资助报告甘特图模板：合作方数据与资助方回复
可编辑的单个资助报告期甘特图：合作方数据、财务核对、叙述初稿、合作方审阅、签批、提交、等待资助方回复与问询，含依赖关系与里程碑。
什么是资助报告甘特图模板：合作方数据与资助方回复流程
多数项目计划受限于团队自己做的工作。而获资助项目的一个报告期，受限于团队无法掌控的两件事：一是合作方交来的数据，二是报告提交后资助方的回复。报告即便写得完整漂亮，在这两件事发生之前也无法结案。时间线的好处在于，它显示这个报告期里有多少是等待，有多少是等待期间你可以做的工作。
这个模板分五组：“合作方数据”、“财务”、“叙述”、“审阅与提交”和“资助方回复”，共20项任务和四个里程碑，按示例数字总长38个工作日。“商定报告日程与模板”（2个工作日）是唯一的起始任务，随后是“向合作方发送数据请求”（1），再是“合作方准备并返还数据”（8）。“催收并核查合作方返还数据”（5）以开始到开始方式在该任务开始3个工作日后启动，所以其余合作方还在准备时，你已在阅读先到的数据并催收缺失的数据。“合作方数据已收齐”是第一道关口。
不需要合作方数据的工作更早开始。“结账本期账目”（3）和“收集活动与成果证据”（4）都在日程商定后立即开始。“起草进展叙述”（5）在证据任务开始2个工作日后启动，所以证据尚未收齐时就开始写。随后计划来到无法提前完成的部分：“将支出与合作方返还数据核对”（4）既要等账目结清，也要等“合作方数据已收齐”；“将合作方数字加入初稿”（2）需要初稿和同一道关口。按示例数字，叙述路径更长，所以“财务数字已商定”比“内部签批”（3）可以开始的时间早2个工作日准备好，这就是核对发现问题时你可以动用的余量。
后面的关口代价最高。“合作方审阅初稿”（4）和“根据合作方意见修改”（3）排在“内部签批”之前，因为签批后再改就得重新签。“报告已获批准提交”通向“通过资助方门户提交”（1），再是“等待资助方回复”（10）和“答复资助方的问询”（4），然后才是“本期已结”。问询任务只给了一个总工期，所以如果很可能有几轮提问，就把它加长，而不是增加循环。所有工期均为示例：请换成合作方说需要的时间，以及资助方告知的自身审查时间。
时间线只负责为工作排期，它不能使报告被接受、合规或获批，也不能取代资助方关于报告内容和时限的规定，请把这些要求作为带负责人的任务或备注另行记录。相关计划可看年终结账甘特图（常为报告提供数字的财务结账）、科研项目甘特图模板（有自身工作包的获资助项目）和财务报告流程模板（报告步骤的流程图）；这类计划中固定日期与等待如何起作用，请看报告期甘特图指南和甘特图依赖关系指南。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五组：“合作方数据”、“财务”、“叙述”、“审阅与提交”和“资助方回复”，共20项任务和四个里程碑：“合作方数据已收齐”、“财务数字已商定”、“报告已获批准提交”和“本期已结”。
- 带主动跟进的合作方数据等待：“催收并核查合作方返还数据”在“合作方准备并返还数据”开始3个工作日后开始，以“合作方数据已收齐”收尾。
- 数据到达之前就开始的工作：“结账本期账目”、“收集活动与成果证据”和“起草进展叙述”都在合作方还在准备数据时进行。
- 依赖合作方数据的两个汇合点：“将支出与合作方返还数据核对”和“将合作方数字加入初稿”都等“合作方数据已收齐”，而“内部签批”等“根据合作方意见修改”和“财务数字已商定”。
- 报告期中资助方的一侧：“本期已结”之前是“等待资助方回复”（示例计划为10个工作日）和“答复资助方的问询”（4）。
何时使用本模板
- 你每个周期都要为获资助项目报告，想要一份可重复使用、每次调整大小的计划。
- 你依赖合作方交来的数据，想看数据最晚可以晚到什么时候而不危及提交日期。
- 你要检查资助方的回复等待是否赶得上下个报告期开始或你们自己的年终。
- 你管理多项资助，希望每项都采用同样的数据、财务、叙述和签批顺序。
逐项任务的计划
图表中的每项任务，含以工作日计的工期及其前置任务。依赖关系用步骤编号表示；SS 为开始到开始，FF 为完成到完成，+n 为以工作日计的延迟。
| # | 任务 | 分组 | 工作日 | 依赖于 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 商定报告日程与模板 | 合作方数据 | 2 | |
| 2 | 向合作方发送数据请求 | 合作方数据 | 1 | 1 |
| 3 | 合作方准备并返还数据 | 合作方数据 | 8 | 2 |
| 4 | 催收并核查合作方返还数据 | 合作方数据 | 5 | 3SS+3 |
| 5 | 合作方数据已收齐 | 合作方数据 | 里程碑 | 3, 4 |
| 6 | 结账本期账目 | 财务 | 3 | 1 |
| 7 | 将支出与合作方返还数据核对 | 财务 | 4 | 5, 6 |
| 8 | 编制财务报表 | 财务 | 3 | 7 |
| 9 | 财务数字已商定 | 财务 | 里程碑 | 8 |
| 10 | 收集活动与成果证据 | 叙述 | 4 | 1 |
| 11 | 起草进展叙述 | 叙述 | 5 | 10SS+2 |
| 12 | 将合作方数字加入初稿 | 叙述 | 2 | 5, 11 |
| 13 | 合作方审阅初稿 | 审阅与提交 | 4 | 12 |
| 14 | 根据合作方意见修改 | 审阅与提交 | 3 | 13 |
| 15 | 内部签批 | 审阅与提交 | 3 | 9, 14 |
| 16 | 报告已获批准提交 | 审阅与提交 | 里程碑 | 15 |
| 17 | 通过资助方门户提交 | 审阅与提交 | 1 | 16 |
| 18 | 等待资助方回复 | 资助方回复 | 10 | 17 |
| 19 | 答复资助方的问询 | 资助方回复 | 4 | 18 |
| 20 | 本期已结 | 资助方回复 | 里程碑 | 19 |
运作方式
固定真实存在的日期
给“商定报告日程与模板”设在开始那天的固定开始日期，给“通过资助方门户提交”设在截止日的固定开始日期。计划从最早的固定开始日期起向前排期，所以提交任务上的冲突标记会告诉你其依赖允许的最早日期。把它与你需要的日期对比。
替换合作方等待
根据合作方告诉你的需要时间设定“合作方准备并返还数据”，并按你能开始查看先到数据的时间，调整“催收并核查合作方返还数据”的3天开始到开始链接。
调整财务路径的大小
根据你自己的结账情况设定“结账本期账目”、“将支出与合作方返还数据核对”和“编制财务报表”。确认“财务数字已商定”不会变成卡住“内部签批”的任务。
给审阅应有的时间
把“合作方审阅初稿”和“根据合作方意见修改”设为合作方和审批人实际所需的时间。“报告已获批准提交”之后再改，意味着要把签批做两次。
替换资助方的等待
把“等待资助方回复”和“答复资助方的问询”设为你被告知的审查时间和问询周转时间。如果问询通常不止一轮，就把第二项任务加长。
添加负责人，分享并导出
在“人员”中填入每项任务的负责人，把图表以链接分享给合作方和审批人，并导出PDF或PNG存入项目档案。
常见问题
图表能告诉我资助方什么时候回复吗？
不能。它只显示你为“等待资助方回复”输入的工期，并顺延之后的日期。得知审查需要多久或何时结束后，修改该任务，“答复资助方的问询”和“本期已结”会随之移动。
我的报告有固定截止日，怎么检查赶得上？
给“商定报告日程与模板”设固定开始日期，并给“通过资助方门户提交”设在截止日的固定开始日期。图表从最早的固定开始日期起向前排期。如果合作方数据和审阅赶不上，提交任务会显示冲突，并标出其依赖允许的最早日期。
这份计划能让我的报告合规吗？
不能。它只为工作排期，不检查报告是否满足资助方的要求，也不能使其被接受或获批。请与资助方自己的规定配合使用，并把各项要求记为任务或备注。
合作方交数据晚了怎么办？
加长“合作方准备并返还数据”，看看哪些日期会移动。“将支出与合作方返还数据核对”和“将合作方数字加入初稿”会移动，因为它们要等“合作方数据已收齐”，而账目、证据和第一稿不会。如何通过计划来看延误，请看甘特图延误指南。
可以用于终期报告吗？
可以。调整叙述和财务任务的大小，为资助方要求的任何收尾步骤增加任务，并删掉不需要的。若要规划获资助项目本身，请看科研项目甘特图模板。