Gantt-Diagramm Förderbericht: Partnerdaten und Antwort des Fördergebers
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für einen Berichtszeitraum einer Förderung: Partnerdaten, Abstimmung der Finanzen, Berichtsentwurf, Prüfung durch Partner, Freigabe, Einreichung, Wartezeit und Rückfragen des Fördergebers.
Was ist Gantt-Diagramm förderbericht: partnerdaten und antwort des fördergebers?
Die meisten Projektpläne sind durch die Arbeit des Teams begrenzt. Ein Berichtszeitraum eines geförderten Projekts ist durch zwei Dinge begrenzt, die das Team nicht steuert. Das eine sind die Daten, die Partner einschicken. Das andere ist die Antwort des Fördergebers nach der Einreichung. Ein vollständiger, sauberer Bericht lässt sich erst abschließen, wenn beides eingetreten ist. Ein Zeitplan hilft, weil er zeigt, wie viel des Zeitraums Warten ist und wie viel Arbeit Sie währenddessen erledigen können.
Die Vorlage hat fünf Gruppen, „Partnerdaten“, „Finanzen“, „Bericht“, „Prüfung und Einreichung“ und „Antwort des Fördergebers“, mit 20 Aufgaben und vier Meilensteinen und in den Beispielwerten eine Gesamtlänge von 38 Arbeitstagen. „Berichtskalender und Vorlagen abstimmen“ (2 Arbeitstage) ist die einzige Startaufgabe. Sie führt zu „Datenanfragen an Partner senden“ (1), dann zu „Partner bereiten Daten vor und liefern sie“ (8). „Partnerlieferungen nachfassen und prüfen“ (5) beginnt 3 Arbeitstage nach dem Start dieser Aufgabe mit einer Anfang-Anfang-Verknüpfung; Sie lesen also frühe Lieferungen und fassen bei fehlenden nach, während die übrigen noch vorbereitet werden. „Partnerdaten eingegangen“ ist das erste Tor.
Arbeit, die keine Partnerdaten braucht, beginnt früher. „Hauptbücher der Periode abschließen“ (3) und „Nachweise zu Aktivitäten und Ergebnissen sammeln“ (4) beginnen gleich nach der Abstimmung des Kalenders. „Fortschrittsbericht entwerfen“ (5) beginnt 2 Arbeitstage nach der Nachweisaufgabe, das Schreiben fängt also an, bevor die Nachweise komplett sind. Dann erreicht der Plan, was sich nicht früh erledigen lässt. „Ausgaben mit Partnerlieferungen abgleichen“ (4) braucht sowohl die abgeschlossenen Hauptbücher als auch „Partnerdaten eingegangen“, und „Partnerzahlen in den Entwurf einfügen“ (2) braucht den Entwurf und dasselbe Tor. In den Beispielwerten ist der Pfad des Berichts der längere, sodass „Finanzzahlen abgestimmt“ 2 Arbeitstage bereit ist, bevor „Interne Freigabe“ (3) beginnen kann; diese Reserve können Sie nutzen, wenn der Abgleich ein Problem zutage fördert.
Die späten Tore sind die teuren. „Prüfung des Entwurfs durch die Partner“ (4) und „Nach Kommentaren der Partner überarbeiten“ (3) liegen vor „Interne Freigabe“, denn eine Änderung nach der Freigabe heißt, dass erneut freigegeben werden muss. „Bericht zur Einreichung freigegeben“ führt zu „Über das Portal des Fördergebers einreichen“ (1), dann zu „Auf die Antwort des Fördergebers warten“ (10) und „Rückfragen des Fördergebers beantworten“ (4) vor „Berichtszeitraum abgeschlossen“. Die Aufgabe für Rückfragen steht als eine einzige Dauer; ist eine Runde Fragen wahrscheinlich, machen Sie sie länger, statt eine Schleife einzufügen. Alle Dauern sind Beispielwerte: Ersetzen Sie sie durch die Zeit, die Ihre Partner brauchen, und durch das, was der Fördergeber zu seiner eigenen Prüfung sagt.
Ein Zeitplan plant die Arbeit. Er macht einen Bericht weder angenommen, regelkonform noch genehmigt und ersetzt nicht die Regeln des Fördergebers dazu, was wann berichtet werden muss. Führen Sie diese Anforderungen als Aufgaben oder Notizen mit eigenen Verantwortlichen. Zu verwandten Plänen gibt es die Gantt-Vorlage Jahresabschluss für den Finanzabschluss, der oft in einen Bericht einfließt, die Gantt-Vorlage Forschungsprojekt für ein gefördertes Projekt mit eigenen Arbeitspaketen und den Ablauf Finanzberichtswesen als Flussdiagramm der Berichtsschritte. Wie feste Termine und Wartezeiten in einem solchen Plan wirken, zeigen der Leitfaden zu Berichtszeiträumen im Gantt-Diagramm und der Leitfaden zu Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Gruppen, „Partnerdaten“, „Finanzen“, „Bericht“, „Prüfung und Einreichung“ und „Antwort des Fördergebers“, mit 20 Aufgaben und vier Meilensteinen: „Partnerdaten eingegangen“, „Finanzzahlen abgestimmt“, „Bericht zur Einreichung freigegeben“ und „Berichtszeitraum abgeschlossen“.
- Eine Wartezeit auf Partnerdaten mit aktivem Nachfassen: „Partnerlieferungen nachfassen und prüfen“ beginnt 3 Arbeitstage nach „Partner bereiten Daten vor und liefern sie“ und endet mit „Partnerdaten eingegangen“.
- Arbeit, die vor dem Eintreffen der Daten beginnt: „Hauptbücher der Periode abschließen“, „Nachweise zu Aktivitäten und Ergebnissen sammeln“ und „Fortschrittsbericht entwerfen“ laufen, während Partner noch ihre Lieferungen vorbereiten.
- Zwei Zusammenführungen mit Partnerdaten: „Ausgaben mit Partnerlieferungen abgleichen“ und „Partnerzahlen in den Entwurf einfügen“ warten beide auf „Partnerdaten eingegangen“, und „Interne Freigabe“ wartet auf „Nach Kommentaren der Partner überarbeiten“ und „Finanzzahlen abgestimmt“.
- Die Seite des Fördergebers: „Auf die Antwort des Fördergebers warten“ (im Beispielplan 10 Arbeitstage) und „Rückfragen des Fördergebers beantworten“ (4) vor „Berichtszeitraum abgeschlossen“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie berichten jede Periode über ein gefördertes Projekt und wollen einen wiederverwendbaren Plan, den Sie jedes Mal anpassen.
- Partner liefern Daten, von denen Sie abhängen, und Sie wollen sehen, wie spät sie sein dürfen, bevor der Einreichungstermin gefährdet ist.
- Sie wollen prüfen, ob die Wartezeit auf die Antwort des Fördergebers vor den Beginn der nächsten Periode oder vor Ihr Jahresende passt.
- Sie betreuen mehrere Förderungen und wollen für jede dieselbe Abfolge aus Daten, Finanzen, Bericht und Freigabe.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Berichtskalender und Vorlagen abstimmen | Partnerdaten | 2 | |
| 2 | Datenanfragen an Partner senden | Partnerdaten | 1 | 1 |
| 3 | Partner bereiten Daten vor und liefern sie | Partnerdaten | 8 | 2 |
| 4 | Partnerlieferungen nachfassen und prüfen | Partnerdaten | 5 | 3SS+3 |
| 5 | Partnerdaten eingegangen | Partnerdaten | Meilenstein | 3, 4 |
| 6 | Hauptbücher der Periode abschließen | Finanzen | 3 | 1 |
| 7 | Ausgaben mit Partnerlieferungen abgleichen | Finanzen | 4 | 5, 6 |
| 8 | Finanzübersicht erstellen | Finanzen | 3 | 7 |
| 9 | Finanzzahlen abgestimmt | Finanzen | Meilenstein | 8 |
| 10 | Nachweise zu Aktivitäten und Ergebnissen sammeln | Bericht | 4 | 1 |
| 11 | Fortschrittsbericht entwerfen | Bericht | 5 | 10SS+2 |
| 12 | Partnerzahlen in den Entwurf einfügen | Bericht | 2 | 5, 11 |
| 13 | Prüfung des Entwurfs durch die Partner | Prüfung und Einreichung | 4 | 12 |
| 14 | Nach Kommentaren der Partner überarbeiten | Prüfung und Einreichung | 3 | 13 |
| 15 | Interne Freigabe | Prüfung und Einreichung | 3 | 9, 14 |
| 16 | Bericht zur Einreichung freigegeben | Prüfung und Einreichung | Meilenstein | 15 |
| 17 | Über das Portal des Fördergebers einreichen | Prüfung und Einreichung | 1 | 16 |
| 18 | Auf die Antwort des Fördergebers warten | Antwort des Fördergebers | 10 | 17 |
| 19 | Rückfragen des Fördergebers beantworten | Antwort des Fördergebers | 4 | 18 |
| 20 | Berichtszeitraum abgeschlossen | Antwort des Fördergebers | Meilenstein | 19 |
So funktioniert es
Die echten Termine festlegen
Geben Sie „Berichtskalender und Vorlagen abstimmen“ einen festen Start am ersten Arbeitstag und „Über das Portal des Fördergebers einreichen“ einen festen Start am Fälligkeitstag. Der Plan beginnt am frühesten festen Start und wird vorwärts geplant; eine Konfliktmarkierung an der Einreichung nennt das früheste Datum, das ihre Abhängigkeiten zulassen. Vergleichen Sie es mit Ihrem Termin.
Die Wartezeit der Partner ersetzen
Setzen Sie „Partner bereiten Daten vor und liefern sie“ nach dem, was Partner als Bedarf nennen, und passen Sie die Anfang-Anfang-Verknüpfung von 3 Tagen bei „Partnerlieferungen nachfassen und prüfen“ an, wann Sie frühe Lieferungen ansehen können.
Den Finanzpfad bemessen
Setzen Sie „Hauptbücher der Periode abschließen“, „Ausgaben mit Partnerlieferungen abgleichen“ und „Finanzübersicht erstellen“ nach Ihrem eigenen Abschluss. Prüfen Sie, dass „Finanzzahlen abgestimmt“ nicht die Aufgabe wird, die „Interne Freigabe“ aufhält.
Der Prüfung ihre echte Zeit geben
Setzen Sie „Prüfung des Entwurfs durch die Partner“ und „Nach Kommentaren der Partner überarbeiten“ auf das, was Partner und Freigeber wirklich brauchen. Späte Änderungen nach „Bericht zur Einreichung freigegeben“ heißen, dass die Freigabe zweimal erfolgt.
Die Wartezeiten des Fördergebers ersetzen
Setzen Sie „Auf die Antwort des Fördergebers warten“ und „Rückfragen des Fördergebers beantworten“ auf die genannte Prüfzeit und Antwortdauer auf Rückfragen. Kommen Rückfragen meist in mehr als einer Runde, machen Sie die zweite Aufgabe länger.
Verantwortliche eintragen, teilen und exportieren
Tragen Sie die verantwortliche Person jeder Aufgabe unter „Personen“ ein, teilen Sie das Diagramm als Link mit Partnern und Freigebern und exportieren Sie ein PDF oder PNG für die Projektakte.
Häufig gestellte Fragen
Kann mir das Diagramm sagen, wann der Fördergeber antwortet?
Nein. Es zeigt die Dauer, die Sie bei „Auf die Antwort des Fördergebers warten“ eintragen, und verschiebt die Termine danach. Wenn man Ihnen sagt, wie lange die Prüfung dauert oder wann sie endet, ändern Sie diese Aufgabe, und „Rückfragen des Fördergebers beantworten“ und „Berichtszeitraum abgeschlossen“ ziehen mit.
Mein Bericht hat einen festen Fälligkeitstermin. Wie prüfe ich, ob er passt?
Geben Sie „Berichtskalender und Vorlagen abstimmen“ einen festen Start und „Über das Portal des Fördergebers einreichen“ einen festen Start am Fälligkeitstag. Das Diagramm plant vorwärts ab dem frühesten festen Start. Lassen sich Partnerdaten und Prüfung bis dahin nicht abschließen, zeigt die Einreichung einen Konflikt und das früheste Datum, das ihre Abhängigkeiten zulassen.
Macht der Plan meinen Bericht regelkonform?
Nein. Er plant die Arbeit. Er prüft nicht, ob der Bericht die Anforderungen des Fördergebers erfüllt, und macht ihn weder angenommen noch genehmigt. Nutzen Sie ihn neben den Regeln des Fördergebers und führen Sie jede Anforderung als Aufgabe oder Notiz.
Was, wenn Partner Daten zu spät schicken?
Verlängern Sie „Partner bereiten Daten vor und liefern sie“ und sehen Sie, welche Termine sich verschieben. „Ausgaben mit Partnerlieferungen abgleichen“ und „Partnerzahlen in den Entwurf einfügen“ ziehen mit, weil sie auf „Partnerdaten eingegangen“ warten; die Hauptbücher, die Nachweise und der erste Entwurf nicht. Wie man eine Verzögerung durch einen Plan liest, zeigt der Leitfaden zu Verzögerungen im Gantt-Diagramm.
Kann ich es für einen Abschlussbericht verwenden?
Ja. Passen Sie Bericht und Finanzaufgaben an, fügen Sie einen Schritt für jeden Abschluss hinzu, den Ihr Fördergeber verlangt, und entfernen Sie, was Sie nicht brauchen. Für einen Plan des geförderten Projekts selbst beginnen Sie mit der Gantt-Vorlage Forschungsprojekt.