Sådan planlægger du en ansøgning omkring en fast frist i et Gantt-diagram
Planlæg en ansøgning mod en fast indsendelsesdato: partnerbreve, budgetgodkendelse hos økonomi, intern gennemgang og ventetid på institutionens godkendelse, med en konfliktmarkering, når det ikke passer.
En bevillingsgivers frist rykker sig ikke, men de interne trin før den gør. Her ser du, hvordan du lægger begge dele ind i et Gantt-diagram, læser konfliktmarkeringen, finder den ventetid, der æder din margen, og beslutter, hvad der skal skæres.
Kort fortalt
- Fastlæg den første opgaves Start og indsendelsesopgavens Start; overlad alle andre datoer til afhængighederne.
- Sammenlign slutdatoen med den dato, du skal nå, og læs konfliktmarkeringen, for planen lægges kun fremad.
- Behandl partnerbreve og institutionens godkendelse som rene ventetidsopgaver med varigheder, du erstatter.
- Slå Kritisk vej til for at se, hvilken ventetid eller hvilket udkast der sætter slutningen.
- En sen ændring af arbejdsplanen når budgettet og gennemgangen, så den koster mere end en sen ændring af formuleringer.
Fastlæg de to datoer, der er faste, og lad resten følge efter
Det meste af en ansøgning er skrivearbejde, men skrivningen er sjældent det, der gør den forsinket. Ventetiderne kommer fra andre: partnere, der skal sende et brev, en økonomiafdeling, der skal aftale budgettet, og en institution, der skal godkende ansøgningen, før den sendes. Hver har sin egen tid, og de er lette at undervurdere, fordi ingen af dem er jeres eget arbejde.
Et Gantt-diagram i QueryChart planlægger fremad. Uden datoer starter planen den dag, diagrammet oprettes, og hver opgave starter, når det, den afhænger af, tillader det. En frist er det modsatte: en dato, du får oplyst. For at bruge begge dele giver du den første opgave en fast Start den dag, du begynder, og indsendelsesopgaven en fast Start på fristen. Planen lægges fremad fra den tidligste faste Start, så du sammenligner den slutdato, kæden giver, med den dato, du skal nå. Slutter kæden efter den faste dato, markeres opgaven som en konflikt.
Eksemplet nedenfor er en ansøgning med fire grupper og 22 opgaver. Dens form er ikke et generisk projekts. Afgrænsningsporten kommer først, fordi partnerbreve og afsnitsdispositioner er dyre at lave om, hvis idéen ændrer sig. Skrivningen overlapper, hvor det er sikkert. Budgettet overlapper ikke på samme måde: det kræver arbejdsplanen og partneres roller, økonomi skal aftale det, og den interne gennemgang venter på den aftale. Partnerbreve og institutionens godkendelse er rene ventetider med en varighed, du erstatter med det, du får oplyst.
Efter eksemplet viser et rutediagram, hvad Gantt-diagrammet ikke kan tegne: løkken med gennemgang og rettelse. Et Gantt-diagram har ingen løkke, så gennemgangsopgaven får en varighed, der skal rumme en anden runde. Varighederne her er illustrative. Erstat hver med det, jeres partnere, økonomiafdeling og institution oplyser, og erstat godkendelsesventetiden med det varsel, jeres egne regler kræver.
En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke en ansøgning støtteberettiget, accepteret, i overensstemmelse med reglerne eller godkendt, og den erstatter ikke bevillingsgiverens eller institutionens regler. Hold opslagets krav som en tjekliste ved siden af. Om pauser og ventetider kan du læse vejledningen om tidsbuffer i et Gantt-diagram og vejledningen om forsinkelser i et Gantt-diagram. Til arbejdet efter en bevilling findes vejledningen om arbejdspakker og leverancer i et Gantt-diagram og vejledningen om rapporteringsperioder.
En ansøgning, bygget op i trin
To og tyve opgaver i fire grupper. Varighederne er illustrative arbejdsdage. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Læs opslaget og afklar afgrænsningen
"Læs opslaget og vejledningen" (2 arbejdsdage) er den første opgave, og "Aftal projektidé og afgrænsning" (4) følger efter. "Afgrænsning aftalt" er en milepæl på dag 6. Fastlæg Start for den første opgave den dag, du begynder.
Partnere, skribenter og de første udkast
"Bed om støttebreve fra partnere" (2) fører til "Vent på partnerbreve" (10), en ren ventetid. "Skriv projektbeskrivelsen" (8) og "Skriv afsnittet om effekt og formidling" (5) overlapper med et start-til-start-led og 3 dages forsinkelse. "Skriv arbejdsplan og tidsplan" (5) og "Skriv om partnere og hold" (3) løber ved siden af.
Budgettet og gennemgangen
"Udarbejd budgettet" (4) kræver arbejdsplanen og "Bekræft partneres roller og arbejdsandele". "Aftal budgettet med økonomi" (3) slutter på dag 20, efter tekstudkastene. "Intern gennemgang af hele udkastet" (5) og "Ret til efter intern gennemgang" (4) følger og slutter på dag 29. Det er budgetvejen og ikke skrivningen, der sætter datoen.
Godkendelse med sin egen tid
"Ansøgning klar til godkendelse" er en milepæl, der også venter på "Saml bilag og partnerbreve", som tilføjes i næste trin. "Tid til institutionens godkendelse" (5) er en ventetid, "Institutionens godkendelse modtaget" er porten, og "Sidste rettelser og layout" (3) kommer efter den.
Indsend og læs, om det passer
"Saml bilag og partnerbreve" (2) kræver budgettet og brevene. "Indsend ansøgningen" (1) er den sidste opgave, og "Ansøgning indsendt" afslutter planen. Kæden summerer til 38 arbejdsdage. Fastlæg Start for "Indsend ansøgningen" på fristen og læs konfliktmarkeringen: slutter kæden senere, passer planen ikke, som den står.
Gennemgangsløkken, som Gantt-diagrammet ikke kan tegne
Et rutediagram over godkendelse af dokumenter. Gennemgangs- og rettecyklussen i ansøgningsdiagrammet er denne løkke, kørt for din ansøgning.
Et udkast går ind i godkendelse
"Dokument indsendt til godkendelse" fører til "Nyt dokument eller revision?" og derefter "Redaktionel eller indholdsmæssig ændring?". Et fuldt ansøgningsudkast er et nyt dokument, så det tager den fulde vej og ikke den redaktionelle genvej.
Reviewere og kommentarløkken
"Indsaml kommentarer fra reviewerne" fører til "Er alle kommentarer afklaret?". Er svaret Åbne, sender "Kan forfatteren løse det nu?" enten udkastet tilbage til "Indsaml kommentarer fra reviewerne" eller afslutter cyklussen. Den tur tilbage er tid, som gennemgangsopgaven i Gantt-diagrammet skal rumme.
Godkenderen beslutter
"Godkender gennemgår det endelige udkast" fører til "Godkendes til frigivelse?". Svarene er Godkendt, Omarbejdning eller Afvist. Omarbejdning går tilbage til forfatteren, hvilket i ansøgningsdiagrammet er en anden runde rettelser før godkendelsen.
Hvor vejene ender
"Returneret til forfatteren til omarbejdning" og "Afvist og lukket" er afslutninger, som et Gantt-diagram ikke har en form til. Giv "Intern gennemgang af hele udkastet" og "Ret til efter intern gennemgang" en varighed, der dækker én tur tilbage, og forkort den kun, hvis jeres reviewere bekræfter, at de kan returnere kommentarer hurtigere.
Sådan fungerer det
Åbn ansøgningsdiagrammet
Åbn skabelonen til ansøgning og erstat hver varighed med det, jeres partnere, økonomiafdeling og institution oplyser. Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer.
Fastlæg den første Start og fristen
Giv "Læs opslaget og vejledningen" en fast Start den dag, du begynder, og "Indsend ansøgningen" en fast Start på fristen. Planen lægges fremad fra den tidligste faste Start. Fastlæg ikke andre datoer, medmindre de virkelig er faste.
Læs konfliktmarkeringen og slutdatoen
Sammenlign den slutdato, afhængighederne giver, med den dato, du skal nå. En fast Start, som kæden ikke kan nå, markeres. Slå Kritisk vej til i menuen Visning for at fremhæve den kæde, der sætter slutningen.
Find den ventetid, der æder marginen
Se på partnerbrevene, økonomiaftalen, gennemgangen og godkendelsesventetiden. Hold musen over hver for at se dens datoer. Den ventetid, der slutter sidst før næste port, er den, du skal spørge til først.
Skær ned eller flyt arbejde, og læs igen
Passer planen ikke, så ændr én ting ad gangen: bed økonomi om en tidligere tid, forkort et udkast, øg overlappet mellem afsnit eller indskrænk omfanget. Læs slutdatoen efter hver ændring. Fremdrift flytter ikke datoer, så ændr varigheder og ikke fremdrift.
Del planen med partnere og dem, der godkender
Del diagrammet som et link, så partnere og den, der godkender, kan se deres ventetider og kommentere. Eksportér en PDF, hvis en tidslinje til bevillingsgiveren er nyttig.
Faldgruber du skal undgå
At behandle fristen som planens start
Planen lægges fremad. Hvis den eneste faste dato er fristen, starter planen den dag, diagrammet oprettes, og slutningen er blot et resultat. Fastlæg også den første opgaves Start.
At skjule godkendelsesventetiden
Institutionens godkendelse kræver tid før indsendelsen. Mangler den i diagrammet, ser planen kortere ud, end den er. Tilføj den som en ventetidsopgave og erstat varigheden med det varsel, jeres regler kræver.
At lade afgrænsningen flytte sig, efter partnerne er spurgt
Partnerbreve og budgettet afhænger af projektidéen. En sen ændring af afgrænsningen betyder, at du skal spørge partnere og økonomi igen. Hold afgrænsningsporten tidligt, og behandl ændringer efter den som dyre.
At tro, at diagrammet tjekker ansøgningen
QueryChart planlægger opgaverne. Det tjekker ikke, at ansøgningen opfylder bevillingsgiverens krav, og det følger ikke budgetbeløbene. Hold en separat tjekliste.
Åbn Gantt-diagrammet for ansøgningen
Åbn ansøgningsdiagrammet, fastlæg den første Start og fristen, og se hvilken ventetid der æder din margen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Kan QueryChart planlægge baglæns fra fristen?
Nej. Planlægningen går kun fremad. Fastlæg Start for den første opgave og for indsendelsesopgaven, og sammenlign så slutdatoen med den dato, du skal nå. En fast Start, der er i konflikt med en afhængighed, markeres.
Hvor lang tid skal den interne godkendelse tage?
Brug den tid, din institution oplyser. Diagrammet har en ventetidsopgave til den med en illustrativ varighed, som du erstatter. Planen kan ikke fortælle dig, hvad jeres regler kræver.
Hvad hvis et partnerbrev kommer for sent?
Øg varigheden af ventetidsopgaven og læs slutdatoen. I eksemplet har brevene lidt luft, før bilagene samles, men en længere forsinkelse flytter godkendelsesmilepælen.
Hvordan viser jeg en intern gennemgang, der går to runder?
Et Gantt-diagram kan ikke tegne en løkke. Giv gennemgangs- og rettelsesopgaverne en varighed, der rummer en anden runde, eller del dem i en første og en anden runde, hvis jeres proces har det.
Garanterer tidslinjen, at min ansøgning bliver accepteret?
Nej. Den planlægger arbejdet. Den gør ikke en ansøgning støtteberettiget, accepteret eller i overensstemmelse med reglerne. Brug bevillingsgiverens vejledning til det.