Einen wiederkehrenden Berichtszeitraum im Gantt-Diagramm planen
Einen Berichtszeitraum einer Förderung als wiederverwendbares Gantt-Diagramm planen: Partnerdaten, Finanzen und Bericht parallel, Freigabe, Wartezeit und Rückfragen des Fördergebers, dann den Plan für die nächste Periode kopieren.
Ein Berichtszyklus wiederholt sich, und mit ihm seine Wartezeiten: Partner liefern spät, und der Fördergeber braucht Zeit zur Antwort. Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Berichtszeitraum so planen, dass Sie ihn jede Periode wiederverwenden und sehen, welche Wartezeit den Abschlusstermin setzt.
Kurz gesagt
- Planen Sie eine Periode als vollständiges Diagramm und verwenden Sie es wieder, indem Sie den Plan für jede Periode kopieren.
- Legen Sie die Partnerdaten hinter einen Meilenstein und verknüpfen Sie nur die Arbeit, die sie braucht, mit diesem Tor.
- Lassen Sie die Nachfass-Aufgabe mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung mitten in der Wartezeit auf die Partner beginnen.
- Geben Sie der Antwort des Fördergebers und den Rückfragen je eine Dauer und planen Sie in der Aufgabe für Rückfragen eine zweite Runde ein.
- Fixieren Sie den ersten Start und den Fälligkeitstag und vergleichen Sie das Ende, das das Diagramm ergibt, mit dem Termin, den Sie brauchen.
Eine Periode planen, dann wiederverwenden
Ein Berichtszeitraum ist durch zwei Dinge begrenzt, die das Team nicht steuert. Das eine sind die Daten, die Partner einschicken. Das andere ist die Antwort des Fördergebers nach der Einreichung. Der Bericht kann geschrieben, geprüft und poliert sein, und die Periode lässt sich trotzdem erst abschließen, wenn beides eingetreten ist. Ein Zeitplan hilft, weil er zeigt, wie viel der Periode Warten ist und wie viel Arbeit Sie währenddessen erledigen können.
Planen Sie eine Periode als vollständiges Diagramm und behandeln Sie es als Muster. Die Aufgaben, die keine Partnerdaten brauchen, etwa Hauptbücher abschließen, Nachweise sammeln und den Bericht entwerfen, beginnen, sobald der Kalender abgestimmt ist. Die Aufgaben, die sie brauchen, etwa Ausgaben abgleichen und Partnerzahlen in den Entwurf einfügen, warten auf einen einzigen Meilenstein, „Partnerdaten eingegangen“. Dieser Meilenstein ist das Tor. Alles, was von ihm abhängt, ist mit ihm verknüpft, nicht mit der Aufgabe davor; eine späte Lieferung verschiebt also genau die Arbeit, die die Daten braucht.
Die Wartezeit auf die Partner sollte nicht passiv sein. Geben Sie dem Nachfassen eine eigene Aufgabe und lassen Sie sie mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung mitten in der Wartezeit beginnen, damit frühe Lieferungen gelesen und fehlende angemahnt werden, während die übrigen noch vorbereitet werden. Nach der Einreichung ist auch die Seite des Fördergebers eine Aufgabe: eine Wartezeit mit einer Dauer, gefolgt von einer Aufgabe für die Beantwortung von Rückfragen. Ein Gantt-Diagramm kann keine Schleife zeichnen; kommt auf eine Runde Fragen meist eine zweite, geben Sie der Aufgabe für Rückfragen eine Dauer, die sie einschließt, statt die Schleife einzufügen.
Das Beispiel unten ist die Vorlage Förderbericht: 20 Aufgaben in fünf Gruppen. Danach zeigt der Prozess der Finanzberichterstattung die Schleifen, die ein Gantt-Diagramm auslässt, etwa unvollständige Eingangsdaten, die zum Konsolidierungsschritt zurückgehen. Alle Dauern sind beispielhafte Arbeitstage. Ersetzen Sie sie durch die Zeit, die Ihre Partner nennen, und durch das, was der Fördergeber zu seiner eigenen Prüfung sagt. Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht einen Bericht weder angenommen, regelkonform noch genehmigt und ersetzt nicht die Regeln des Fördergebers dazu, was wann berichtet werden muss.
Kopieren Sie für die nächste Periode das ganze Diagramm, ändern Sie die festen Termine und passen Sie die Wartezeiten nach dem an, was Sie gelernt haben. Wie ein Tor und seine Abhängigkeiten wirken, zeigt der Leitfaden zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm, und wie Sie eine späte Lieferung durch den Plan lesen, der Leitfaden zu Verzögerungen im Gantt-Diagramm. Zur Planung um eine feste Einreichungsfrist gibt es den Leitfaden zu Förderanträgen mit fester Frist, für das geförderte Projekt selbst den Leitfaden zu Arbeitspaketen und Ergebnissen.
Ein Förder-Berichtszeitraum, in Stufen aufgebaut
Zwanzig Aufgaben in fünf Gruppen, insgesamt 38 Arbeitstage. Dauern und Verzögerungen sind Beispielwerte. Öffnen Sie das Tabellenfenster, um die Zeilen hinter jeder Stufe zu sehen.
Partnerdaten sind das erste Tor
„Berichtskalender und Vorlagen abstimmen“ (2 Arbeitstage) führt zu „Datenanfragen an Partner senden“ (1), dann zu „Partner bereiten Daten vor und liefern sie“ (8). „Partnerlieferungen nachfassen und prüfen“ (5) beginnt 3 Arbeitstage nach dem Start dieser Aufgabe; frühe Lieferungen werden also gelesen, während die übrigen noch vorbereitet werden. „Partnerdaten eingegangen“ wartet auf beide.
Die Finanzen beginnen, bevor die Daten eintreffen
„Hauptbücher der Periode abschließen“ (3) beginnt, sobald der Kalender abgestimmt ist, neben den Partneraufgaben. „Ausgaben mit Partnerlieferungen abgleichen“ (4) braucht die abgeschlossenen Hauptbücher und „Partnerdaten eingegangen“. „Finanzübersicht erstellen“ (3) folgt, und „Finanzzahlen abgestimmt“ ist der Meilenstein.
Der Bericht überlappt die Nachweise
„Nachweise zu Aktivitäten und Ergebnissen sammeln“ (4) beginnt nach der Abstimmung des Kalenders, und „Fortschrittsbericht entwerfen“ (5) beginnt 2 Arbeitstage danach. „Partnerzahlen in den Entwurf einfügen“ (2) braucht den Entwurf und „Partnerdaten eingegangen“; eine späte Lieferung hält also diese Aufgabe und das, was folgt, auf, nicht den Entwurf.
Die Prüfung liegt vor der Freigabe
„Prüfung des Entwurfs durch die Partner“ (4) und „Nach Kommentaren der Partner überarbeiten“ (3) liegen vor „Interne Freigabe“ (3), denn eine Änderung nach der Freigabe heißt, dass erneut freigegeben werden muss. „Interne Freigabe“ wartet auch auf „Finanzzahlen abgestimmt“, das 2 Arbeitstage früher bereit ist; das ist die Reserve, falls der Abgleich ein Problem zeigt. „Bericht zur Einreichung freigegeben“ ist der Meilenstein.
Der Fördergeber bestimmt, wann die Periode endet
„Über das Portal des Fördergebers einreichen“ (1) führt zu „Auf die Antwort des Fördergebers warten“ (10) und „Rückfragen des Fördergebers beantworten“ (4), dann zu „Berichtszeitraum abgeschlossen“. Die längste Kette ergibt 38 Arbeitstage. Geben Sie „Berichtskalender und Vorlagen abstimmen“ und der Einreichungsaufgabe feste Starts und lesen Sie die Konfliktmarkierung, wenn sich die Einreichung nicht halten lässt.
Die Schleifen in einem Berichtszyklus
Der Prozess der Finanzberichterstattung als Flussdiagramm. Ein Gantt-Diagramm gibt jeder dieser Schleifen eine Dauer, weil es sie nicht zeichnen kann.
Eingangsdaten müssen vor der Analyse vollständig sein
„Abgeschlossene Summen- und Saldenliste und operative Daten verfügbar“ führt zu „Reportingdaten zuordnen, konsolidieren und validieren“ und dann zu „Daten abgestimmt und vollständig?“. Lautet die Antwort „Nein“, schickt „Datenlücke oder Abstimmung untersuchen“ die Arbeit zum Konsolidierungsschritt zurück. Im Gantt-Diagramm ist das die Wartezeit auf Partnerdaten und ihr Nachfassen.
Eine zweite Schleife für die Erklärung
„Abweichungen und Leistungstreiber analysieren“ führt zu „Abweichungserklärung belegt?“. Ein „Nein“ geht zu „Kommentierung einholen und Analyse korrigieren“ und zurück zur Analyse. Im Gantt-Diagramm brauchen die Berichtsaufgaben eine Dauer, die diese Korrektur einschließt.
Prüfung und Veröffentlichung
„Controller prüft Managementberichtspaket“ führt zu „Bereit zur Veröffentlichung an das Management?“. Ein „Ja“ geht zu „Freigegebenen Finanzbericht veröffentlichen“, ein „Nein“ zu „Paket zur kontrollierten Nacharbeit zurückgeben“, was das Paket zum Konsolidierungsschritt zurückschickt. Nacharbeit nach der Freigabe ist die teure Schleife.
Der Bericht ist veröffentlicht
„Freigegebenen Finanzbericht veröffentlichen“ führt zu „Finanzberichtspaket veröffentlicht“, dem Ende des Ablaufs. Ein Berichtszeitraum im Gantt-Diagramm endet anders, mit einer Wartezeit auf die Antwort des Fördergebers und einer Aufgabe für die Rückfragen, die ein Flussdiagramm des Prozesses einer Organisation nicht zeigt.
So funktioniert es
Eine Periode als vollständiges Diagramm planen
Beginnen Sie mit der Vorlage Förderbericht oder listen Sie die Schritte Ihrer eigenen Periode in einer Tabelle auf: Daten von Partnern, Finanzen, Bericht, Prüfung und Freigabe, Einreichung, Antwort des Fördergebers. Legen Sie jeden in eine eigene Gruppe.
Partnerdaten hinter einen Meilenstein legen
Fügen Sie einen Meilenstein wie „Partnerdaten eingegangen“ hinzu und verknüpfen Sie jede Aufgabe, die die Lieferungen braucht, damit. Lassen Sie eine Nachfass-Aufgabe mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung mitten in der Wartezeit beginnen, zum Beispiel 4SS+3.
Unabhängige Arbeit früh beginnen
Verknüpfen Sie Hauptbücher, Nachweise und den ersten Entwurf mit dem abgestimmten Kalender, nicht mit den Partnerdaten, damit sie laufen, während die Lieferungen eintreffen.
Der Seite des Fördergebers eine Dauer geben
Fügen Sie eine Wartezeit für die Antwort des Fördergebers und eine Aufgabe für die Rückfragen hinzu und setzen Sie beide nach dem, was man Ihnen gesagt hat. Kommen Rückfragen meist mehr als einmal, machen Sie die Aufgabe für Rückfragen länger.
Die echten Termine fixieren
Geben Sie der ersten Aufgabe einen festen Start und der Einreichungsaufgabe einen festen Start am Fälligkeitstag. Das Diagramm plant vorwärts ab dem frühesten festen Start. Liegt das früheste Datum, das ihre Abhängigkeiten zulassen, nach dem Fälligkeitstag, zeigt die Einreichung einen Konflikt.
Den Plan für die nächste Periode kopieren
Duplizieren Sie das Diagramm, ändern Sie die festen Termine und passen Sie die Wartezeiten nach dem an, was die letzte Periode gezeigt hat. Tragen Sie für jede Aufgabe die verantwortliche Person unter „Personen“ ein und teilen Sie das Diagramm als Link.
Häufige Fehler
Alles mit den Partnerdaten verknüpfen
Warten Hauptbücher, Nachweise und Entwurf auf die Lieferungen, verlängert sich die ganze Periode um die Länge der Wartezeit. Verknüpfen Sie nur die Arbeit, die die Daten braucht, mit dem Tor.
Die Antwort des Fördergebers mit null ansetzen
Ein Bericht ist mit der Einreichung nicht abgeschlossen. Fehlen Wartezeit und Rückfragen, zeigt das Diagramm die Periode Tage vor dem Zeitpunkt beendet, zu dem das möglich ist.
Rückfragen für den besten Fall bemessen
Ein Diagramm kann keine Schleife zeichnen. Ist eine zweite Fragerunde wahrscheinlich, geben Sie der Aufgabe für Rückfragen eine Dauer, die sie einschließt.
Erwarten, dass Termine dem Fortschritt folgen
Fortschritt verschiebt keine Termine. Läuft eine Aufgabe länger, ändern Sie ihre Dauer, lesen Sie das neue Ende und vergleichen Sie es mit dem Termin, den Sie brauchen.
Gantt-Diagramm Förderbericht öffnen
Öffnen Sie die Vorlage, setzen Sie die Wartezeiten von Partnern und Fördergeber, fixieren Sie den Fälligkeitstag und sehen Sie, welche Wartezeit den Abschlusstermin setzt.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Kann ich denselben Plan jede Berichtsperiode wiederverwenden?
Ja. Duplizieren Sie das Diagramm, ändern Sie die festen Termine und passen Sie die Wartezeiten an. Halten Sie in den Dauern fest, was Sie gelernt haben, zum Beispiel wie lange Partner wirklich brauchen.
Kann mir das Diagramm sagen, wann der Fördergeber antwortet?
Nein. Es zeigt die Dauer, die Sie für die Wartezeit eintragen, und verschiebt die Termine danach. Sagt man Ihnen, wie lange die Prüfung dauert, ändern Sie diese Aufgabe.
Was, wenn ein Partner Daten zu spät liefert?
Verlängern Sie die Aufgabe der Partner zur Vorbereitung und sehen Sie, welche Termine sich verschieben. Nur die mit dem Tor verknüpften Aufgaben ziehen mit; Hauptbücher, Nachweise und erster Entwurf nicht.
Macht der Plan meinen Bericht regelkonform?
Nein. Er plant die Arbeit. Er prüft den Bericht nicht gegen die Anforderungen des Fördergebers und ersetzt nicht dessen Regeln. Führen Sie jede Anforderung als Aufgabe oder Notiz mit Verantwortlichem.
Kann ich geplante und tatsächliche Termine vergleichen?
Nein. Das Diagramm zeigt einen Zeitplan aus Ihren Terminen und Dauern. Um Perioden zu vergleichen, bewahren Sie eine Kopie des Diagramms jeder Periode auf und vergleichen die Enddaten selbst.