Gantt de rapport de subvention : données des partenaires et réponse du financeur
Un diagramme de Gantt modifiable pour une période de rapport de subvention : données des partenaires, rapprochement financier, récit, relecture, validation, dépôt, attente de la réponse du financeur et questions, avec dépendances.
Qu'est-ce que le processus gantt de rapport de subvention : données des partenaires et réponse du financeur ?
La plupart des plans de projet sont limités par le travail de l'équipe. Une période de rapport d'un projet financé est limitée par deux choses que l'équipe ne maîtrise pas. La première est la transmission des données par les partenaires. La seconde est la réponse du financeur après le dépôt du rapport. Un rapport complet et soigné ne peut pas être clos tant que ces deux événements n'ont pas eu lieu. Un calendrier aide parce qu'il montre la part de la période passée à attendre et celle qui reste du travail faisable en attendant.
Ce modèle compte cinq groupes, « Données des partenaires », « Finances », « Récit », « Relecture et dépôt » et « Réponse du financeur », avec 20 tâches et quatre jalons, pour une durée totale de 38 jours ouvrés avec les chiffres indicatifs. « Convenir du calendrier et des modèles de rapport » (2 jours ouvrés) est la seule tâche de départ. Elle mène à « Envoyer les demandes de données aux partenaires » (1), puis à « Les partenaires préparent et renvoient leurs données » (8). « Relancer et vérifier les retours des partenaires » (5) démarre 3 jours ouvrés après le début de cette tâche par un lien début-début : vous lisez les premiers retours et relancez les manquants pendant que les autres se préparent encore. « Données des partenaires reçues » est le premier point de passage.
Le travail qui n'a pas besoin des données des partenaires commence plus tôt. « Clôturer les comptes de la période » (3) et « Rassembler les preuves d'activité et de résultats » (4) démarrent juste après l'accord sur le calendrier. « Rédiger le récit d'avancement » (5) démarre 2 jours ouvrés après le début de la tâche de preuves : l'écriture commence avant que les preuves soient complètes. Le plan atteint ensuite ce qui ne peut pas se faire plus tôt. « Rapprocher les dépenses et les retours des partenaires » (4) a besoin à la fois des comptes clôturés et de « Données des partenaires reçues », et « Ajouter les chiffres des partenaires au projet de rapport » (2) a besoin du projet et du même point de passage. Avec les chiffres indicatifs, le chemin du récit est le plus long : « Chiffres financiers validés » est prêt 2 jours ouvrés avant que « Validation interne » (3) puisse commencer, et c'est la marge que vous pouvez utiliser si le rapprochement révèle un problème.
Les derniers points de passage sont les plus coûteux. « Relecture du projet par les partenaires » (4) et « Réviser après les commentaires des partenaires » (3) précèdent « Validation interne », car une modification après validation oblige à valider de nouveau. « Rapport approuvé pour dépôt » mène à « Déposer via le portail du financeur » (1), puis à « Attendre la réponse du financeur » (10) et « Répondre aux questions du financeur » (4) avant « Période clôturée ». La tâche des questions est donnée comme une seule durée : si un tour de questions est probable, allongez-la plutôt que d'ajouter une boucle. Toutes les durées sont indicatives : remplacez-les par le temps que vos partenaires disent nécessaire et par ce que le financeur vous indique sur son propre examen.
Un calendrier organise le travail. Il ne rend pas un rapport accepté, conforme ou approuvé, et ne remplace pas les règles du financeur sur ce qu'il faut rapporter et quand. Gardez ces exigences sous forme de tâches ou de notes avec leurs propres responsables. Pour des plans voisins, voyez le modèle de clôture de fin d'exercice, qui alimente souvent un rapport, celui d'un projet de recherche financé avec ses propres lots de travaux, et l'organigramme du processus de reporting financier. Pour le fonctionnement des dates fixes et des attentes dans ce type de plan, voyez le guide sur les périodes de rapport et celui sur les dépendances.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq groupes, « Données des partenaires », « Finances », « Récit », « Relecture et dépôt » et « Réponse du financeur », avec 20 tâches et quatre jalons : « Données des partenaires reçues », « Chiffres financiers validés », « Rapport approuvé pour dépôt » et « Période clôturée ».
- Une attente des données des partenaires avec relance active : « Relancer et vérifier les retours des partenaires » démarre 3 jours ouvrés après le début de « Les partenaires préparent et renvoient leurs données » et se termine avec « Données des partenaires reçues ».
- Du travail qui commence avant l'arrivée des données : « Clôturer les comptes de la période », « Rassembler les preuves d'activité et de résultats » et « Rédiger le récit d'avancement » avancent pendant que les partenaires préparent encore leurs retours.
- Deux jonctions sur les données des partenaires : « Rapprocher les dépenses et les retours des partenaires » et « Ajouter les chiffres des partenaires au projet de rapport » attendent toutes deux « Données des partenaires reçues », et « Validation interne » attend « Réviser après les commentaires des partenaires » et « Chiffres financiers validés ».
- Le côté du financeur dans la période : « Attendre la réponse du financeur » (10 jours ouvrés dans le plan indicatif) et « Répondre aux questions du financeur » (4) avant « Période clôturée ».
Quand utiliser ce modèle
- Vous rendez compte d'un projet financé à chaque période et voulez un plan réutilisable à redimensionner à chaque fois.
- Des partenaires vous envoient des données dont vous dépendez et vous voulez voir de combien ils peuvent être en retard avant que la date de dépôt soit menacée.
- Vous devez vérifier que l'attente de la réponse du financeur tient avant le début de la période suivante ou avant votre clôture annuelle.
- Vous gérez plusieurs subventions et voulez la même séquence de données, finances, récit et validation pour chacune.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Convenir du calendrier et des modèles de rapport | Données des partenaires | 2 | |
| 2 | Envoyer les demandes de données aux partenaires | Données des partenaires | 1 | 1 |
| 3 | Les partenaires préparent et renvoient leurs données | Données des partenaires | 8 | 2 |
| 4 | Relancer et vérifier les retours des partenaires | Données des partenaires | 5 | 3SS+3 |
| 5 | Données des partenaires reçues | Données des partenaires | Jalon | 3, 4 |
| 6 | Clôturer les comptes de la période | Finances | 3 | 1 |
| 7 | Rapprocher les dépenses et les retours des partenaires | Finances | 4 | 5, 6 |
| 8 | Préparer l'état financier | Finances | 3 | 7 |
| 9 | Chiffres financiers validés | Finances | Jalon | 8 |
| 10 | Rassembler les preuves d'activité et de résultats | Récit | 4 | 1 |
| 11 | Rédiger le récit d'avancement | Récit | 5 | 10SS+2 |
| 12 | Ajouter les chiffres des partenaires au projet de rapport | Récit | 2 | 5, 11 |
| 13 | Relecture du projet par les partenaires | Relecture et dépôt | 4 | 12 |
| 14 | Réviser après les commentaires des partenaires | Relecture et dépôt | 3 | 13 |
| 15 | Validation interne | Relecture et dépôt | 3 | 9, 14 |
| 16 | Rapport approuvé pour dépôt | Relecture et dépôt | Jalon | 15 |
| 17 | Déposer via le portail du financeur | Relecture et dépôt | 1 | 16 |
| 18 | Attendre la réponse du financeur | Réponse du financeur | 10 | 17 |
| 19 | Répondre aux questions du financeur | Réponse du financeur | 4 | 18 |
| 20 | Période clôturée | Réponse du financeur | Jalon | 19 |
Comment cela fonctionne
Fixer les dates qui sont réelles
Donnez à « Convenir du calendrier et des modèles de rapport » un Début fixe le jour où vous commencez et à « Déposer via le portail du financeur » un Début fixe à la date d'échéance. Le plan démarre au plus ancien Début fixe et est planifié vers l'avant : un indicateur de conflit sur la tâche de dépôt vous indique la date la plus proche que permettent ses dépendances. Comparez-la à la date dont vous avez besoin.
Remplacer l'attente des partenaires
Réglez « Les partenaires préparent et renvoient leurs données » d'après ce que les partenaires disent nécessaire, et ajustez le lien début-début de 3 jours de « Relancer et vérifier les retours des partenaires » au moment où vous pouvez commencer à lire les premiers retours.
Redimensionner le chemin financier
Réglez « Clôturer les comptes de la période », « Rapprocher les dépenses et les retours des partenaires » et « Préparer l'état financier » d'après votre propre clôture. Vérifiez que « Chiffres financiers validés » ne devient pas la tâche qui retient « Validation interne ».
Donner à la relecture son vrai temps
Réglez « Relecture du projet par les partenaires » et « Réviser après les commentaires des partenaires » sur ce que prennent réellement vos partenaires et vos approbateurs. Des modifications tardives après « Rapport approuvé pour dépôt » obligent à valider deux fois.
Remplacer les attentes du financeur
Réglez « Attendre la réponse du financeur » et « Répondre aux questions du financeur » sur le délai d'examen et de réponse qu'on vous a annoncés. Si les questions arrivent souvent en plusieurs tours, allongez la seconde tâche.
Ajouter les responsables, partager et exporter
Indiquez dans Personnes le responsable de chaque tâche, partagez le diagramme par lien avec les partenaires et les approbateurs, et exportez un PDF ou un PNG pour le dossier du projet.
Questions fréquentes
Le diagramme peut-il m'indiquer quand le financeur répondra ?
Non. Il montre la durée que vous saisissez pour « Attendre la réponse du financeur » et décale les dates qui suivent. Quand on vous annonce la durée de l'examen ou sa fin, modifiez cette tâche : « Répondre aux questions du financeur » et « Période clôturée » se décalent avec elle.
Mon rapport a une date d'échéance fixe. Comment vérifier qu'elle tient ?
Donnez un Début fixe à « Convenir du calendrier et des modèles de rapport » et un Début fixe à « Déposer via le portail du financeur » à la date d'échéance. Le diagramme planifie vers l'avant à partir du plus ancien Début fixe. Si les données des partenaires et la relecture ne peuvent pas être terminées d'ici là, la tâche de dépôt affiche un conflit et la date la plus proche que permettent ses dépendances.
Ce plan rend-il mon rapport conforme ?
Non. Il planifie le travail. Il ne vérifie pas que le rapport répond aux exigences du financeur et ne le rend ni accepté ni approuvé. Utilisez-le à côté des règles propres du financeur et gardez chaque exigence comme tâche ou comme note.
Et si des partenaires envoient leurs données en retard ?
Allongez « Les partenaires préparent et renvoient leurs données » et regardez quelles dates bougent. « Rapprocher les dépenses et les retours des partenaires » et « Ajouter les chiffres des partenaires au projet de rapport » se décalent parce qu'elles attendent « Données des partenaires reçues », alors que les comptes, les preuves et le premier projet ne bougent pas. Le guide sur les retards explique comment lire un retard à travers un plan.
Puis-je l'utiliser pour un rapport final ?
Oui. Redimensionnez les tâches du récit et des finances, ajoutez une tâche pour toute étape de clôture que demande votre financeur et supprimez ce dont vous n'avez pas besoin. Pour le plan du projet financé lui-même, partez du modèle de projet de recherche.