Gantt-diagram til rapportering af tilskud: partnerdata og svar
Redigerbart Gantt-diagram til én rapporteringsperiode: partnerdata, afstemning med økonomi, narrativt udkast, partnergennemgang, godkendelse, indsendelse, bevillingsgiverens svar og spørgsmål med afhængigheder.
Hvad er gantt-diagram til rapportering af tilskud: partnerdata og svar?
De fleste projektplaner begrænses af det arbejde, holdet selv udfører. En rapporteringsperiode for et finansieret projekt begrænses af to ting, holdet ikke styrer. Den første er de data, partnerne sender ind. Den anden er bevillingsgiverens svar, når rapporten er indsendt. En rapport, der er komplet og pæn, kan stadig ikke lukkes, før begge dele er sket. En tidslinje hjælper, fordi den viser, hvor meget af perioden der er ventetid, og hvor meget der er arbejde, du kan udføre, mens du venter.
Skabelonen har fem grupper: Partnerdata, Økonomi, Fortælling, Gennemgang og indsendelse samt Bevillingsgiverens svar. Den har 20 opgaver og fire milepæle og en samlet længde på 38 arbejdsdage i de illustrative tal. "Aftal rapporteringskalender og skabeloner" (2 arbejdsdage) er den eneste startopgave. Den fører til "Send dataforespørgsler til partnere" (1) og derefter "Partnere forbereder og returnerer deres data" (8). "Rykk og tjek partneres indleveringer" (5) starter 3 arbejdsdage inde i den opgave med et start-til-start-led, så du læser de tidlige indleveringer og rykker for de manglende, mens resten stadig er under forberedelse. "Partnerdata modtaget" er den første port.
Arbejde, der ikke kræver partnerdata, starter tidligere. "Afslut periodens regnskab" (3) og "Indsaml dokumentation for aktiviteter og resultater" (4) begynder begge lige efter, kalenderen er aftalt. "Skriv udkast til fremdriftsfortællingen" (5) starter 2 arbejdsdage inde i dokumentationsopgaven, så skrivningen begynder, før dokumentationen er komplet. Derefter når planen frem til det, der ikke kan gøres tidligt. "Afstem forbrug med partneres indleveringer" (4) kræver både de afsluttede regnskaber og "Partnerdata modtaget", og "Tilføj partneres tal til udkastet" (2) kræver udkastet og den samme port. I de illustrative tal er fortællingsvejen den længste, så "Økonomital aftalt" er klar 2 arbejdsdage før "Intern godkendelse" (3) kan starte, og det er den margen, du kan bruge, hvis afstemningen afslører et problem.
De sene porte er de dyre. "Partnernes gennemgang af udkastet" (4) og "Ret til efter partneres kommentarer" (3) kommer før "Intern godkendelse", for en ændring efter godkendelsen betyder, at du skal godkende igen. "Rapport godkendt til indsendelse" fører til "Indsend via bevillingsgiverens portal" (1), derefter "Vent på bevillingsgiverens svar" (10) og "Besvar bevillingsgiverens spørgsmål" (4) før "Periode lukket". Spørgsmålsopgaven er angivet som én varighed, så hvis en runde spørgsmål er sandsynlig, så gør den længere frem for at tilføje en løkke. Alle varigheder er illustrative: erstat dem med den tid, jeres partnere siger, de skal bruge, og med det, bevillingsgiveren oplyser om sin egen gennemgang.
En tidslinje planlægger arbejdet. Den gør ikke en rapport accepteret, i overensstemmelse med reglerne eller godkendt, og den erstatter ikke bevillingsgiverens regler for, hvad der skal rapporteres, og hvornår. Hold de krav som opgaver eller noter med egne ansvarlige. Til beslægtede planer findes skabelonen med Gantt-diagram til årsafslutning for den økonomiske afslutning, der ofte fodrer en rapport, skabelonen med Gantt-diagram til forskningsprojekt for et finansieret projekt med egne arbejdspakker og skabelonen med proces for finansiel rapportering som rutediagram over rapporteringstrinnene. Om faste datoer og ventetider i denne slags plan kan du læse vejledningen om rapporteringsperioder og vejledningen om afhængigheder i et Gantt-diagram.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem grupper, Partnerdata, Økonomi, Fortælling, Gennemgang og indsendelse samt Bevillingsgiverens svar, med 20 opgaver og fire milepæle: "Partnerdata modtaget", "Økonomital aftalt", "Rapport godkendt til indsendelse" og "Periode lukket".
- En ventetid på partnerdata med aktiv opfølgning: "Rykk og tjek partneres indleveringer" starter 3 arbejdsdage inde i "Partnere forbereder og returnerer deres data" og ender med "Partnerdata modtaget".
- Arbejde, der starter, før dataene kommer: "Afslut periodens regnskab", "Indsaml dokumentation for aktiviteter og resultater" og "Skriv udkast til fremdriftsfortællingen" løber alle, mens partnerne stadig forbereder deres indleveringer.
- To samlinger på partnerdata: "Afstem forbrug med partneres indleveringer" og "Tilføj partneres tal til udkastet" venter begge på "Partnerdata modtaget", og "Intern godkendelse" venter på "Ret til efter partneres kommentarer" og "Økonomital aftalt".
- Bevillingsgiverens side af perioden: "Vent på bevillingsgiverens svar" (10 arbejdsdage i den illustrative plan) og "Besvar bevillingsgiverens spørgsmål" (4) før "Periode lukket".
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du rapporterer om et finansieret projekt hver periode og vil have én genbrugelig plan, du kan tilpasse hver gang.
- Partnere sender data, du er afhængig af, og du vil se, hvor sent de kan komme, før indsendelsesdatoen er i fare.
- Du vil tjekke, om bevillingsgiverens svartid passer ind, før næste periode begynder, eller før dit eget årsskifte.
- Du styrer flere tilskud og vil have samme rækkefølge af data, økonomi, fortælling og godkendelse for hvert.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Aftal rapporteringskalender og skabeloner | Partnerdata | 2 | |
| 2 | Send dataforespørgsler til partnere | Partnerdata | 1 | 1 |
| 3 | Partnere forbereder og returnerer deres data | Partnerdata | 8 | 2 |
| 4 | Rykk og tjek partneres indleveringer | Partnerdata | 5 | 3SS+3 |
| 5 | Partnerdata modtaget | Partnerdata | Milepæl | 3, 4 |
| 6 | Afslut periodens regnskab | Økonomi | 3 | 1 |
| 7 | Afstem forbrug med partneres indleveringer | Økonomi | 4 | 5, 6 |
| 8 | Udarbejd regnskabsopgørelsen | Økonomi | 3 | 7 |
| 9 | Økonomital aftalt | Økonomi | Milepæl | 8 |
| 10 | Indsaml dokumentation for aktiviteter og resultater | Fortælling | 4 | 1 |
| 11 | Skriv udkast til fremdriftsfortællingen | Fortælling | 5 | 10SS+2 |
| 12 | Tilføj partneres tal til udkastet | Fortælling | 2 | 5, 11 |
| 13 | Partnernes gennemgang af udkastet | Gennemgang og indsendelse | 4 | 12 |
| 14 | Ret til efter partneres kommentarer | Gennemgang og indsendelse | 3 | 13 |
| 15 | Intern godkendelse | Gennemgang og indsendelse | 3 | 9, 14 |
| 16 | Rapport godkendt til indsendelse | Gennemgang og indsendelse | Milepæl | 15 |
| 17 | Indsend via bevillingsgiverens portal | Gennemgang og indsendelse | 1 | 16 |
| 18 | Vent på bevillingsgiverens svar | Bevillingsgiverens svar | 10 | 17 |
| 19 | Besvar bevillingsgiverens spørgsmål | Bevillingsgiverens svar | 4 | 18 |
| 20 | Periode lukket | Bevillingsgiverens svar | Milepæl | 19 |
Sådan fungerer det
Fastlæg de datoer, der er rigtige
Giv "Aftal rapporteringskalender og skabeloner" en fast Start den dag, du begynder, og "Indsend via bevillingsgiverens portal" en fast Start på forfaldsdatoen. Planen starter på den tidligste faste Start og lægges fremad, så en konfliktmarkering på indsendelsesopgaven viser den tidligste dato, dens afhængigheder tillader. Sammenlign den med den dato, du skal nå.
Erstat partnerventetiden
Sæt "Partnere forbereder og returnerer deres data" ud fra det, partnerne siger, de skal bruge, og tilpas start-til-start-leddet på 3 dage på "Rykk og tjek partneres indleveringer" til, hvornår du kan begynde at se på tidlige indleveringer.
Tilpas økonomivejen
Sæt "Afslut periodens regnskab", "Afstem forbrug med partneres indleveringer" og "Udarbejd regnskabsopgørelsen" ud fra jeres egen afslutning. Tjek, at "Økonomital aftalt" ikke bliver den opgave, der holder "Intern godkendelse" tilbage.
Giv gennemgangen dens rigtige tid
Sæt "Partnernes gennemgang af udkastet" og "Ret til efter partneres kommentarer" til det, jeres partnere og godkendere faktisk bruger. Sene ændringer efter "Rapport godkendt til indsendelse" betyder, at godkendelsen skal gøres to gange.
Erstat bevillingsgiverens ventetider
Sæt "Vent på bevillingsgiverens svar" og "Besvar bevillingsgiverens spørgsmål" til den gennemgangstid og svartid på spørgsmål, du har fået oplyst. Kommer spørgsmålene som regel i mere end én runde, så gør den anden opgave længere.
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige for hver opgave på under Personer, del diagrammet som et link med partnere og godkendere, og eksportér en PDF eller PNG til projektmappen.
Ofte stillede spørgsmål
Kan diagrammet fortælle mig, hvornår bevillingsgiveren svarer?
Nej. Det viser den varighed, du indtaster for "Vent på bevillingsgiverens svar", og flytter datoerne efter den. Når du får at vide, hvor lang tid gennemgangen tager, eller hvornår den slutter, så ændr den opgave, og "Besvar bevillingsgiverens spørgsmål" og "Periode lukket" flytter sig med.
Min rapport har en fast frist. Hvordan tjekker jeg, at den passer?
Giv "Aftal rapporteringskalender og skabeloner" en fast Start og "Indsend via bevillingsgiverens portal" en fast Start på fristen. Diagrammet planlægger fremad fra den tidligste faste Start. Hvis partnerdata og gennemgang ikke kan være færdige inden da, viser indsendelsesopgaven en konflikt og den tidligste dato, dens afhængigheder tillader.
Gør planen min rapport i overensstemmelse med reglerne?
Nej. Den planlægger arbejdet. Den tjekker ikke, at rapporten opfylder bevillingsgiverens krav, og den gør den ikke accepteret eller godkendt. Brug den ved siden af bevillingsgiverens egne regler, og hold hvert krav som en opgave eller en note.
Hvad hvis partnere sender data for sent?
Gør "Partnere forbereder og returnerer deres data" længere og se, hvilke datoer der flytter sig. "Afstem forbrug med partneres indleveringer" og "Tilføj partneres tal til udkastet" flytter sig, fordi de venter på "Partnerdata modtaget", mens regnskaberne, dokumentationen og det første udkast ikke gør. Vejledningen om forsinkelser i et Gantt-diagram viser, hvordan du læser en forsinkelse gennem en plan.
Kan jeg bruge den til en slutrapport?
Ja. Tilpas fortællings- og økonomiopgaverne, tilføj en opgave for et afsluttende trin, som din bevillingsgiver kræver, og fjern det, du ikke skal bruge. Til en plan for selve det finansierede projekt kan du bruge skabelonen med Gantt-diagram til forskningsprojekt.