Förderantrag mit fester Frist im Gantt-Diagramm planen
Einen Förderantrag gegen eine feste Einreichungsfrist planen: Partnerschreiben, Budgetabstimmung mit der Finanzabteilung, interne Prüfung und Wartezeit der Freigabe, mit Konfliktmarkierung, wenn es nicht passt.
Die Einreichungsfrist eines Fördergebers bewegt sich nicht, die internen Schritte davor schon. Diese Anleitung zeigt, wie Sie beides im Gantt-Diagramm abbilden, die Konfliktmarkierung lesen, die Wartezeit finden, die Ihren Spielraum aufbraucht, und entscheiden, was gestrichen wird.
Kurz gesagt
- Fixieren Sie den Start der ersten Aufgabe und den Start der Einreichungsaufgabe; überlassen Sie alle anderen Termine den Abhängigkeiten.
- Vergleichen Sie das Enddatum mit dem Termin, den Sie brauchen, und lesen Sie die Konfliktmarkierung, denn der Plan wird nur vorwärts geplant.
- Behandeln Sie Partnerschreiben und Freigabe der Einrichtung als reine Wartezeiten mit Dauern, die Sie ersetzen.
- Schalten Sie den kritischen Pfad ein, um zu sehen, welche Wartezeit oder welcher Entwurf das Ende bestimmt.
- Eine späte Änderung am Arbeitsplan trifft Budget und Prüfung und kostet daher mehr als eine späte Änderung am Wortlaut.
Die zwei festen Termine fixieren, alles andere folgt
Der größte Teil eines Förderantrags ist Schreibarbeit, aber das Schreiben macht ihn selten zu spät. Die Wartezeiten kommen von anderen: von Partnern, die ein Schreiben schicken müssen, von einer Finanzabteilung, die das Budget abstimmen muss, und von einer Einrichtung, die den Antrag vor dem Versand freigeben muss. Jede hat ihre eigene Vorlaufzeit, und man unterschätzt sie leicht, weil keine davon die eigene Arbeit ist.
Ein Gantt-Diagramm in QueryChart plant vorwärts. Sind keine Daten gesetzt, beginnt der Plan an dem Tag, an dem das Diagramm angelegt wird, und jede Aufgabe beginnt, wenn ihre Vorgänger es zulassen. Eine Frist ist das Gegenteil: ein Datum, das Ihnen vorgegeben wird. Um beides zu nutzen, geben Sie der ersten Aufgabe einen festen Start an dem Tag, an dem Sie beginnen, und der Einreichungsaufgabe einen festen Start am Stichtag. Der Plan wird vorwärts ab dem frühesten festen Start geplant; Sie vergleichen dann das Enddatum der Kette mit dem Termin, den Sie brauchen. Endet die Kette nach dem festen Datum, wird die Aufgabe als Konflikt markiert.
Das Beispiel unten ist ein Förderantrag mit vier Gruppen und 22 Aufgaben. Seine Form ist kein allgemeines Projekt. Das Tor für den Umfang kommt zuerst, weil Partnerschreiben und Gliederungen teuer zu wiederholen sind, wenn sich die Idee ändert. Das Schreiben überlappt, wo es sicher ist. Das Budget überlappt nicht auf dieselbe Weise: Es braucht den Arbeitsplan und die Partnerrollen, die Finanzabteilung muss es abstimmen, und die interne Prüfung wartet auf diese Abstimmung. Partnerschreiben und Freigabe der Einrichtung sind reine Wartezeiten mit einer Dauer, die Sie durch das ersetzen, was man Ihnen nennt.
Nach dem Beispiel zeigt ein Flussdiagramm, was das Gantt-Diagramm nicht zeichnen kann: die Schleife aus Prüfen und Überarbeiten. Ein Gantt-Diagramm kennt keine Schleife, deshalb bekommt die Prüfaufgabe eine Dauer, die eine zweite Runde einschließt. Die Dauern sind Beispielwerte; ersetzen Sie jede durch das, was Partner, Finanzabteilung und Einrichtung Ihnen nennen, und die Freigabe-Wartezeit durch die Frist, die Ihre eigenen Regeln setzen.
Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht einen Antrag weder förderfähig, angenommen, regelkonform noch genehmigt und ersetzt nicht die Regeln des Fördergebers oder Ihrer Einrichtung. Halten Sie die Anforderungen der Ausschreibung als Checkliste daneben. Zu Lücken und Wartezeiten gibt es den Leitfaden zur Pufferzeit und den Leitfaden zu Verzögerungen im Gantt-Diagramm. Für die Arbeit nach der Bewilligung gibt es den Leitfaden zu Arbeitspaketen und Ergebnissen und den Leitfaden zu Berichtszeiträumen.
Ein Förderantrag, in Stufen aufgebaut
Zweiundzwanzig Aufgaben in vier Gruppen. Die Dauern sind beispielhafte Arbeitstage. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Die Ausschreibung lesen und den Umfang festlegen
„Ausschreibung und Leitfaden lesen“ (2 Arbeitstage) ist die erste Aufgabe, und „Projektidee und Umfang abstimmen“ (4) folgt. „Umfang vereinbart“ ist ein Meilenstein an Tag 6. Fixieren Sie den Start der ersten Aufgabe an dem Tag, an dem Sie beginnen.
Partner, Autoren und die ersten Entwürfe
„Unterstützungsschreiben der Partner anfordern“ (2) führt zu „Auf Partnerschreiben warten“ (10), einer reinen Wartezeit. „Projektbeschreibung entwerfen“ (8) und „Abschnitt Wirkung und Verbreitung entwerfen“ (5) überlappen mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung und 3 Tagen Verzögerung. „Arbeitsplan und Zeitplan entwerfen“ (5) und „Beschreibung von Partnern und Team schreiben“ (3) laufen daneben.
Das Budget und die Prüfung
„Budget entwerfen“ (4) braucht den Arbeitsplan und „Partnerrollen und Arbeitsanteile klären“. „Budget mit der Finanzabteilung abstimmen“ (3) endet an Tag 20, nach den Textentwürfen. „Interne Prüfung des gesamten Entwurfs“ (5) und „Nach interner Prüfung überarbeiten“ (4) folgen und enden an Tag 29. Der Budgetpfad, nicht das Schreiben, setzt den Termin.
Freigabe mit eigener Vorlaufzeit
„Antrag bereit zur Freigabe“ ist ein Meilenstein, der auch auf „Anhänge und Partnerschreiben zusammenstellen“ wartet, das in der nächsten Stufe hinzukommt. „Vorlaufzeit der Freigabe durch die Einrichtung“ (5) ist eine Wartezeit, „Freigabe der Einrichtung erhalten“ ist das Tor, und „Letzte Änderungen und Formatierung“ (3) kommt danach.
Einreichen und die Passung lesen
„Anhänge und Partnerschreiben zusammenstellen“ (2) braucht das Budget und die Schreiben. „Antrag einreichen“ (1) ist die letzte Aufgabe, und „Antrag eingereicht“ schließt den Plan. Die Kette ergibt 38 Arbeitstage. Fixieren Sie den Start von „Antrag einreichen“ am Stichtag und lesen Sie die Konfliktmarkierung: Endet die Kette später, passt der Plan so nicht.
Die Prüfschleife, die das Gantt-Diagramm nicht zeichnen kann
Ein Flussdiagramm der Dokumentenfreigabe. Der Zyklus aus Prüfen und Überarbeiten im Antragsdiagramm ist diese Schleife, für Ihren Antrag durchlaufen.
Ein Entwurf geht in die Freigabe
„Dokument zur Freigabe eingereicht“ führt zu „Neues Dokument oder Revision?“ und dann zu „Redaktionelle oder inhaltliche Änderung?“. Ein vollständiger Antragsentwurf ist ein neues Dokument und nimmt den vollen Weg statt der redaktionellen Abkürzung.
Prüfer und die Kommentarschleife
„Kommentare der Prüfer einsammeln“ führt zu „Alle Kommentare geklärt?“. Lautet die Antwort „Offen“, schickt „Kann der Autor jetzt klären?“ den Entwurf zurück zu „Kommentare der Prüfer einsammeln“ oder beendet den Zyklus. Diese Rückreise ist Zeit, die die Prüfaufgabe im Gantt-Diagramm einplanen muss.
Der Freigebende entscheidet
„Freigebender prüft den finalen Entwurf“ führt zu „Zur Veröffentlichung freigeben?“. Die Antworten sind „Freigegeben“, „Überarbeiten“ oder „Abgelehnt“. „Überarbeiten“ geht zurück zum Autor, was im Antragsdiagramm eine zweite Überarbeitungsrunde vor der Freigabe bedeutet.
Wo die Wege enden
„Zur Überarbeitung an den Autor zurück“ und „Abgelehnt und geschlossen“ sind Enden, für die ein Gantt-Diagramm keine Form hat. Geben Sie „Interne Prüfung des gesamten Entwurfs“ und „Nach interner Prüfung überarbeiten“ eine Dauer, die eine Rückreise abdeckt, und kürzen Sie sie nur, wenn Ihre Prüfer bestätigen, dass sie Kommentare schneller erledigen können.
Entscheidungsbaum Dokumentenfreigabe: Vorlage für den Workflow
So funktioniert es
Das Antragsdiagramm öffnen
Öffnen Sie die Vorlage für den Förderantrag und ersetzen Sie jede Dauer durch das, was Partner, Finanzabteilung und Einrichtung Ihnen nennen. Tragen Sie für jede Aufgabe die verantwortliche Person unter „Personen“ ein.
Ersten Start und Frist fixieren
Geben Sie „Ausschreibung und Leitfaden lesen“ einen festen Start an dem Tag, an dem Sie beginnen, und „Antrag einreichen“ einen festen Start am Stichtag. Der Plan wird vorwärts ab dem frühesten festen Start geplant. Fixieren Sie keine weiteren Termine, wenn sie nicht wirklich feststehen.
Konfliktmarkierung und Enddatum lesen
Vergleichen Sie das Enddatum, das die Abhängigkeiten ergeben, mit dem Termin, den Sie brauchen. Ein fester Start, den die Kette nicht erreicht, wird markiert. Schalten Sie im Menü „Ansicht“ den kritischen Pfad ein, um die Kette zu sehen, die das Ende bestimmt.
Die Wartezeit finden, die den Spielraum aufbraucht
Sehen Sie sich Partnerschreiben, Abstimmung mit der Finanzabteilung, Prüfung und Freigabe-Wartezeit an. Fahren Sie über jede, um ihre Termine zu sehen. Die Wartezeit, die vor dem nächsten Tor zuletzt endet, ist die, nach der Sie zuerst fragen.
Arbeit streichen oder verschieben und neu lesen
Passt der Plan nicht, ändern Sie eines nach dem anderen: einen früheren Termin bei der Finanzabteilung erfragen, einen Entwurf kürzen, die Überlappung zwischen Abschnitten erhöhen oder den Umfang verkleinern. Lesen Sie nach jeder Änderung das Enddatum. Fortschritt verschiebt keine Termine; ändern Sie also Dauern, nicht den Fortschritt.
Den Plan mit Partnern und Freigebenden teilen
Teilen Sie das Diagramm als Link, damit Partner und Freigebende ihre Wartezeiten sehen und kommentieren können. Exportieren Sie ein PDF, wenn ein Zeitplan für den Fördergeber nützlich ist.
Häufige Fehler
Die Frist als Beginn des Plans behandeln
Der Plan wird vorwärts geplant. Ist die Frist das einzige feste Datum, beginnt der Plan an dem Tag, an dem das Diagramm angelegt wird, und das Ende ist nur ein Ergebnis. Fixieren Sie auch den Start der ersten Aufgabe.
Die Freigabe-Wartezeit verbergen
Die Freigabe der Einrichtung braucht vor der Einreichung eine Vorlaufzeit. Fehlt sie im Diagramm, wirkt der Plan kürzer, als er ist. Fügen Sie sie als Wartezeit hinzu und ersetzen Sie die Dauer durch die Frist, die Ihre Regeln setzen.
Den Umfang ändern, nachdem Partner gefragt wurden
Partnerschreiben und Budget hängen von der Projektidee ab. Eine späte Änderung des Umfangs heißt, Partner und Finanzabteilung erneut zu fragen. Halten Sie das Tor für den Umfang früh und behandeln Sie Änderungen danach als teuer.
Annehmen, dass das Diagramm den Antrag prüft
QueryChart plant die Aufgaben. Es prüft nicht, ob der Antrag die Anforderungen des Fördergebers erfüllt, und verfolgt keine Budgetbeträge. Führen Sie eine eigene Checkliste.
Gantt-Diagramm Förderantrag öffnen
Öffnen Sie das Antragsdiagramm, fixieren Sie den ersten Start und die Frist und sehen Sie, welche Wartezeit Ihren Spielraum aufbraucht.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Kann QueryChart rückwärts von der Frist planen?
Nein. Die Planung läuft nur vorwärts. Fixieren Sie den Start der ersten Aufgabe und der Einreichungsaufgabe und vergleichen Sie das Enddatum mit dem Termin, den Sie brauchen. Ein fester Start, der einer Abhängigkeit widerspricht, wird markiert.
Wie lange sollte die interne Freigabe dauern?
Nehmen Sie die Vorlaufzeit, die Ihre Einrichtung nennt. Das Diagramm enthält dafür eine Wartezeit mit einer Beispieldauer, die Sie ersetzen. Der Plan kann nicht wissen, was Ihre Regeln verlangen.
Was, wenn ein Partnerschreiben zu spät kommt?
Erhöhen Sie die Dauer der Wartezeit und lesen Sie das Enddatum. Im Beispiel haben die Schreiben etwas Luft, bevor die Anhänge zusammengestellt werden, aber eine längere Verspätung verschiebt den Meilenstein der Freigabe.
Wie zeige ich eine interne Prüfung, die zweimal läuft?
Ein Gantt-Diagramm kann keine Schleife zeichnen. Geben Sie den Prüf- und Überarbeitungsaufgaben eine Dauer, die eine zweite Runde einschließt, oder teilen Sie sie in eine erste und zweite Runde auf, wenn Ihr Prozess eine hat.
Garantiert der Zeitplan, dass mein Antrag angenommen wird?
Nein. Er plant die Arbeit. Er macht einen Antrag weder förderfähig, angenommen noch regelkonform. Dafür gelten die Hinweise des Fördergebers.