Diagrama de Gantt de informe de subvención: datos de socios y respuesta
Diagrama de Gantt editable de un período de informe de subvención: datos de socios, conciliación financiera, borrador narrativo, revisión, aprobación, presentación, espera de la respuesta del financiador y preguntas, con dependencias.
¿Qué es diagrama de gantt de informe de subvención: datos de socios y respuesta?
La mayoría de los planes de proyecto los limita el trabajo que hace el equipo. Un período de informe de un proyecto financiado lo limitan dos cosas que el equipo no controla. La primera son los datos que envían los socios. La segunda es la respuesta del financiador tras presentar el informe. Un informe completo y pulido sigue sin poder cerrarse hasta que ocurran ambas. Un cronograma ayuda porque muestra cuánto del período es espera y cuánto es trabajo que puedes hacer mientras esperas.
La plantilla tiene cinco grupos: «Datos de los socios», «Finanzas», «Narrativa», «Revisión y presentación» y «Respuesta del financiador». Tiene 20 tareas y cuatro hitos, y una duración total de 38 días laborables con las cifras ilustrativas. «Acordar el calendario y los modelos de informe» (2 días laborables) es la única tarea inicial. Lleva a «Enviar las solicitudes de datos a los socios» (1) y después a «Los socios preparan y devuelven sus datos» (8). «Reclamar y revisar los datos de los socios» (5) empieza 3 días laborables después de iniciarse esa tarea, con un vínculo de inicio a inicio, de modo que lees las primeras entregas y reclamas las que faltan mientras los demás aún preparan las suyas. «Datos de los socios recibidos» es la primera puerta.
El trabajo que no necesita datos de los socios empieza antes. «Cerrar la contabilidad del período» (3) y «Reunir evidencias de actividad y resultados» (4) empiezan nada más acordar el calendario. «Redactar la narrativa de avance» (5) empieza 2 días laborables después de iniciarse las evidencias, de modo que la redacción arranca antes de que estén completas. Luego el plan llega a lo que no puede hacerse antes. «Conciliar el gasto con los datos de los socios» (4) necesita tanto la contabilidad cerrada como «Datos de los socios recibidos», y «Añadir las cifras de los socios al borrador» (2) necesita el borrador y la misma puerta. Con las cifras ilustrativas, el camino de la narrativa es el más largo, así que «Cifras financieras acordadas» está listo 2 días laborables antes de que pueda empezar «Aprobación interna» (3), y ese es el margen que puedes usar si la conciliación descubre un problema.
Las puertas tardías son las caras. «Revisión del borrador por los socios» (4) y «Corregir tras los comentarios de los socios» (3) van antes de «Aprobación interna», porque un cambio tras la aprobación obliga a aprobar de nuevo. «Informe aprobado para su presentación» lleva a «Presentar en el portal del financiador» (1), después a «Esperar la respuesta del financiador» (10) y a «Responder a las preguntas del financiador» (4) antes de «Período cerrado». La tarea de preguntas se da como una sola duración, así que si es probable una ronda de dudas, hazla más larga en lugar de añadir un bucle. Todas las duraciones son ilustrativas: sustitúyelas por el tiempo que digan necesitar tus socios y por lo que el financiador te indique sobre su propia revisión.
Un cronograma programa el trabajo. No hace que un informe sea aceptado, conforme ni aprobado, y no sustituye las normas del financiador sobre qué debe informarse y cuándo. Guarda esos requisitos como tareas o notas con sus responsables. Como planes relacionados, consulta la plantilla de cierre de ejercicio, que a menudo alimenta un informe, la de proyecto de investigación para un proyecto financiado con sus propios paquetes de trabajo y la del proceso de información financiera como diagrama de flujo de los pasos del informe. Sobre cómo funcionan las fechas fijas y las esperas en este tipo de plan, consulta la guía de períodos de informe en el diagrama de Gantt y la de dependencias.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco grupos, «Datos de los socios», «Finanzas», «Narrativa», «Revisión y presentación» y «Respuesta del financiador», con 20 tareas y cuatro hitos: «Datos de los socios recibidos», «Cifras financieras acordadas», «Informe aprobado para su presentación» y «Período cerrado».
- Una espera de datos de los socios con seguimiento activo: «Reclamar y revisar los datos de los socios» empieza 3 días laborables después de «Los socios preparan y devuelven sus datos» y termina con «Datos de los socios recibidos».
- Trabajo que empieza antes de que lleguen los datos: «Cerrar la contabilidad del período», «Reunir evidencias de actividad y resultados» y «Redactar la narrativa de avance» corren mientras los socios aún preparan sus entregas.
- Dos uniones sobre los datos de los socios: «Conciliar el gasto con los datos de los socios» y «Añadir las cifras de los socios al borrador» esperan a «Datos de los socios recibidos», y «Aprobación interna» espera a «Corregir tras los comentarios de los socios» y a «Cifras financieras acordadas».
- El lado del financiador en el período: «Esperar la respuesta del financiador» (10 días laborables en el plan ilustrativo) y «Responder a las preguntas del financiador» (4) antes de «Período cerrado».
Cuándo usar esta plantilla
- Informas de un proyecto financiado cada período y quieres un plan reutilizable que ajustar cada vez.
- Dependes de datos que envían los socios y quieres ver cuánto pueden retrasarse antes de que peligre la fecha de presentación.
- Necesitas comprobar si la espera de la respuesta del financiador cabe antes de que empiece el siguiente período o antes de tu cierre anual.
- Gestionas varias subvenciones y quieres la misma secuencia de datos, finanzas, narrativa y aprobación para cada una.
El plan, tarea por tarea
Todas las tareas del diagrama con su duración en días laborables y aquello de lo que dependen. Una dependencia es un número de paso; SS es inicio a inicio, FF es fin a fin y +n es un retraso en días laborables.
| # | Tarea | Grupo | Días laborables | Depende de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Acordar el calendario y los modelos de informe | Datos de los socios | 2 | |
| 2 | Enviar las solicitudes de datos a los socios | Datos de los socios | 1 | 1 |
| 3 | Los socios preparan y devuelven sus datos | Datos de los socios | 8 | 2 |
| 4 | Reclamar y revisar los datos de los socios | Datos de los socios | 5 | 3SS+3 |
| 5 | Datos de los socios recibidos | Datos de los socios | Hito | 3, 4 |
| 6 | Cerrar la contabilidad del período | Finanzas | 3 | 1 |
| 7 | Conciliar el gasto con los datos de los socios | Finanzas | 4 | 5, 6 |
| 8 | Preparar el estado financiero | Finanzas | 3 | 7 |
| 9 | Cifras financieras acordadas | Finanzas | Hito | 8 |
| 10 | Reunir evidencias de actividad y resultados | Narrativa | 4 | 1 |
| 11 | Redactar la narrativa de avance | Narrativa | 5 | 10SS+2 |
| 12 | Añadir las cifras de los socios al borrador | Narrativa | 2 | 5, 11 |
| 13 | Revisión del borrador por los socios | Revisión y presentación | 4 | 12 |
| 14 | Corregir tras los comentarios de los socios | Revisión y presentación | 3 | 13 |
| 15 | Aprobación interna | Revisión y presentación | 3 | 9, 14 |
| 16 | Informe aprobado para su presentación | Revisión y presentación | Hito | 15 |
| 17 | Presentar en el portal del financiador | Revisión y presentación | 1 | 16 |
| 18 | Esperar la respuesta del financiador | Respuesta del financiador | 10 | 17 |
| 19 | Responder a las preguntas del financiador | Respuesta del financiador | 4 | 18 |
| 20 | Período cerrado | Respuesta del financiador | Hito | 19 |
Cómo funciona
Fija las fechas reales
Da a «Acordar el calendario y los modelos de informe» un Inicio fijo el día en que empiezas y a «Presentar en el portal del financiador» un Inicio fijo en la fecha de vencimiento. El plan empieza en el primer Inicio fijo y se programa hacia delante, así que una marca de conflicto en la tarea de presentación indica la fecha más temprana que permiten sus dependencias. Compárala con la que necesitas.
Sustituye la espera de los socios
Ajusta «Los socios preparan y devuelven sus datos» con lo que te digan que necesitan, y cambia el vínculo de inicio a inicio de 3 días en «Reclamar y revisar los datos de los socios» al momento en que puedes empezar a mirar las primeras entregas.
Dimensiona el camino financiero
Ajusta «Cerrar la contabilidad del período», «Conciliar el gasto con los datos de los socios» y «Preparar el estado financiero» según tu propio cierre. Comprueba que «Cifras financieras acordadas» no se convierta en la tarea que retiene «Aprobación interna».
Da a la revisión su tiempo real
Ajusta «Revisión del borrador por los socios» y «Corregir tras los comentarios de los socios» a lo que tardan de verdad tus socios y aprobadores. Los cambios tardíos tras «Informe aprobado para su presentación» obligan a aprobar dos veces.
Sustituye las esperas del financiador
Ajusta «Esperar la respuesta del financiador» y «Responder a las preguntas del financiador» al tiempo de revisión y de respuesta que te hayan indicado. Si las preguntas suelen llegar en más de una ronda, alarga la segunda tarea.
Añade responsables, comparte y exporta
Pon a la persona responsable de cada tarea en Personas, comparte el diagrama como enlace con los socios y los aprobadores, y exporta un PDF o PNG para el expediente del proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Puede decirme el diagrama cuándo responderá el financiador?
No. Muestra la duración que introduces en «Esperar la respuesta del financiador» y mueve las fechas posteriores. Cuando te digan cuánto dura la revisión, o cuándo termina, cambia esa tarea y «Responder a las preguntas del financiador» y «Período cerrado» se mueven con ella.
Mi informe tiene una fecha de vencimiento fija. ¿Cómo compruebo que cabe?
Da un Inicio fijo a «Acordar el calendario y los modelos de informe» y otro a «Presentar en el portal del financiador» en la fecha de vencimiento. El diagrama programa hacia delante desde el primer Inicio fijo. Si los datos de los socios y la revisión no pueden terminar para entonces, la tarea de presentación muestra un conflicto y la fecha más temprana que permiten sus dependencias.
¿Hace el plan que mi informe sea conforme?
No. Programa el trabajo. No comprueba que el informe cumpla los requisitos del financiador ni lo hace aceptado o aprobado. Úsalo junto a las normas del propio financiador y guarda cada requisito como tarea o nota.
¿Y si los socios envían los datos tarde?
Alarga «Los socios preparan y devuelven sus datos» y mira qué fechas se mueven. «Conciliar el gasto con los datos de los socios» y «Añadir las cifras de los socios al borrador» se mueven porque esperan a «Datos de los socios recibidos», mientras que la contabilidad, las evidencias y el primer borrador no. Consulta la guía de retrasos en el diagrama de Gantt para leer un retraso a través de un plan.
¿Puedo usarlo para un informe final?
Sí. Ajusta las tareas de narrativa y de finanzas, añade una tarea para cualquier paso de cierre que pida tu financiador y quita lo que no necesites. Para un plan del propio proyecto financiado, parte de la plantilla de diagrama de Gantt de proyecto de investigación.