點樣用甘特圖規劃重複出現嘅報告期
將一個撥款或計劃報告期規劃成可重用嘅甘特圖：夥伴資料交來、財務同敘述並行、簽核、等候資助機構回覆同查詢，再複製畀下一期用。
報告週期會重複，等候都會重複：夥伴遲交資料，資助機構又要時間回覆。呢篇指南教你喺甘特圖規劃一個報告期，每期都可以重用，並睇到邊個等候決定結案日期。
簡而言之
- 將一期規劃成完整圖表並重用，每期複製一份。
- 夥伴資料放喺一個里程碑後面，只有需要資料嘅工作先連結到呢道關口。
- 跟進工作喺夥伴等候中途用開始到開始連結開始。
- 資助機構回覆同查詢各自畀一個工期，查詢工作預留第二輪。
- 固定第一個開始日期同到期日，再比較圖表得出嘅完成日期同你需要嘅日期。
規劃一期，然後重用
報告期受限於兩件團隊控制唔到嘅事。第一係夥伴交嚟嘅資料。第二係你提交之後資助機構嘅回覆。報告可以寫好、檢查好、潤飾好，但兩件事冇發生之前，呢個報告期都結唔到案。時間線嘅好處，係睇到成個報告期有幾多時間喺度等，幾多工作可以趁等候時做。
將一期規劃成一份完整嘅圖表，並當成範本。唔需要夥伴資料嘅工作，例如結算帳目、收集證據同撰寫敘述，日程一議定就開始。需要資料嘅工作，例如核對支出同把夥伴數字加入草稿，就等一個里程碑「夥伴資料已收齊」。呢個里程碑就係關口。所有依賴佢嘅工作都連結到佢，而唔係前一項工作，咁遲交就只會移動真正需要資料嘅工作。
等夥伴唔應該係被動。跟進要有自己嘅工作，並喺等候中途用開始到開始連結開始，咁早到嘅資料可以先睇，欠缺嘅可以追收，其餘夥伴仍在準備。提交之後，資助機構嗰邊亦係工作：一項有工期嘅等候，跟住係答覆查詢嘅工作。甘特圖畫唔到循環，所以如果一輪提問通常會再有第二輪，就畀查詢工作一個預留嘅工期，而唔好加循環。
下面嘅例子係資助報告範本：五個組別共 20 項工作。之後財務報告流程畫出甘特圖遺漏嘅循環，例如輸入資料不完整要返去匯總步驟。所有工期係示範嘅工作日。請換成夥伴話你知需要嘅時間，同資助機構就自己審閱話你知嘅時間。時間線只係安排工作，唔會令報告獲接納、合規或獲批准，亦唔可以取代資助機構對匯報內容同時間嘅規定。
下一期嘅話，複製成份圖表，更改固定日期，再按你學到嘅嘢調整等候。關口同依賴點樣運作，請睇甘特圖依賴關係指南；遲交資料點樣喺計劃睇，請睇甘特圖延誤指南。圍繞固定提交日期嚟規劃，請睇撥款截止日期甘特圖指南；資助項目本身，請睇工作包與交付成果甘特圖指南。
一個分階段砌出嘅資助報告期
五個組別共二十項工作，總共 38 個工作日。工期同延遲係示範。打開試算表面板，睇每個階段背後嘅行。
夥伴資料係第一道關口
「議定報告日程及範本」（2 個工作日）去「向夥伴發出資料要求」（1 日），再到「夥伴準備並交回資料」（8 日）。「跟進並核對夥伴交回的資料」（5 日）喺該工作開始後 3 個工作日開始，所以其餘夥伴仍在準備時，早到嘅資料已經有人睇。「夥伴資料已收齊」要等兩者。
資料到之前財務已開始
「結算報告期帳目」（3 日）日程一議定就開始，同夥伴嘅工作並行。「核對支出與夥伴交回的資料」（4 日）要等帳目結算同「夥伴資料已收齊」。跟住係「擬備財務報表」（3 日），而「財務數字已議定」係里程碑。
敘述同證據重疊
「收集活動及成果證據」（4 日）日程議定後開始，「撰寫進度敘述」（5 日）喺證據收集開始後 2 個工作日開始。「把夥伴數字加入草稿」（2 日）要等草稿同「夥伴資料已收齊」，所以資料遲到會拖住呢項工作同之後嘅工作，而唔係草稿。
簽核前先審閱
「夥伴審閱草稿」（4 日）同「根據夥伴意見修訂」（3 日）排喺「內部簽核」（3 日）之前，因為簽核後先改就要再簽。「內部簽核」仲要等「財務數字已議定」，後者早 2 個工作日就緒，所以核對時發現問題，呢段就係餘裕。「報告已獲批准提交」係里程碑。
資助機構決定報告期幾時結案
「透過資助機構平台提交」（1 日）去「等待資助機構回覆」（10 日）同「答覆資助機構查詢」（4 日），然後到「報告期已結案」。最長嘅依賴鏈合共 38 個工作日。為「議定報告日程及範本」同提交工作設定固定開始日期，提交趕唔上嘅話就睇衝突標記。
報告週期入面嘅循環
財務報告流程圖。甘特圖畫唔到呢啲循環，所以畀每個循環一個工期。
分析前輸入資料必須完整
「已提供結帳試算平衡表及營運資料」去「映射、匯總及核實報告輸入資料」，再到「輸入資料是否已調節並完整？」。答案係「否」，「調查資料缺漏或調節問題」會將工作送返匯總步驟。喺甘特圖上，呢個就係等候夥伴資料同跟進。
解釋嘅第二個循環
「分析差異及業績驅動因素」去「差異解釋是否有支持？」。答案係「否」，就去「取得說明並更正分析」，再返去分析。喺甘特圖上，敘述工作要預留呢個更正嘅工期。
審閱同發布
「財務控制人覆核管理層報表包」去「是否可向管理層發布？」。答案係「是」去「發布已批准的財務報告」，答案係「否」去「退回報表包作受控重做」，將報表包送返匯總步驟。批准之後先返工，係代價最高嘅循環。
報告發布
「發布已批准的財務報告」去「財務報告包已發布」，流程到此結束。甘特圖上嘅報告期結束得唔同，要等資助機構回覆，再有答覆查詢嘅工作，而單一機構流程嘅流程圖睇唔到呢啲。
運作方式
將一期規劃成完整圖表
由資助報告範本開始，或者將你自己一期嘅步驟列成表格：夥伴資料、財務、敘述、審閱及簽核、提交、資助機構回覆。每樣放入自己嘅組別。
夥伴資料放喺一個里程碑後面
加一個里程碑，例如「夥伴資料已收齊」，並將每項需要交回資料嘅工作連結到佢。跟進工作喺等候中途用開始到開始連結開始，例如 4SS+3。
獨立嘅工作盡早開始
帳目、證據同初稿連結到議定嘅日程，而唔係夥伴資料，咁佢哋就會喺資料陸續交來時進行。
畀資助機構嗰邊一個工期
為資助機構回覆加一項等候工作，為查詢加一項工作，兩者都按你獲告知嘅時間設定。如果查詢通常會來回多過一次，就將查詢工作加長。
固定真正嘅日期
為第一項工作設定固定開始日期，並為提交工作設定到期日作固定開始日期。圖表由最早嘅固定開始日期向前排程。如果依賴關係容許嘅最早日期遲過到期日，提交工作就會出現衝突標記。
為下一期複製計劃
複製圖表，更改固定日期，按上一期學到嘅嘢調整等候。每項工作嘅負責人加入「人員」，再用連結分享圖表。
應避免的錯誤
所有嘢都連結到夥伴資料
帳目、證據同草稿都等資料交來，成個報告期就會拉長一段等候嘅時間。只將真正需要資料嘅工作連結到關口。
當資助機構回覆為零
提交之後報告唔係就結案。冇回覆等候同查詢，圖表會顯示報告期比實際早好幾日完結。
查詢按最好情況估算
圖表畫唔到循環。如果好可能有第二輪提問，就畀查詢工作一個預留嘅工期。
期望日期跟住進度走
進度唔會移動日期。工作做得慢，就改工期再睇新嘅完成日期，然後同你需要嘅日期比較。
打開資助報告甘特圖
打開範本，設定夥伴同資助機構嘅等候，固定到期日，睇邊個等候決定結案日期。
相關指南
常見問題
每個報告期可以重用同一個計劃嗎？
可以。複製圖表，更改固定日期，再調整等候。學到嘅嘢留喺工期入面，例如夥伴實際要幾耐。
圖表可以話我知資助機構幾時回覆嗎？
唔可以。佢顯示你為等候輸入嘅工期，並移動之後嘅日期。得知審閱需時多久後，改嗰項工作就得。
夥伴遲交資料會點？
加長夥伴準備工作，睇邊啲日期移動。只有連結到關口嘅工作會移動；帳目、證據同初稿唔會。
呢個計劃會令我嘅報告合規嗎？
唔會。佢只係安排工作，唔會按資助機構嘅要求檢查報告，亦唔可以取代佢嘅規則。任何要求都可以另列為有負責人嘅工作或者備註。
可以睇計劃日期同實際日期嘅比較嗎？
唔可以。圖表只顯示一個由你嘅日期同工期而來嘅進度表。想比較各期，就保留每期圖表嘅副本，自己比較完成日期。