internamente el borrador» (5) lleva a «Realizar la revisión jurídica y de políticas» (6) y a «Preparar versiones en lenguaje claro y accesibles» (5), que corren en paralelo. Ambas deben terminar antes del hito «Aprobado para su publicación». El solape solo es seguro mientras el texto no cambie: si la revisión jurídica modifica la redacción, las versiones en lenguaje claro y accesibles se rehacen. «Crear y probar el formulario de respuesta» (5) sigue al plan de participación, no al documento aprobado, así que termina 9 días laborables antes de la aprobación. Aprovecha ese hueco para comprobar el formulario con las preguntas aprobadas, porque un formulario que ya no coincide hay que rehacerlo cuando la consulta ya está publicada.
«Consulta publicada» espera tanto a la aprobación como al formulario. Después, «Plazo de la consulta abierta» (20) es una tarea de espera simple. Fija su duración según lo que exijan tus propias normas o quienes dirigen la consulta, y sustituye nuestra cifra. «Llegar a los grupos destinatarios» (12) corre a su lado, y «Registrar las respuestas a medida que llegan» (15) empieza 5 días laborables después de iniciarse el plazo, con un vínculo de inicio a inicio, de modo que termina el día de «Cierre de la consulta». El análisis puede empezar entonces de inmediato. Sin el solape, el registro añadiría otros 15 días tras el cierre. Las cifras son ilustrativas: dan 66 días laborables hasta «Decisión registrada» y 70 hasta «Informar a los participantes del resultado».
Tras el cierre, la fecha la fija la cadena de revisión: «Analizar las respuestas» (8), «Redactar el documento de respuesta» (7), «Revisión jurídica del documento de respuesta» (4) y «Revisión por quien decide» (5) esperan cada una a la anterior. La última puerta es una persona con agenda, así que comprueba cuándo puede revisar de verdad. Un cronograma programa el trabajo. No hace legal una consulta ni vinculante su resultado, y no sustituye tus propias normas ni la obligación de considerar lo que dicen los participantes. Como planes relacionados, consulta la plantilla de presentación regulatoria, otro plan con una espera externa, y la del proceso de aprobación de políticas con los pasos de aprobación como diagrama de flujo. Sobre cómo se dibujan el solape y las puertas, consulta las guías de tareas solapadas y de dependencias en el diagrama de Gantt.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco grupos, «Propuesta y redacción», «Revisión y aprobación», «Consulta abierta», «Análisis y respuesta» y «Decisión y resultado», con 21 tareas y cuatro hitos: «Aprobado para su publicación», «Consulta publicada», «Cierre de la consulta» y «Decisión registrada».
- Una puerta de revisión antes de publicar: «Realizar la revisión jurídica y de políticas» y «Preparar versiones en lenguaje claro y accesibles» llevan a «Aprobado para su publicación», y el texto debe quedarse quieto mientras se solapan.
- Una espera simple para el plazo abierto: «Plazo de la consulta abierta» es una tarea de 20 días laborables que sustituyes por la duración que exijas o hayas elegido.
- Trabajo junto al plazo abierto: «Llegar a los grupos destinatarios» y «Registrar las respuestas a medida que llegan», que empieza 5 días laborables después para que el análisis pueda empezar el día de «Cierre de la consulta».
- Una cadena de respuesta con dos revisiones: «Redactar el documento de respuesta», «Revisión jurídica del documento de respuesta» y «Revisión por quien decide» antes de «Decisión registrada», y después «Publicar el resultado y la respuesta» e «Informar a los participantes del resultado».
Cuándo usar esta plantilla
- Consultas sobre una política, una propuesta o un cambio de servicio y necesitas ver cuánto se tarda desde un primer borrador hasta un resultado publicado.
- Quieres saber si la aprobación previa a la publicación o el plazo abierto decide tu fecha, y qué se puede hacer mientras esperas.
- La decisión tiene fecha fija, como una reunión de comité, y quieres ver si el plazo abierto y la cadena de revisión caben antes.
- Haces consultas con regularidad y quieres un plan estándar que ajustar a cada una.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Definir la propuesta y las preguntas | Propuesta y redacción | 4 | |
| 2 | Redactar el documento de consulta | Propuesta y redacción | 7 | 1 |
| 3 | Planificar la participación y los grupos destinatarios | Propuesta y redacción | 4 | 1 |
| 4 | Revisar internamente el borrador | Revisión y aprobación | 5 | 2 |
| 5 | Realizar la revisión jurídica y de políticas | Revisión y aprobación | 6 | 4 |
| 6 | Preparar versiones en lenguaje claro y accesibles | Revisión y aprobación | 5 | 4 |
| 7 | Aprobado para su publicación | Revisión y aprobación | Hito | 5, 6 |
| 8 | Crear y probar el formulario de respuesta | Consulta abierta | 5 | 3 |
| 9 | Consulta publicada | Consulta abierta | Hito | 7, 8 |
| 10 | Llegar a los grupos destinatarios | Consulta abierta | 12 | 9 |
| 11 | Plazo de la consulta abierta | Consulta abierta | 20 | 9 |
| 12 | Cierre de la consulta | Consulta abierta | Hito | 10, 11 |
| 13 | Registrar las respuestas a medida que llegan | Análisis y respuesta | 15 | 11SS+5 |
| 14 | Analizar las respuestas | Análisis y respuesta | 8 | 12, 13 |
| 15 | Redactar el documento de respuesta | Análisis y respuesta | 7 | 14 |
| 16 | Revisión jurídica del documento de respuesta | Análisis y respuesta | 4 | 15 |
| 17 | Revisión por quien decide | Decisión y resultado | 5 | 16 |
| 18 | Decisión registrada | Decisión y resultado | Hito | 17 |
| 19 | Publicar el resultado y la respuesta | Decisión y resultado | 2 | 18 |
| 20 | Archivar las respuestas y cerrar el expediente | Decisión y resultado | 3 | 18 |
| 21 | Informar a los participantes del resultado | Decisión y resultado | 2 | 19 |
Cómo funciona
Fija primero las preguntas
Conserva «Definir la propuesta y las preguntas» como inicio del plan. Si la propuesta y las preguntas ya están cerradas, acórtala a unos pocos días; no la omitas si el formulario y el análisis se construirán a partir de ellas.
Fija el plazo abierto
Sustituye los 20 días laborables de «Plazo de la consulta abierta» por la duración que exijan tus normas o el grupo que dirige la consulta. Después comprueba que «Registrar las respuestas a medida que llegan» sigue empezando 5 días después y terminando cuando termina el plazo.
Dimensiona la puerta de revisión
Ajusta «Revisar internamente el borrador» y «Realizar la revisión jurídica y de políticas» al tiempo que esos equipos necesitan de verdad. Si un revisor solo está disponible ciertos días, alarga la tarea para cubrir la espera.
Protege las versiones accesibles
«Preparar versiones en lenguaje claro y accesibles» corre junto a la revisión jurídica. Añádele unos días, o muévela después de la revisión, si esperas cambios de redacción.
Fija las fechas que no pueden moverse
Da a «Definir la propuesta y las preguntas» un Inicio fijo el día en que empiezas, y otro a la tarea o hito ligado a una fecha real. El plan empieza en el primer Inicio fijo y se programa hacia delante, así que lee cualquier marca de conflicto y compara el final con la fecha que necesitas.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama como enlace con los revisores y exporta un PDF o PNG para el comité.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debe estar abierta la consulta?
Lo fijan tus propias normas o el grupo que dirige la consulta, no este diagrama. La plantilla usa 20 días laborables para «Plazo de la consulta abierta» como ilustración. Sustitúyelo por la duración que te indiquen o hayas decidido, y las fechas posteriores se mueven.
¿Comprueba el diagrama que mi consulta cumple las normas?
No. Programa el trabajo y muestra cuánto tarda cada paso. No hace que una consulta sea legal, completa ni vinculante, y no sustituye tus propias normas. Guarda esa comprobación como tarea con responsable, por ejemplo dentro de «Realizar la revisión jurídica y de políticas».
Mi fecha de decisión es fija. ¿Puede comprobarla el diagrama?
Sí. Da a «Definir la propuesta y las preguntas» un Inicio fijo y a «Decisión registrada» un Inicio fijo en la fecha de la decisión. El plan se programa hacia delante desde el primer Inicio fijo, así que si la cadena de revisión y el plazo abierto no pueden acabar para entonces, el hito se marca con un conflicto. Compara la fecha de fin que muestra con la que necesitas.
¿Por qué el registro de respuestas empieza antes de que cierre el plazo?
Porque las respuestas llegan durante el plazo abierto y pueden registrarse a medida que llegan. Un vínculo de inicio a inicio con un desfase de 5 días laborables deja que «Registrar las respuestas a medida que llegan» empiece pronto, de modo que el análisis pueda empezar el día de «Cierre de la consulta». Consulta la guía de tareas solapadas en el diagrama de Gantt para ver cómo se dibuja un solape.
¿Puedo pegar mi propia lista de tareas?
Sí. Copia filas de una hoja de cálculo y pégalas en la hoja. Si la primera línea nombra las columnas, como Tarea, Duración y Depende de, cada columna se asigna por nombre. Aún no hay carga de archivos para los diagramas de Gantt. Consulta la guía de diagrama de Gantt con responsables para asignar una persona a cada tarea.