資助項目甘特圖範本：工作包及交付成果
可編輯的資助項目甘特圖：籌備及招聘、由交付成果把關的三個工作包、中期報告及資助機構審閱，以至最終報告，並設依賴關係和里程碑。
甚麼是資助項目甘特圖範本：工作包及交付成果流程
資助項目與一般項目計劃有一點不同，並影響整條時間線：工作分為多個工作包，每個工作包的產出是一項交付成果，下一個工作包要依賴它，資助機構也期望看到它。因此次序比表面更嚴格。團隊不能在第二個工作包建基於尚未寫成的研究結果，亦不能因為實地工作結束就當交付成果已完成。時間線顯示究竟是哪個工作包、哪項籌備工作在決定完成日期。
這個範本分五個組別：「籌備及招聘」、「工作包 1」、「工作包 2」、「工作包 3」和「報告及結案」，共 22 項工作和五個里程碑。「簽署資助協議」（3 個工作日）是唯一的起始工作。之後三項工作並行：「建立管治及項目匯報機制」（4 日）、「議定夥伴分包合約」（8 日）和「招聘項目員工」（15 日）。只有「新員工入職並舉行啟動會議」（3 日）要等招聘完成，所以招聘是最慢的籌備工作，分包合約有 10 個工作日的餘裕，管治工作則有 14 日。「項目籌備完成」匯集三者，並把關每個工作包。
工作包之間以交付成果相連。「設計工作包 1 的方法及方案」（6 日）和「擬備資料共用協議」（7 日）都要完成後，才可進行「進行工作包 1 實地工作」（15 日），而協議比設計多用一天，所以由它決定開始日期。分析不必等實地工作結束：「分析工作包 1 結果並撰寫報告」（8 日）在實地工作開始後 10 個工作日開始，以開始到開始連結，因為首批地點的資料已經在手。「工作包 1 交付成果已接納」是工作包 2 的關口，因為「根據工作包 1 研究結果開發工作包 2 工具」（7 日）確實用到那些結果。同樣模式再出現：「評估工作包 2 試行」（6 日）在「進行工作包 2 試行」（12 日）開始後 8 日開始，「撰寫工作包 3 指引及成果」（8 日）在「與夥伴推行工作包 3」（14 日）開始後 7 日開始。
中期報告與工作包 2 並行，而不是排在它前面。「草擬中期報告」（5 日）在第一項交付成果獲接納後隨即開始，「資助機構審閱中期報告」（10 日）是純粹的等候，請換成你獲告知的時間。按示例數字，它比「與夥伴推行工作包 3」可開始的日子早 6 個工作日結束，所以有一點緩衝，但工作包 3 確實要等它：中期報告的意見可能改變第三個工作包該做甚麼，而這類後期改動在工作展開後代價高昂。按示例數字，整個計劃共 88 個工作日，日期由招聘路徑、各工作包依次進行，以及最終報告決定，而非報告工作。「最終報告已提交」為計劃作結，之前「草擬最終報告」（6 日）從最後一項交付成果開始。所有工期只是示例：請換成你自己的估算，以及資助機構告知的審閱時間。
時間線只為工作排程，不會令項目符合資格、合規或獲批准，亦不能取代資助機構對匯報、修訂或交付成果的規定，因此請把這些規定另列為有負責人的工作。相關計劃方面，獲批前的建議書可參考撥款申請甘特圖範本，單一報告期的細節可參考資助報告甘特圖範本，沒有資助機構關口的研究計劃可參考研究項目甘特圖範本。工作包和交付成果的畫法，請看工作包與交付成果甘特圖指南；匯報週期則請看報告期甘特圖指南。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五個組別：「籌備及招聘」、「工作包 1」、「工作包 2」、「工作包 3」和「報告及結案」，共 22 項工作和五個里程碑：「項目籌備完成」、「工作包 1 交付成果已接納」、「工作包 2 交付成果已接納」、「工作包 3 交付成果已接納」和「最終報告已提交」。
- 一道籌備關口：「招聘項目員工」（15 個工作日）與「議定夥伴分包合約」和「建立管治及項目匯報機制」並行，三者都要完成才到「項目籌備完成」。
- 以交付成果作關口：「工作包 1 交付成果已接納」帶出「根據工作包 1 研究結果開發工作包 2 工具」，「工作包 2 交付成果已接納」則帶出「與夥伴推行工作包 3」。
- 每個工作包內的重疊：「分析工作包 1 結果並撰寫報告」在「進行工作包 1 實地工作」開始後 10 日開始，「評估工作包 2 試行」在「進行工作包 2 試行」開始後 8 日開始，兩者都用開始到開始連結。
- 附帶等候的中期報告：「草擬中期報告」和「資助機構審閱中期報告」與工作包 2 並行，並須在「與夥伴推行工作包 3」之前完成。
何時使用本範本
- 你已獲批撥款，需要把協議內的工作包化為有負責人的時間表。
- 你想知道是招聘、最長的工作包還是報告決定完結日期。
- 資助機構期望在固定時間收到中期報告，你想確認項目屆時已有一項交付成果。
- 你管理多個資助項目，想要一個標準計劃，按每個項目調整大小。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 簽署資助協議 | 籌備及招聘 | 3 | |
| 2 | 建立管治及項目匯報機制 | 籌備及招聘 | 4 | 1 |
| 3 | 招聘項目員工 | 籌備及招聘 | 15 | 1 |
| 4 | 議定夥伴分包合約 | 籌備及招聘 | 8 | 1 |
| 5 | 新員工入職並舉行啟動會議 | 籌備及招聘 | 3 | 3 |
| 6 | 項目籌備完成 | 籌備及招聘 | 里程碑 | 2, 4, 5 |
| 7 | 設計工作包 1 的方法及方案 | 工作包 1 | 6 | 6 |
| 8 | 擬備資料共用協議 | 工作包 1 | 7 | 6 |
| 9 | 進行工作包 1 實地工作 | 工作包 1 | 15 | 7, 8 |
| 10 | 分析工作包 1 結果並撰寫報告 | 工作包 1 | 8 | 9SS+10 |
| 11 | 工作包 1 交付成果已接納 | 工作包 1 | 里程碑 | 10 |
| 12 | 根據工作包 1 研究結果開發工作包 2 工具 | 工作包 2 | 7 | 11 |
| 13 | 進行工作包 2 試行 | 工作包 2 | 12 | 12 |
| 14 | 評估工作包 2 試行 | 工作包 2 | 6 | 13SS+8 |
| 15 | 工作包 2 交付成果已接納 | 工作包 2 | 里程碑 | 14 |
| 16 | 與夥伴推行工作包 3 | 工作包 3 | 14 | 15, 20 |
| 17 | 撰寫工作包 3 指引及成果 | 工作包 3 | 8 | 16SS+7 |
| 18 | 工作包 3 交付成果已接納 | 工作包 3 | 里程碑 | 17 |
| 19 | 草擬中期報告 | 報告及結案 | 5 | 11 |
| 20 | 資助機構審閱中期報告 | 報告及結案 | 10 | 19 |
| 21 | 草擬最終報告 | 報告及結案 | 6 | 18 |
| 22 | 最終報告已提交 | 報告及結案 | 里程碑 | 21 |
運作方式
重新命名工作包
把組別名稱「工作包 1」至「工作包 3」及各項工作包 1、2、3 的工作名稱，換成協議內的工作包，並為每項交付成果保留一個接納里程碑。
調整籌備工期
按你的經驗設定「招聘項目員工」、「議定夥伴分包合約」和「建立管治及項目匯報機制」。其中最長的一項決定「項目籌備完成」的日子，所以先縮短或延長它。
更換等候時間
按資助機構告知的審閱安排設定「資助機構審閱中期報告」。如果協議為任何事項訂明通知期，請以該工期加入一項工作，取代範本中的數字。
檢查重疊
只在後續工作確實可以憑部分結果開始時才保留開始到開始連結。如果分析必須等全部實地工作完成，請把連結改為完成到開始，並查看新的完結日期。
固定已定的日期
為「簽署資助協議」設定項目開始日作固定開始日期，並為「最終報告已提交」設定規定交付日期作固定開始日期，然後留意衝突標記。
加入負責人、分享及匯出
把每項工作的負責人加入「人員」，以連結與夥伴和研究辦公室分享圖表，並匯出 PDF 或 PNG 給項目委員會。
常見問題
圖表知道資助機構的限期或規則嗎？
不知道。它只為你輸入的工作排程。請從協議和資助機構指引取得日期、通知期和審閱時間，並以工期或固定開始日期輸入。圖表不會按資助機構的規則檢查任何事項。
最終報告有固定提交日期，如何檢查？
為「簽署資助協議」設定開始工作的日子作固定開始日期，再為「最終報告已提交」設定到期日作固定開始日期。計劃由最早的固定開始日期開始並向前排程，所以如果工作無法及時完成，「最終報告已提交」會出現衝突標記，顯示依賴關係容許的最早日期。請把它與你需要的日期比較。
為甚麼工作包 2 要等第一項交付成果？
因為「根據工作包 1 研究結果開發工作包 2 工具」會用到那些結果，而結果是在「分析工作包 1 結果並撰寫報告」中寫成的。如果各工作包互相獨立，請移除「工作包 1 交付成果已接納」的連結，讓它們並行進行。連結的寫法請看甘特圖依賴關係指南。
可以追蹤每個工作包的進度嗎？
可以。每項工作都有進度值，會畫在橫條內，你可隨工作進行更新。進度不會移動任何日期，所以如果某項工作確實需要更長時間，請更改工期。
只有一個工作包的項目可以用嗎？
可以。刪除不需要的組別和工作，並重新命名其餘部分。籌備關口和報告工作仍然適用。至於標示每次交接的里程碑，請看甘特圖里程碑指南。