Gantt-diagram til projekt med tilskud: arbejdspakker og leverancer
Redigerbart Gantt-diagram til et projekt med tilskud: opstart og rekruttering, tre arbejdspakker med leverancer som porte, en midtvejsrapport med bevillingsgiverens gennemgang og slutrapporten.
Hvad er gantt-diagram til projekt med tilskud: arbejdspakker og leverancer?
Et projekt med tilskud adskiller sig fra en almindelig projektplan på ét punkt, som former hele tidslinjen: arbejdet er delt i arbejdspakker, og resultatet af hver er en leverance, som den næste pakke afhænger af, og som bevillingsgiveren forventer at se. Det gør rækkefølgen strengere, end den ser ud. Et hold kan ikke begynde at bygge den anden pakke på resultater, det endnu ikke har skrevet op, og en leverance er ikke færdig, bare fordi feltarbejdet er slut. En tidslinje viser, hvilken pakke og hvilken del af opstarten der faktisk afgør slutdatoen.
Skabelonen har fem grupper: Opstart og rekruttering, Arbejdspakke 1, Arbejdspakke 2, Arbejdspakke 3 samt Rapportering og afslutning. Den har 22 opgaver og fem milepæle. "Underskriv tilskudsaftalen" (3 arbejdsdage) er den eneste startopgave. Tre ting løber derefter side om side: "Opsæt styring og projektrapportering" (4), "Aftal underleverancer med partnere" (8) og "Rekruttér og ansæt projektmedarbejdere" (15). Kun "Indlær medarbejdere og hold kick-off" (3) venter på ansættelsen, så rekruttering er den langsomste opstartsopgave med 10 arbejdsdages luft på underleverancerne og 14 på styringen. "Projektopstart afsluttet" samler alle tre og er porten til alle arbejdspakker.
Arbejdspakkerne er kædet sammen gennem deres leverancer. "Design metoder og protokoller til AP1" (6) og "Udarbejd aftaler om datadeling" (7) skal begge være færdige før "Gennemfør feltarbejde i AP1" (15), og aftalerne tager en dag længere end designet, så de sætter starten. Analysen venter ikke på, at feltarbejdet slutter: "Analysér resultater fra AP1 og skriv rapporten" (8) starter 10 arbejdsdage efter feltarbejdets start med et start-til-start-led, fordi de første steders data allerede er der. "Leverance fra AP1 godkendt" er porten til arbejdspakke 2, fordi "Byg værktøjet i AP2 på resultaterne fra AP1" (7) virkelig bruger dem. Mønsteret gentager sig: "Evaluér pilotforløbet i AP2" (6) starter 8 dage inde i "Kør pilotforløbet i AP2" (12), og "Skriv vejledning og resultater i AP3" (8) starter 7 dage inde i "Gennemfør AP3 sammen med partnere" (14).
Midtvejsrapporten ligger ved siden af arbejdspakke 2 og ikke foran den. "Skriv midtvejsrapporten" (5) starter, så snart den første leverance er godkendt, og "Bevillingsgiverens gennemgang af midtvejsrapporten" (10) er en ren ventetid, som du erstatter med den tid, du får oplyst. I de illustrative tal slutter den 6 arbejdsdage før "Gennemfør AP3 sammen med partnere" kan starte, så der er en pude, men AP3 venter faktisk på den: feedback på midtvejsrapporten kan ændre, hvad den tredje pakke skal gøre, og den slags sene ændringer er dyre, når arbejdet er i gang. I de illustrative tal er hele planen 88 arbejdsdage, og datoen sættes af rekrutteringskæden, arbejdspakkerne efter tur og slutrapporten og ikke af rapporteringen. "Slutrapport indsendt" afslutter planen, efter "Skriv slutrapporten" (6) starter fra den sidste leverance. Alle varigheder er illustrationer: erstat dem med egne skøn og med det, bevillingsgiveren oplyser om sin gennemgang.
En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke et projekt støtteberettiget, i overensstemmelse med reglerne eller godkendt, og den erstatter ikke bevillingsgiverens regler om rapportering, ændringer eller leverancer, så hold dem som opgaver med egne ansvarlige. Til beslægtede planer findes skabelonen med Gantt-diagram til fondsansøgning for forslaget før bevillingen, skabelonen med Gantt-diagram til rapportering for én rapporteringsperiode i detaljer og skabelonen med Gantt-diagram til forskningsprojekt for en forskningsplan uden bevillingsgiverens porte. Hvordan arbejdspakker og leverancer tegnes, står i vejledningen om arbejdspakker og leverancer i et Gantt-diagram, og rapportcyklussen i vejledningen om rapporteringsperioder.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem grupper, Opstart og rekruttering, Arbejdspakke 1, Arbejdspakke 2, Arbejdspakke 3 samt Rapportering og afslutning, med 22 opgaver og fem milepæle: "Projektopstart afsluttet", "Leverance fra AP1 godkendt", "Leverance fra AP2 godkendt", "Leverance fra AP3 godkendt" og "Slutrapport indsendt".
- En opstartsport: "Rekruttér og ansæt projektmedarbejdere" (15 arbejdsdage) løber ved siden af "Aftal underleverancer med partnere" og "Opsæt styring og projektrapportering", og alle tre skal være færdige før "Projektopstart afsluttet".
- Leverancer som porte: "Leverance fra AP1 godkendt" fører til "Byg værktøjet i AP2 på resultaterne fra AP1", og "Leverance fra AP2 godkendt" fører til "Gennemfør AP3 sammen med partnere".
- Overlap inden for hver pakke: "Analysér resultater fra AP1 og skriv rapporten" starter 10 dage inde i "Gennemfør feltarbejde i AP1", og "Evaluér pilotforløbet i AP2" starter 8 dage inde i "Kør pilotforløbet i AP2" med start-til-start-led.
- En midtvejsrapport med ventetid: "Skriv midtvejsrapporten" og "Bevillingsgiverens gennemgang af midtvejsrapporten" løber ved siden af arbejdspakke 2 og skal være færdige før "Gennemfør AP3 sammen med partnere".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du har fået et tilskud og skal omsætte aftalens arbejdspakker til en tidsplan med ansvarlige.
- Du vil se, om rekrutteringen, den længste arbejdspakke eller rapporteringen afgør slutdatoen.
- Bevillingsgiveren forventer en midtvejsrapport på et fast tidspunkt, og du vil tjekke, at projektet når dertil med en leverance i hånden.
- Du leder flere finansierede projekter og vil have én standardplan, du kan tilpasse til hvert.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Underskriv tilskudsaftalen | Opstart og rekruttering | 3 | |
| 2 | Opsæt styring og projektrapportering | Opstart og rekruttering | 4 | 1 |
| 3 | Rekruttér og ansæt projektmedarbejdere | Opstart og rekruttering | 15 | 1 |
| 4 | Aftal underleverancer med partnere | Opstart og rekruttering | 8 | 1 |
| 5 | Indlær medarbejdere og hold kick-off | Opstart og rekruttering | 3 | 3 |
| 6 | Projektopstart afsluttet | Opstart og rekruttering | Milepæl | 2, 4, 5 |
| 7 | Design metoder og protokoller til AP1 | Arbejdspakke 1 | 6 | 6 |
| 8 | Udarbejd aftaler om datadeling | Arbejdspakke 1 | 7 | 6 |
| 9 | Gennemfør feltarbejde i AP1 | Arbejdspakke 1 | 15 | 7, 8 |
| 10 | Analysér resultater fra AP1 og skriv rapporten | Arbejdspakke 1 | 8 | 9SS+10 |
| 11 | Leverance fra AP1 godkendt | Arbejdspakke 1 | Milepæl | 10 |
| 12 | Byg værktøjet i AP2 på resultaterne fra AP1 | Arbejdspakke 2 | 7 | 11 |
| 13 | Kør pilotforløbet i AP2 | Arbejdspakke 2 | 12 | 12 |
| 14 | Evaluér pilotforløbet i AP2 | Arbejdspakke 2 | 6 | 13SS+8 |
| 15 | Leverance fra AP2 godkendt | Arbejdspakke 2 | Milepæl | 14 |
| 16 | Gennemfør AP3 sammen med partnere | Arbejdspakke 3 | 14 | 15, 20 |
| 17 | Skriv vejledning og resultater i AP3 | Arbejdspakke 3 | 8 | 16SS+7 |
| 18 | Leverance fra AP3 godkendt | Arbejdspakke 3 | Milepæl | 17 |
| 19 | Skriv midtvejsrapporten | Rapportering og afslutning | 5 | 11 |
| 20 | Bevillingsgiverens gennemgang af midtvejsrapporten | Rapportering og afslutning | 10 | 19 |
| 21 | Skriv slutrapporten | Rapportering og afslutning | 6 | 18 |
| 22 | Slutrapport indsendt | Rapportering og afslutning | Milepæl | 21 |
Sådan fungerer det
Omdøb arbejdspakkerne
Erstat gruppenavnene Arbejdspakke 1 til Arbejdspakke 3 og opgavenavnene med AP1, AP2 og AP3 med pakkerne i jeres aftale, og behold én godkendelsesmilepæl for hver leverance.
Tilpas opstarten
Sæt "Rekruttér og ansæt projektmedarbejdere", "Aftal underleverancer med partnere" og "Opsæt styring og projektrapportering" ud fra jeres egen erfaring. Den længste afgør, hvilken dag "Projektopstart afsluttet" nås, så forkort eller forlæng den først.
Erstat ventetiderne
Sæt "Bevillingsgiverens gennemgang af midtvejsrapporten" til det, bevillingsgiveren oplyser om sin gennemgang. Hvis jeres aftale fastsætter et varsel for noget, så tilføj det som en opgave med den varighed i stedet for den i skabelonen.
Tjek overlappene
Behold start-til-start-leddene, kun hvor senere arbejde virkelig kan begynde på delresultater. Hvis analysen skal vente på hele feltarbejdet, så ændr leddet til slut-til-start og læs den nye slutdato.
Fastlæg de datoer, der er faste
Giv "Underskriv tilskudsaftalen" en fast Start den dag, projektet begynder, og "Slutrapport indsendt" en fast Start på den dato, den skal afleveres. Læs derefter konfliktmarkeringen.
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer, del diagrammet som et link med partnere og forskningsstøtten, og eksportér en PDF eller PNG til projektbestyrelsen.
Ofte stillede spørgsmål
Kender diagrammet bevillingsgiverens frister eller regler?
Nej. Det planlægger de opgaver, du indtaster. Hent datoer, varsler og gennemgangstider fra jeres aftale og bevillingsgiverens vejledning, og indtast dem som varigheder eller faste Starter. Diagrammet tjekker ikke noget mod en bevillingsgivers regler.
Min slutrapport har en fast afleveringsdato. Hvordan tjekker jeg den?
Giv "Underskriv tilskudsaftalen" en fast Start den dag, arbejdet begynder, og giv derefter "Slutrapport indsendt" en fast Start på forfaldsdatoen. Planen starter på den tidligste faste Start og lægges fremad, så hvis arbejdet ikke kan blive færdigt til tiden, markeres "Slutrapport indsendt" med en konflikt, der nævner den tidligste dato, dens afhængigheder tillader. Sammenlign den med den dato, du skal nå.
Hvorfor venter arbejdspakke 2 på den første leverance?
Fordi "Byg værktøjet i AP2 på resultaterne fra AP1" bruger resultaterne, og de skrives i "Analysér resultater fra AP1 og skriv rapporten". Er jeres pakker uafhængige, så fjern leddet fra "Leverance fra AP1 godkendt", så de kan løbe parallelt. Vejledningen om afhængigheder i et Gantt-diagram viser, hvordan et led skrives.
Kan jeg følge, hvor langt hver arbejdspakke er nået?
Ja. Hver opgave har en Fremdrift-værdi, der tegnes inde i bjælken, og som du kan opdatere, efterhånden som arbejdet skrider frem. Fremdrift flytter ingen datoer, så ændr varigheden, hvis en opgave reelt kommer til at tage længere tid.
Kan jeg bruge den til et projekt med kun én arbejdspakke?
Ja. Slet de grupper og opgaver, du ikke skal bruge, og omdøb resten. Opstartsporten og rapporteringsopgaverne gælder stadig. Til milepæle, der markerer hver overdragelse, kan du læse vejledningen om milepæle i et Gantt-diagram.