Gantt-Diagramm Konsultation: Prüfung vor der Veröffentlichung und offene Phase
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für eine öffentliche Konsultation: Entwurf, rechtliche und fachliche Prüfung, Veröffentlichung, offene Phase, Auswertung der Antworten, Prüfung durch die Entscheidungsträger, Ergebnis, mit Abhängigkeiten.
Was ist Gantt-Diagramm konsultation: prüfung vor der veröffentlichung und offene phase?
Eine öffentliche Konsultation ist kein gewöhnliches Projekt, denn ihre Mitte gehört anderen. Ist das Dokument draußen, läuft die offene Phase so lange, wie sie läuft, und nichts, was Ihr Team tut, verkürzt sie. Sie steuern alles davor und danach: wie lange das Dokument bis zur Freigabe braucht und wie viel von Auswertung und Antwort bei Ende der Phase schon erledigt ist. Ein Zeitplan zeigt, welches von beiden den Termin bestimmt.
Die Vorlage hat fünf Gruppen, „Vorschlag und Entwurf“, „Prüfung und Freigabe“, „Offene Konsultation“, „Auswertung und Antwort“ und „Entscheidung und Ergebnis“, mit 21 Aufgaben und vier Meilensteinen. „Vorschlag und Fragen festlegen“ (4 Arbeitstage) ist die einzige Startaufgabe. „Konsultationsdokument entwerfen“ (7) und „Beteiligung und Zielgruppen planen“ (4) folgen beide darauf. Die Fragen kommen zuerst, weil alles danach auf ihnen aufbaut: das Dokument, das Antwortformular und die Auswertungskategorien. Eine spät geänderte Frage ist die teuerste Änderung im Plan.
Die Prüfung ist das erste Tor. „Entwurf intern prüfen“ (5) führt zu „Rechtliche und fachliche Prüfung durchführen“ (6) und zu „Einfache und barrierefreie Fassungen erstellen“ (5), die nebeneinander laufen. Beide müssen vor dem Meilenstein „Zur Veröffentlichung freigegeben“ enden. Die Überlappung ist nur sicher, solange der Text stillhält: Ändert die rechtliche Prüfung den Wortlaut, werden die einfachen und barrierefreien Fassungen neu erstellt. „Antwortformular bauen und testen“ (5) folgt dem Beteiligungsplan, nicht dem freigegebenen Dokument, und ist daher 9 Arbeitstage vor der Freigabe fertig. Nutzen Sie die Lücke, um das Formular gegen die freigegebenen Fragen zu prüfen, denn ein Formular, das nicht mehr passt, muss nach der Veröffentlichung neu gebaut werden.
„Konsultation veröffentlicht“ wartet auf Freigabe und Formular. Danach ist „Offene Phase der Konsultation“ (20) eine reine Wartezeit. Setzen Sie ihre Dauer auf das, was Ihre eigenen Regeln oder die Verantwortlichen der Konsultation verlangen, und ersetzen Sie unseren Wert. „Zielgruppen gezielt ansprechen“ (12) läuft daneben, und „Eingehende Antworten laufend erfassen“ (15) beginnt 5 Arbeitstage nach Beginn der Phase mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung, sodass es an dem Tag endet, an dem „Konsultation endet“. Die Auswertung kann dann sofort beginnen. Ohne die Überlappung käme die Erfassung nach dem Ende noch 15 Tage dazu. Die Zahlen sind Beispielwerte: Sie ergeben 66 Arbeitstage bis „Entscheidung festgehalten“ und 70 bis „Antwortende über das Ergebnis informieren“.
Nach dem Ende bestimmt die Prüfkette den Termin: „Antworten auswerten“ (8), „Antwortdokument entwerfen“ (7), „Rechtliche Prüfung des Antwortdokuments“ (4) und „Prüfung durch die Entscheidungsträger“ (5) warten jeweils auf die vorige. Das letzte Tor ist eine Person mit Terminkalender; prüfen Sie also, wann sie wirklich prüfen kann. Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht eine Konsultation nicht rechtmäßig und ihr Ergebnis nicht verbindlich und ersetzt weder Ihre eigenen Regeln noch die Pflicht, zu berücksichtigen, was die Antwortenden sagen. Zu verwandten Plänen gibt es die Gantt-Vorlage Zulassungseinreichung für einen anderen Plan mit externer Wartezeit und den Ablauf Richtlinie prüfen und freigeben als Flussdiagramm der Freigabeschritte. Wie Überlappung und Tore gezeichnet werden, zeigen der Leitfaden zu überlappenden Aufgaben im Gantt-Diagramm und der Leitfaden zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Gruppen, „Vorschlag und Entwurf“, „Prüfung und Freigabe“, „Offene Konsultation“, „Auswertung und Antwort“ und „Entscheidung und Ergebnis“, mit 21 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Zur Veröffentlichung freigegeben“, „Konsultation veröffentlicht“, „Konsultation endet“ und „Entscheidung festgehalten“.
- Ein Prüftor vor der Veröffentlichung: „Rechtliche und fachliche Prüfung durchführen“ und „Einfache und barrierefreie Fassungen erstellen“ führen beide zu „Zur Veröffentlichung freigegeben“, und der Text muss stillhalten, solange sie sich überlappen.
- Eine reine Wartezeit für die offene Phase: „Offene Phase der Konsultation“ ist eine Aufgabe von 20 Arbeitstagen, die Sie durch die vorgeschriebene oder gewählte Länge ersetzen.
- Arbeit neben der offenen Phase: „Zielgruppen gezielt ansprechen“ und „Eingehende Antworten laufend erfassen“, das 5 Arbeitstage nach Beginn startet, damit die Auswertung an dem Tag beginnen kann, an dem „Konsultation endet“.
- Eine Antwortkette mit zwei Prüfungen: „Antwortdokument entwerfen“, „Rechtliche Prüfung des Antwortdokuments“ und „Prüfung durch die Entscheidungsträger“ vor „Entscheidung festgehalten“, dann „Ergebnis und Antwort veröffentlichen“ und „Antwortende über das Ergebnis informieren“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie konsultieren zu einer Richtlinie, einem Vorschlag oder einer Änderung eines Angebots und wollen sehen, wie lange es vom ersten Entwurf bis zum veröffentlichten Ergebnis dauert.
- Sie wollen wissen, ob die Freigabe vor der Veröffentlichung oder die offene Phase Ihren Termin bestimmt und was Sie in der Wartezeit tun können.
- Die Entscheidung hat ein festes Datum, etwa eine Ausschusssitzung, und Sie wollen sehen, ob offene Phase und Prüfkette davor passen.
- Sie führen regelmäßig Konsultationen durch und wollen einen Standardplan, den Sie jedes Mal anpassen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Vorschlag und Fragen festlegen | Vorschlag und Entwurf | 4 | |
| 2 | Konsultationsdokument entwerfen | Vorschlag und Entwurf | 7 | 1 |
| 3 | Beteiligung und Zielgruppen planen | Vorschlag und Entwurf | 4 | 1 |
| 4 | Entwurf intern prüfen | Prüfung und Freigabe | 5 | 2 |
| 5 | Rechtliche und fachliche Prüfung durchführen | Prüfung und Freigabe | 6 | 4 |
| 6 | Einfache und barrierefreie Fassungen erstellen | Prüfung und Freigabe | 5 | 4 |
| 7 | Zur Veröffentlichung freigegeben | Prüfung und Freigabe | Meilenstein | 5, 6 |
| 8 | Antwortformular bauen und testen | Offene Konsultation | 5 | 3 |
| 9 | Konsultation veröffentlicht | Offene Konsultation | Meilenstein | 7, 8 |
| 10 | Zielgruppen gezielt ansprechen | Offene Konsultation | 12 | 9 |
| 11 | Offene Phase der Konsultation | Offene Konsultation | 20 | 9 |
| 12 | Konsultation endet | Offene Konsultation | Meilenstein | 10, 11 |
| 13 | Eingehende Antworten laufend erfassen | Auswertung und Antwort | 15 | 11SS+5 |
| 14 | Antworten auswerten | Auswertung und Antwort | 8 | 12, 13 |
| 15 | Antwortdokument entwerfen | Auswertung und Antwort | 7 | 14 |
| 16 | Rechtliche Prüfung des Antwortdokuments | Auswertung und Antwort | 4 | 15 |
| 17 | Prüfung durch die Entscheidungsträger | Entscheidung und Ergebnis | 5 | 16 |
| 18 | Entscheidung festgehalten | Entscheidung und Ergebnis | Meilenstein | 17 |
| 19 | Ergebnis und Antwort veröffentlichen | Entscheidung und Ergebnis | 2 | 18 |
| 20 | Antworten archivieren und Vorgang abschließen | Entscheidung und Ergebnis | 3 | 18 |
| 21 | Antwortende über das Ergebnis informieren | Entscheidung und Ergebnis | 2 | 19 |
So funktioniert es
Zuerst die Fragen festlegen
Behalten Sie „Vorschlag und Fragen festlegen“ als Beginn des Plans. Sind Vorschlag und Fragen schon gesetzt, kürzen Sie die Aufgabe auf wenige Tage; überspringen Sie sie nicht, wenn Formular und Auswertung darauf aufbauen.
Die offene Phase festlegen
Ersetzen Sie die 20 Arbeitstage von „Offene Phase der Konsultation“ durch die Länge, die Ihre eigenen Regeln oder die Verantwortlichen der Konsultation verlangen. Prüfen Sie dann, dass „Eingehende Antworten laufend erfassen“ weiter 5 Tage nach Beginn startet und mit der Phase endet.
Das Prüftor bemessen
Setzen Sie „Entwurf intern prüfen“ und „Rechtliche und fachliche Prüfung durchführen“ nach der Zeit, die diese Stellen wirklich brauchen. Ist ein Prüfer nur an bestimmten Tagen verfügbar, verlängern Sie die Aufgabe um die Wartezeit.
Die barrierefreien Fassungen schützen
„Einfache und barrierefreie Fassungen erstellen“ läuft neben der rechtlichen Prüfung. Geben Sie ihr einige Tage mehr oder legen Sie sie hinter die Prüfung, wenn Sie Änderungen am Wortlaut erwarten.
Feste Termine festlegen
Geben Sie „Vorschlag und Fragen festlegen“ einen festen Start am ersten Arbeitstag und auch der Aufgabe oder dem Meilenstein, der an ein echtes Datum gebunden ist, einen festen Start. Der Plan beginnt am frühesten festen Start und wird vorwärts geplant; lesen Sie jede Konfliktmarkierung und vergleichen Sie das Ende mit dem benötigten Termin.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie für jede Aufgabe die verantwortliche Person unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm als Link mit den Prüfenden und exportieren Sie ein PDF oder PNG für den Ausschuss.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange sollte die Konsultation offen bleiben?
Das bestimmen Ihre eigenen Regeln oder die Verantwortlichen der Konsultation, nicht dieses Diagramm. Die Vorlage nimmt 20 Arbeitstage für „Offene Phase der Konsultation“ als Beispiel. Ersetzen Sie sie durch die genannte oder beschlossene Länge, und die Termine danach ziehen mit.
Prüft das Diagramm, ob meine Konsultation die Regeln erfüllt?
Nein. Es plant die Arbeit und zeigt, wie lange jeder Schritt dauert. Es macht eine Konsultation nicht rechtmäßig, vollständig oder verbindlich und ersetzt nicht Ihre eigenen Regeln. Führen Sie diese Prüfung als Aufgabe mit Verantwortlichen, etwa innerhalb von „Rechtliche und fachliche Prüfung durchführen“.
Mein Entscheidungstermin ist fest. Kann das Diagramm ihn prüfen?
Ja. Geben Sie „Vorschlag und Fragen festlegen“ einen festen Start und „Entscheidung festgehalten“ einen festen Start am Tag der Entscheidung. Der Plan wird vorwärts ab dem frühesten festen Start geplant; schaffen Prüfkette und offene Phase den Termin nicht, trägt der Meilenstein eine Konfliktmarkierung. Vergleichen Sie das angezeigte Enddatum mit Ihrem Termin.
Warum beginnt die Erfassung der Antworten vor dem Ende der Phase?
Weil Antworten während der offenen Phase eingehen und laufend erfasst werden können. Eine Anfang-Anfang-Verknüpfung mit 5 Arbeitstagen Verzögerung lässt „Eingehende Antworten laufend erfassen“ früh beginnen, sodass die Auswertung an dem Tag starten kann, an dem „Konsultation endet“. Wie Überlappung gezeichnet wird, zeigt der Leitfaden zu überlappenden Aufgaben im Gantt-Diagramm.
Kann ich meine eigene Aufgabenliste einfügen?
Ja. Kopieren Sie Zeilen aus einer Tabelle und fügen Sie sie in das Blatt ein. Nennt die erste Zeile die Spalten, etwa Aufgabe, Dauer und Hängt ab von, wird jede Spalte nach Namen zugeordnet. Einen Datei-Upload für Gantt-Diagramme gibt es noch nicht. Wie Sie jeder Aufgabe eine Person zuordnen, zeigt der Leitfaden zu Gantt-Diagrammen mit Verantwortlichen.