Gantt-diagram til fondsansøgning: partnerbreve og tid til godkendelse
Redigerbart Gantt-diagram til en ansøgning om tilskud: afgrænsning og partneraftale, støttebreve, overlappende skrivning, budget aftalt med økonomi, intern gennemgang, tid til godkendelse og indsendelse.
Hvad er gantt-diagram til fondsansøgning: partnerbreve og tid til godkendelse?
Det meste af en ansøgning er skrivearbejde, men det er sjældent skrivningen, der afgør, om den bliver færdig til tiden. Det afgøres af det, andre styrer: partnere, der skal bekræfte deres rolle og sende et brev, en økonomiafdeling, der skal godkende budgettet, og en institution, der skal godkende ansøgningen, før den sendes. Fristen sættes af bevillingsgiveren og ligger fast. Den interne godkendelse kræver tid før fristen. En tidslinje viser, hvor meget luft der er mellem de to, når alt andet er lagt ind.
Skabelonen har fire grupper: Afgrænsning og partnere, Skrivning, Budget og gennemgang samt Godkendelse og indsendelse. Den har 22 opgaver og fire milepæle. "Læs opslaget og vejledningen" (2 arbejdsdage) er den eneste startopgave, og "Aftal projektidé og afgrænsning" (4) fører til milepælen "Afgrænsning aftalt". Den port ligger før det arbejde, der er dyrt at lave om. "Bed om støttebreve fra partnere", "Bekræft partneres roller og arbejdsandele" og "Disponér afsnit og fordel skribenter" venter alle på den, for hvis du beder partnere om et brev om et projekt, hvis afgrænsning stadig flytter sig, må du bede dem igen.
Skrivningen overlapper, hvor det er sikkert. "Skriv projektbeskrivelsen" (8) og "Skriv afsnittet om effekt og formidling" (5) er forbundet start-til-start med 3 arbejdsdages forsinkelse, så det andet afsnit begynder, når det første har sit hovedargument på plads. "Skriv arbejdsplan og tidsplan" (5) og "Skriv om partnere og hold" (3) løber ved siden af. Budgettet overlapper ikke på samme måde. "Udarbejd budgettet" (4) kræver både "Skriv arbejdsplan og tidsplan" og "Bekræft partneres roller og arbejdsandele", og "Aftal budgettet med økonomi" (3) kommer efter. Ændrer du arbejdsplanen, efter budgettet er aftalt, skal du tilbage til økonomi, og derfor er det den sene ændring, der koster mest.
I de illustrative tal er planen 38 arbejdsdage lang, og datoen sættes af budgettet og ikke af skrivningen. Tekstudkastene er færdige på dag 16, men "Aftal budgettet med økonomi" slutter på dag 20, så "Intern gennemgang af hele udkastet" (5) starter på dag 20, og "Ret til efter intern gennemgang" (4) slutter på dag 29. "Vent på partnerbreve" (10) er en ren ventetid, der slutter på dag 18, hvilket er 9 arbejdsdage før "Saml bilag og partnerbreve" skal starte for at nå "Ansøgning klar til godkendelse". Kommer brevene senere end det, flytter milepælen sig. Derefter er "Tid til institutionens godkendelse" (5) en ventetid, "Institutionens godkendelse modtaget" er den næste port, og "Sidste rettelser og layout" (3), "Indsend ansøgningen" (1) og "Ansøgning indsendt" afslutter planen. Alle varigheder er eksempler. Erstat hver med det, jeres økonomiafdeling, partnere og institution oplyser, og erstat godkendelsesventetiden med det varsel, jeres egne regler kræver.
En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke en ansøgning støtteberettiget, godkendt, accepteret eller i overensstemmelse med reglerne, og den erstatter ikke bevillingsgiverens eller institutionens regler, så hold opslagets krav som en tjekliste ved siden af. Hvis fristen er fast, så giv "Læs opslaget og vejledningen" en fast Start den dag, du begynder, og "Indsend ansøgningen" en fast Start på fristen. Planen lægges fremad fra den tidligste faste Start, så sammenlign slutdatoen med den dato, du skal nå, og læs konfliktmarkeringen. Til beslægtede planer findes der skabelonen med Gantt-diagram til forskningsprojekt for selve det finansierede arbejde, skabelonen til en indsendelse til myndighed med ekstern gennemgang og skabelonen med Gantt-diagram til et projekt med tilskud for arbejdet efter bevillingen. Om godkendelse og frister læser du i vejledningen om Gantt-diagram til ansøgningsfrist og vejledningen om tidsbuffer i et Gantt-diagram.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Afgrænsning og partnere, Skrivning, Budget og gennemgang samt Godkendelse og indsendelse, med 22 opgaver og fire milepæle: "Afgrænsning aftalt", "Ansøgning klar til godkendelse", "Institutionens godkendelse modtaget" og "Ansøgning indsendt".
- En afgrænsningsport: "Bed om støttebreve fra partnere", "Bekræft partneres roller og arbejdsandele" og "Disponér afsnit og fordel skribenter" følger alle efter "Afgrænsning aftalt", så partnere og skribenter starter på en afklaret idé.
- Overlappende skrivning: "Skriv afsnittet om effekt og formidling" starter 3 arbejdsdage efter "Skriv projektbeskrivelsen", mens "Skriv arbejdsplan og tidsplan" og "Skriv om partnere og hold" løber ved siden af.
- En budgetvej, der sætter datoen: "Udarbejd budgettet" kræver arbejdsplanen og partneres roller, og "Aftal budgettet med økonomi" er porten til både "Intern gennemgang af hele udkastet" og "Saml bilag og partnerbreve".
- To ventetider: "Vent på partnerbreve" før bilagene samles og "Tid til institutionens godkendelse" mellem "Ansøgning klar til godkendelse" og "Institutionens godkendelse modtaget".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du skriver en ansøgning sammen med partnere og vil se, om partnerbreve, budget eller godkendelse afgør, hvornår du er færdig.
- Din institution kræver godkendelse før indsendelse, og du vil tjekke, at tiden til den passer ind før bevillingsgiverens frist.
- Du vil vide, hvor sent teksten kan være færdig, før budgettet, den interne gennemgang eller godkendelsesventetiden bliver klemt.
- Du skriver flere ansøgninger om året og vil have en standardplan, du kan tilpasse til hvert opslag.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Læs opslaget og vejledningen | Afgrænsning og partnere | 2 | |
| 2 | Aftal projektidé og afgrænsning | Afgrænsning og partnere | 4 | 1 |
| 3 | Afgrænsning aftalt | Afgrænsning og partnere | Milepæl | 2 |
| 4 | Bed om støttebreve fra partnere | Afgrænsning og partnere | 2 | 3 |
| 5 | Bekræft partneres roller og arbejdsandele | Afgrænsning og partnere | 3 | 3 |
| 6 | Vent på partnerbreve | Afgrænsning og partnere | 10 | 4 |
| 7 | Disponér afsnit og fordel skribenter | Skrivning | 2 | 3 |
| 8 | Skriv projektbeskrivelsen | Skrivning | 8 | 7 |
| 9 | Skriv afsnittet om effekt og formidling | Skrivning | 5 | 7, 8SS+3 |
| 10 | Skriv arbejdsplan og tidsplan | Skrivning | 5 | 7 |
| 11 | Skriv om partnere og hold | Skrivning | 3 | 5 |
| 12 | Udarbejd budgettet | Budget og gennemgang | 4 | 5, 10 |
| 13 | Aftal budgettet med økonomi | Budget og gennemgang | 3 | 12 |
| 14 | Intern gennemgang af hele udkastet | Budget og gennemgang | 5 | 8, 9, 10, 11, 13 |
| 15 | Ret til efter intern gennemgang | Budget og gennemgang | 4 | 14 |
| 16 | Ansøgning klar til godkendelse | Godkendelse og indsendelse | Milepæl | 15, 20 |
| 17 | Tid til institutionens godkendelse | Godkendelse og indsendelse | 5 | 16 |
| 18 | Institutionens godkendelse modtaget | Godkendelse og indsendelse | Milepæl | 17 |
| 19 | Sidste rettelser og layout | Godkendelse og indsendelse | 3 | 18 |
| 20 | Saml bilag og partnerbreve | Godkendelse og indsendelse | 2 | 6, 13 |
| 21 | Indsend ansøgningen | Godkendelse og indsendelse | 1 | 19 |
| 22 | Ansøgning indsendt | Godkendelse og indsendelse | Milepæl | 21 |
Sådan fungerer det
Fastlæg afgrænsningsporten
Behold "Afgrænsning aftalt" som den port, partnere og skribenter følger efter. Hvis idéen allerede er afklaret, så forkort "Læs opslaget og vejledningen" og "Aftal projektidé og afgrænsning" til nogle få dage.
Erstat ventetiderne
Sæt "Vent på partnerbreve" ud fra det, jeres partnere oplyser, og "Tid til institutionens godkendelse" ud fra det varsel, jeres egne regler kræver. Begge er rene ventetider, som ekstra arbejde ikke forkorter.
Tilpas skrivningen
Sæt hver skriveopgave ud fra skribenternes tempo, og ændr de 3 arbejdsdages forsinkelse på "Skriv afsnittet om effekt og formidling", hvis det afsnit kræver, at mere af beskrivelsen er skrevet først.
Tjek budgetvejen
Se på "Aftal budgettet med økonomi". I skabelonen slutter den efter tekstudkastene, så det er den og ikke skrivningen, der afgør, hvornår "Intern gennemgang af hele udkastet" kan starte. Sig til økonomi, når arbejdsplanen er endelig.
Fastlæg fristen og læs markeringen
Giv "Læs opslaget og vejledningen" en fast Start den dag, du begynder, og "Indsend ansøgningen" en fast Start på fristen. Slå Kritisk vej til under Visning for at se, hvilken kæde der sætter slutningen, og sammenlign slutdatoen med den dato, du skal nå.
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer, del diagrammet som et link med medansøgere og forskningsstøtten, og eksportér en PDF eller PNG til holdet.
Ofte stillede spørgsmål
Viser det, hvornår jeg skal starte for at nå fristen?
Diagrammet planlægger fremad fra den tidligste faste Start. Fastlæg den første opgaves Start og fastlæg "Indsend ansøgningen" på fristen, og sammenlign så slutdatoen med den dato, du skal nå. Kan planen ikke nå den, markeres den faste opgave med en konflikt, der nævner den tidligste dato, dens afhængigheder tillader.
Tjekker diagrammet, at min ansøgning opfylder bevillingsgiverens regler?
Nej. Det planlægger arbejdet og gør ikke en ansøgning støtteberettiget, accepteret, i overensstemmelse med reglerne eller godkendt. Hold opslagets krav som en separat tjekliste, og erstat varighederne med det, bevillingsgiveren, jeres økonomiafdeling og institution oplyser.
Hvad hvis et partnerbrev kommer for sent?
Ændr varigheden af "Vent på partnerbreve". I skabelonen er brevene færdige 9 arbejdsdage før "Saml bilag og partnerbreve" skal starte, så en kort forsinkelse flytter ikke "Ansøgning klar til godkendelse", men en længere gør. Vejledningen om afhængigheder i et Gantt-diagram forklarer, hvordan en ventetid styrer den næste opgave.
Hvorfor kommer budgettet før den interne gennemgang?
Fordi en gennemgang af et udkast, hvor tallene stadig ændrer sig, skal gøres om. "Intern gennemgang af hele udkastet" venter på "Aftal budgettet med økonomi" og på alle fire tekstafsnit. Ændrer du arbejdsplanen, efter budgettet er aftalt, skal du tilbage til økonomi.
Kan jeg bruge den til en mindre ansøgning?
Ja. Fjern de opgaver, du ikke skal bruge, for eksempel partneropgaverne i en ansøgning fra én institution, og tilpas resten. Til en plan for selve det finansierede arbejde kan du starte med skabelonen med Gantt-diagram til forskningsprojekt.