資助報告甘特圖範本：夥伴資料及資助機構回覆
可編輯的單一報告期資助報告甘特圖：夥伴資料、財務對賬、敘述草稿、夥伴審閱、簽核、提交、等候資助機構回覆及答覆查詢，並設依賴關係和里程碑。
甚麼是資助報告甘特圖範本：夥伴資料及資助機構回覆流程
大部分項目計劃受限於團隊本身的工作。但資助項目的報告期，受限於兩件團隊無法控制的事：第一是夥伴交來的資料，第二是報告提交後資助機構的回覆。報告再完整、再精美，在這兩件事發生之前都無法結案。時間線的好處，是顯示這個報告期有多少時間在等候，又有多少工作可以趁等候時完成。
這個範本分五個組別：「夥伴資料」、「財務」、「敘述」、「審閱及提交」和「資助機構回覆」，共 20 項工作和四個里程碑，按示例數字總長 38 個工作日。「議定報告日程及範本」（2 個工作日）是唯一的起始工作，之後是「向夥伴發出資料要求」（1 日），再到「夥伴準備並交回資料」（8 日）。「跟進並核對夥伴交回的資料」（5 日）在該工作開始後 3 個工作日以開始到開始連結開始，讓你在其餘夥伴仍在準備時，已在閱讀早到的資料並追收欠缺的部分。「夥伴資料已收齊」是第一道關口。
不需要夥伴資料的工作可以較早開始。「結算報告期帳目」（3 日）和「收集活動及成果證據」（4 日）在日程議定後隨即開始。「撰寫進度敘述」（5 日）在證據收集工作開始後 2 個工作日開始，所以未收齊證據就可開始寫。之後計劃來到不能提早的部分：「核對支出與夥伴交回的資料」（4 日）要等帳目結算和「夥伴資料已收齊」，「把夥伴數字加入草稿」（2 日）則要等草稿和同一道關口。按示例數字，敘述路徑較長，所以「財務數字已議定」比「內部簽核」（3 日）可開始的日子早 2 個工作日完成，這就是核對時發現問題可以動用的餘裕。
後段的關口代價最高。「夥伴審閱草稿」（4 日）和「根據夥伴意見修訂」（3 日）排在「內部簽核」之前，因為簽核後才修改就要重新簽核。「報告已獲批准提交」帶出「透過資助機構平台提交」（1 日），之後是「等待資助機構回覆」（10 日）和「答覆資助機構查詢」（4 日），然後才到「報告期已結案」。查詢工作以單一工期表示，所以如果可能有多輪提問，請把它加長，而不要加入循環。所有工期只是示例：請換成夥伴告訴你需要的時間，以及資助機構告知的審閱安排。
時間線只為工作排程，不會令報告獲接納、合規或獲批准，亦不能取代資助機構對匯報內容和時間的規定。請把這些規定另列為有負責人的工作或備註。相關計劃方面，常常為報告提供資料的財務結算可參考年結甘特圖範本，設有自己工作包的資助項目可參考研究項目甘特圖範本，匯報步驟的流程圖則可參考財務報告流程範本。至於固定日期和等候在這類計劃中如何運作，請看報告期甘特圖指南和甘特圖依賴關係指南。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五個組別：「夥伴資料」、「財務」、「敘述」、「審閱及提交」和「資助機構回覆」，共 20 項工作和四個里程碑：「夥伴資料已收齊」、「財務數字已議定」、「報告已獲批准提交」和「報告期已結案」。
- 附帶主動跟進的夥伴資料等候：「跟進並核對夥伴交回的資料」在「夥伴準備並交回資料」開始後 3 個工作日開始，並以「夥伴資料已收齊」作結。
- 資料到齊前已開始的工作：夥伴仍在準備時，「結算報告期帳目」、「收集活動及成果證據」和「撰寫進度敘述」已經在進行。
- 兩個依賴夥伴資料的匯合點：「核對支出與夥伴交回的資料」和「把夥伴數字加入草稿」都要等「夥伴資料已收齊」，而「內部簽核」則要等「根據夥伴意見修訂」和「財務數字已議定」。
- 報告期中資助機構的部分：「報告期已結案」之前的「等待資助機構回覆」（示例計劃為 10 個工作日）和「答覆資助機構查詢」（4 日）。
何時使用本範本
- 你每個報告期都要為資助項目提交報告，想要一個可重複使用、每次按需要調整的計劃。
- 你依賴夥伴交來的資料，想知道他們最遲可以多晚交，才不會危及提交日期。
- 你需要確認資助機構的回覆等候時間，是否趕得及下一個報告期開始前或你的財政年度終結前。
- 你管理多項資助，想為每項採用相同的資料、財務、敘述和簽核次序。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 議定報告日程及範本 | 夥伴資料 | 2 | |
| 2 | 向夥伴發出資料要求 | 夥伴資料 | 1 | 1 |
| 3 | 夥伴準備並交回資料 | 夥伴資料 | 8 | 2 |
| 4 | 跟進並核對夥伴交回的資料 | 夥伴資料 | 5 | 3SS+3 |
| 5 | 夥伴資料已收齊 | 夥伴資料 | 里程碑 | 3, 4 |
| 6 | 結算報告期帳目 | 財務 | 3 | 1 |
| 7 | 核對支出與夥伴交回的資料 | 財務 | 4 | 5, 6 |
| 8 | 擬備財務報表 | 財務 | 3 | 7 |
| 9 | 財務數字已議定 | 財務 | 里程碑 | 8 |
| 10 | 收集活動及成果證據 | 敘述 | 4 | 1 |
| 11 | 撰寫進度敘述 | 敘述 | 5 | 10SS+2 |
| 12 | 把夥伴數字加入草稿 | 敘述 | 2 | 5, 11 |
| 13 | 夥伴審閱草稿 | 審閱及提交 | 4 | 12 |
| 14 | 根據夥伴意見修訂 | 審閱及提交 | 3 | 13 |
| 15 | 內部簽核 | 審閱及提交 | 3 | 9, 14 |
| 16 | 報告已獲批准提交 | 審閱及提交 | 里程碑 | 15 |
| 17 | 透過資助機構平台提交 | 審閱及提交 | 1 | 16 |
| 18 | 等待資助機構回覆 | 資助機構回覆 | 10 | 17 |
| 19 | 答覆資助機構查詢 | 資助機構回覆 | 4 | 18 |
| 20 | 報告期已結案 | 資助機構回覆 | 里程碑 | 19 |
運作方式
固定真正的日期
為「議定報告日程及範本」設定你開始的日子作固定開始日期，並為「透過資助機構平台提交」設定到期日作固定開始日期。計劃由最早的固定開始日期向前排程，所以提交工作出現衝突標記，就表示依賴關係容許的最早日期。請把它與你需要的日期比較。
更換夥伴等候時間
按夥伴告訴你需要的時間設定「夥伴準備並交回資料」，並把「跟進並核對夥伴交回的資料」的 3 日開始到開始連結，調整為你可以開始查看早到資料的時間。
調整財務路徑
按你自己的結算安排設定「結算報告期帳目」、「核對支出與夥伴交回的資料」和「擬備財務報表」。請確認「財務數字已議定」不會變成拖住「內部簽核」的工作。
給審閱真正所需的時間
把「夥伴審閱草稿」和「根據夥伴意見修訂」設為夥伴和批准人實際需要的時間。「報告已獲批准提交」之後才改動，就表示簽核要做兩次。
更換資助機構的等候時間
把「等待資助機構回覆」和「答覆資助機構查詢」設為你獲告知的審閱時間和查詢回覆時間。如果查詢通常分多輪，請把第二項工作加長。
加入負責人、分享及匯出
把每項工作的負責人加入「人員」，以連結與夥伴和批准人分享圖表，並匯出 PDF 或 PNG 存入項目檔案。
常見問題
圖表能告訴我資助機構何時回覆嗎？
不能。它顯示你為「等待資助機構回覆」輸入的工期，並移動其後的日期。當你得知審閱需時多久或何時結束，更改該工作，「答覆資助機構查詢」和「報告期已結案」就會跟着移動。
我的報告有固定到期日，如何檢查是否趕得及？
為「議定報告日程及範本」設定固定開始日期，並為「透過資助機構平台提交」設定到期日作固定開始日期。圖表由最早的固定開始日期向前排程。如果夥伴資料和審閱無法在該日前完成，提交工作會出現衝突標記，並顯示依賴關係容許的最早日期。
這個計劃會令我的報告合規嗎？
不會。它只為工作排程，不會檢查報告是否符合資助機構的要求，亦不會令報告獲接納或獲批准。請與資助機構自己的規定一併使用，並把任何要求另列為工作或備註。
夥伴遲交資料怎麼辦？
加長「夥伴準備並交回資料」，看哪些日期移動。「核對支出與夥伴交回的資料」和「把夥伴數字加入草稿」會移動，因為它們要等「夥伴資料已收齊」；而帳目、證據和初稿則不受影響。如何透過計劃解讀延誤，請看甘特圖延誤指南。
可以用於最終報告嗎？
可以。調整敘述和財務工作的大小，為資助機構要求的任何結案步驟加入工作，並移除不需要的部分。至於資助項目本身的計劃，請看研究項目甘特圖範本。